高效时间和会议管理技巧通用PPT课件

1、GEC Program1高效时间和会议管理技巧制造部系列培训教材2005年2月第一次编写GEC Program2高效时间管理GEC Program3时间的概念 时间是一种延续，事件在其中由过去经过现在流向将来。 GEC Program4时间的特性 供给毫无弹性无法蓄积无法替代无法失而复得 GEC Program5时间的三大杀手 缺乏时间管理的意识缺乏沟通弄不清楚优先顺序 GEC Program6谋杀日常时间的凶手1没有日程计划2生活失去平衡3桌面杂乱（据调查每天有1.5个钟花在找东西或走神)4睡眠不足5不吃午饭GEC Program7生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、

2、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功 GEC Program8四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间，他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统GEC Program9时间管理测试GEC Program10总结你的时间掌控-时间管理测试答案GEC Program11时间

3、管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早”拖延不速之客会议病文件满桌病事必躬亲GEC Program12如何跨越时间陷阱 要事第一以最终的结果来开始行动学会说“NO！”今日事今日毕学会对付不速之客减少冗长的会议办公桌上的“5S”运动 GEC Program13时间管理的工具 月历行事历与甘特表效率手册商务通与订房卡闹钟其它工具 返 回GEC Program14时间管理4原则要事第一时间矩阵图80/20原则有效计划GEC Program15GEC Program16有效的时间管理GEC Program17因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。忙

4、 人 的 告 白因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。GEC Program18 我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?要事第一GEC Program1980/20原则80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去GEC Program2080/20原则去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作GEC Program21

5、如何进行有效的时间管理危机紧急的问题有限期的任务、会议准备事项准备事项预防工作价值观的澄清计划关系的建立真正的休闲充电授能自主管理干扰，一些电话一些信件、报告许多紧急事件许多凑热闹的活动受欢迎的活动不速之客细琐、忙碌的工作一些电话浪费时间的事“逃避性”活动无关紧要的信件看太多的电视紧急不紧急重要不重要ABCD1、时间管理矩阵图GEC Program22时间矩阵图虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动GEC Program234 D 原 则DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做授权不做立即做

6、GEC Program24普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的时间安排GEC Program25如何进行有效的时间管理2、时间价值分析法时间价值表：GEC Program26你的时间价值分析表签名（ ），日期：（ ）GEC Program27如何进行有效的时间管理3、成功=价值速度2（S=VC2）法E=MC2（能量=质量速度2）；做最有价值的事（提升你做事的价值）；在单位时间内做最多的事（提升做事的效率）。GEC Program28如何进行有效的时间管理4、生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注

7、意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息时一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。GEC Program29如何进行有效的时间管理5、杜拉克时间管理法现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间（分析时间浪费在什么地方）管理时间（减少用于非生产性需求的时间）集中时间（在整段时间内的工作效率大于在分散时段的工作效率之和GEC Program30如何进行有效的时间管理6、艾维利时间管理法写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完

8、成第二项、第三项；每天都要这样做，养成习惯；案例：值2.5万美元的时间管理秘诀。GEC Program31案例分析：销售部王经理下班后在做明天的工作计划：1、起草中实公司的合作意向书（2H）2、商讨索赔案的处理意见（1H）3、与华金公司讨论定价（3H）4、明天要向人事部上报新员工试用期表现结果报告5、天际公司货未到的问题6、季度业绩报表（2H）7、讨论月底的促销会策略（1H）8、阅读内容刊物（1H）9、打电话给10位客户（0.5H）10、归档文件（0.5H）11、明天的周例会请用时间管理的原则帮王经理安排一下时间GEC Program32更高效的时间安排GEC Program33进行有效时间管

9、理的5个步骤明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级排序明确你的任务对任务按优先级进行排序GEC Program34不 (少）做计划的原因1. 计划限制了自由2. 着急要紧的事情总是先到，要先解决3. 我没有时间做计划当我们做重要的事情时，就不会被琐碎的事情所牵制。GEC Program35怎样对待尖锋时间(1)忙碌的人的共同愿望:时间多一点事情少一点GEC Program36怎样对待尖锋时间(2)方法:1、想做和要做的事情无限，所以切记要优先选择最重要的事情2、不要在意几点几分，而是要“现在做”3、用“成就式语言”记录该做的事情4、不做无收益的事情GEC Program37节省时间20法

10、1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序2. 从优先级最高的事物着手3. 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分5. 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室GEC Program387. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说不 8. 学会委派别人做事9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理减少例行事务：它们不值得花费过多时间；缩短低价值的事件；抛开没有价值的信件和文书工作；委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务 11. 避免完美主义。记住80/20 定律节省时

