uk9[计算机]第2章2214P-7200-revised

1、同 所2.2 创建新项目在新项目的计划阶段， 项目经理必须进行大量的工作来设定项目阶段。 项目经理还要定义项目的整体情况并获得项目干系人对项目的批准， 务。项目远景定义好之后，项目经理就要准备利用 项目经理创建一个新的项目文件，并且输入基础信息。包括项目总体范围和要创建的产品或服Project 创建项目项目计划。在这个步骤下一步是开始把项目的目的和目标分解成实际的阶段、 里程碑和任务， 这些阶段、 里程碑和任务构成了项目信息系统的基础。 项目经理对阶段和任务进行排序，项目对应的层次结构。如果项目或企业有更专业或是更高级的需求，可以使用工作分解结构（ 据每个可交付物对任务列表进行组织。并把它们组

2、织成和WBS ）编码依项目经理也可以把自己的支持文件添加到项目计划中， 例如项目远景或策略的文件。 样，也可以增加一些其它补充性信息，例如，单个任务、里程碑和阶段的注释以及超链接。所有这些信息使得项目计划成为所有项目信息的中心库。2.2.1 创建项目计划现在，你可以启动 Project 并实际创建项目计划了。开始创建新的项目文件时，必须首 先决定是由项目开始时间还是完成时间来创建项目进度。 项目经理要设定总体项目日历，有任务都根据这一日历安排。 如果你愿意， 也可以附加项目文档， 如所有重要范围陈述和其它可能的相关项目文件。1. 创建项目文件创建一个项目计划，只需打开 Project，并从中选

3、择是由模板、根据现有项目还从空白项目创建新项目。（ 1）由模板创建新项目模板是项目文件的一种类型，它包含了已存在项目的信息，可以帮助你快速启动项目。模板通常包括已经排序并有组织的任务列表。任务列表可能包含更多的细节信息，如阶段、里程碑和可交付物等。项目模板中可能还有附加的任务信息，如任务工期和任务相关性等。项目经理可以把这一任务列表作为项目基础， 并可以添加、 删除或重新安排任务， 并且依据项目要求调整项目信息。模板还可以包含资源信息、客户化视图、日历、报告、表格、宏、选项设置等更多信息。模板文件的扩展名为 .mpt。当你打开或修改模板文件时，一般情况下被默认存为 .mpp1（Project

4、项目计划）文件。模板可以有以下来源：内置于 Project 中的项目模板网站上的模板所有以前保存过的项目企业项目管理环境中的企业全局模板在特定的行业里，项目管理所使用的标准化模板按照以下步骤，通过模板创建一个新项目：1） 在“文件”菜单上，单击“新建”。2） 在左侧 “新建项目” 窗格中， 单击 “本机上的模板 Online 模板”或“网站上的模板 ”。3） 在“模板”对话框中，单击“ Project 模板”（图 ”。 如果需要， 也可以选择 “Office2-18）。图 2-18 Project 提供的所有项目模板4） 选定想使用的项目模板，然后单击“确定” 。这时选择的模板打开（图 2-1

5、9 ）。2图 2-19 基于选定的模板创建的新项目文件（2）根据现有项目创建新项目如果想以一个现有项目为起点来创建一个新项目， 可以根据当前的目的对原来的项目进行简单的复制和修改。1） 在“文件”菜单上，单击“新建”。 2）在“新建项目”窗格中，单击“根据现有项目”打开“根据现有项目新建”对话框 （图 2-20）。3） 选定已存在的项目文件，随后单击“创建” 。3图 2-20 “根据现有项目新建”对话框（3）从空白项目创建新项目如果没有现成的模板或项目文件可以参考，也可以从空白项目创建新项目。1） 在“文件”菜单上，单击“新建”。2） 在“新建项目”窗格中，单击“空白项目” 。3） 在右侧甘特

6、图视图的任务工作表中输入任务信息。此时，在屏幕的左侧出现一个任务窗格（图 2-21）。这个任务窗格称为“项目向导（Project Guide）”. 项目向导将带领你遍历新项目设置的全过程， 并快速完成必要对话框。图 2-21 项目向导2. 保存新项目无论是由模板、根据现有项目还从空白项目创建新项目，下一个步骤都是保存新项目。1） 在“文件”菜单上，单击“另存为” 。2） 在“另存为”对话框中，选择想要保存新文件的驱动器和文件夹位置。3） 在“文件名”框中，输入一个有效的项目文件名，单击“保存” 。43. 自开始或完成日期安排项目进度影响项目日程如何安排的第一个决定是由项目开始日期还是由完成日期

