项目二办公室日常事务管理ppt课件

1、工程二 办公室日常事务管理案例导入子工程一 办公室环境管理【学习目的】 了解办公环境构成的根本要素；熟习办公环境布置的程序和根本要求；可以识别办公室内的平安隐患并采取相应预防措施和处置措施，发明和维护平安、有序、高效的办公环境。【义务情境】 凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常混乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒还没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来清扫而已。 听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？丁辉说：“在啊。“那她为什么不清扫呢？凌力觉得无法了解。没想到，丁辉一脸

2、苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。 正说着呢，响了，透过玻璃，凌力看见秘书向文站起身来走到位于窗户附近的公用话机前去接，是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录终了，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着文件走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点零落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向曾经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。 看到这里，凌力对朋友意味深长地说道：“秘书固然不是清洁工，但发明

3、一个整洁、温馨、方便、平安的办公环境却是一个秘书应尽的职责，他应该让她好好学学。一、义务描画根据义务情境及他对办公室环境的了解和认识，阐明办公环境管理的要求和相关规定。义务及要求：1制定秘书维护和管理办公环境的范围和职责。要求维护和管理的范围区域划分合理、准确；职责详细、明确。2阐明办公室内部环境布置程序。程序要条理清楚，详细内容包含办公家具、办公设备、物品摆放等，只需言简意赅，不用面面俱到。3举例阐明办公室常见的安康和平安隐患。熟习办公环境常见的平安隐患，并能按其性质进展分类。4明确办公环境平安检查实施步骤。要求将检查过程和结果以表格方式加以记录，表格内容详细、详细。二、义务分析维护和营造一

4、个整洁、美观、方便、温馨、安康、平安的环境有利于办公室日常任务的完成，有利于提高任务效率，有利于员工的身心安康。作为担任办公室日常任务事务的秘书或助理来讲，维护和管理办公环境，是其分内的职责。知识点：办公环境构成的根本要素； 办公环境常见平安隐患； 秘书维护和管理办公环境的范围和职责； 办公环境布置的根本原那么和要求。技艺点：明确文秘人员办公环境的维护范围和管理职责； 可以根据详细情况布置办公环境；可以识别办公环境内的平安隐患并采取相应预防措施； 可以实施平安检查并做记录。三、相关知识 办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门任务所处的人文环境和自然环境。包括空间环境办公室朝向，办公设备配置

5、及其规划、视觉环境办公室绿化、装饰及光线、颜色、听觉环境声音、空气环境空气、气味、安康与平安环境。视觉环境管理 家具、装修的颜色 灯光、采光听觉环境管理 防止噪音的方法 适度播放音乐空气环境管理 温度适当 湿度合理 空气流通一办公室环境维护与管理的原那么1.温馨 装潢、摆设、光线、颜色、气候、噪音等温馨； 整洁有序；2.调和 办公室的办公桌椅,橱柜等的大小, 格式,颜色尽能够一致 ；3.适用 办公室规划方便,讲求时效；4. 平安 保险柜平安, 防盗 。二办公室的规划办公室规划普通分成开放式规划、封锁式规划和混合式规划三大类。1开放式规划开放式办公室由一块大而延续的空间组成。在这个空间里包含众多

6、单个任务位置或称之为办公室子系统。在开放式办公室里，一切办公桌和其他办公家具、办公设备都该当陈列整齐，并尽能够朝着同一方向。现代办公大厦多采用开放式规划。1开放式规划的特点首先，开放式规划不设立个人公用办公室。其次，开放式办公室以信息流和任务运转的自然道路为根据进展规划，普通不思索窗户或其他常规构造的限制。再者，在开放式办公室里不设传统的指点座位，任务人员的位置级别不由办公位置确定，而由其承当的义务确定。较高级的行政人员可以有较大的办公场所，或者不同颜色、不同外形的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了。2开放式规划的优点首先，运用开放式设计可以节约建筑本钱，提高空间利用率，提高

