教学课件·Excel在财会管理中的应用(第二版)1

1、 21世纪高等院校规划教材 Excel在财会管理中的应用（第二版） 第1章 Excel在财会管理中的应用基础本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入工作表的格式设置公式的输入与编辑函数的使用第1章 Excel在财会管理中的应用基础1.1 数据输入与编辑1.2 公式和语法1.3 函数的应用1.1 数据的输入与编辑1.1.1数据输入1.1.2工作表的格式设置1.1.1数据输入输入文本输入数字输入日期和时间输入公式同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度1输入文本文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的

2、数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。1.输入文本如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按Alt+Enter键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按Ctrl+R键。2输入数字在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在

3、负数前键入减号(-)，或将其置于括号( )中。Excel 2010只保留15位的数字精度。3输入日期和时间Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。4输入公式Excel 2010最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动

4、单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。5同时在多个单元格中输入相同数据（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。（2）在活动单元格中键入相应数据，然后按Ctrl+Enter键。6同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据（1）选定需要输入数据的工作表。（2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。（3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。（4）然后按Enter键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。6同时在多张工作表中输入或

5、编辑相同的数据如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“开始”选项卡中的“编辑”选项组，单击“填充”按钮右机时的下拉箭头，在打开的下拉列表中选择“成组工作表”命令。 7提高输入速度记忆式输入如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动

6、提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。7提高输入速度选择列表在输入数据时，按Alt+键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。7提高输入速度自动更正（1）单击“文件”选项卡，然后在“帮助”下单击“选项”。单击“校对”。单击“自动更正选项”。（2）选定“键入时自动替换”选项。（3）在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。（4）在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串的全部内容。（5）单击“添加”按钮。（6）单击“确定”按钮。7提高输入速度序列填充填充数字、日期或其他序列

7、选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。7提高输入速度下拉表列式输入（1）要为下拉列表创建有效条目列表，首先在没有空白单元格的单个列或行中键入条目。（2）选择想显示下拉列表的单元格。（3）在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”。（4）在“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项

8、卡。（5）在“允许”框中，单击“序列”。（6）如果列表在当前工作表中，在“来源”框中输入对列表的引用。或者单击“来源”框，然后选择当前电子表格中的列表，以自动填充引用。如果列表在不同的工作表中，在“来源”框中输入为该列表定义的名称。（7）选中“提供下拉箭头”复选框。要指定是否可以将单元格留空，选中或清除“忽略空值”复选框。8提高输入准确率1选定要输入数据的单元格或单元格区域。2在“数据”选项卡上的“数据工具”组中，单击“数据有效性”，打开“数据有效性”对话框。3单击“出错警告”选项卡，选中“输入无效数据时显示出错警告”复选框。4在“样式”框中选择下列选项之一：要显示可输入无效数据的信息，请单击

9、“信息”。要显示警告信息，但仍可输入无效数据，请单击“警告”。要阻止输入无效数据，请单击“停止”。5键入消息的标题和文本（最多225个字符）。 1.1.2工作表的格式设置1设置文本格式2设置数字格式3设置日期和时间的格式4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据5复制选定单元格或单元格区域的格式6对单元格设置边框7突出显示符合指定条件的单元格1设置文本格式单击“开始”选项卡，单击“字体”选项卡对应的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者单击“字体”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文

10、本进行进一步的格式设置。2设置数字格式使用“单元格格式”对话框（1）选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。（2）单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，出现 “单元格格式”对话框。（3）在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。 2设置数字格式创建自定义数字格式单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，从“分类”列表框中选

11、择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。 2设置数字格式创建自定义数字格式常用的数字位置标识符 #：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。 0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。?：当设置为等宽字体（例如：Courier New）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。2设置数字格式创建自定义数字格式颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。条件：要设置满足指定条件数字的格式，

12、格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。3设置日期和时间的格式Excel 2010提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel 2010显示日期和时间的方式，单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，从“分类”列表框中选择“日期”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码，最后单击“确定”按钮。4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（1）在整个工作表中显示或隐藏零值单击“文件”选项卡，选择“帮助”选项卡中的“选项”命令，然后单击“高级”选项卡。如果要在单元格中显示