7、开始安排项目。通常情况下， 在人们心中都有一个预定的完成日期，定项目日程， 并在此基础上确保满足完成时间的要求。更多的可预计结果。但实际情况是我们依然按照开始时间确当由开始时间来排定项目时， 可获得如果由项目开始日期安排项目进度， Project 安排第一个任务从项目开始时间开始，由此类推直至完成最后一个任务， 其中无明确指定时间的任务应尽可能的向前安排。 在一个由完成日期安排进度的项目中， 无明确指定时间的任务应尽可能的向后安排， 而不是向前安排。Project 安排最后一个任务在项目结束时间完成， 由此类推直至排定第一个任务的开始时间。依据项目的开始日期设定项目计划，则请按照以下步骤进行：

8、1） 在“项目”菜单中，单击“项目信息” ，将会出现项目信息对话框（图 2-22）。图 2-22 项目信息对话框2） 在“开始日期”下拉框中选择项目开始日期。 “开始日期”输入框默认显示的是当 天日期。3） 在“日程排定方法”下拉框中选择“从项目开始之日起” 。保持“完成日期”对话框不变。 Project 会计算出项目的完成日期。依据项目的完成日期设定项目计划，则请按照以下步骤进行：1） 在“项目”菜单中，单击“项目信息” 。2） 在“日程排定方法”下拉框中选择“从项目完成之日起” 。3） 在“完成日期”对话框中输入项目的完成日期。保持“开始日期”对话框不变。 Project 会计算出项目的开

9、始日期。54. 设置项目日历项目日历为项目及其任务设定工作日和工作时间， 缺省情况下， 也为项目资源设定工作日和工作时间。（ 1） Project 的基准日历Project 有四个基准日历， 24 小时，夜班，行政日历和标准（项目日历）就像日历模板，可以应用于一系列资源、一系列任务或整个项目。你可以以任何需要的方式修改基准日历：1） 在“工具”菜单中，单击“更改工作时间” 。2） 在“更改工作时间”对话框中，单击想要修改的基准日历的名称（图3） 如果想改变某一天的工作时间，单击这一天。这些基准日历2-23）。如果想把工作日改为非工作日，选择“非工作日”单选框。如果想把工作时间改为非默认值，选择

10、“非默认工作时间” 单选框，然后在对话框中根据需要设定工作时间。图 2-23 “更改工作时间”对话框如果想改变每周内特定一天的工作时间， 在 “更改工作时间” 对话框上单击这一列的顶端。例如，单击“一” ，以选择所有的星期一。如果想改变下一月中某天的工作时间，下拉“选择日期”滚动杆至需要的月份。4） 当对选定基准日历修改完毕后，单击“确定” 。如果你需要创建一个新的基准日历，请依照以下步骤：61） 在“工具”菜单上，单击“更改工作时间” 。2） 单击“新建”。 “新建基准日历”对话框将出现（图 2-24）。图 2-24 “新建基准日历”对话框3） 在“名称”对话框中输入你想设定的新基准日历名称

11、，如我的日历。4） 如果希望在标准基准日历基础上进行调整，则请选择“新建基准日历”选项。如果 希望在其它日历基础上进行调整，则选择“复制”选项。选中希望调整的已存在日 历的名称，然后单击“确定” 。5） 根据需要更改单独日期或每周特定日的工作日和工作时间。6） 当结束新基准日历的创建工作时，单击“确定” 。（2）基准日历应用于项目日历如果选择标准基准日历作为项目日历，无需做很多工作，因为标准基准日历是 Project默认的项目日历。但是一定要在 “更改工作时间”对话框中进行修改，以反映项目团队的工作时间和非工作日，还有所有将要休息的假期。如果希望使用其它基准日历，必须将其设置为项目日历。按照如

12、下步骤进行：1） 在“项目”菜单中，单击“项目信息” 。2） 在“日历”对话框中选择基准日历的名称。3） 单击“确定”。5. 附加项目文档Project 可以作为所有重要项目文档的中心数据库。因此，项目经理可能希望把范围陈述，还有其它文档，如需求分析、市场研究和产品规格附加并链接到项目计划。（ 1）显示项目摘要任务向项目中添加计划文件的第一步是先显示项目摘要任务。 它不仅能够提供整体项目的摘 要日期和成本信息，还可以作为附加或链接计划文档的位置。显示项目摘要任务步骤如下：71） 单击“工具”中的“选项” ，然后选择“视图”选项卡。2） 在“项目的大纲选项”中选中“显示项目摘要任务”3） 单击“

