7天连锁酒店连锁店财务报销简要规则V0823

1、连锁店费用报销规定7天连锁酒店会计核算部 (版本20100823）目 录 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc270119528 第一章 日常费用报销单 PAGEREF _Toc270119528 h 1 HYPERLINK l _Toc270119529 第一部分 基本规定 PAGEREF _Toc270119529 h 1 HYPERLINK l _Toc270119530 1、发票 PAGEREF _Toc270119530 h 1 HYPERLINK l _Toc270119531 2、对公转账 PAGEREF _Toc270119531 h 2 HYPER

2、LINK l _Toc270119532 3、单据粘贴 PAGEREF _Toc270119532 h 2 HYPERLINK l _Toc270119533 4、费用报销及时性 PAGEREF _Toc270119533 h 4 HYPERLINK l _Toc270119534 5、提单注意事项 PAGEREF _Toc270119534 h 4 HYPERLINK l _Toc270119535 6、费用描述规范 PAGEREF _Toc270119535 h 5 HYPERLINK l _Toc270119536 7、违反规定的处理 PAGEREF _Toc270119536 h 5

3、HYPERLINK l _Toc270119537 8、所报费用真实、合理 PAGEREF _Toc270119537 h 5 HYPERLINK l _Toc270119538 9、其他规定 PAGEREF _Toc270119538 h 5 HYPERLINK l _Toc270119539 第二部分 具体规定 PAGEREF _Toc270119539 h 6 HYPERLINK l _Toc270119540 1、采购类 PAGEREF _Toc270119540 h 6 HYPERLINK l _Toc270119541 1.1 一般采购 PAGEREF _Toc270119541

4、h 6 HYPERLINK l _Toc270119542 1.2 早餐材料采购 PAGEREF _Toc270119542 h 6 HYPERLINK l _Toc270119543 1.3 小商品采购 PAGEREF _Toc270119543 h 6 HYPERLINK l _Toc270119544 1.4 C类货品采购 PAGEREF _Toc270119544 h 6 HYPERLINK l _Toc270119545 1.5 电器、家具采购 PAGEREF _Toc270119545 h 7 HYPERLINK l _Toc270119546 1.6 印刷品 PAGEREF _T

5、oc270119546 h 7 HYPERLINK l _Toc270119547 1.7 维修 PAGEREF _Toc270119547 h 7 HYPERLINK l _Toc270119548 卷纸 PAGEREF _Toc270119548 h 7 HYPERLINK l _Toc270119549 2、能耗、收视费、网络使用费、客房 费 PAGEREF _Toc270119549 h 7 HYPERLINK l _Toc270119550 2.1 水费、电费 PAGEREF _Toc270119550 h 7 HYPERLINK l _Toc270119551 洗涤费 PAGERE

6、F _Toc270119551 h 7 HYPERLINK l _Toc270119552 2.3 其他能源 PAGEREF _Toc270119552 h 8 HYPERLINK l _Toc270119553 2.4 收视费、网络使用费、客房 费 PAGEREF _Toc270119553 h 8 HYPERLINK l _Toc270119554 3、其他费用 PAGEREF _Toc270119554 h 8 HYPERLINK l _Toc270119555 3.1 市内交通费 PAGEREF _Toc270119555 h 8 HYPERLINK l _Toc270119556 3

7、.2 广交会租车费 PAGEREF _Toc270119556 h 8 HYPERLINK l _Toc270119557 3.3 移动话费 PAGEREF _Toc270119557 h 8 HYPERLINK l _Toc270119558 3.4 分店员工及飞翔差旅费 PAGEREF _Toc270119558 h 9 HYPERLINK l _Toc270119559 3.5 员工福利费 PAGEREF _Toc270119559 h 9 HYPERLINK l _Toc270119560 3.6 业务招待费 PAGEREF _Toc270119560 h 9 HYPERLINK l

8、_Toc270119561 3.7 培训费 PAGEREF _Toc270119561 h 10 HYPERLINK l _Toc270119562 3.8 招聘费 PAGEREF _Toc270119562 h 10 HYPERLINK l _Toc270119563 3.9 CIC费用、安全检查费用 PAGEREF _Toc270119563 h 10 HYPERLINK l _Toc270119564 3.10 安全保卫费 PAGEREF _Toc270119564 h 10 HYPERLINK l _Toc270119565 3.11 环境卫生费 PAGEREF _Toc2701195