13、零值（0），则选定“此工作表的显示选项”下的“在具有零值的单元格中显示零”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。 4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（2）隐藏选定单元格中的零值选择包含要隐藏的零值的单元格。单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。在“分类”列表中，单击“自定义”选项。在“类型”框中，输入代码0;-0;。 4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（3）隐藏单元格中的所有值选择要隐藏数值的单元格。单击“数字”选项卡右下角的对话框启动器，或者右击鼠标，

14、从快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“数字”选项卡。单击“分类”列表中的“自定义”选项。在“类型”框中，选择已有代码，并按Back Space键。在“类型”框中键入代码“;”（三个分号）。单击“确定”。5复制选定单元格或单元格区域的格式（1）选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。（2）单击“开始”选项卡中的“格式刷”按钮。（3）选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。 6对单元格设置边框（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框选择要添加边框的所有

15、单元格。如果要应用最近使用过的边框样式，可以直接单击“字体”选项组的“边框”按钮。如果要应用其他的边框样式，可以单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。6对单元格设置边框（2）利用“单元格格式”对话框选择要设置边框的单元格或单元格区域。单击“文件”选项卡的对话框启动器，或者右击鼠标，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“设置单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡。在“样式”列表框中选择需要的线条样式。如果需要为所选定的线条设置颜色，可以单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，例如，“外边框”、“上边

16、框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。单击“确定”按钮。 7突出显示符合指定条件的单元格设置条件格式（1）选择要设置格式的单元格或单元格区域。（2）在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“新建规则”。打开“条件格式规则管理器”对话框。（3）在“选择规则类型”下，选择用户需要的规则类型。（4）在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，设置满足用户设定符合条件的格式。 7突出显示符合指定条件的单元格更改、添加和删除条件格式（1）选择含有要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。（2）在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单

17、击“管理规则”。打开“条件格式规则管理器”对话框。（3）如果要更改格式，可以单击“编辑规则”按钮，在打开的“编辑格式规则”对话框中进行相应设置。如果要添加一个新的条件，则可以单击“新建规则”按钮。如果要删除一个或多个条件，可在“规则”列表框中单击要删除条件的复选框，然后单击“删除规则”按钮。 12 公式和语法 121构造公式 122在公式中引用单元格121构造公式 1输入公式2构造公式3公式中的运算符 1输入公式（1）单击将要在其中输入公式的单元格。（2）键入（等号）。（3）输入公式内容。（4）按Enter键。 2构造公式 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循一个

18、特定的语法或次序：最前面是等号（=），后面是参与计算的元素（运算数），这些参与计算的元素又是通过运算符隔开的。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。Excel从等号开始（=）从左到右执行计算（根据运算符优先次序）。可以使用括号组合运算来控制计算的顺序，括号括起来的部分将先执行计算。3公式中的运算符（1）算术运算符：完成基本的数学运算。（2）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。（3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。3公式中的运算符（4）引用操作符：引用运算符

19、的作用是确定在公式中需要参与运算的数据在工作表中所处的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包括两个单元格在内的所有单元格参与运算。，（逗号）：联合运算符，可将多个引用合并为一个引用。空格：交叉运算符，它是将同时属于两个引用的单元格区域进行引用，即两个单元格引用相重叠的区域。122在公式中引用单元格1相对引用和绝对引用的区别2相对引用与绝对引用之间的切换3三维引用1相对引用和绝对引用的区别包括绝对引用单元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。如果需要绝对引用某一单元格或单元格区域，需要在单元格列或行标志前加一美元符号。在输入公式

20、时，用户如果是通过单击单元格的方法来确定公式中所包括的单元格，这时的单元格引用就是相对引用。如果用户将该公式进行复制操作，那么，随公式位置的改变，其引用的单元格也会相应发生变化。相对引用单元格无需在单元格行或列标志前加$符号。2相对引用与绝对引用之间的切换如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一种简便的方法，可先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相对行(A1)，当切换到用户所需的引用时，按回车键确

21、认即可。3三维引用三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围，其格式一般为“工作表标签！单元格引用” 。如果需要使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作：（1）单击需要输入公式的单元格。（2）输入（等号），如果需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。（3）单击需要引用的第一个工作表标签。（4）按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签。（5）选定需要引用的单元格或单元格区域。（6）完成公式，按回车键键确认。13 函数的应用 1.3.1函数的基本构成1.3.2Excel 2010提供的函数1.3.3公式和函数运算常见错误及分析1.3.1