13、确定” 。项目摘要任务栏将出现在甘特图的第。0 行（图 2-25）。图 2-25 项目摘要任务（2）复制计划文档其它程序产生的文档可以包含在 Project 中。虽然这会大大增加文件的大小，但好处是所有项目信息都保存在一起。1） 在项目摘要任务已选择的情况下， 在 “项目”菜单中选择 “任务信息”， 然后单击 “备注”选项卡。2） 在“备注”选项卡上单击“插入对象” 。3） 在“插入对象”对话框中，选中“由文件创建”单选框，单击“浏览”4） 在 “浏览” 对话框中， 选定希望附加或嵌入项目文件的项目计划文档，5） 回到“插入对象”对话框，选中“显示为图标” （图 2-26）。单击 “插入”。6

14、） 单击“确定” 。文档图标将显示在“摘要任务信息”对话框的备注区域中。图 2-26 “插入对象”对话框87） 在“摘要任务信息”对话框中，单击“确定” 。甘特图中将显示一个备注标记（图2-27）。图 2-27 甘特图中的备注标记现在，如果需要对文档进行回顾，只需双击备注标记，打开“摘要任务信息”对话框。单击“备注”选项卡。然后双击文件图标。（ 3）建立计划文档超链接超链接可以把文档和 Project 项目文件联系起来。当希望保持文件的大小，同时又知道项目计划和相关计划文档都保存在相同的位置时， 建立超级链接是合适的方法。 这也是一个快速打开相关文档的高效方法。如果要插入一个超链接，请依照以下

15、步骤：1） 选定项目的摘要任务行，单击工具栏中的“插入” ， “超链接”。2） 在“插入超链接”对话框中，输入想要显示的文字，如“范围文档” 。然后寻找并选定想要链接到项目文件的项目计划文档（图 2-28）。3） 单击“确定” 。一个超链接标记将显示在甘特图的指示域中。9图 2-28 “插入超链接”对话框希望对文档进行回顾时， 只需单击超链接标记。 文档就将显示在自己的应用程序窗口中。2.2.2 输入任务项目文件建立后，就可以准备输入任务了。向 Project 输入任务的方法有多种。可以直接添加所想到的任务，而不考虑是否符合顺序和相关任务组，随后再对其进行调整和组织。可以按顺序从头至尾对项目进

16、行考虑， 按顺序输入项目。 可以先考虑项目的整个阶段， 再添加任务和子任务。 可以依照里程碑和可交付成果考虑项目将要实施哪些工作， 为任务输入。 可以要求团队成员各自列出在他们责任范围内需要执行的任务， 息输 Project。可以向资深专家询问项目的各个不同方面都要执行哪些任务。把这些工作作 随后把这些信输入任务的阶段在项目管理的过程中通常被称为活动定义 。活动定义通常在范围声明和工作分解结构（ WBS ）的指导下完成。在有些企业中，项目管理的方法要求先建立 WBS，然后建立任务列表。还有些企业同时建立 WBS 和任务列表。1. 向项目计划中添加任务直接向项目计划中添加任务，请依照以下步骤：1

17、）确定显示的视图是甘特图。2）在“任务名称”域中输入任务的名称。 3）按回车键或单击向下箭头移动到下一行。在单击回车键之前，任务的名称并没有保存，同时其它命令也无法使用。默认情况下，甘特图显示出任务名称、工期、开始时间、完成时间、前置工作和资源名 称。随着任务信息的输入，项目逐渐完整起来。然而，自行输入开始或完成时间可能会带来一些麻烦。 这不仅要计算每一个任务的开始时间和完成时间， 而且还会给项目进度带来不适当的约束， 更有可能使进度产生矛盾。 最好的方法就是先输入任务名称， 务工期，暂时把开始时间和完成时间空着，当输入其他项目信息后，使用然后输入已知的任 Project 来计算。2. 从 E

18、xcel 工作簿导入任务有些情况下，团队成员使用 Microsoft Excel 创建其负责部分的任务列表。 Project 可以直接从 Excel 工作簿导入任务。使用 Excel 2003 创建任务列表的步骤如下：1） 打开 Microsoft Excel ，在“文件”菜单中，单击“新建” 。2） 在“新建工作簿”窗格中，单击“本机上的模板 ”打开“模板”对话框。3） 单击“电子方案表格”选项卡。4） 双击“ Microsoft Project 任务列表导入模板” 。模板将创建一个新文件，与 Project10中的默认甘特图相对应。5） 依据需要输入任务名称和其它任务信息，随后保存文件。如