9、65 h 10 HYPERLINK l _Toc270119566 3.12 员工宿舍费用及其基本设备采购 PAGEREF _Toc270119566 h 10 HYPERLINK l _Toc270119567 3.13 搬运费及邮寄费 PAGEREF _Toc270119567 h 10 HYPERLINK l _Toc270119568 3.14 减免房费 PAGEREF _Toc270119568 h 10 HYPERLINK l _Toc270119569 3.15 系统故障产生的房费、 费 PAGEREF _Toc270119569 h 11 HYPERLINK l _Toc270

10、119570 3.16 物业管理费 PAGEREF _Toc270119570 h 11 HYPERLINK l _Toc270119571 其他租赁 PAGEREF _Toc270119571 h 11 HYPERLINK l _Toc270119572 3.18 工会经费 PAGEREF _Toc270119572 h 11 HYPERLINK l _Toc270119573 3.19 证照费 PAGEREF _Toc270119573 h 11 HYPERLINK l _Toc270119574 3.20 银行存款手续费 PAGEREF _Toc270119574 h 11 HYPERL

11、INK l _Toc270119575 3.21 罚款支出 PAGEREF _Toc270119575 h 11 HYPERLINK l _Toc270119576 3.22 赔偿支出 PAGEREF _Toc270119576 h 11 HYPERLINK l _Toc270119577 第二章 借款费用报销审核 PAGEREF _Toc270119577 h 12 HYPERLINK l _Toc270119578 第一部分 备用金及运营固定费用借款 PAGEREF _Toc270119578 h 12 HYPERLINK l _Toc270119579 1、基本规定 PAGEREF _T

12、oc270119579 h 12 HYPERLINK l _Toc270119580 2、前台备用金 PAGEREF _Toc270119580 h 12 HYPERLINK l _Toc270119581 第二部分 连锁店其他用途借款 PAGEREF _Toc270119581 h 12 HYPERLINK l _Toc270119582 第三章 其他合同付款审核 PAGEREF _Toc270119582 h 13 HYPERLINK l _Toc270119583 1、流程 PAGEREF _Toc270119583 h 13 HYPERLINK l _Toc270119584 2、主要

13、涉及的费用 PAGEREF _Toc270119584 h 13 HYPERLINK l _Toc270119585 3、附件要求 PAGEREF _Toc270119585 h 13第一章 日常费用报销单第一部分 基本规定发票发票：本文中的发票除了普通发票，还包括行政事业收据（有财务监制章）。对方未能提供发票的，请根据业务内容去税局代开；白条不予报销；发票类型与报销内容相符。经办人对发票的真实性负责，虚假发票财务不予报销。要求经办人在取得发票时，认真验证发票真实性（可拨打12366进行发票查询或在当地税务局网上查询或当地税局前台查询）；发票抬头规定如下：情形发票抬头名称分店已取得营业执照营业

14、执照上的公司名称分店尚未取得营业执照，但已取得工商出具的名称预先核准通知名称预先核准通知上的公司名称直营店尚未取得营业执照，且未预先核准名称“七天酒店店”管理店尚未取得营业执照，且未预先核准名称与投资方协商，报销附上投资方抬头确认邮件注：机打发票上注明了“除客户名称手写无效”的，可不写抬头。直营店机打发票因字数限制，法定抬头无法打印完全的，如何缩略简写法定名称请 咨询单据审核；对于抬头打印不全的不能手工添加，否则不允许报销发票需加盖财务章或发票专用章（公章无效）；加盖清晰、完整发票大小写一致、内容清晰可见，字体颜色要一致报销时提供发票联或报销联，误取其它联请更换。 关于发票修改机打发票：不允许

15、涂改，出现涂改的请重新开具。手写发票：大小写金额、开票日期不允许修改，若修改需重开；发票金额在1000元以下的，内容或抬头修改需加盖发票章或财务章，发票金额在1000元以上的需重开。定额发票：若税局要求填写发票内容的，规定与手写发票一致2、对公转账一次性超过3000元（含3000）采购成本或分店费用都需对公转账，含同一事项开具两张及两张以上发票的情况对公转账是指汇款至发票上的盖章单位。如果发票上的盖章单位是公司，那么需汇至该以该公司命名的账户；如果发票上的盖章单位是个人，那么需汇至个人的账户；税局代开的汇至发票上的收款方一次性采购超过3000元未能对公支付的，报销时附上单据审核主管潘晓敏（pa

