地产采购部门建制规范培训

1、地产采购部门建制游任超采购部门管理加强的必要性采购部的架构及规章制度采购部职员的工作职责采购部各项工作流程采购部的各项财账、函件处理一、采购部门管理加强的必要性 采购工作作为企业生产经营管理过程中的一个基本环节，过去有人认为采购是一个很简单的职能，就是花钱买东西，这有何难！而随着国内贸易的发展，现代企业逐步认识、理解到采购在施工和销售中的重要价值。现代采购需要实现从供应商到最终用户之间的物流、信息流和资金流的一体化管理，因此建立新型供需关系和采购经营模式成为企业运营中关键点之一。 企业于市场价格的竞争 , 表面上看是产品价格的高低,实际上是成本高低的较量，要降低成本有两个基本途径：1、降低施工

2、过程中的消耗, 2、降低物资采购价格。传统成本管理主要解决降低施工消耗的问题 , 但对企业而言更重要的是降低采购、施工成本 。在施工过程中的成本挖潜是比较有限的,相对比起来采购过程中的潜力却大得多, 而且由于市场随时在变 , 采购过程中的挖潜可以说是永无止境的；所以大部份企业对于降低采购成本视为重要管理环节 ，它对企业来说意义重大 ；对于发展中的企业来说树立正确的采购成本管理理念 ，实践最新采购成本管理技术才能帮助企业获到最低的供应成本，促使企业的竞争力强大从而获得最佳利润。加强管理降低采购成本一、采购部门管理加强的必要性 随着市场经济的发展, 我国的市场供求关系发生了根本性的变化,在市场供大

3、于求的情况下,卖方竞争激烈,这种竞争会使产品的种类、 规格、 性能、包装等日趋多样化 。这就为采购行为增加了难度,企业必须对采购物资的质量 、价格、供货方式 、信誉等多方面加以比较选择,这就使企业要求切实加强采购管理。其次, 在市场竞争异常激烈的今天,卖方会利用五花八门的促销手段, 甚至是不规范的返利、回扣 、提成等方法来推销产品,这种情况下,如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督,就会极大的损害企业利益。 物资采购工作如果出现问题,不但会影响企业的生产经营活动,降低企业产品的竞争力,而且会破坏内部凝聚力,影响企业团结,更会损害企业形象。因而,从经济角度,加强企业的物资采购管理,都有着非常重

4、要的意义。保证物资质量杜绝不正之风二、采购部门的架构及规章制度采购主管采购部副经理采购部经理 采购专员1 采购专员2 采购专员3 采购专员4 采购专员5 采购专员6采购文员1采购文员2 仓库管理员1采购专员采购文员库管员1、采购部门的架构二、采购部门的架构及规章制度采购部门规章制度2 日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高； 热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的变动及 积累； 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德； 坚决执行公司各项工作制度及认真完成领导交办的各项任务； 积极了解与各部门配合的实际工作情况，做到事情早知道早处理； 及时处理部门

5、的各项文件，做到当天文件当天处理，杜绝文件至压； 根据公司、部门下达的物资采购计划执行采购实施，按时、按样、按质、 按量地完成物资采购各项工作； 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。 吃苦耐劳适应性强积极认真精打细算操守廉洁 掌握市场工作要素三、采购部门各职员的工作职责采购部经理岗位职责1、直接对分管领导、公司负责，全面主持采购部工作，确保各项任务的顺利完成；2、审核年度采购计划、采购项目，审查各部门领用物资数量，合理控制，减少损 耗；3、全面主持、把控大宗物资订购的业务洽谈及招投标工作，督促物资采购相关责 任人把控好货物的验收及质量关，保证物资供应和仓储正常；4、教导属下职员在工作中遵纪

6、守法，对工作认真负责，不徇私舞弊。按公司战略 计划完成各类物资采购及安全保管任务，尽可能在预算范围内做到节支降耗；5、督促采购、仓管、文员责任人顺利完成各项工作，加强对职员工作素质培训， 不断提高员工的各项业务水平和工作能力；6、 对本部门制度拟定及员工执行情况负责，教导职员遵照各项规章办事；7、对本部门员工的专业知识培训及考核负责；8、对员工进行严格管理，根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议；9、 严格内部管理，抓好各项规章制度的落实，对本部门办公设备的使用及管理 负责；10、负责制定部门工作计划，监督工作计划的执行及完成情况。三、采购部门各职员的工作职责副经理岗位职责1、协助配合经理管理部

