酒店管理系统岗位培训教程--库存管理

1、好食好客2.1培训教程2011.5 山东长川你的微笑，我的骄傲酒店管理系统岗位培训教程系列库存管理基本信息期初建账入库管理出库管理调拨管理往来管理部门盘存系统管理报表中心 打开库存管理模块库存管理进入登陆窗口，填入自己的工号和密码。点击登陆进入软件。库存管理基本信息1、 进入库存管理界面，第一次使用软件首先要建立基本信息，在库存管理界面的左上角基本信息中建立基本信息。2、仓库：增加管理仓库的名称。（如：原料库、物料库等）。3、物品类别：仓库所要管理物品的分类（如：物料类、原料类、海鲜类等。 ）注意：酒水类建议不在这里添加，酒水类前台添加销售的酒水名称时点商品自动关联到库存基本信息4、物品明细：

2、仓库里所管理物品的名称、编码、单位、计价方式。如下图：5、供应商：管理给酒店供货单位的信息。1、编号:给软件里管理物品一个编号，是编号和物品名称是对应的。2、类别：物品的大类。（如：商品、物料、原料等）3、名称：物品的名字。4、拼音：输入名称后点回车拼音自动关联。5、规格：计数单位，这个是和客房相关联的。（有客房模块的要输入，否则在客房管理商品里面导入后没有计数单位）6、主单位：计数单位，这个是仓库使用的主单位，关联到餐饮的商品销售单位。7、库存上限：仓库存货的最大数。8、库存下限：仓库最低存货量。9、计价方式：移动平均（发生业务时，总的库存金额/总的库存数量；先进先出（以入库时该物品所属批次

3、的单价为准，先入库的先出库）10、辅助单位：物品计数的辅助单位。如：酒水按”瓶”计算，进货时按“箱”，这个“箱”就是辅助单位。11、计数单位：一般不使用，针对原料进货时按斤，使用时按条或个或只时才可用。库存管理期初建账其实建账包括仓库期初建账、供应商建账、客户期初建账。期初建账的目的是，系统启用之前对仓库的库存、供应商和客户的账务往来做一个记录，作为整个系统的期初，同时也是第一期的期初。仓库期初建账：如下图，选择要建账的仓库，把需要建账的物品信息录入。部门期初建账：操作我仓库期初建账一样，只是在这里要选择的是建账的部门供应商期初建账：点供应商期初建账，直接在应付款位置输入金额。（注：仓库正式启

4、用后就不可以操作期初建账） 库存业务处理期初建账完成后，要进行库存系统启用。启用时首先要选择每月结转日期。点击仓库启用按钮，启用所有仓库。启用仓库后，仓库才可以录入业务单据，期初建账的内容不能再修改，物品的计价方式不能修改。系统把所有仓库的工作月记为当前日期的工作月，系统把期初建账数据作为当前工作月的期初，系统把仓库系统变为启用状态。库存业务处理仓库月结转：把上个月的库存数量结转为当月的期初，工作月变为当月。选择一个仓库点击月结转，如果该仓库没有做过月结转，系统针对以前没有做过结转月，逐月进行结转；系统计算本月期初：上月期初+上月入库-上月出库；系统把此仓库的工作月记录为当前月份。如果该仓库已

5、经做过月结转，系统提示该仓库已经月结转。注：数据说明1、对于仓库：上月期初+采够入库+报溢+部门退仓库+调入+精加工入库-部门领用-仓库退货-调出-精加工出库-报损。2、部门仓库：上月期初+直拨-部门退仓库+部门领用-部门退货-盘存耗用-销售耗用。3、移动平均法：每个物品，生成一条记录，记录其平均价。4、先进先出：每个物品，把所有库存的批次，都结转到本月。库存业务处理入库管理点击入库新增：首先要选择入库仓库点击新增按钮，系统弹出对话框，选择所要入库的仓库后，页面如上图所示。1、入库仓库：在进入界面时选择仓库，所能选择的满园是操作员所能操作的仓库。选择后不能修改仓库。2、供应商：在仓库基本信息中

