姬瑞环讲师办公室人员公文写作能力素养提升(广州机场集团)

1、12022/7/16认识规范(gufn) 掌握方法 遵循规律 办公室人员公文写作能力素养提升培训主讲 姬瑞环中国高教学会秘书学专业委员会常务理事中国秘书(msh)专业资格证书考试专家委员会委员手机五十九页2022/7/1622022/7/162研究(ynji)方向与著述成果研究：公文写作、秘书学、公务员制度、口才艺术近年主要著作成果：毛泽东的写作艺术，时事出版社党政机关公文写作能力指导与训练中国人事出版社竞争上岗演讲与答辩，中国人事出版社公文写作模板与公文处理流程，中国人事出版社公文写作与处理中国人民大学出版社文书学，中国人民大学出版社秘书学教程(jiochng)，海

2、洋出版社共五十九页2022/7/1632022/7/163专题(zhunt)一：正确认识办公室工作岗位办公室工作岗位定位与工作要求办公室人员角色(ju s)认知与素质要求共五十九页2022/7/1642022/7/164一、办公室工作(gngzu)定位与工作(gngzu)要求（一）办公室工作岗位的地位与职能 重要地位：中心(zhngxn)、枢纽、窗口中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、 会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。 联结各职能部门的纽带。窗口：联结内外的纽带，代表社会组织的形象。 职能：管理、协调、控制、服务共五十九页2022/7/16

3、52022/7/165一、办公室工作岗位定位(dngwi)与工作要求（二）办公室工作的内容与特点 办公室工作内容： 办文；办会；办事(bn sh)（“三办”）。 办公室工作特点： 服务性； 综合性； 程序性； 被动性； 机要性。 共五十九页2022/7/1662022/7/166一、办公室工作岗位定位(dngwi)与工作要求（三）办公室管理工作的方向 不断优化硬件和工作环境 积极推进建章立制工作 努力营造和谐人文氛围 切实加强“形象工程”建设(jinsh)（四）办公室工作的基本要求 严谨周密 双效合一 安全保密 精简务实共五十九页2022/7/1672022/7/167二、办公室人员角色(ju

4、 s)认知与素质要求 （一）办公室人员角色认知与角色意识 1. 角色认知（干什么） 笔杆子、办事员、领导助手、参谋智囊 2. 角色意识（怎么干） 服从意识 全局意识 责任意识 创新(chungxn)意识 奉献意识 信息意识 程序意识 学习意识共五十九页2022/7/1682022/7/168二、办公室人员(rnyun)角色认知与素质要求（二）全面优化办公室人员职业(zhy)素质 1.办公室人员综合素质情商（良好的心理品质；职业的注意力；调控力； 意志力；人际关系协调）智商（观察力、记忆力、想象力、判断能力、思维 能力、应变能力）文化品位出色表达现代办公意识管理（辅助领导增强内部凝聚力、外部向心

5、力）共五十九页2022/7/1692022/7/169二、办公室人员角色认知(rn zh)与素质要求（二）全面优化办公室人员职业素质 2.办公室人员业务本领较高的政策水平（自觉学习，领会，贯彻；依法办事）较强的综合分析能力（调研能力、思维能力、表达能力）较强的应急反应能力。出色的沟通协调能力。丰富的统筹管理经验(jngyn)。首要能力：学习关键能力：交际必备能力：专业 共五十九页2022/7/16102022/7/1610二、办公室人员(rnyun)角色认知与素质要求（二）全面优化办公室人员职业素质 3.办公室人员的八大核心技能 公务接待(jidi) 会议管理 电话技巧 时间管理 公文处理文件

6、档案管理技巧 专业文稿演示与即席演讲技巧 熟练应用电脑共五十九页2022/7/16112022/7/1611三、把握(bw)领导意图与实现优质服务（一）领导意图的含义及其获取途径 领导在布置工作、发出指令时的本意及其希望达到的标准或目标。 获取途径： 从主动询问中获得； 从领导批示中领会； 从平时言谈中捕捉(bzhu)； 从讲话材料中把握； 从积零为整中综合。共五十九页2022/7/16122022/7/1612三、把握领导(ln do)意图与实现优质服务（二）把握领导意图的要求 1.准确 2.全面 3.提炼 4.增强“贴近度”（三）善于换位思考 1.从现实角度看问题（当前本单位(dnwi)发

