试析文件中心能否在我国推行

1、试析文件中心能否在我国推行文件中心作为一种半现行文件的管理机构，能否在我国普遍建立和推广，这一问题在档案界存在着较大的分歧。这种分歧在理论上主要表如今：我国已经具备较为完善的机关档案室体系，我们还是否有必要推翻档案室而另建文件中心；文件、档案分别管理的现状及相对落后的信息通讯技术是否会成为推广文件中心的障碍等。本文意在通过分析我国文件中心的理论，其与外国文件中心的联络和区别，与基层档案室的关系等，说明它在我国推行的合理性及理论的方式。一、我国文件中心的理论我国的第一家文件中心是年成立的甘肃省永靖县文件中心，经过年的开展，参联机关已由原来的家开展到家，主要有县政府、县人大、县政协、县民政局、县计

2、委、县经委等。它保管着各参联机关的文书、专业档案。永靖县文件中心为县档案局馆下属的一个股级单位，在县档案局指导下开展工作。其主要职责是：、负责对参联机关形成的各类非现行文件进展搜集、整理、分类、加工、立卷、归档、编目等工作，保证文件的齐全和完好，积极提供利用，为参联机关效劳；、将到期的档案及时向档案馆移交；、鉴定、销毁保管期限已满、无继续保存价值的文件；、维护各参联机关的使用和所有权，确保各类文件和档案的机密与平安；、为参联机关复制案卷目录，以利查找；、为参联机关编纂必要的文件聚集、大事记等资料。永靖县文件中心的优越性表达在：既可以节省费用，又可以进步管理效益；既可以保证管理质量并平安保管，又

3、可以更好地集中提供优质效劳。但它在理论中也存在着一些缺乏：、各参联机关的档案意识减弱。各单位认为第二年文件移交到中心后自己就完事大吉，以后就可以不管不问了；、文件在第二年就移交进中心，有些还处于尚未处理完毕或正在利用的状态，这样做不利于文件或档案发挥其现行效用；、搜集归档的文件侧重于文书档案，而对声像档案等特殊门类和载体的档案归档意识不够；、检索工具单一，只有案卷目录一种；、编研材料不够深化，只限于编辑大事记和一些文件汇编。二、甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的联络和区别外国文件中心于世纪年代最先出如今美国，是二次大战期间，美国军事机关为了保管数量庞大而又不经常使用的文件，设立的临时性库房，

4、这就是文件中心的最初形式。由于它适应了美国二战后的经济形势和管理半现行文件的需要，很快获得了法律地位。目前，在世界上建立文件中心或类似机构的国家越来越多，它们都是在档案行政管理机关管理之下的，对各个不同行政机构的半现行文件进展经济的保管和提供利用，并在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进展系统处置的保管机构。其任务是：、负责对半现行文件进展廉价的贮存和有效的保管，使机关摆脱半现行文件的沉重负担，从而大大节省文件管理费用；、负责为文件形成机关及时提供优质、高效效劳，经文件形成机关批准也可为其他用户提供效劳；、负责对半现行文件进展最终处置，从而保证进馆档案的质量。甘肃省永靖县文件中心与外国文件中心的

5、共同之处在于：、都是保存和提供利用不同机构形成的半现行文件的中间性机构；、都是本着精简、节约、效能的原那么建立的；、它们都负责对档案的最终处置工作，即销毁或移交进馆。它们的不同之处在于：、外国文件中心并不接收所有的半现行文件。它不接收保存期限很短如年的文件；需要长时间留存在形成机关的文件不宜过早地移交到文件中心；文件在文件中心的保管费用必须低于在形成机关的保管费用，而且每盒文件的月利用率不超过一次。文件中心通过上述手段保证接收文件的经济合理。而在我国，那么是在第二年上半年就需将上年度形成的文件或档案移交到文件中心；、外国文件中心与档案行政管理机关只是业务附属关系，而永靖县文件中心那么是同级档案

6、行政管理机关的内部机构；、由于我国与国外关于“档案的定义和范围不同，所以外国文件中心保存的称作“文件，而我国那么称作“档案；、外国文件中心保持文件的原整理顺序，而我国那么是由文件中心进展整理；、外国文件中心提供原件进展利用效劳的方式比我国丰富，但它们不从事编制检索工具和编研材料的任务；、国外把文件中心比喻为“炼狱，它们对文件最终转化为档案的鉴定非常严格，大约只有的文件可以最终转化为档案进入档案馆保存，而我国在进馆档案的鉴定上要宽松得多。三、在我国文件中心与基层档案室应共存、互补文件中心和当前普遍存在的基层档案室功能是根本一样的，它们同为半现行文件管理机构，都处于机关现行文件与档案馆档案管理的中