22、函数的基本构成1函数的结构2函数的嵌套1函数的结构函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数是以公式的形式出现，需在函数名称前面输入等号（=）。函数处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，函数通过引用参数接收数据，并返回结果。大多数情况下返回的是计算的结果，也可以返回文本、引用、逻辑值、数值或工作表的信息。在函数中使用参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。1函数的结构在创建包含函数的公式时，如果用户不清楚该函数的基本语法，可使用公式选项板的帮助输入正确的函数，操作步骤为：（1）单击需要输

23、入函数的单元格。（2）单击“公式”选项卡上“函数库”中的“插入函数”，打开“插入函数”对话框。（3）单击“或选择类别”的下拉按钮以选择需要使用的函数所属的类别。（4）在“选择函数”列表框中单击需使用的函数，单击“确定”，打开“函数参数”对话框。（5）输入参数。如果用户不清楚函数中各参数的含义，可以通过单击各参数右侧的文本框后查阅公式选项板下方的提示。（6）完成输入公式后，按Enter键。2函数的嵌套在某些情况下，用户可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。这就是函数的嵌套。当嵌套函数作为参数使用时，它返回的数值类型必须与参数使用的数值类型相同。否则，Excel将显示#VALUE!错误值。公式中

24、最多可以包含七级嵌套函数。当函数B作为函数A的参数时，函数B称为第二级函数。1.3.2Excel2000提供的函数1数学函数2文本函数3子字符串函数4逻辑函数5查找和引用函数6财务函数1.3.3公式和函数运算常见错误及分析1#出现此错误的原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格的宽度就可解决此问题。2#NIV/0出现此错误的原因是用户在除法运算中，将除数设为0，或者是在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。解决的办法是修改除数，使其不为0，或是修改单元格引用，以使所引用的单元格指向不为0值的单元格。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析

25、3#N/A此信息表示在函数和公式中没有可用的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。解决的办法是仔细检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。4#NAME?如果用户在操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存在的名称以及拼写错误，就会显示该错误信息。解决此问题的方法首先是确认函数或公式中引用的名称确实存在，如果所需的名称事先并没有被确定，用户需要添加相应的名称。其次在输入公式过程中要保证引用名称输入的正确性。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析5#NULL!出错原因是在函数或公式中使用了不正确的区域运算符或者不

26、正确的单元格引用。解决这个问题的方法是：如果要引用两个并不交叉的区域，应该使用联合运算符即逗号；如果确实是需要使用交叉运算符，用户需重新选择函数或公式中的区域引用，并保证两个区域有交叉的区域。6#NUM!当用户在需要数字参数的函数中使用了不能被Excel2000接受的参数或公式产生的数字太大或太小，Excel2000不能表示，就会显示信息。用户在计算过程中如果能够首先检查数字是否会超出相应的限定区域，并确认函数内使用的参数都是正确的，就可以避免出现此类错误。1.3.3公式和函数运算常见错误及分析7#REF！出现该错误的原因是由于删除了在公式中引用的单元格或者是将要移动的单元格粘贴到了由其他公式

27、引用的单元格中。另外，如果在引用某个程序而该程序并未启动时，也会出现信息。解决的方法是检查函数或公式中引用的单元格是否被删除，或者启动相应的应用程序。8#VALUE!出现该错误的原因是因为在需要引用数字或逻辑值的单元格时，错误地引用了包含文本的单元格，Excel2000不能将文本转换为正确的数据类型。确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值，就会解决此问题。第2章 Excel在会计凭证中的应用本章学习目标本章主要讲解会计凭证的相关知识以及如何利用Excel填制会计凭证。通过本章的学习，应掌握以下内容：会计凭证的概念、意义、种类和格式记账凭证模板的设计和修改方法

28、记账凭证的填制方法2.1 会计凭证概述2.1.1 会计凭证的意义2.1.2 会计凭证的种类2.1.1 会计凭证的意义（1）填制会计凭证，可以及时、正确地反映各项经济业务的完成情况。（2）审核会计凭证，可以发挥会计的监督作用。（3）通过会计凭证的填制和审核，可以分清经济责任，强化经济责任制。此外，会计凭证记录的内容还是一种反映经济情况的可靠的档案资料，通过填制和审核会计凭证就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记录经济活动情况的档案资料，以供日后的查阅、分析和利用。2.1.2 会计凭证的种类（1）原始凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成时，由经办人员取得或填制的，用以记录、证明经济业务的发生或