7、展的主要问题） 2.从全局角度看问题（与其他单位的主要差距） 3.从未来角度看问题（对本单位发展的独到见解） 4.从实践角度看问题（怎样立即解决问题） 5.从上下结合角度看问题（与上级要求相衔接） 6.从理论和政策高度看问题（提升眼界与格局）共五十九页2022/7/16132022/7/1613三、把握领导(ln do)意图与实现优质服务 （四）努力实现优质服务 1你知道领导在组织中的职责范围和全部活动吗? 你是否了解领导的工作目标? 你怎样将目标同组织的总目标相结合? 2领导外出期间，你仍能认真负责地处理他交办的各项工作? 3你是否帮领导安排活动日程、协调约会，使领导如期践约，一切不用领导催

8、促? 你是否很会安排时间? 4别人不提醒，你能否主动完成领导交给(jio i)的任务?共五十九页2022/7/16142022/7/1614三、把握领导意图(yt)与实现优质服务 （四）努力实现优质服务 5你对待领导的同事、来访者是否有礼貌? 能尊重人、肯帮助人、并把别人的事放在心上吗? 6你是一个富有想象力和创造力的人吗? 能否提出新的设想和建议供领导参考？能否经常采用新方法改进工作(gngzu)? 能否制订新的工作(gngzu)制度或工作(gngzu)程序? 你的工作(gngzu)是否有条理? 7你是一个机智的人吗? 能否主动地解决一些问题而不麻烦领导?你害怕困难吗? 8你能否提高文件运转

9、效率? 能否及时发现领导办公桌上搁置很久而其领导人正等着看的文件? 能否及时地从其领导那里取来领导正需要的文件?共五十九页2022/7/16152022/7/1615三、把握(bw)领导意图与实现优质服务 （四）努力实现优质服务 9你所具备的办公(bn gng)技能（例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等）是否无可指责? 10你在危急关头是否沉着冷静? 当领导承受压力而沉不住气或发脾气时，你是否仍能平静地继续工作? 11你对领导的忠诚值得信赖吗? 领导能把一些机密信息资料委托给你吗? 12你是否有较广的阅读面和知识面? 是否经常提醒领导注意本单位及与领导者有关的出版物?共五十九

10、页2022/7/16162022/7/1616三、把握领导(ln do)意图与实现优质服务 （四）努力实现优质服务 13你是否成为本单位有价值的信息来源? 而这些信息靠领导自己很难获得、不便获得或不能获得? 14你是否有个人学习计划? 是否学习管理方面的知识或参与管理活动? 是否愿意更多地了解领导的工作、同事、顾客(gk)以及领导的行业? 15你的语言表达是否清晰? 能否以书面或口头方式简要汇报情况? 能否准确传达领导指示? 能否了解领导关于某项政策和行动的想法，并准确地传达给别人? 16你是否按时完成工作? 是否根据需要自愿加班?共五十九页2022/7/16172022/7/1617三、把握

11、领导(ln do)意图与实现优质服务 （四）努力实现优质服务 17你能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成? 18在领导不插手时，你能否替领导处理每日的例行公事? 19在调研工作中是否称职? 能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告? 20你是细心的人吗？能否记住一些(yxi)重要日期（如纪念日、某人生日、传统节日、假期等），代领导为上级、客户、朋友或家庭安排好庆祝、慰问或相应活动? 启示 参考香港勤十缘出版社调研数据 共五十九页2022/7/16182022/7/1618专题(zhunt)二公文写作(xizu)基本规则共五十九页2022/7/

12、16192022/7/1619一、认识(rn shi)公文写作的根本特点 公文写作不同于一般文章的写作，也区别于论文写作，更不同于文学创作，它属于应用写作范畴。由此决定了特有的规范。目的：为行政(xngzhng)管理服务，排斥个性化写作。内容：真实地反映事实，排斥文学手法。格式：具有规范体式，符合公文格式标准。表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。时限：在领导规定的时间内完成任务。共五十九页2022/7/16202022/7/1620二、熟悉公文写作的基本(jbn)步骤与要求（一）准备工作阶段思想准备：目的？根据？主题？文种？重点？材料准备：围绕(wiro)主题收集材料。方案准备：构思，提纲。