7、门各项工作，包括询比价、签定采购合同、验收、评估及 反馈汇总工作； 更新、完善、创新采购工作流程；2、协调好与各部门关系，督促采购主管完成大宗采购各项工作；3、协助部门经理对职员的培训及考核工作；4、监督采购物品的系统性，促督文员录入各类有关采购物品信息的编制，使其适 时更新、修改、补充，归档形成系统化管理，按时检查部门文件系统的更新；5、协助部门经理管理日常事务，检查、督办、协调部门经理有关决议、文件、指 示的执行情况，并将相关信息及时汇总呈报部门经理；6、协助部门经理完善采购系统的管理规章制度，督促职员遵守规章制度；7、弘扬公司企业文化，对外对内宣传工作，宣导企业精神，加强部门团队建设，

8、贯彻实施公司理念；8、传达采购部相关文件，协助部门经理组织各种活动和会议；9、维护部门日常办公秩序和办公环境，10、及时完成部门经理交办的各项任务。三、采购部门各职员的工作职责采购主管岗位职责1、协助配合部门经理主持采购部各项工作，分派部门经理下达的各项采购计划给 采购专员；2、查询库存与施工进度物资的需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场 变化情况，指导并监督采购专员开展各项采购业务；3、拟定年、季度部门采购计划，统筹策划和确定采购内容呈报部门经理；4、监督和参与物资采购业务洽谈，督促下属职员及时完成各项采购任务工作；5、审核小宗物资采购合同及跟进采购物资的财务支付情况，及时向部门经理

9、汇报 近况；带领采购文员协助部门经理完成大宗物资采购的招投标各项工作；6、组织相关部门职员开展对到货物资的验收及物品移交工作，并督促采购专员和 文员做好相关验收、移交手续的办理；7、组织对供应商的各项评估工作；8、监督采购专员的订货工作，确保有充足的库存，没有库存的物资能够在制定的 时间内进场，保障各项工作高效运转不耽误公司运营及施工；9、按计划完成部门经理下达的各类物资采购任务，并在预算内尽可能减少开支；10、按时完成部门经理交办的各项任务。三、采购部门各职员的工作职责采购专员岗位职责1、严格执行上司下达的各项工作指令，听从部门统一管理，对己一切行为负责；2、熟悉房地产行业常需的各项工程物资

10、，掌握常用物资的品牌、规格、质量、供 应厂商, 了解其价格波动规律及质量情况；3、根据部门采购战略下达的各项任务做好采购工作计划，按重要性、急用程度完 成采购任务，；4、物资采购货比三家，认真核对其中的区别，把好价格、质量关；5、采购的物资到货后组织相关部门同事对合格物资的接收入库或移交使用单位， 并负责采购物资验收、移交的相关手续办理工作；6、建立常用各项物资供应商的信息库；7、与采购文员、仓管员做好供应商的评介，并将结果呈报上级领导；8、做好物资的动态管理，及时掌握市场信息，做好多渠道的市场调查；9、协助部门主管完成各类物资的选厂、选型及评估工作；10、配合部门经理完成相关采购合同的谈判，

11、做好部门合同及相关记录的保存；11、认真完成领导交办的其它任务。三、采购部门各职员的工作职责采购文员岗位职责1、熟悉本部门各个工作环节情况及与各部门的对接流程；2、负责收发各种文件、信件，收取的公文、采购申请单、往来函件及时交给经理 审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件；3、编写采购合同等文件，做好采购物资的单价对比呈报领导审批，并把最终报价 单输入系统，与采购主管共同协助部门经理完成大宗物资采购的招投标工作；4、管理日常采购文件及各项往来函件，做好各类文件、往来业务单据的登记与建 档，协助领导检查采购过程及各项文件的检阅；5、接听电话、传真并认真细致做好记录，接待来访客人，文明待客，做好会议

12、记 录及存档；6、收集、整理与统计各种采购单据，汇总采购主管、专员、仓管员及本职的周、 月工作编制采购部门的周报表及月报表；7、做好采购品质记录，整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等， 协助采购专员对供应商的评估等工作，使其顺利完成价格谈判等工作；8、采购事务的传达，记录每项采购进度及时呈报部门经理；9、申请与报支各项采购费用，与财务对接核对记录好每笔往来费用与发票及时 冲账；三、采购部门各职员的工作职责材料仓管员岗位职责1、做好物品出入库记录，并根据公司物料验收规范对物资进行验收并做好每 项记录；2、负责库房日常管理事务，检查库存产品状况；3、按规定收发物资，做好物资进库储位的排