29、完成情况的会计凭证，是具有法律效力的原始书面证据，是编制记账凭证的依据，是会计核算的原始资料。对于那些不能用来证明经济业务事项已经实际发生或完成的文件和单据，不能作为原始凭证，如对账单、请购单、合同等。原始凭证按其取得的来源不同，可分为自制原始凭证和外来原始凭证。2.1.2 会计凭证的种类（2）记账凭证。记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账凭证的基本内容一般包括以下几个方面： 记账凭证名称及填制记账凭证单位名称； 凭证的填制日期和编号； 经济业务的摘要； 会计分录； 记账标记； 附件张数

30、； 有关人员签章。2.2 记账凭证的填制2.2.1 记账凭证的填制程序2.2.2 设计“记账凭证” 模板2.2.3 记账凭证的填制2.2.1 记账凭证的填制程序首先审核原始凭证的真实性、合法性、正确性和完整性；其次，根据原始凭证或原始凭证汇总表中所记录的经济业务内容，按照会计制度的规定，运用复式记账原理，确定应借、应贷的会计科目和金额；再次，按照记账凭证的内容、格式及填制方法，填制记账凭证；最后，将填制好的记账凭证交由审核人员进行审核，审核通过后作为登记账簿的依据。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（1）启动Excel 2010，打开一个新工作簿，分别将Sheet1、Sheet2工作表命名为“

31、填制记账凭证”、“输出记账凭证”。在“填制记账凭证”中设置记账凭证的格式，在“输出记账凭证”按照记账凭证日常输出的要求，设置记账凭证的格式。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（2）对“填制记账凭证”工作表的操作工作表中公式与平衡检验设置借方金额合计数可以自动生成。方法是选中该单元格，单击“公式”选项卡中的“自动求和”按钮，再拖动鼠标选择相应单元格按Enter键即可。贷方金额合计数也可以自动生成。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（2）对“填制记账凭证”工作表的操作记账凭证中的数据是登记账簿的直接依据，如果发生错误，会造成会计账簿数据、会计报表数据的错误，进而可能会给会计信息使用者带来决策的失误

32、。为了避免业务数据在记账凭证录入阶段出现错误，按照会计制度和会计基础工作规范的要求，往往要采取一些控制措施，如记账凭证的同一行不能同时有数、借方金额合计必须等于贷方金额合计等。为此，可以利用Excel提供的函数来进行校验。方法是，先设置一个提示错误的区域，然后在该区域中输入用于校验的函数。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（2）对“填制记账凭证”工作表的操作凭证日期的设置TODAY()：返回当前日期的序列号。序列号是Excel日期和时间计算使用的日期-时间代码。YEAR()：返回某日期对应的年份。返回值为1900到9999之间的整数。其语法为：YEAR(serial_number)。seria

33、l_number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。MONTH()：返回以序列号表示的日期中的月份。月份是介于1（一月）到12（十二月）之间的整数。其语法为：MONTH(serial_number)。serial_number指要查找的那一月的日期。DAY()：返回以序列号表示的某日期的天数，用整数1到31表示。其语法格式为：DAY(serial_number)。serial_number指要查找的那一天的日期。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（2）对“填制记账凭证”工作表的操作凭证类型的设置本例中使用的是通用型记账凭证，凭证类型设置很简单，即“记字”。常用摘要的设置常用摘要的设置主要是

34、为用户节省摘要文字的录入时间，提高工作效率，因为在日常工作中，可能每月都会发生一些相同的业务，这时可使用Excel的“自动更正”功能简化方案录入工作，具体操作方法参见第1章有关数据输入的内容。2.2.2.1 记账凭证模板的设计（2）对“填制记账凭证”工作表的操作会计科目的设置将SHEET3工作表命名为“会计科目表”，按新会计准则要求将会计科目输入到工作表的相应位置。在“填制会计凭证”工作表中，设置数据有效性，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡下，选择“允许”中的“序列”，在“来源”中输入中“=会计科目表!$B$2:$B$159”，单击“确定”。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（3）建