16、nxiaomin7daysinn ）确认邮件，未附上的作退单处理长期合作的供应商，采购货款低于3000的，也请尽量采用对公转账支付3、单据粘贴粘贴单的尺寸（210mm130mm）。发票的粘贴范围以粘贴单大小为界，须靠近粘贴单顶界和右界，按小票在下、大票在上的原则，从右往左呈阶梯状依次横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。正确贴法：员工费用报销原始票据须按不同类别，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。各员工在网上报销系统中提交单据后，应将提交时系统生成的电子单据号填写在粘贴好发票的报销粘贴单空白处，并将粘贴单及时

17、寄送到财务以便及时审核。4、费用报销及时性费用类型报销期限一、个人费用当月发生的费用最晚于次月20日前办理报销手续市内交通费、差旅费、移动 费、业务招待费邮寄费、员工活动费二、有固定支付周期的费用按其支付周期，每次付款后一个月内应取得相应票据办理报销或冲账客房 费、网络使用费水费、电费、洗涤费、燃气费、暖气费绿植费、环境卫生费三、采用月结或季结等方式支付的运营物资采购如按照月结或季结的方式，应在取得相应票据后一个月内报销或冲账；结账周期最长不得超过季结 服务用品、清洁用品、维修材料、低耗品 客房饮品、印刷品 小商品、早餐材料四、其他合同付款付款后一个月内凭相应票据报销或冲账 员工宿舍租金、收视

18、费、电梯维保、保安服务等合同付款五、需要上门申报的税金缴税当月20日前寄回完税凭证及纳税申报表说明：上表中未涵盖的其他费用类型，应在取得票据的次月20日前办理报销手续。特殊情况不能在规定的报销期限内办理报销，必须在提单前申请，提单后（事后）申请的一律不允许报销。报销时需附上申请确认邮件（申请邮件发至单据审核主管潘晓敏邮箱panxiaomin7daysinn ）审核不合规的报销单据被退回后，应在一周之内补回手续。本年度发生的费用必须在本年度办理报销（以报销的原始凭证注明的日期为准）。未按照规则及时报销，会计将不予审核。5、提单注意事项报销单模板如图：报销单据的填写均在网上报销系统expense.

19、7daysinn 填制，填制时请注意以下内容：内容填单注意事项：日期所有的报销单据日期填写的统一格式均为：yyyy-mm-dd， 且不能超过系统日期支付方式支付方式个人可选择领取现金或转代发薪银行，对公司请选择自领支票或银行转帐（注明银行信息）。部门、费用等选择按照所报销费用归属部门或分店请在“所属部门”里选择及正确选择费用对应的“费用类别”；营销部门、商务拓展部、品牌管理部及客服中心的费用请选择“费用类别”为“销售类费用”，其他总部各部门选择“管理类费用”，分店根据报销的费用是属于管理类、成本类或销售类选择相应的“费用类别”；若是项目费用，请在费用归属项目一栏选择“该项目”（暂时没有设置项目

20、费用，故不需要选择该项目）。费用描述、金额按照费用使用情况填写“费用描述”，填写金额时不需要写“元”字，只输数字即可。报销单合计金额低于100元请累积到下次再报销。费用类型按照所要报销的费用类型在模板中选择相应的“费用类型”；所属部门各项费用禁止跨部门/分店申请报销。若某项费用归属不同的部门、分店，请分别填单申请，并选择相应的“所属部门”。借款冲账事前有借款的，请在主表下面的“借款冲账”，填写本次冲账金额。如报销金额大于冲账金额，剩余款项就是实付金额。填单提示如填写有误或费用超标，系统会在右上角处红字提示，请修改单据后方可提交。提交提交电子单据后，请将生成的电子流单号填写在原始发票粘贴单主面的

21、右上角处，并将粘贴单及时寄送到财务审核(会计需同时审核原始发票和电子单据）。6、费用描述规范费用描述与所报费用内容一致，如报销办公用品不能填写清洁用品费用描述要严格按照本章第二部份的描述要求7、违反规定的处理退单8、所报费用真实、合理一旦发现虚假报销，直接上报内审部9、其他规定本文未涵盖的费用，不允许走日常费用报销流程第二部分 具体规定1、采购类1.1 一般采购A类货品不允许走日常费用报销，直接由总部采购会计审核付款发票：国税发票（销售类发票）附件：2人签名的采购明细清单 如果发票上面注明了物品、数量、单价不需另外提供采购明细清单；明细清单也用小票（有数量单价的）替代，小票单位与发票单位一致。