7、重新规划的灵敏性。其次，运用开放式规划可以加强公司成员之间的沟通和交流。最后，开放式规划还实现了集中化效力及办公设备共享，降低了任务本钱，提高了任务效率。3开放式规划的缺陷首先，员工没有单独办公的空间，也没有了私人空间。有些员工感到他们总是处于某人的监控之下。其次，外界环境的干扰，如不断响起的，来回走动的声响，隔壁任务人员的说话、机器设备任务时的喧哗等，会使得某些员工无法集中精神任务。最后，开放式规划不利于严密性任务的开展。2封锁式规划封锁式规划又称为传统办公室规划、网格式办公室规划，是指按照办公职能设置将办公空间分隔成假设干带有门、窗的独立小房间的办公室构造。封锁式规划1封锁式规划的优点平安

8、，也易于员工集中留意力专心任务。其次，封锁式规划中带有门、窗的独立小房间构造，维护了员工的隐私，也保证某些任务的性。例如，计算机程序员的任务由于需求集中留意力而应在封锁式办公室中执行；人事部门的某些员工由于要对求职者进展面试，也需求在封锁式办公室内进展。2封锁式规划的缺陷 首先，建筑本钱比较高，隔墙、门、走廊等，既占用了空间，也提高了装修本钱。 其次，封锁性的环境使得管理层难以监视员工的活动，也妨碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于构成融洽的任务气氛。3.混合式规划 混合式规划是指在开放式规划的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公器具或其他资料分隔开来，组成假设干个任务区域。开放式与

9、封锁式结合规划前台秘书接待区义务1 制定秘书/行政助理维护和管理办公环境的范围和职责【操作流程】分析维护办公环境的范围明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责【操作步骤】步骤1 分析维护办公环境的范围与秘书相关的办公环境，主要是指秘书日常任务活动范围涉及的办公区域。包括：秘书个人的任务环境主要效力对象指点的办公环境接待来访的公共区域的办公环境1.个人办公责任区个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书担任的一切办公设备、文件柜、书架、文具等。秘书除了做日常的整理、擦拭任务之外，还要将办公桌椅摆放温馨，将办公桌面拾掇得井然有序。最常用的办公物品，如、便笺、文具盒等要放在触手可及

10、的地方。2.公用区域 公共区域的办公环境包括: 接待前台、通道、会客室、会议室等; 公共运用办公器具包括文件柜、档案架、书报架、物品柜、茶水桌、饮水机及簿、航班表等资料; 公共运用设备如计算机、机及机等。3.由他辅助的上司的办公区域普通指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要留意应事先经上司授权。步骤2 明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责1.公共区域办公环境管理内容：经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，坚持桌面、地面无丢弃物、无水迹。及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。不乱堆放杂物和私人物品，坚持整洁美观。正确运用和维护复

11、印机、机等办公设备，留意设备周围清洁。2.指点区域办公环境内容： 经常清洁整理指点办公桌的桌面、地面、门窗等，做到窗明几净，坚持干净卫生。文件、物品和设备摆放整齐，便于查找。文件柜和各种摆设坚持整洁。指点会见客人后，要及时整理睬客室，使茶具、烟灰缸等恢复到备用形状。定期整理文件、资料，按有关规定或归档，或清退，或销毁。精心养护指点办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，坚持其良好的外观形状。下班分开时要检查指点办公室的计算机等设备和电源开关，确保电源平安，留意关好门窗。3.个人办公环境内容：每天清洁办公桌，办公桌上的物品摆放整齐，无杂物和私人物品。计算机、打印机位置摆放合理，便于运用，避开较强光

12、线直射，采取文件严密措施。零散小件物品，按其重要性、常用性和运用习惯分类摆放于抽屉内，严密物品应上锁。废纸篓置于隐蔽处，每天下班前予以清理。常用文件资料应放置在办公桌一边或直立在文件架上，并贴有分类标志，便于查找；严密文件应按规定锁入文件柜或保险柜；少用文件存档或置于高处；无用文件定期清理。根据任务流程和文件周转次序，对档案柜和办公桌位置妥善安排，把常用物品和设备放在方便取用的地方。定期清理过期文件资料、无用物品等，使办公场地留有足够的活动空间。桌边可放置小盆绿色植物或不显眼的装饰物品，突出个人档次。任务义务请根据以下所给条件布置一间既高效、又温馨平安的办公室布置方案，并阐明设计的思绪。1.面