35、立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联“填制会计凭证”与“输出会计凭证”基本数据的关联“填制会计凭证”与“输出会计凭证”借、贷方金额的关联REPT函数：按照给定的次数重复显示文本。可以通过函数REPT来不断地重复显示某一文本字符串，对单元格进行填充。语法为REPT(text,number_times)。Text为需要重复显示的文本。number_times为用于指定文本重复次数的正数。LEN函数：返回文本字符串中的字符数。其语法LEN(text)，text为要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关

36、联MID函数：返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用户自己指定。其语法为：MID(text,start_num,num_chars)，text指包含要提取字符的文本字符串。start_num指文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的start_num为1，依此类推。num_chars指定希望MID从文本中返回字符的个数。如果start_num大于文本长度，则MID返回空文本(“”)。如果start_num小于文本长度，但start_num加上num_chars超过了文本的长度，则MID只返回至多直到文本末尾的字符。如果start_num小于1，则MID返回错误值#

37、VALUE!。如果num_chars是负数，则MID返回错误值#VALUE!。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联FIXED函数：将数字按指定的小数位数进行取整，利用句号和逗号以十进制格式对该数进行格式设置，并以文本形式返回结果。其语法为：FIXED(number,decimals,no_commas)，number指要进行舍入并转换为文本的数字。Decimals为可选项，指小数点右边的位数。no_commas为可选项。它是一个逻辑值，如果为TRUE，则会禁止FIXED在返回的文本中包含逗号。注意：在Excel中，Numbers的最大有效位数

38、不能超过15位，但decimals可达到127。如果decimals为负数，则number在小数点左侧进行舍入。如果省略decimals，则假设其值为2。如果no_commas为FALSE或被省略，则返回的文本会像通常一样包含逗号。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（3）建立“填制会计凭证”和“输出会计凭证”之间的关联COLUMN函数：返回指定单元格引用的列号。其语法为：COLUMN(reference)，reference为可选项，指要返回其列号的单元格或单元格区域，如果省略该参数并且COLUMN函数是以水平数组公式的形式输入的，则COLUMN函数将以水平数组的形式返回参数reference

39、的列号。如果其为一个单元格区域，并且COLUMN函数不是以水平数组公式的形式输入的，则COLUMN函数将返回最左侧列的列号。如果省略参数reference，则假定该参数为对COLUMN函数所在单元格的引用。注意：参数reference不能引用多个区域。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写FIND函数：用于在第二个文本串中定位第一个文本串，并返回第一个文本串的起始位置的值，该值从第二个文本串的第一个字符算起。无论默认语言设置如何，FIND始终将每个字符（不管是单字节还是双字节）按1计数。其语法为：FIND(find_te

40、xt,within_text,start_num)，find_text是要查找的文本。within_text指包含要查找文本的文本。start_num为可选项。指定要从其开始搜索的字符。within_text中的首字符是编号为1的字符。如果省略start_num，则假设其值为1。如果find_text为空文本()，则FIND会匹配搜索字符串中的首字符（即编号为start_num或1的字符）。Find_text不能包含任何通配符。如果within_text中没有find_text，则FIND返回错误值#VALUE!。如果start_num不大于0，则FIND返回错误值#VALUE!。如果star

41、t_num大于within_text的长度，则FIND返回错误值#VALUE!。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写VALUE函数：将代表数字的文本字符串转换成数字。其语法为：VALUE(text)，text为带引号的文本，或对包含要转换文本的单元格的引用。text可以是Excel中可识别的任意常数、日期或时间格式。如果text不为这些格式，则函数VALUE返回错误值#VALUE!。NUMBERSTRING函数：将数字转换为中文大写格式，其语法为NUMBERSTRING（要转换为中文大写的数字，参数）。在该函数中，参数

42、可有三种选择，分别为1，2，3，对应着三种不同的中文大写格式。例如：在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING(1234,1)”确认后，单元格的计算结果为“一千二百三十四”。在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING(1234,2)”确认后，单元格的计算结果为“壹仟贰佰叁拾肆”。在单元格中输入公式“=NUMBERSTRING(1234,3)”确认后，单元格的计算结果为“一二三四”。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写INT函数：将数字向下舍入到最接近的整数。其语法为：INT(number)，number为需要进