19、果要向项目计划中导入任务列表，请按照以下步骤进行：1） 打开项目计划。在标准工具栏上，单击“打开” 。2） 在本地计算机或网络上选定 Excel 任务列表工作簿，然后单击“打开” 。这时出现的 是“导入向导” 。3） 单击“下一步” 。4） 选定 Project Excel 模板，随后单击“下一步” 。这样，依照设定任务被导入到 Project 中。3. 输入周期性任务有些特定的任务是周期性发生的， 如在每周一上午都需要召开项目阶段会议。 可以输入一个周期性的任务来取代每周或每月向项目中输入重复的任务信息。1） 确定打开的是甘特图。2） 在“任务名称”域中，单击希望输入周期性任务的行。3） 单

20、击“插入”选定“周期性任务” 。4） 在 “周期性任务信息” 对话框中， 在 “任务名称” 中输入周期性任务的名称， 如 “阶 段会议” （图 2-29）。图 2-29 “周期性任务信息”对话框5） 在“重复发生方式”下，确定任务的实施周期，即每天、每月或每周。6） 明确任务周期出现的细节，如在每周一或每月最后一个星期一出现。7） 在“重复范围”下，明确周期性任务从何时开始到何时结束。8） 完成时单击 “确定”。 周期性任务将被标记出来并显示为汇总任务， 每一次周期性任11务作为子任务。2.2.3 排序和组织任务现在项目文件的甘特图视图中已经添加了很多任务，有必要对这些任务进行逻辑排序。同时还

21、必须保证没有遗漏和重复的任务。 可以通过移动、 插入、 复制和删除任务来对甘特图中的任务进行排序和组织。这里仅以把任务由一行移至另外一行为例进行说明。1） 甘特图最左侧一列是含有任务号码的灰色行头，单击行头选定整个任务行。2） 把鼠标置于行头，按住左键，在甘特图中拖动任务，直到你满意的位置。释放鼠标 就在新的位置插入了移动的任务。2.2.4 建立任务大纲任务列表已经具有了顺序， 现在就可以把任务组织成代表任务层次的一种结构， 这种层次从宽泛到深入和详细，而真正的工作将在深入和详细的层次发生。大纲水平高于其它任务的任务被称为摘要任务。 摘要任务以下的任务被称为子任务 （图2-30）。通常情况下摘

22、要任务代表了项目的阶段，如商业建设项目中的现场动员、地基、架设钢架结构等。图 2-30 摘要任务和子任务12这些阶段下的子任务可以是分配给资源的实际任务，也可以是另一套摘要任务。同样，它们也可能是拥有更多子任务的摘要任务。 Project 可以设定九个大纲级别。很多项目经理把大纲级别对应于工作分解结构，其中最低水平的子任务与工作包相对应。在任务列表中创建大纲结构时， 你可能发现需要通过插入、 移动和删除任务等对任务列表进行精炼。最初， 所有任务均处于第一级大纲级别。 为了创建摘要任务， 你可以利用工具栏上的 “降级”按钮缩进其下的子任务。同样，可以利用“升级”按钮把子任务移至较高级大纲级别。如

23、果在整个项目计划中你只希望显示处于第一、 二级大纲级别的任务， 只需要在工具栏中单击“显示”按钮，随后选定“大纲级别 2”。同样，也可以单击“所有子任务”来查看所有大纲级别。 如果你需要隐藏或显示选定摘要任务的子任务， 只需要点击摘要任务名称前的减号或加号。摘要任务将会把相关子任务的信息进行汇总， 并进行一个总结性的显示。 你也可以为整个项目显示一个摘要任务。有了这个项目摘要任务，就可以查看整个项目的汇总信息。2.2.5 建立工作分解结构（ WBS）许多项目经理和企业都使用工作分解结构（ WBS ）并把它作为项目管理方法的基本组成部分。与项目任务列表的大纲结构相似， WBS 是有关于项目可交付物的层次化视图，这些层次化的图表逐级更加详细地描述项目可交付物。 每一级别都有它们自己的代码集。 层次结构中的级别代表摘要任务、子任务、工作包和可交付物。你可以先定义项目范围，然后