13、共五十九页2022/7/16212022/7/1621二、熟悉公文写作的基本(jbn)步骤与要求（二）正式起草阶段（操作要领）1. 起笔入题 目的明确：为了什么？ 行文有据：根据什么？ 主旨单一：要干什么？2. 内容合法、务实、符合领导(ln do)意图 合法 务实 领会意图共五十九页2022/7/16222022/7/1622二、熟悉公文写作(xizu)的基本步骤与要求（二）正式(zhngsh)起草阶段（操作要领）3. 文字表达规范准确：概念准确、把握分寸、注重语法、要素规范鲜明：观点正确、标题规范、褒贬得当、段旨撮要简练：锤炼语言、清除空话、压缩篇幅、层次分明得体：文体得当、书面语言、术语

14、要求共五十九页2022/7/16232022/7/1623二、熟悉公文(gngwn)写作的基本步骤与要求（二）正式起草阶段（操作要领） 4. 符合公文格式标准（GB/T9704-2012) 版头部分 份号；密级和保密期限；紧急程度(chngd)；发文机关标志；发文字号；签发人。 主体部分 标题；主送机关；正文；附件说明；发文机关署名；成文日期；印章；附注；附件。 版记部分 抄送机关；印发机关和印发日期；页码、公文页数顺序号。共五十九页2022/7/1624二、熟悉公文写作的基本步骤(bzhu)与要求（二）正式起草阶段（操作要领） 5.公文格式的主要变化统一党政机关公文管理法规和公文格式标准；将

15、公文格式要素划分(hu fn)为版头、主体、版记三部分；发文机关标志上边缘距版心上边缘统一为35mm；份号、密级和保密期限、紧急程度，顶格排在左上角；公文标题由发文机关名称、事由、文种组成；公文成文日期统一使用阿拉伯数字；联合行文时，最后一个发文机关印章下压成文日期；取消主题词要素；附件另面编排，版记在附件之后；信函如需标注份号、密级与保密期限、紧急程度，在版心左边第一条 红色双线之下；发文字号标写在对应的右侧。共五十九页2022/7/16252022/7/1625二、熟悉(shx)公文写作的基本步骤与要求（三）加工修改阶段目的：保障更加准确、鲜明、简练。范围：内容：审读主题、观点、材料、数据

16、等。 文字：推敲字词句段，消灭(xiomi)讹、夺、衍、倒。 方法： 读改法； 代改法； 讨论法； 冷处理法。链接语言修改共五十九页2022/7/16262022/7/1626专题(zhunt)三常用(chn yn)公文写作方法共五十九页2022/7/16272022/7/1627怎样(znyng)写请示（一）请示的用途1. 对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本单位情况，需要变通处理的问题，请求(qngqi)上级予以解释、指示与认可。 2. 请求审批或批转本单位制定的重要文件。 3. 请求批准人员编制、机构设置、干部任免、经费预算以及对人员或事故的处理。4. 请求协调解决本单位无法解决的问

17、题。5. 根据规定必须履行审批手续的事项。共五十九页2022/7/1628 （二）请示的分类 1.请求指示(zhsh)： 解决“我们请求该怎样做”的问题。 2.请求批准： 解决“请求批准我们这样做”的问题。 3.请求批转： 解决“请求有关单位这样做”的问题。怎样(znyng)起草请示共五十九页2022/7/1629 （三）请示的写作要领 1.标题 准确概括事由(shyu)，避免歧义，正确使用文种。 区人民政府关于 加快西部山区旅游开发工作的请示 歧义：局关于增设老干部办公室的请示 事由文种有误：关于厂与厂合并改名的报告 2.主送机关 顶格标写一个直接上级单位的名称，不要多头主送； 内部请示直接

18、写领导者姓名与职务。怎样起草(q co)请示共五十九页2022/7/16302022/7/1630怎样(znyng)写请示（三）请示的写作要领 3.正文 开头：说明行文根据、目的(md)，交代请示事项的背景。 主体：提出请示事项和本单位意见、建议或方案。要 积极帮助上级机关出谋献策，不能上交矛盾。 结尾：恰当使用结语。 “以上请示妥否，请指示。” “以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示如无不妥，请批转执行。” “特此请示，请予审批。”共五十九页2022/7/16312022/7/1631怎样(znyng)写请示（四）起草请示的思维模式因为什么请示对于原因、目的说明请示什么问题提出请示的主题