6、所添加的供应商，通过编号、名称、拼音检索得到。3、经手人：来自系统基本信息的人员管理，通过编号、名称、拼音检索得到。4、入库时间：默认当前时间。入库时间焦点时弹出选择时间页面，如下：输入时间，可以直接输入（输入格式：2011-05-01 16：08：00 ），也可以通过，下面所示页面进行选择。使用方法：点击月份，弹出所有月份进行选择；点击年份，弹出最近10年的列表进行选择；点击钟表图标可以进行快速选择。5、供货商单据号：不是必须项。根据实际业务需求，进行录入。不能超过20个字符。6、单据编号：系统自动生成，生成规则：单据类型编号（JH）+4位年+2位月+5位本月此类型单据流水号。明细的录入：1

7、）、物品：来自仓库基本自信的物品明细，通过编号，名称、拼音检索得到。选择完物品，系统把相应“物品”的信息填入明细文本框，如果所选物品在该仓库中有记录，系统会根据最近的记录给单位和单价赋默认值。2)、数量、单价、金额：在输入时，给出其中任意两个，以数量为准系统自动计算出第三个。数量和金额最多有2位小数，单价最多有4位小数，在本系统中，涉及到数量、单价、金额的地方也遵循这个规则。3）、批号、生产日期、体质期、到期日期：只有在选择物品记录保质期时，这四个才可以编辑。增加明细按钮：物品依据计价方式可分为移动平均和先进先出两种。移动平均的物品只能添加一条，再次添加时，系统会给出提示，如下图：当选择合并数

8、量时，以刚输入的单位和单价为标准，把已有的修改为刚录的。取消修改，删除刚输入的数据。可以通过修改物品数量和计数数量来达到再次添加的目的。先进先出的物品可以添加多条。删除明细按钮：选择一条明细，点击按钮可以删除该条记录。修改明细按钮：选择一条明细，点击按钮，该条记录的信息就会在上面的输入框中显示，同时按钮变为修改、确认、取消三个按钮。除物品名称和不可编辑的输入框外，都可以修改。然后点击确认按钮。上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位置。保存并新增：保存成功后，可以继续新增一个单据。保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项

9、。根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。修改：修改单据时，页面多出两按钮审核和红冲，打印按钮也可用。操作和新增时基本相同。可以对单据审核，打印，审核后单据可以红冲。删除：审核后单据不能删除。批量审核：对列表中显示的所有单据进行批量审核。打印：打印单据列表。查询：可根据仓库、单据编号、业务发生时间、制单时间、录单员进行查询。时间默认值是该月的起止时间。可以点击修改。 部门退仓库：点退库，新增选择需要退库的部门，选择所要退的仓库，经手人。在物品明细处输入所要退的物品，选择后在物品名称上面会有显示领用数量。增加到明细，输入所退物品后，保存。1、仓库报溢单：仓库盘点时实际盘点数量比软件盘点数量多时

10、，确认所有的入库单、出库没有问题的情况下，使用仓库报溢单。2、选择仓库报溢单，新增选择需要报溢的仓库名称-确定-填写需要报溢的物品名称和数量，保存。仓库所调整的物品数量就会增加。出库管理出库就是领料:点领料，新增首先选择所领用物品在的仓库。如下图：1、选择物品所在的仓库后再选择领用部门。2、物品：领用物品名称。3、单位：入库时的单位，这里不用填写。4、数量：领用物品的数量。5、增加明细：填写完一个领用物品的信息后，增加明细，可以继续填写下一个领用物品的信息。6、删除明细：选择一条明细记录，可以删除。7、修改明细：物品明细录入有问题的，可以选择一条明细点修改明细，进行修改。8、保存并新增：保存成