7、间环节；它们都兼具满足机关利用需求和确保进馆质量的双重任务。在长期的工作理论中，基层档案室也被证明了是一种合适我国国情，符合我国档案管理体制和档案学理论的管理方式，它有效地保证了国家档案的完好与平安。但是，在当前社会飞速开展的情况下，这种“小而全的档案室形式相比照拟松散，难以到达集约化、规模化的管理，不利于档案领域人力和物力资源的有效利用。而且，很多基层单位的档案人员身兼数职，业务素质较差，人员流动频繁，档案室有时形同虚设，管理质量难以尽如人意。所以，基层档案室既有其存在的合理性，又有着明显的缺乏之处，全盘地肯定或否认档案室的做法是不现实的，在它现有体系上重建一套文件中心是不必要的。文件中心应

8、作为档案室的一种共存和补充形式，结合实际灵敏设置。成效比拟显著的，如大中型单位档案室仍可保存；一些规模较小，办公地点集中，职能、性质近似的单位之间，可以尝试建立文件中心。假如在几个单位之间成立了文件中心，文件中心就成为了这几家单位保管半现行文件的管理机构，它所发挥的作用应根本等同于基层档案室。但是，即使成立了文件中心，也仍然要让文件档案的形成单位负起搜集、整理、归档的责任来，这样一方面有利于增强形成单位的档案意识和责任感，另一方面也有利于保证档案的齐全和完好。档案在形成之后，最好还是在原单位保存年，以利于其现行效用的发挥。文件中心承当对文件从产生到最终进馆进展全面的控制和统一管理的职责。四、文

9、件中心的推广符合我国的工作现状随着机构改革的深化和社会档案意识的普遍进步，文件中心将会出如今局部人员编制较少的盛市级机关和本来规模就比拟小的地县级机关及一些国有小型企事业单位，其原因在于：、它符合效益的原那么。一些小的省市级机关和绝大局部地县级机关，规模都比拟小，业务工作量较少，对外联络相对较少，形成的文件数量也较少，假如每个单位都装备档案库房，并有专人负责的话，无疑会造成人力、物力的浪费，与国家提倡的“精简、效能的改革精神相悖。、它符合我国机构改革的现状。随着我国政治、经济体制改革的深化，国家机关削减了的工作人员，国有企业也开展了减员增效的工作，档案机构、人员的削减首当其冲，省市级及以下的机

10、关和一些中、小型企业很难再装备专职档案人员，档案的保管、利用工作都受到了一定的影响，文件中心恰好可以为这些单位提供解决问题的条件。、它有利于档案工作现代化管理程度的进步。一些规模较小，档案较少的单位假如使用计算机管理，无疑是大材小用，没有必要；有些单位档案人员编制较少，工作人员事务繁忙，无暇使用计算机管理；有些单位指导不重视，不为档案部门装备计算机；还有的单位档案人员年纪较大或业务素质差，不会操作计算机这些都影响了档案工作的现代化管理与社会、单位的现代化管理程度同步开展。而成立了文件中心后，档案工作具有了一定的规模，又有相对稳定、数量较为充足、业务素质较高的档案人员，对工作的开展较为有利。、理

11、论研究的深化为文件中心的建立创造了条件。近年来，我国理论界对于我国是否可以建立文件中心进展了屡次讨论，意见虽不一致，但对建立文件中心的利弊分析得比拟透彻，而且已有的结合档案室、文件中心又可提供借鉴经历，可以防止或减少在理论中走弯路，这些都为建立文件中心奠定了一定的基矗文件中心这种管理方式在我国基层单位的档案管理方面有着很大的开展空间，但它的名称却值得进一步商榷。因为我国与欧美国家在文件何时转化为档案上认识不同，我国认为文件在形成之后的第二年上半年向档案室移交即成为档案，只有现行阶段叫文件，半现行和非现行阶段皆称为档案；而欧美的很多国家那么认为文件进入档案馆后才叫档案，现行和半现行阶段都称作文件。假如我国把这个过渡性机构也称作文件中心的话，就混淆了我国关于文件与档案界限的划