19、内容怎样解决问题提出解决问题的建议(jiny)或方案请求上级回复结尾用语的使用有无附件说明根据需要确定使用与否共五十九页2022/7/1632 （五）注意事项 1.行文之前要与上级领导充分沟通； 2.请示理由要充分，要求和建议要具体； 3.严格执行一文一事制度； 4.按照隶属关系逐级行文； 5.请示与报告不能混用； 6.向上级机关请示的同时(tngsh)，不能抄送下级机关。 讨论：例文1； 例文2； 病文1；病文2 怎样(znyng)起草请示共五十九页 （一）报告的用途 用来向上级汇报工作、反映情况，答复上级询问(xnwn)。 注意：报告与请示的区别。 （二）报告的类型 1.按照内容划分 综合

20、报告；专题报告；例行报告。 2.按照目的划分 工作报告；总结报告；情况报告；调查报告； 答复报告；检讨报告。怎样起草(q co)报告2022/7/1633共五十九页 （三）报告的起草要领 1.标题：发文机关 + 事由 + 文种 例如： 县林业局关于 2013年春季植树造林工作的报告 2.主送机关：同“请示”。 3.正文写法： （1）开头：对前一段时间的工作作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作内容、工作进程、总体效果(xiogu)评价等。怎样起草(q co)报告2022/7/1634共五十九页 （三）报告的起草要领（2）主体内容重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；

21、找出工作中存在的主要问题(wnt)或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；对今后工作提出安排意见或表述做好工作的愿望。（3）结尾：使用下列公文术语 “特此报告，请审阅。” “以上报告如有不当，请指正。”怎样起草(q co)报告2022/7/1635共五十九页 （四）写作注意事项1.采用记叙为主的表达方式。按时间顺序、工作过程 或问题的逻辑关系，概述工作内容及完成情况， 避免罗列过多事例。2.重点突出，点面结合。既要突出中心工作进展情况 及主要成绩；又要注重对面上工作情况进行概括性 叙述，适当引用数据材料，增强说服力。3.坚持实事求是的态度。如实报告成绩和不足。4.报告中不能夹带(jidi)请

22、示事项。以免耽误请示事项的及 时解决。 报告例文 政府报告怎样(znyng)起草报告2022/7/1636共五十九页2022/7/16372022/7/1637 （一）指示性通知起草方法 （分层表达式） 1.导语：说明指示事项的背景、强调发文(f wn)目的、依据或说明问题现状、严重性与危害性。 2.主体：围绕主题，分项说明要求收文机关领会、知晓、执行、承办的事项。横向（并列式）结构：将主题内容分解为几方面，分别展开说明。纵向（递进式）结构：指导思想、工作任务、措施要求等。为什么干什么怎么干 怎样(znyng)写通知共五十九页2022/7/16382022/7/1638怎样(znyng)写通知

23、 3.结尾部分的多种方法(fngf)意尽言止。结语：以上事项，请认真贯彻（研究、参照）执行。围绕主题发出号召。说明注意事项。 撰写指示性通知的注意事项：阐明政策法规依据，增强发文的权威性。加强执行措施的可行性研究，争取好效果。讲究行文的条理性与逻辑性，便于阅读领会理解。注重发文时限。 例文共五十九页2022/7/16392022/7/1639怎样(znyng)写通知（二）知照性通知 用于通知一般性工作事项。要素：工作事项、承办人、时间、 要求等，要具体说明。 会议通知（根据需要确定正文篇章(pinzhng)形式） 篇段合一式：用于小规模、内部会议。 思考练习：某研究院准备于12月底某日下午召开

24、2012年度科技成果表彰大会，各部、处、研究所组织本部门人员参加。地点在主楼学术报告厅。链接例文 分层表达式：用于高层次机关召开重要会议。分层表达共五十九页2022/7/16402022/7/1640怎样(znyng)写通知（三）事务性通知（使用很普遍(pbin)）临时布置任务或检查任务完成情况；成立或撤销机构；启用或停用印章；办公地点迁移；节假日放假安排等。 拟写这类通知，要做到内容考虑周密、语言表达简洁、发文及时迅速，确保告知的信息准确无误。 物业通知 卫生厅共五十九页2022/7/1641 （一）通报用途 用于表彰先进、批评(p png)错误、传达重要精神或情况。（二）例文演示与分析 表