22、签名人：店长或店助+收货人；签名地方：可选择在发票背后、清单上签名（为了保持发票的整洁，不允许在发票表面签名）；MRP收货确认单必须签名；不允许在白纸签名明细清单要素：物品具体名称（不要出现含糊的名称，如XX配件）、单位、数量、单价、金额、总计金额1.2 早餐材料采购符合 HYPERLINK l _1.1_本文一般采购 本文一般采购的要求需在费用报销单中的“费用描述”那一列注明“X月早餐材料采购”，不能跨月填写。如果同时报销不同月份的费用分行填写即可。报销上限不能超过对应月份收入分配的采购成本1.3 小商品采购符合 HYPERLINK l _1.1_一般采购 本文一般采购的要求需在费用报销单中

23、的“费用描述”那一列注明“X月小商品采购”，不能跨月填写。如果同时报销不同月份的费用分行填写即可。报销上限不能超过对应月份收入分配的进货成本1.4 C类货品采购符合 HYPERLINK l _1.1_本文一般采购 本文一般采购的要求需提供MRP收货确认单（格式如下）供应商名称为分店当地供应商采购数量要与MRP收货确认单收货数量要一致，不能出现小数情况；采购物品单价不能超过MRP收货确认单的物品单价。如超过限价，报销时需附上运营部同意邮件，否则直接扣减超出金额。采购手册有注明物品品牌规格的，采购清单也需备注。1.5 电器、家具采购符合 HYPERLINK l _1.1_本文一般采购 本文一般采购

24、的要求如是C类物品，需符合要求采购手册规定了牌子型号的，需在明细备注说明采购物品的品牌和型号如跟采购手册规定的品牌型号不一致，报销时附上采购部确认邮件1.6 印刷品符合 HYPERLINK l _1.1_本文一般采购 本文一般采购的要求（发票类型改为本小点的）发票：优先选择国税发票，如是手写版的地税发票，开票内容要写成“广告宣传制作”。如是C类物品中的分店宣传页（95*210mm，表面4C+4C，157G）、电梯门海报，需提供MRP收货确认单，并符合的要求注：如果发票或明细中提及的分店宣传页不是上面规格，请注明是何种分店宣传页，规格是什么。1.7 维修维修材料采购：符合 HYPERLINK l

25、 _1.1_本文一般采购 本文一般采购的要求电器类维修：国税发票；不强制要求明细清单不动产维修：如刷墙、防水处理；发票类型为地税发票，并提供维修单（维修原因、地点、时间）；一项工程超过10万需走工程维修流程；一项工程大于1万元小于10万的分店维修需走“分店维修合同签订、付款审批流程”；一项工程小于1万且大于5000元的分店维修走日常费用报销，报销时需附上由维修统筹小组确认的邮件；需扣除施工队质保金的维修费不论金额大小走“质保期间维修费用处理流程”，不走日常报销。符合 HYPERLINK l _1.1_本文一般采购 本文一般采购的要求提供MRP收货确认单，MRP系统中供应商统一名称为金红叶纸业(

26、苏州工业园区)对公转账支付：账户为分店对应相应的卷纸供应商账户。2、能耗、收视费、网络使用费、客房 费2.1 水费、电费直营店：附上合规发票或收据；尽量附上耗损明细（写明本月用水、用电量、水电费单价）在费用描述中注明缴纳水电费的所属时间管理店：附上正规发票；尽量附上耗损明细（写明本月用水、用电量、水电费单价）在费用描述中注明缴纳水电费的所属时间2.2洗涤费取得服务业发票，在费用描述中注明洗涤费的所属时间属B类货品，需提供MRP收货确认单供应商为洗涤合同上的合作方。发票上的单位、收款单位与MRP收货确认单位三者要一致洗涤费押金洗涤合同签署后，按照合同约定扣除洗涤费押金分店在MRP系统中录入当月全

27、额洗涤费用明细，实际报销货款为扣除了押金后的剩余金额，并提供全额洗涤费发票；洗涤费违约金分店在MRP系统中录入当月全额洗涤费用明细，实际报销货款为扣除了违约金后的剩余金额，并提供全额洗涤费发票与一联洗涤违约金收据2.3 其他能源天然气费、煤气费、液化费、停电时发电用的燃料费等提供正规国税发票在费用描述中注明费用的所属时间2.4 收视费、网络使用费、客房 费提供正规地税发票在费用描述中注明费用的所属时间首次支付（含更换供合作公司后首次支付的）请走合同签订流程，付款直接走日常费用报销，报销时提供会签流程及其合同复印件（或以附件形式上挂报销系统）会签单样板会签单必须是已经结束流程的了，如图：3、其他