43、行向下舍入取整的实数。RIGHT函数：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。无论默认语言设置如何，RIGHT始终将每个字符（不管是单字节还是双字节）按1计数。其语法为：RIGHT(text,num_chars)。text包含要提取字符的文本字符串。Num_chars为可选项。指定要由RIGHT提取的字符的数量。Num_chars必须大于或等于零。如果num_chars大于文本长度，则RIGHT返回所有文本。如果省略num_chars，则假设其值为1。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（4）将“填制会计凭证”的合计数的数字在“输出会计凭证”工作表中转换为中文大写AND函数：所有参

44、数的计算结果为TRUE时，返回TRUE；只要有一个参数的计算结果为FALSE，即返回FALSE。AND函数的一种常见用途就是扩大用于执行逻辑检验的其他函数的效用。例如，IF函数用于执行逻辑检验，它在检验的计算结果为TRUE时返回一个值，在检验的计算结果为FALSE时返回另一个值。通过将AND函数用作IF函数的logical_test参数，可以检验多个不同的条件，而不仅仅是一个条件。其语法为：AND(logical1,logical2,.)，logical1指要检验的第一个条件，其计算结果可以为TRUE或FALSE。logical2,.为可选项。要检验的其他条件，其计算结果可以为TRUE或FAL

45、SE，最多可包含255个条件。参数的计算结果必须是逻辑值（如TRUE或FALSE），或者参数必须是包含逻辑值的或引用。如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。如果指定的单元格区域未包含逻辑值，则AND函数将返回错误值#VALUE!。2.2.2 设计“记账凭证” 模板（5）设置好相应的公式后，将“填制会计凭证”工作表的凭证编号、摘要、金额、附单据数以及相关人员的签章等内容清除掉，以便将来编制新凭证时使用。在“文件”选项卡中选择“另存为”命令，弹出 “另存为”对话框。在该对话框中的“文件名”处输入“记账凭证模板”，单击“保存类型”框右边的下拉箭头，从弹出的下拉列表中选择“Exc

46、el模板”类型，此时“保存位置”框自动切换到“Templates”文件夹。单击“保存”按钮，这样所设置的记账凭证模板就被保存在默认的C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates文件夹中。2.2.2 记账凭证模板的保护（1）在保存被修改的模板之前，先选定不需要保护的单元区域（不相邻的单元区域使用Ctrl键选择），然后右击该区域，弹出一个快捷菜单，在菜单中选择“设置单元格格式”命令。（2）在打开的“设置单元格格式”对话框中，单击该对话框中的“保护”选项卡。（3）单击“锁定”前的复选框，撤消其选定，并单击“确定”按钮。（4）单击“审阅”选项卡中的“保护工作表

47、”按钮，弹出“保护工作表”对话框。（5）输入保护密码，在“允许此工作表的所有用户进行”的列表框中设置需保护的内容（清除相应选项前的复选标记）。单击“确定”按钮，这样就设定了相关的单元格内容的保护。（6）单击“保存”按钮，保护模板就完成了。2.2.3 记账凭证的填制由于事先设置好了记账凭证的模板，当要填制记账凭证时，单击“文件”选项卡中的“新建”命令，打开新建工件的操作界面。从中选取“我的模板”，打开“新建”对话框。单击“记账凭证模板”按钮后，即可产生基于模板文件的“记账凭证模板1” 。注意：直接单击工具栏上的“新建”按钮不能产生基于模板的文件，只能产生普通的工作表。基于凭证模板产生的文件被赋予

48、一个临时名称，由原来的模板名加上一个数字组成，即“记账凭证模板1”。第3章 Excel在会计账簿中的应用本章学习目标本章主要讲解会计账簿的相关知识以及如何利用Excel设置和登记会计账簿。通过本章的学习，掌握以下内容： 会计账簿的概念、意义、种类和格式 明细账的格式设置和登记方法 总账的格式设置和登记方法3.1 会计账簿概述3.1.1 会计账簿的意义3.1.2 会计账簿的种类3.1.1 会计账簿的意义 会计账簿是全面记录和反映一个单位经济业务，把大量分散的数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用会计信息的簿籍，它是编制会计报表的重要依据。它是由具有一定格式、相互连结的账页所组成，账页一旦标上会计