11、功后，可以继续新增一个单据。9、保存：保存成功后，询问是否打印，关闭窗口。10、设置输入项：点击设置输入项按钮，弹出如下图窗口，窗口中显示的项不是必填项。根据业务实际情况，如果不需输入就取消选中。11、上移、下移：改变明细条目在整个单据中的位置。直拨单：物品不经过仓库，从供应商直接到部门。点直拨新增选择直拨部门确定-填写仓库-供应商经手人。物品：填写具体直拨的物品名称-直拨数量-单价-增加到明细，把所有要直拨的物品都增加完后，点保存。仓库退供应商单：有问题的物品需要退供应商时使用此单据。新增，选择仓库、供应商、所退物品名称、退的数量，增加明细，保存。部门退供应商单：部门领用物品时用直拨单操作时

12、，有问题需要退供应商时使用部门退供应商。新增：选择退物品的部门、直拨时的仓库名称、供应商、物品名称、所退数量，增加明细，保存。仓库报损单：盘点时发现实际库存数量比软件里库存数量少时，在所有出库单据都正常的情况下，使用仓库报损单。使用方法：新增，选择报损的仓库，所报损的物品名称，报损数量，增加明细，保存。调拨管理入库时物品入错仓库时，使用仓库调拨单。新增，选择调出仓库，再选择调入仓库，输入需要调出的物品名称、数量，保存。部门调拨部门领用物品或直拨物品时，出现领错物品或直拨错误时，可以使用部门调拨（或使用部门退仓库或部门退供应商，进行调整）。新增，选择调出的部门，调入的部门，需要调拨的物品名称和数

13、量，保存。给供应商付款。管理界面如下：该单据不能修改只能查看，点击新增按钮弹出选择供应商界面，选择完供应商弹出如下界面：如果该供应商没有对应业务单据（审核过的）则付款明细没有内容。付款明细没有内容也可进行付款。1、当前应付款：对于该供应商，供应商期初应付款+入库金额+直拨金额-仓库退供应 商-部门退供应商-过往付款单付款额（包括优惠额）。2、如果付款单当前应付大于等于0：付款单本次付+折扣金额=付款单本次付款总额。 如果付款单当前应付小于0：付款单本次付+折扣金额-当前应付款=付款单本次付款总额。3、按单据分摊按钮：把付款单本次付款总额按单据分摊下去。如果支付完所有单据还 有剩余则剩余部分本次

14、不处理，下次付款再处理。（相当于多给供应商钱）4、按单据合计按钮：把手工填写的本次支付的总和赋给本次付款总额。5、根据业务往来关系，入库的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是正值，这时 本次支付就必须为正值。退供应商的业务，付款明细的总金额、剩余支付往往是负值， 这时本次支付就必须为负值。在这里正负表示一种业务往来关系。6、本次支付的绝对值不应大于剩余支付的绝对值。部门盘存单 统计部门当前剩余的原料（注：物料不做盘存）。点击管理界面的新增按钮，系统弹出选择部门的窗口。选择部门点确定，如果所选择的部门没有可盘存的物品，系统给出提示。如果所选择的部门在该月内已经做过盘存，询问是否修改，选择确定弹

15、出如下窗体。如果所选择的部门在该月内没有做过盘存，也弹出如下窗体。1、物品输入框和搜索按钮配合使用，来搜索要盘存的物品。在输入框中输入物品的编号、拼音、名称进行模糊搜索。如果搜索到物品，则该物品记录高亮。2、盘存数量和盘存计数（即计数数量）必须同时为零，并且不能小于零。当盘存数量大于库存数量时就是仓库报溢。库存报表查询查询数据时，点报表中心，打开仓库报表。查看仓库的存货情况。打开仓库报表中心后，在对话框的最右侧有个“”，点开后可以输入查询条件（注：所有的报表查询都是一样的方式）：1、工作月：年月，默认当前时间对应的工作月。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品类别：全部+所有物品类别。4、物品编号

16、/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。内容：1、类别小计：每个所选仓库该类别物品的数量和金额的统计。2、红色总计：每个所选仓库中，所选类别包含的物品的总数量和总金额的统计。3、总计：每个所选物品在所选仓库中的总数量和总金额的统计。查询每种物品，一段时间内入库和出库汇总。查询条件：1、查询时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品类别：全部+所有物品类别。内容：1、库存：期初+入库-出库。2、期初：仓库在开始时间（查询时 间的开始时间）的库存。3、点击物品名称可导航到物品进出明细。物品进出汇总物品进出明细查询每种物品一段时间内，物品进出库的明细