28、费用3.1 市内交通费同城公交地铁车票、的士票及其燃油附加票或汽油票、过桥发票除汽油票不需提供交通明细表，涉及的都需提供交通明细表交通明细表需包含：序号、日期、起止地点、事由、金额；交通票需标注序号，与明细表的序号一致3.2 广交会租车费汽车公司地税发票费用描述注明租车时间3.3 移动话费运营分店店长每月200、店助每月100；筹建期移动话费酌情报销。在费用描述注明“X月某某移动话费”抬头可为个人，电信或移动公司发票3.4 分店员工及飞翔差旅费异地交通费（火车票、飞机票、异地交通票）住宿费如出差地有7天分店的，无特殊情况下必须入住7天分店，且必须在7天官网通过网上支付平台预付房费，凭发票及前台

29、结帐时打印的账单报销（账单会显示支付方式，会计以此判断是否通过网上支付）。因各种原因无法入住7天分店的员工，出差前须邮件申请，经CEO直接审批，凭审批邮件及相应发票进行报销。出差期间，在7天消费的项目都可报销。出差餐费不允许报销费用描述格式“因某事从哪到哪”，描述需与发票相符。需注明出差人员3.5 员工福利费员工活动、员工体检：提供正规发票、活动人员名单（需注明活动日期）派发实物：提供正规国税发票、签收人名单费用描述：X月员工活动费3.6 业务招待费不允许送现金与购物卡提供正规发票与pos单报销，pos单商户名字与发票关键字一致。房费招待另需附入住账单，需实名入住赠送前台小商品、早餐、会员卡等

30、属于赠送性质的另需附入住账单或工作账单工作帐单与入住账单结算方式必须是银行卡费用描述：X月X日因某事招待某部门（注意：费用描述及附件均不要提及到个人姓名）3.7 培训费发票：提供服务业发票需附件或在费用描述注明培训事项提供培训人员名单3.8 招聘费发票：地税发票3.9 CIC费用、安全检查费用发票：提供检查期间住宿发票、交通发票报销报销时费用归属选被检查分店，财务将为CIC检查人员开通报销权限在费用描述注明检查月份3.10 安全保卫费发票：服务业发票费用描述注明月份3.11 环境卫生费发票：行政事业单位收据、服务业发票消杀费、灭四害、外墙清洗、开荒清洁：费用描述注明月份空调清洗：费用描述注明清

31、洗空调数量、月份3.12 员工宿舍费用及其基本设备采购服务业发票宿舍租金：费用描述为X月X日X月X日宿舍费用员工中介费：与宿舍租金分开，单独填写一行宿舍物业管理费：与宿舍租金分开，单独填写一行分店员工宿舍配置：只能配置满足基本住宿、淋浴要求的设施，包括床、床垫、桌椅、热水器、电风扇、空调（物品购置提供国税发票报销）合同签订及续签请走合同签订流程，报销付款直接走日常费用报销。首次报销需提供会签流程及其合同复印件附上合同复印件（或以附件上挂报销系统的形式提供）之后每次报销不需提供会签流程，但仍需提供合同复印件（或以附件上挂报销系统的形式提供）报销金额、方式都需与合同描述一致，并付款到签约方（业主）

32、账户，特殊情况需附上单据审核主管潘晓敏(panxiaomin7daysinn )确认邮件3.13 搬运费及邮寄费发票：服务业发票、交通运输发票邮寄费需附上邮寄运单，运单与发票单位一致由物流公司搬运的，请提供搬运底单及注明搬运事项；其他搬运费需注明搬运事项即可3.14 减免房费分店自开发票入住账单（实名入住）减免理由清单（要素包含：日期、房单号、减免理由、金额）3.15 系统故障产生的房费、 费不需提供发票房费：提供入住账单（实名入住）和信息中心发出的确认邮件，如没有确认邮件请附上发票 费：工作帐单3.16 物业管理费发票：地税发票3万以下按照历史方式处理，如首次操作，由店长提单报销；3万以上店长不再提单报销，直接寄到分店会计，有分店会计制单付款。提