企业管理之文件控制程序

1、1. 目的：对与质量体系有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2. 适用范围：适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。3. 职责：3.1质量手册由认证小组组织编写，管理者代表审核，经总经理批准发布执行；3.2质量程序文件由管理者代表负责组织编写并审核，经总经理批准发布执行；3.3其它质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写和审核，由管理者代表批准发执行；3.4质量体系文件的发放、更改、回收和销毁统一由工程部负责。3.5各部门负责本部门外来文件的收发、保管；3.6行政部做好质量体系文件的发放、借阅和保管工作。4. 定义：文件和资料：是指本公司指导生产和管理活动的依据和

2、证明材料。包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术标准、检验规范、工艺文件以及顾客提供的文件等。工作程序：5.1 本公司文件和资料按照质量体系的结构要求分类如下：BF/QM-01-2003：质量手册B类：质量程序文件C类：质量文件，生产工艺文件，生产设备、检验设备操作规程，原材料、半成品及成品的检验标准，有关材料采购、生产安装、销售及服务的工作指引等。 QJ类：有关质量记录及表格。 G类：:管理制度。 5.2 编写的目的：为贯彻本公司质量方针，建立和完善质量管理体系，促成质量目标的实现，针对公司各部门工作需要，制订各类质量、技术文件用于指导生产，以控制产品的质量。文件编写： 5.3.1 A类质

3、量手册由认证小组组织编写； B类、C类质量体系文件由相关质量活动的主管部门组织编写； 文件编写部门订出该文件编写方案，包括题目、格式、文件提要等； 文件编写以“正确、全面、清晰、简单”为原则，以保证文件的正确性和可操作性。文件审核 5.4.1 A类、B类由管理者代表审核；5.4.2 C类的质量体系文件由编写主管部门负责人组织审核； 文件审核工作以该文件的上层文件或有关国家标准、法令为依据，审核人员由负责审核的领导人决定。 5.5 文件批准5.5.1 A类、B类由总经理批准；5.5.2 C类文件由管理者代表批准； 5.6 文件的编号： 质量手册编号：BF/QM-01-2003 BF：公司代号 Q

4、M：质量手册 01：序号 2003：编制年份 质量程序文件编号：Q/BFB-5.3-01-2003Q：质量文件 BF：公司代号B：文件层次类别 5：要素章号 3：要素节号01：序号 2003：编制年份其它质量体系文件编号：Q/BFC-01-2003Q：质量文件 BF：公司代号 C：文件层次类别 01：流水号 2003：编制年份 管理制度编号: Q/BFG-01-2003Q：质量文件 BF：公司代号 G：管理制度 01：流水号 2003：编制年份5.7 文件的版本号管理质量手册有多处修改，应进行换版，并更改版本号；质量程序文件、C类质量体系文件参照质量手册的换版办法进行换版；版本号用英文字母大写

5、表示（如A、B、C），据更换次序类推。5.8 文件发放 质量手册由工程部负责发放到各部门负责人，并在文件发放登记表上登记，由领用人签名； B、C、D类质量体系文件由编写部门移交行政部,由行政部发放到相关责任部门，在文件发放登记表上登记,由领用人签名； 受控文件受控本在发放前，由工程部在该文件首页上盖上“受控文件” 字样的图章，以便于控制。 5.9 文件使用质量体系文件由领用人安排使用；领用人根据工作需要将质量体系文件发放给使用者，且保证文件为有效版本；质量体系文件使用者要妥善保管好文件，受控文件未经发放部门许可不得擅自复印、外借。有遗失及损坏情况应及时报发放部门办理补发手续。 5.10文件更改

6、文件的小部分更改（如几个错别字更改、一至两句文字更改），由原文件编制部门或人员直接在文件上用红色笔更改，并在更改处盖上“更改”字样图章，注明日期，更改者签名； 文件的大部分更改（如整篇更改、一段文字的更改），由提出部门或人员填写文件更改申请表，交原文件编制部门或人员；文件编制部门认为有更改必要时，根据有关标准及实际情况，对文件进行更改，并填写文件更改通知单； 文件更改通知单送原文件审批人批准，编制部门收回原已发放的文件，重新更改后发放；5.11 文件作废： 对无使用及保存价值的文件，由文件主管部门审批后及时收回销毁，并填写文件回收销毁记录；对有参考价值的作废文件，应在该文件上盖上“作废”字样的图章，并用专柜保存，以防误用；对使用部门要求保存有参考价值的作废文件，应在该文件封面上盖上“参考”字样的图章，由使用部门保管；文件回收对已使用完毕且有保存价值的文件，由发放部门及时收回存档，并填写文件回收销毁记录。 文件存档：行政部建立受控文件一览表，统一登记全公司的受控文件的发放、使用情况；行政部负责对外来文件编上文件号、发放号，并负责外来文件的收发、保管。5.14 文件借阅 借阅“受控文件”须经发放部门或有关领导批准，并在文件借阅登记表上做好记录，由借阅人签名。6. 相关文件和记录： BF /QJ-001 文件发放登记表