17、，如进出库时间。查询条件：1、查询时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。2、仓库：全部+所有仓库。3、物品编码/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。内容：1、库存：期初+入库-出库。2、时间：业务发生的时间。3、期初：仓库在业务发生时间的库存。合计：在查询时间段内，该物品的入库的总数量和总金额、出库的总数量和总金额、库存的总数量和总金额。库存积压报告在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存上限，如果某个物品设置了物品上限在这个物品入库后，数量超过上限，可以在此报表中体现。查询条件：1、仓库：全部+所有仓库。2、物品类别：全部+所有物品类别。内容：积压数量=库存-

18、库存上限。库存缺货报告在仓库基本信息中的物品明细中，每个物品可以设置库存下限，如果某个物品设置了物品下限在这个物品出库后，数量低于设置的下限数量，可以在此报表中体现。查询条件：1、仓库：全部+所有仓库。2、物品类别：全部+所有物品类别。内容：缺货数量=库存下限-库存数量物品有效期查询物品入库时计价方式用先进先出，在入库时记录生产日期和保质时间，系统自动计算到期时间，根据电脑当前日期来查询物品有效期。查询条件：1、仓库：全部+所有仓库。2、物品类别：全部+所有物品类别。3、到期日期：默认当前时间。内容：超期天数=当前时间-到期日期。超期天数为负值说明没到期。点击排序标志可以按超期天数顺序或倒序排

19、序。红冲查询红冲：在操作入库单或直拨单时，单据审核后，没有办法进行修改，只能通过红冲把有问题的单据冲了，再重新输入正确的单据。红冲后的记录，在报表中心红冲查询，进行查找。查询条件：1、红冲时间/制单时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。2、仓库：全部+所有仓库。3、业务类型：全部+所有业务类型。4、红冲人：全部+所有操作员。内容：1、单据编号：点击可以导航到红冲的单据。2、红冲原因：显示红冲的原因。 部门报表部门库存报告查询条件：1、物品类别：全部+所有物品类别。2、查询时间：按天选择。3、部门：全部+所有部门。4、商品：全部+所有物品明细。内容：部门库存：领用+直拨-退库-退供

20、应商。类别领用汇总查询条件：领用时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。仓库：全部+所有仓库。物品类别：全部+所有物品类别。内容：金额：当金额为正值时，该类别物品的流向是仓库到部门；当金额为负值时，该类别物品的流向是部门到仓库。类别名称：点击类别名称可导航到物品领用汇总。物品领用汇总查询条件：领用时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。仓库：全部+所有仓库。部门：全部+所有部门。物品类别：全部+所有物品类别。内容：类别小计：如“从 硬件仓库 领用至 熊猫宾馆 易损杂货类 小计“，为易损杂货类小计。部门小计：如“从 硬件仓库 领用至 熊猫宾馆 小计“，为熊猫宾馆小计。合计

21、：多个部门的领用合计。编号：为物品编号，点击编号可导航到物品领用明细。物品领用明细查询条件：领用时间：默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。仓库：全部+所有仓库。部门：全部+所有部门。物品编码/物品拼音/物品名称：手工输入，进行模糊查询。内容：数量/金额：正值是指该物品流向为仓库到部门，负值是指物品流向为部门到仓库。合计：该物品的领用合计。部门成本核算查询条件：工作月：年月，默认当前时间对应的工作月。部门：全部+所有部门。物品类别：全部+所有物品类别。内容：期初：部门该工作月的期初。消耗=期初+领用-盘存。商品毛利报表查询条件：查询时间，默认当前日期对应的工作月的开始时间和结束时间。内容：成本平均单价 = 部门物品领用总金额 / 部门物品领用总数量成本金额 = 成本平均单价 * 销售数量毛利 = 销售金额 - 成本金额毛利率（%）=毛利 / 成本金额 部