49、科目，它就成为用来记录和反映该科目所规定核算内容的账户。3.1.1 会计账簿的意义通过设置和登记会计账簿：（1）能够把大量的、分散的会计核算资料系统化，为加强经济核算提供资料。（2）可以为正确计算成本、经营成果和收益分配等提供必要的会计核算资料。（3）利用会计账簿所提供的核算资料，既可以为编制会计报表提供主要的依据，也可以为会计分析和会计检查提供必要的依据。（4）既有利于会计核算资料的保存和利用，也有利于会计核算工作的分工。3.1.2 会计账簿的种类1会计账簿按用途的分类会计账簿按其用途，可以分为序时账簿、分类账簿和备查（辅助）账簿。2会计账簿按外表形式的分类会计账簿按其外表形式，可以分为订本

50、式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。3会计账簿按格式的分类会计账簿按其格式可分为三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。3.2 会计账簿的登记3.2.1 现金日记账的设置与登记3.2.2 银行存款日记账的设置与登记3.2.3 明细账的设置与登记3.2.4 总账的格式和登记3.2.1 现金日记账的设置与登记现金日记账是用来逐日反映库存现金的收入、付出及结余情况的特种日记账。它是由单位出纳人员根据审核无误的现金收、付款凭证和从银行提现的银付凭证逐笔进行登记的。为了确保账簿的安全、完整，现金日记账必须采用订本式账簿。现金日记账的格式一般有“三栏式”、“多栏式”和“收付分页式”三种。在实际工作中大多采用的

51、是“三栏式”账页格式。 3.2.1.1 建立“登记现金日记账”工作表1在Excel中新建一工作簿，将其命名为“现金日记账的登记”进行保存，双击Sheet1标签，将其命名为“登记现金日记账”，对其进行内容与格式的设计。2对工作表进行格式设计。3设计会计科目表，在“现金日记账的登记”工作簿中，双击Sheet3工作表标签，将其命名为“会计科目表”。按新会计准则设置会计科目，也可将在第2章中使用的“会计科目表”复制过来。3.2.1.1 建立“登记现金日记账”工作表4对“登记现金日记账”工作表进行公式和数据有效性设计（1）单击A3单元格，输入公式“=YEAR(TODAY()&年”。（2）设置输入月份的数

52、据有效性规则。（3）设置输入日期的数据有效性规则。（4）设置输入对方科目的数据有效性规则。（5）设置借、贷方金额的数据有效性规则。（6）设置余额公式5对表进行保护3.2.1.2 建立“输出现金日记账”工作表1在“现金日记账的登记”工作簿中，双击Sheet2标签，将其命名为“输出现金日记账”，对其进行内容与格式的设计。2公式设置这样，“输出现金日记账”工作表的公式便设置完成了，用户接下来可以对其进行保护设置。3.2.2 银行存款日记账的设置与登记银行存款日记账是专门用来记录银行存款收支业务的一种特种日记账。银行存款日记账必须采用订本式账簿，其账页格式一般采用“收入”（借方）、“支出”（贷方）和“

53、余额”三栏式。银行存款收入数额应根据有关的现金付款凭证登记。 3.2.2 银行存款日记账的设置与登记1建立银行存款日记账，将工作表命名为“中国工商银行”。（假设该单位的开户行除中国工商银行以外，还有中国银行和中国农业银行，中国银行和中国农业银行的日记账分别存放在“中国银行”和“中国农业银行”工作表中，在此省略。）2建立银行存款日记账汇总表。3输入期初数据及设计公式SUMIF函数可以对区域中符合指定条件的值求和。其语法为：SUMIF(range,criteria,sum_range)。其中：range表示用于条件计算的单元格区域。每个区域中的单元格都必须是数字或名称、数组或包含数字的引用。空值和

54、文本值将被忽略。Criteria表示用于确定对哪些单元格求和的条件，其形式可以为数字、表达式、单元格引用、文本或函数。任何文本条件或任何含有逻辑或数学符号的条件都必须使用双引号括起来。如果条件为数字，则无需使用双引号。sum_range表示要求和的实际单元格。如果省略sum_range参数，Excel会对在范围参数中指定的单元格求和。使用SUMIF函数匹配超过255个字符的字符串时，将返回不正确的结果#VALUE!。sum_range参数与range参数的大小和形状可以不同。求和的实际单元格通过以下方法确定：使用sum_range参数中左上角的单元格作为起始单元格，然后包括与range参数大小

