秘书管理培训

1、 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 ToSecretarial Management Training欢迎参加欢迎参加秘书管理培训秘书管理培训 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Training Course Outline培训课程概要培训课程概要Part 1 第一部分第一部分 The Secretarys Role & Ethics 秘书的角色与职业道德秘书的角色与职业道德 Safety & Security in the Office 办公室里的安全办公室里的安全 Secretarys

2、Skills 秘书的技能秘书的技能 - Technical Skills 技术技能技术技能 - Organization Skills 组织技能组织技能 - People Skills 人际交往技能人际交往技能 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Part 2 第二部分第二部分 Meetings: Types of Meetings 会议类型会议类型 Secretarys Responsibilities 秘书的职责秘书的职责 Agenda and Notice of Meetings 会议议程与通知会议议程与通知 Minutes 会议记录会议

3、记录 Terms Used in Connection with Meetings 会议用术语会议用术语 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Part 2 第二部分第二部分Business Etiquette & Protocol 商务礼节与礼仪商务礼节与礼仪 Receiving Visitors 接待来访者接待来访者 Waiting Period 等待期间等待期间 Visitors Without Appointments 没有预约的来访者没有预约的来访者 Creating a Good Impression 创造良好印象创造良好印象 此刻打

4、盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Part 2 第二部分第二部分 Telecommunications 电讯电讯 - Answering the Telephone 应答电话应答电话 - Making Telephone Calls 打电话打电话 - Telephone Services 电话服务电话服务 - International Telephone Service 国际电话服务国际电话服务 - Other Forms of Telecommunications 其它形式的电讯其它形式的电讯 Effective Telephone Behav

5、ior 有效的电话行为有效的电话行为 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Part 3 第三部分第三部分 Office Machinery 办公室的器械办公室的器械 Retrieval & Storage of Information/Filing Systems 提取与存储信息提取与存储信息 / 存档系统存档系统 Mail Handling 处理邮件处理邮件 Purchasing & Supplies 采购与补给采购与补给 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Part 4 第四部分第四部分 H

6、ow to Understand & Cope With Your Boss? 如何理解并与你的老板相处？如何理解并与你的老板相处？ Time Management ( First Things First ) 时间的统筹时间的统筹 Interpersonal Communication I 人际之间的交流人际之间的交流1 Interpersonal Communication II 人际之间的交流人际之间的交流 2 Your difficulties encountered at work everyday 你平日工作中所遇到的困难你平日工作中所遇到的困难 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你

7、将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 The Secretarys Role 秘书的角色秘书的角色 -The word “secretary” means all things to all people. 对所有的人来讲对所有的人来讲, “秘书秘书”就意味着一切。就意味着一切。 -A secretary provides a full range of management support which calls upon a variety of skills and abilities. 秘书对管理提供全方位的支持，这需要广泛的技能秘书对管理提供全方位的支持，这需要广泛的技

8、能 与能力与能力 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 The Secretarys Qualities 秘书的素质秘书的素质 -Good organizer 好的组织者好的组织者 -Able to get her own priorities right 能够正确地确定工作的优先性能够正确地确定工作的优先性 -Plan her employers day 计划好老板的每一天计划好老板的每一天 -The ability to get on with people is a great asset 与人交际的能力是一宝贵的财富与人交际的能力是一宝贵

9、的财富 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 The Secretarys Qualities 秘书的素质秘书的素质 - It “oils the wheels” of everyday life 灵活地处理日常生活事务灵活地处理日常生活事务 - Diplomacy 外交技能外交技能 - Loyalty 忠忠 诚诚 - Discretion 审审 慎慎 - Common sense 常识性常识性 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 The Secretarys Qualities 秘书的素质秘书的

10、素质 - Initiative 主动性主动性 - To regard all the information which passes through her hands as completely confidential 对所有经手的信息均予以保密对所有经手的信息均予以保密 - They are acquired by experience 好的素质由经验而来好的素质由经验而来 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 The Secretarys Work Ethics 秘书的职业道德秘书的职业道德 “Ethical Relativism” “

11、道德相对论道德相对论” Ethical behavior begins with you and me 道德行为从你我开始道德行为从你我开始 Confidentiality and Individuality 保密与自我保密与自我 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Safety & Security in the office 办公室里的安全办公室里的安全 - Confidential papers 保密的文件保密的文件 - Cash (including petty cash) 现金（包括零用现金）现金（包括零用现金） - Confiden

12、tial telephone conversations 保密的电话交谈保密的电话交谈 - Any package 任何包裹任何包裹 - Visitors 来访者来访者 - Tops of cupboards 柜橱的顶部柜橱的顶部 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Safety & Security in the office 办公室里的安全办公室里的安全 - Keep filing cabinet drawers closed 档案橱柜的抽屉保持关闭状态档案橱柜的抽屉保持关闭状态 - Serial numbers 序列号序列号 - Torn

13、 or worn floor covering 撕坏或用坏的地板遮盖物撕坏或用坏的地板遮盖物 - Overloaded electrical adaptors 超负荷的电源转换器超负荷的电源转换器 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 At the end of the day, a secretary should check:在一天结束之时，秘书应检查：在一天结束之时，秘书应检查： Taps are turned off in the pantry 工作间的水笼头是否关闭工作间的水笼头是否关闭 Lights are switched off

14、灯具是否关闭灯具是否关闭 Electrical equipment is unpluged (apart from computers) 除了电脑，是否电器的插头已拔下了除了电脑，是否电器的插头已拔下了 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 At the end of the day, a secretary should check:在一天结束之时，秘书应检查：在一天结束之时，秘书应检查： Safe and filing cabinets are locked 保险箱与存档橱柜是否上锁了保险箱与存档橱柜是否上锁了 Doors and windo

15、ws are locked 门与窗是否上锁了门与窗是否上锁了 A duplicate set of keys left with a responsible members of staff is a help in case of loss or in an emergency 为预防遗失或有紧急情况发生，应备有备用钥匙为预防遗失或有紧急情况发生，应备有备用钥匙 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Secretarys Skills 秘书的技能秘书的技能Technical Skills 技术技能：技术技能： The Importance of

16、 English 英语的重要性英语的重要性 Taking dictation 听写记录听写记录 Shorthand dictation 速速 记记 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Secretarys Skills 秘书的技能秘书的技能Technical Skills 技术技能：技术技能： Written communication skills 书面交流技能书面交流技能 Telephone skills 电话技能电话技能 Numeracy skills 计算能力计算能力 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学

17、习，你将圆梦!。 Secretarys Skills 秘书的技能秘书的技能Organizational Skills 组织技能：组织技能： Keeping diaries 做好日记做好日记 Managing time 时间统筹时间统筹 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Secretarys Skills 秘书的技能秘书的技能Organizational Skills 组织技能：组织技能： Know yourself 了解你自己了解你自己 Managing your bosss time 统筹好你老板的时间统筹好你老板的时间 此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦此刻打盹，你将做梦；而此刻学习，你将圆梦!。 Secretarys Skills 秘书的技能秘书的技能People Skills 人际关系技能：人际关系技能： Relating to Others 与他人的联系与他人的联系 Relationships with staff 与员工的关系与员工的关系 T