13、积、设备及任务人员要求 办公室面积：15平方米。 办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等2.个人办公需求 经理：多项个人义务，给秘书安排义务，接待访客 秘书：两项个人义务，接受上司安排的义务 下属：单项个人义务3.个人空间需求经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属呵斥干扰。秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间 义务2 阐明办公室内部环境布置程序【操作流程】 分析办公环境根据人员数量及任务性质设定办公空间选配相应家具和桌椅 按图合理安放办公家具及用品绘制座位布

14、置图和线路图【操作步骤】步骤1 分析维护办公环境的范围分析办公环境包括两方面内容:一是各部门及各员工之间的关系；二是办公室内部所需用品的摆设和包容关系。除了有利于沟通、协调温馨、有利于监视外，安顿办公设备时，还必需节省空间，以使室内有较多的活动场地。详细做法：办公桌陈列应按照直线对称原那么和任务程序陈列，最好朝同一方向办公，防止面面相对、相互打扰和闲谈。勿使职员面对窗户、太接近热源或坐在通风线上。秘书/行政助理安排在离接待区域最近的位置，便于接待，主管座位安排于员工座位之后，遭到打扰较小，也便于察看办公室内发生的事情。各座位间通道适宜，以事就人，防止往返浪费时间。光线宜来自左前方以维护视力。常

15、用设备放在运用者的近处。1、采光通风良好2、员工面对同一方向，光线来自桌子的斜后方，不直接面对窗户3、公共空间和私人空间相对独立4、直线对称布置5、桌椅一致大小6、家具颜色调和7、运用办公室隔断，尽能够让个人空间不受干扰。 1、接待室置于门口，不干扰其他员工任务。2、光滑、不透明的玻璃屏风当墙，易于架设，且可提供良好的光线和通风3、主管位于员工后方，易于察看任务地点发生的事情。和秘书间隔较近，便于任务上的交流。4、采取直线对称的布置，防止不对称、弯曲与成对角的陈列。5、档案柜当做隔断运用。 主管的位置相对独立，其办公区域需保管适当的访客空间 1、常用的设备和档案柜与运用者相隔太远2、档案柜也可

16、背对背放置，当做隔断运用。 根据员工数量的多少，选择大间办公室要比采用同样大小的假设干个办公室好得多，更利用采光、通风、监视、沟通等。步骤2 根据人员数量及任务性质设定办公空间 按办公室包容的人员数量及其任务性质分配其空间大小。普通而言，每人的办公空间，大者在310m2，普通者在1.58m2即可。各位置之间应留有充足通道。步骤3 绘制座位布置图和线路图办公空间规划好后，运用图纸方式固定下来，便于后续施工及选配相应尺寸的办公家具和用品。现代办公室运用电器设备较多，因此电线走向和分布也需求集中规划并绘图，便于施工和日后维修。电源插座应充足、平安、隐蔽，一方面，满足办公设备运用；另一方面，防止碰伤员

17、工，便于人员走动；电线分布要平安、美观，位于隐蔽处、占用空间少。阅读资料统筹安排各职能部门及人员的场地位置首先，要了解公司设立的部门。其次，合理安排各职能部门的位置: 原那么：经过很少的人手和很短的间隔，使任务运转以不延续的方式进展； 规划如下： 经理：专门的办公室，靠里面； 秘书：经理门外一侧； 财务室：经理室旁，靠里； 接待、会客室：近楼梯； 销售部：位于门口附近； 人事部、采购部：接近接待区，或直接通向走廊； 集中效力区市场部：各部门的中心地点。最后，确定每位员工的任务位置。步骤4 选配相应家具和桌椅根据每个人的任务性质和任务需求，选配相应的家具、桌椅等，并列表进展记载。办公桌应大小适中

18、，足够放置常用办公用品即可。办公桌应尽能够朝同一方向摆放，大小、颜色一致，既增进美观又表达员工相互间的平等性。办公椅最好选用有靠背的旋转椅，既方便调理方位，便于任务，也可缓解疲劳。椅子高度适中，思索个体需求。步骤5 按图合理安放办公家具及用品根据图纸安放办公家具及用品。文件柜应背对背或靠墙放置，远离日晒或有浸水迹象的墙面。文件柜与其他柜子高度一致，以增进美观。常用办公设备如机、机等应放置在方便、平安的位置如放置在左手边，便于右手记录，公用设备如复印机、打印机等应有独立存放空间。 小贴士 有意思的办公室美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩气氛的任务环境，任务人员可以穿着海滩短裤