25、彰性通报；批评性通报；情况通报（三）表彰性、批评性通报的思维模式（三步棋） 发生什么事：记叙。要素完整，概述为主。 我们怎么看：议论。围绕事实表态，就事论理。 我们怎么办：说明表彰或批评方法，提出指导意见。（四）注意事项搞清基本事实，确保准确无误。讲究语言表达质量，恰如其分，不说过头话。及时行文，获得最佳效果。 怎样(znyng)起草通报共五十九页2022/7/16422022/7/1642怎样(znyng)写会议纪要（一）会议纪要的用途与类型 用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况(qngkung)、主要精神和决定事项，作为会后贯彻执行的依据。 种类：1.决议性纪要； 2.部署性纪要；

26、3.学术性纪要； 4.消息性纪要。共五十九页2022/7/16432022/7/1643怎样(znyng)写会议纪要（二）会议纪要的格式构成版头部分：纪要名称、编制单位、编制日期。主体部分：(标题)、正文。版记部分：报送单位、印制(yn zh)说明。 共五十九页2022/7/16442022/7/1644怎样(znyng)写会议纪要 （三）正文质量标准 衡量纪要的标准(biozhn)： 会议概况交代清楚 主要精神概括准确 决定事项清楚完整 共五十九页2022/7/16452022/7/1645怎样(znyng)写会议纪要（四）正文写作要领 开头：说明会议概况：（概述式或分项式） 主体：概括主要

27、精神和决定事项： 结尾：1.号召落实会议精神； 2.强调(qing dio)落实的关键。共五十九页2022/7/16462022/7/1646怎样(znyng)写会议纪要（五）使用标志性用词主要精神：会议听取(tngq)（审议）了会议充分肯定了会议认为，会议指出，会议强调， 决定事项：会议表决通过（批准）了会议同意（原则同意）会议确定（议定）了会议建议，会议决定，常务办公会议协调会 避免硬伤共五十九页2022/7/16472022/7/1647怎样(znyng)写会议纪要 （六）注意事项 1.做好必要的准备； 2.忠实会议内容(nirng)，遵循“四要”准则； 3.重点突出，写清一致意见和重要

28、不同意见； 4.注意逻辑性和条理性。共五十九页2022/7/1648怎样(znyng)写公函 一、公函(gnghn)用途与种类 1.用途：用于平行和不相隶属的机关单位之间相互商洽、询问、联系一般事项，向同级主管部门请求批准以及答复审批事项。 2.种类 根据行文目的划分： 请求函、批准函、询问函（联系函）、答复函、知照函、邀请函。 根据行文关系划分：发函、复函共五十九页2022/7/1649怎样(znyng)写公函二、公函格式构成（一）主动发函 标题：公司关于商洽举办现场管理培训班的函主送机关：正文： 开头：说明发函的原因、根据(gnj)、目的。 主体：提出发函联系、商洽、询问的事项以及本单 位

29、的意见。 结尾：提出请予支持、协助、批准或答复的要求。 恰当使用结语。 落款： 询问函共五十九页2022/7/1650怎样(znyng)写公函（二）复函格式标题：厂关于同意接待应届大学生来厂实习的复函 主送机关：正文： 开头：使用引语说明发函针对的来文机关、来文日 期、来文标题等。 主体：针对来文内容给予(jy)具体答复、表态，或围绕 答复事项提出有关要求。 结尾：使用结语“此复”、“特此复函”。 落款： 接共五十九页2022/7/1651怎样(znyng)写公函 三、拟写公函(gnghn)注意事项 1.语言简洁明了，篇幅简短扼要。 2.事项单纯具体，执行一文一事规则。 3.体现平等商洽的语言

30、气氛，恰当使用公函术语。 （拟请；如同意；即请、特请、诚请、恳 请、恭请、敬请） “敬请大力支持（协助）为盼（为荷）。” “恳请研复（函复）为盼（为荷）。” 请求函病文 、 病文 共五十九页522022/7/16怎样(znyng)写总结（一）含义目的与实质 总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。 目的：摸索事物发展规律，做好今后工作。 实质：对人类社会(shhu)实践的再认识。（二）功能认识事物发展规律，制定切实的方针政策；有助于推广先进经验，提高管理水平；有助于上级机关对本机关工作的针对性指导。共五十九页2022/7/1653怎样(znyng)写总结（三）总结写作要领1.做好写前准备调查研究，占有资料；归纳整理，筛选材料；学习理论，掌握政策(zhngc)；总体构思，拟制提纲。2.总结的一般格式 （1）标题公文式标题（发文机关时间事由文种）新闻式标题（对仗式标题；正