文书档案归档及整理规范PPT幻灯片课件

1、文书档案归档及整理规范站质管办 2018年7月一、整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。参照归档文件整理规则（DA/T22-2015）22022/7/19二、归档文件的范围会议文件材料职能业务文件材料机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作文件材料行政、财务 、基建、住房工作文件材料32022/7/19三、分类年度问题分类法把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料再按问题分类，如： 党务类 2018年 行政类 人事类42022/7/19四、保管期限按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：永久（通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪

2、要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告等。）定期30年（重要的）（规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账簿、预、决算报告及执行情况等。）52022/7/19四、保管期限定期10年（一般的）（培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、纳税申报表等。）62022/7/19五、文件分件以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件；文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码；转发文与被转发文为一件；原件与复印件为一件；7

3、2022/7/19五、文件分件简报、周报等材料一期为一件；会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，一本为一件；来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与复函等）独立成件，也可两者合为一件；82022/7/19六、排列（一）每“件”不同稿本的排列正文在前、附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复印件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正文在前，发文稿纸、定稿在后。92022/7/19六、排列（二）“件”与“件”之间的排列 前提：同类别同年度相同的保管期限成套性的文件集中排列；同一事由的一组文件材料，一般

4、按照成文时间（或形成时间）的先后顺序进行排列；信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排列。102022/7/19七、拟写题名三要素：责任者、文件内容、文种责任者制发文件的组织或个人,发文机关或署名者（3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相隔；3个以上，标出主要三个，后边加 等 字）文件内容对文件具体内容的概况（一般文件的标题都会注明清楚）文种指文件类型如：XX的通知、讲话、方案、文件、材料等112022/7/19七、拟写题名注意要点：第一，没有提名的文件应拟写题名；第二，有题名但无实质内容的应重新填写；第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化；第四，会议记录应拟写提要式题名；第五，凡未

5、照抄原文标题的，应在自拟内容的前后加上“ ”,以表明该题名是重拟或经过更改和简化。122022/7/19七、拟写题名例子：XX市人民政府、XX县人民政府关于防汛、抗洪救灾工作的通知XX单位二O一八年工作总结张三、李四、王五等领导同志在XX会议上的讲话XX单位第一届党员代表大会文件132022/7/19八、编号（一）编页号文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编写页号；文件材料有连续页码时，则无需重复编写；无页码或无连续页码时，需要编流水页号；空白页不编号；编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处；请用黑色铅笔编写；142022/7/19八、编号（二）编件号按照件与件之间的排列顺序，将文件排

6、列好后，逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；件号从“0001”开始，使用阿拉伯数字编流水件号；编写位置：文件封面的左上角空白处；请用黑色铅笔编写152022/7/19九、归档文件目录（式样）序号 文号责任者题名日期页数备注文号：文件的发文号，若没有，不用标识；日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出来的，用“0”填充，如：20180000；页数：填写每件文件的总页数；备注：填写需要说明的事项。162022/7/19十、备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