19、、T恤上班，享用100%的新颖空气和自然光。有趣的是，根据美国报道，这家公司的消费率因此添加了15%，其中，有8位被挖墙脚跳槽的员工，在离任两星期后自动回来报到，缘由是“他们无法忍受其他单位晦暗的任务环境。【案例】小李所在的公司办公面积较小，她所在的一间不大的办公室就放了十张办公桌，过道狭小拥堵，地上混乱地摆着电线及插座。这天，其他部门一位穿高跟鞋的女士兴高采烈地走进办公室，边走边和同事打招呼，因地板滑险些跌倒，桌旁的小李赶紧扶住了她。同屋的小刘去文件柜里取文件，回来差点儿被地上的电线绊倒。很快到了下班时间，小李为大家冲咖啡，不小心把热水洒到旁边同事的身上，办公室顿时乱作一团。快下班的时候，天

20、气忽然暗了下来，一位客户匆匆走进公司大门，也许是心急，也许是天暗，客户径直走了进来，头重重地撞在了玻璃门上，后被人送到医院缝了6针。当时玻璃门擦得很干净，从门外往里看好似没有玻璃门一样，而且上面没有任何警示标志。请根据案例分析办公环境常见的平安隐患有哪些，并阐明有关本卷须知。归纳起来，办公环境内的安康和平安隐患主要可分为以下几方面。1办公建筑隐患。主要是地、天花板、门窗等。例如，地面短少必要的防滑措施，天花板未安装烟雾报警器，离兴办公室前忘记关门、窗等。2办公室环境隐患。例如，室内光线缺乏或刺眼，温度过低或过高，空气不流通，装修资料不够环保等。3办公家具隐患。例如，办公家具和设备有突出棱角、柜

21、顶堆放大件或太重物品有倾斜危险等。4办公设备隐患。例如，电源线磨损裸露，插座接口不稳定，各种电线拖曳，因计算机显示器摆放位置不当有反光刺眼，复印机放置空间狭小等。5办公设备操作隐患。例如，复印机、碎纸机等设备出现缺点不切断电源就用手去拉，女士的长发能够卷进设备里等。6人为隐患。例如，站在带轮的椅子上举放物品；复印后将严密原件遗忘在复印机玻璃板上。7消防隐患。例如，灭火设备过期或损坏；消火栓前、消防通道摆放物品；应急照明灯出现缺点等。义务3 办公平安检查实施步骤【操作流程】确定检查周期发现隐患后报告并处理记录隐患处置过程及结果【操作步骤】步骤1 确定检查周期办公环境平安检查分为定期检查、节假日检

22、查和随机检查。定期检查普通是根据组织实践情况，如每月或每季度进展周期检查；节假日检查：春节、国庆等艰苦节假日前实施检查；随机检查是一种不定期检查。步骤2 发现隐患后报告并处理检查中发现办公环境及设备的隐患时，要及时予以处置，属于秘书职责范围内的要立刻采取措施处理；不属于职责范围内的或个人无力排除隐患的，要及时报告有关部门，重要的、危害较大的隐患要报告指点，寻求处理方案。步骤3 记录隐患处置过程及结果平安隐患的报告及处理结果要做记录，作为档案备查。假设是办公环境和办公设备的平安隐患，要填写“平安隐患记录及处置表，如表1-1所示。假设是设备运转过程中出现的缺点，那么填写“设备缺点表，如表1-2所示