11、间20法GEC Program3912. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度13. 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件14. 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟15. 聚精会神地做手头的事情16. 处理重要事情时，使用大块的时间节省时间20法GEC Program4017. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易18. 文书工作争取只处理一次19. 在行动以前，彻底地思索整件工作20. 第一次就做好节省时间20法GEC Program41高效会议管理GEC Program42一、会议通则GEC Program43企业现状 大

12、多数的企业在会议里决定其基本走向企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高 GEC Program44定义会议 会议是指三个或三个以上的人(其中一个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或作出决定 GEC Program45会议的常见作用提价信息汇集信息解决问题宣传政策培育训练GEC Program46开会的常见原因 资讯传达与监督员工达成决议与解决问题开发创意激励士气巩固主管地位 GEC Program47不正当会议理由种种为满足无聊的愿望而开会有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开

13、为符合惯例或传统作风而开会有些会议是因“历来都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会” GEC Program48不正当会议理由种种为攀比而开会有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源又岂能落后”而召开 为表功而开会有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开 GEC Program49不正当会议理由种种为推却责任而开会有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开 为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开 GEC Program50消除不正当会议的措施为偶而取消一两次会议，以检验这类会议需要程

14、度 将预定会议延期举行，或并入下次会议局部或全部取消例会 获得上级的批准才能召开考虑或积极采用其他交流方式GEC Program51考虑其他交流方式 视频会议：视频会议的优点是能显示身体语言和面部表情，这常常是有效沟通的关键因素。电子邮件：电子邮件可使你以很快的速度与频率通过因特网发送和接收书面信息而不会遇到真实会议中的麻烦和花费 其他 GEC Program52会议的价值 从量上来看，会议的支出会增加企业的营运成本从质上来看，有效率的会议可以为企业节省更多的时间、金钱，以及增加效率评估会议的价值，要同时兼顾“会议是否有效”及“会议开支是否控制在最低程度” GEC Program53例：某高科

15、技公司之会议开销 各阶层的职员人数每周时数每小时的负担比率估计会议时间所耗的成本高层主管（500）中层主管（200）低层主管（7000）每周会议开销每年会议开销（￥532500048周）有效会议开销之估计（占每年的50%）无效率会议的成本损失1210.58.4￥100￥85￥50￥600,000￥1785,000￥2,940,000￥5,325,000￥255,600,000￥127,800,000￥127,800,000会议时数与负担比率资料，是根据摩司魏克1995年针对500家高科技公司的研究报告。GEC Program54如何确定会议是否有效为会议所设定的目标是否有实现的价值目标能否在最

16、短时间内是否被实现与会者对会议结果是否满意GEC Program55不切实效的会议有何危害会议目标无法实现会议所承担的机会成本大大增长,相当可观与会者对会议感到不满GEC Program56导致会议没有实效的原因欠缺目标或目标不明确欠缺会议议程会议时间不当或通知的时间不当通知的内容欠周详会议地点不当或会议设备欠佳与会者无准备而来会议不能准时召开会议前：GEC Program57与会者从事交谊活动或有外界干扰与会者发言离题或者分心与会者交头接耳或发生争论少数人垄断会议与会者拒绝参与主持人离题会议中：GEC Program58欠缺会议记录未对决议事项进行跟进不能对会议成败得失进行检讨不能及时解散已

17、实现任务的临时委员会或工作小组与会者对会议感到不满会议后：GEC Program59会议形式 咨商式会议 决议提报式会议 责任完全交付式会议 GEC Program60会议规模 通常的会议有5至9人参加，这样的规模既不太大，比较容易控制；也不太小，可以激起讨论。 GEC Program61主持人角色 会议主题的组织者或倡导者信息的提供者政策的宣贯者和解说者培训会议中的传道、授业、解惑者问题的陈述者和汇报者会议进程的控制者现场气氛的营造者GEC Program62主持人素质 思考清晰明锐善于言词表达具有良好的分析能力能抱有对事不对人的态度公正和有耐性能灵活地应付“挑剔”人物沉着并能自我约束具有幽

18、默感GEC Program63主持人职责 营造和谐气氛照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度 GEC Program64与会者责任 发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量 GEC Program65会议准备 GEC Program66一般性会议的会议准备内容会议目标的设定与会者的选择议程的拟定会议时间、地点、场地的选择会议所需仪器设备的准备会议通知的派发开会前议题的最后审查GEC Program67编排会议议程的两个原则按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理，越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做，则主持人可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论 GEC Program68例：委员会会议议程 7月6日上午11点 格林德雷戈饭店1、（11：00）任命一个会议主席2、（11：10）为缺席致歉3、（11：15）批准上次会议备忘录4、（11：30）上次会议提出的事项5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息6、（12：1