55、和形状相对应的单元格。3.2.3 明细账的设置与登记3.2.3.1明细账的格式明细账是按照明细分类账户开设的，连续、分类登记某一类经济业务，提供详细核算资料的账簿。它能够具体、详细地反映经济活动情况，对总分类账起辅助和补充作用，同时也为会计报表的编制提供必要的明细资料。明细账的格式有三栏式、多栏式、数量金额式等，但最基本的格式是有“借方”、“贷方”、“余额”三栏的三栏式 。3.2.3 明细账的设置与登记3.2.3.2 数据库（1）数据清单的字段名占一行，且必须是第一行（不一定是工作表中的第一行）；（2）每个字段的名称必须惟一；（3）每一列必须有相同的数据类型和格式，且每一列必须相邻；（4）每条

56、记录占一行，且必须连续，中间不能有空行；（5）每个单元格输入的数据前面不能有空格；（6）如果工作表内除数据清单外还有其他数据，则数据清单和其他数据之间必须有至少一行或一列的空白单元格；（7）避免在一个工作表上建立多个数据清单。 3.2.3 明细账的设置与登记3.2.3.3 数据库的生成利用数据库生成明细账的基本思路是：首先设置数据库的结构，其次将所录入的记账凭证内容通过一定的方法输入到数据库中，最后对数据库中的数据进行筛选，生成明细账。3.2.3 明细账的设置与登记（1）设置条件区域。（2）选择数据区域。（3）执行“高级筛选”命令。在“数据”选项卡中单击中“排序和筛选”数据组中的“高级”命令，

57、打开“高级筛选”对话框。在对话框中，提供了两种筛选方式：“在原有区域显示筛选结果”和“将筛选结果复制到其他位置”。如果希望通过在原有数据区域隐藏不符合条件的数据行来筛选数据清单，则选中“在原有区域显示筛选结果”；如果希望通过将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选数据清单，则选中“将筛选结果复制到其他位置”。（5）复制筛选结果。（6）粘贴筛选结果。（7）设置余额计算公式。（8）设置余额方向。（9）计算本期发生额和期末余额。3.2.3 明细账的设置与登记3.2.3.4 动态明细账的制作方法1设计明细账2制作“期初余额表”3为明细账设置公式（1）单击A1单元格，输入公式“C3&-&C4&明细

58、账”。（2）输入会计科目编码INDEX函数：返回表格或区域中的值或值的引用。它有两种形式：数组形式和引用形式。这里重点介绍引用形式。其语法为：INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)，其中：reference表示对一个或多个单元格区域的引用。如果为引用输入一个不连续的区域，必须将其用括号括起来。如果引用中的每个区域只包含一行或一列，则相应的参数row_num或column_num分别为可选项。row_num表示引用中某行的行号，函数从该行返回一个引用。column_num表示引用中某列的列标，函数从该列返回一个引用。area_num表示选择引用中

59、的一个区域，以从中返回row_num和column_num的交叉区域。如果将row_num或column_num设置为0，函数INDEX分别返回对整列或整行的引用。Row_num、column_num和area_num必须指向reference中的单元格；否则，函数INDEX返回错误值#REF!。如果省略row_num和column_num，函数INDEX返回由area_num所指定的引用中的区域。3.2.3 明细账的设置与登记MATCH函数：可在单元格区域中搜索指定项，然后返回该项在单元格区域中的相对位置。例如，如果单元格区域A1:A3包含值5、25和38，输入公式“=MATCH(25,A1

60、:A3,0)”确认后会返回数字2，因为值25是单元格区域中的第二项。其语法为：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)其中：lookup_value表示需要在lookup_array中查找的值。lookup_value参数可以为值（数字、文本或逻辑值）或对数字、文本或逻辑值的单元格引用。lookup_array表示要搜索的单元格区域。match_type为数字-1、0或1，指定Excel如何在lookup_array 中查找lookup_value的值。此参数的默认值为1。lookup_array 参数中的值必须按降序排列。注意：MATCH函数会返