23、。平安隐患记录及处置表的作用：一是向有关部门通报需求处理和处置的隐患；二是使人们提高防备认识；三是作为资料保管备查。填写设备缺点表的目的：一是便于维修人员了解事故情况，排除缺点；二是建立设备运行档案资料；三是作为任务记录备查。江南公司刚搬进了新的办公室。但似乎人人都在埋怨，假设他是秘书，他该如何应对这些埋怨。1王先生说办公室不断不够暖和，温度只需18 。2档案管理员叶小姐说，她必需经常从楼的一头将所需求的很繁重的东西搬到在处于楼另一头的档案室。3财务部的人说将财务部的位置放在了门口，每天人来人往，吵吵闹闹，太不安静了。4大多数员工似乎都不喜欢新运用的开放办公室，由于在这种办公室里没有个人可言，

24、而且当与海外通的时候，很难听得清。 义务四 办公室环境优化【义务情境】 刘孜在一家较大规模的家族运营的民营企业任务。办公室新近安装了一台复印机，这样一来任务方便了不少，很多要复印的文件不需跑到另一层楼去了，但也由此带来了其他问题：一是本来不太宽阔的办公室空间显得有点局促；另外，有职员反映觉得不温馨，如头晕、恶心、眼睛干痒等，纷纷建议将复印机挪走。复印机、打印机等办公设备能给任务带来很大便利，但同时也会有较大的副作用，如何能将其副作用降低呢？于是办公之余，刘孜就美化办公环境征求大家的意见。大家七嘴八舌地建言献策，有说将复印机移到较远的角落的，有说添置绿色植物的，有说摆放鲜花的，有说悬挂字画的。这

25、些建议和刘孜的想法不谋而合，于是她将大家的建议整理后找时机给经理做汇报，争取一些经费美化办公环境。当她推开总经理办公室门时，发现经理的办公室有了很大变化，经理办公室的墙壁上挂满了很多他和某明星的合影。经理还不无得意地说，最近交了好运，结识了本人的偶像，把这些照片放大挂到办公室里。刘孜看着兴致勃勃的经理，外表上浅笑着，心里却在盘算着怎样开口跟经理谈本人的看法。一、义务描画该销售部门的装修曾经完成，经理秘书对办公室进展整体装饰，让办公室更加温馨、美观。二、义务分析 改善室内环境的常见方法是摆放绿色植物、墙壁悬挂字画。办公室秘书或助理应熟习常见欣赏绿色植物的种类及效果，了解墙壁字画悬挂的本卷须知。义

26、务二 办公室的装饰三、相关知识1、摆放绿色植物的必要性 杀菌消尘，净化空气。 美化环境，调理温湿度。 减少电器辐射，舒缓精神压力。2. 选择及摆放绿色植物步骤1 了解室内常见绿色植物办公室或会议室内常见绿色植物主要分为三类。 观叶类大中植物。如发财树、绿萝、滴水观音、蒲葵、鱼尾葵、高杆苏铁、巴西木、富贵竹笼、棕竹等。 观叶类中小植物。如银边吊兰、文竹、君子兰、龙舌兰、白掌、虎尾兰虎皮兰、金橘、绿宝石、薰衣草等，球类中的仙人球等。 垂挂植物。如吊绿萝、吊兰、吊竹梅、常春藤、纽扣蕨、佛珠等。发财树绿 萝滴水观音高杆苏铁巴西木富贵竹笼棕竹 文竹金橘 君子兰龙舌兰 虎尾兰吊兰 常春藤芦荟 绿宝石步骤2

27、 熟习常见绿色植物欣赏特点及效果步骤3 绿色植物摆放办公环境应选择严肃幽雅的观叶植物。走廊、墙角可放置苏铁、发财树、巴西铁或绿萝等大中型盆栽植物，或席地而放，或置于花架上；沙发旁宜选用较大的散尾葵、鱼尾葵等；窗台摆放文竹、龙舌兰、绿宝石等；茶几和桌面上有空间可放小型盆栽植物如君子兰等；柜架顶端放置常青藤或绿萝等悬垂植物，以欣赏植物的自然美，使房间显得明快，富有自然气味。假设办公室房间面积较小，那么宜选择娇小小巧、姿态优美的小型观叶植物，如文竹、金橘等，或置于案头，或摆放窗前，这样布置，既不拥堵，又不空虚，与房间大小相协调，充分显示出室内观叶植物装饰的艺术魅力。 小贴士 部分绿色植物的汁液有毒，如万年青、龟背竹、绿萝、龙舌兰、滴水观音等，留意不要使眼睛