13、放；4、每月盘点物品，做到帐、物相符，填写库房相关数据并上传至部门共享文件中；5、配合部门盘点库房产品工作的具体执行；6、做好物资的搬运和库房废次品的回收及保管；7、物资到货及时入库，储放至安全之处防倒塌、遗失及变质；8、每天检查仓库安全卫生状态，并及时整改；9、要控制好常用物品库存量，出现状况及时呈报部门领导；10、与采购员、询价员一起做好供应商评介；11、收到物资采购申请计划后，认真核对相关物资进度计划文件及库存物资再作 出申购建议；12、维护和管理好库房各项设施。施工单位提需用采购物资申请转至采购部采办甲方工程部材料供应处 申购物资项目负责工程师审核 工程部经理审核项目总负责人审批（总经

14、理或工程副总）四、采购部各项工作流程 物资采购申请流程图四、采购部各项工作流程物资采购申请流程 为了节制物资的损耗、使用合理化，每家企业都有一套环环相扣的物资采购申请流程，我司也不例外，具体流程如下：1、采购申请单由施工单位或设计部发起，在项目施工或设计中将要使用到的物资认真填写至工 程物资采购计划申请表中，然后转至我方工程部材料供应处；2、工程部材料供应处接到工程物资采购计划申请表后做好登记，并核实我方是否有相应的库 存物资，如有库存的物资则在采购计划表中作出不需采购的标示，没有库存的物资则根据工 程施工进度物资进场编制核对是否有该项需求，弄清实情后将后转至申购物资项目负责工程 师审核；3、

15、项目负责工程师接阅采购计划申请表后，根据施工进度作出批示再转至工程部经理审核；4、工程部经理接阅采购计划申请表后，根据项目实况作出批示，然后由工程部材料供应处材料工 程师转呈项目总负责人审批（总经理或工程副总）；5、项目总负责人审批完后工程物资采购计划申请表已生效，将由工程部材料供应处材料工程师与采购部文员对接呈报给采购部经理安排采办工作。四、采购部各项工作流程送样定样合同签约（支付定金生产供货到货验收支付余额） 物资采购流程图议价做供应商各项评比（价格、质量、信誉、实力等） 呈报领导评选供应商起草合同协议 走合同审批四、采购部各项工作流程物资采购流程 企业为了监督和控制不必要的开支，保证采购

16、工作的正常化、规范化，都会强化、健全采购管理制度，根据公司实际情况制定物资采购流程 ，我司物资采购具体流程如下：1、采购部门接到采购物资单呈报经理审阅后，由经理下达给采购主管分派采购专员采购事项任 务；2、采购专员承接采购任务后方开展各事项工作：找厂商询价送样定样议价，各采购专员 （每项采购任务将由一名采购专员负责，另一名或两名采购专员配合询价共同完成该项采购任务）将与商家最终谈定的 价格及各项资质文件转至采购文员（杜绝采购文员与商家联系）处汇总做供应商各项评比定选表（价格、 质量、信誉、实力等）；3、采购文员将整理好的商家各项资质文件及做好的供应商评比定选表交由采购主管审阅无误后， 方呈报采

17、购部经理批示；4、采购部经理对评比表作出批示后由采购文员呈报总经理（或工程总负责副总）审批；5、评比表由总经理（或工程负责副总）作出批示后始由采购主管和负责该项采购任务的采购专员 与选定的商家洽谈供货各项细节并起草供货合同协议；四、采购部各项工作流程物资采购流程6、起草完合同协议呈报采购经理审阅无误后，由采购文员走合同申请流程：采购部经理批示 财务部经理批示总经理（或工程总负责副总）审批签约（行政部盖公章）；7、签订合同后由采购专员发起申请合同履行的物资第一笔金额定金，采购专员填写完资金申请表 后交由采购文员走申请流程：部门经理批示财务部经理批示总经理（或工程总负责副 总）审批行政部盖公章做完

18、文件存底后转至财务部出纳；8、采购文员对合同申请金额的跟进，对合同的每一笔转账金额都急时通知部门经理及该项采购任 务负责人；9、负责采购任务的采购专员接到采购文员的转账通知后第一时间通知供应商，并跟进物资的生产 及到货各事项的确认；10、货到我方后将由该项采购任务负责人组织相关部门职员对物资的验收，并做好移交工作及相关 的交接验收手续，交接验收文字文件的原件必须交留一份给采购文员作为部门留底；11、按时到货及验收无质量问题后由采购专员按合同约定申请相关金额，采购专员填定完资金申 请后交由采购文员完成申请流程（如大宗甲供材长期供货则按公司规定的甲供材制约办， 如：到货移交验收及前期各项工作无异大

19、宗长期供货的甲供材到货资金申请由供货方发 起项目监理单位甲方工程部采购部成本部项目总负责人审批）。五、采购部的各项财账、函件编制处理 采购部作为公司的重要部门不单要做好采购物资的各项工作，更要和财务部门密切协作处理好与供应商的各项往来账目；并根据公司制定的财务管理制度贯彻、执行核算好各项采购业务明细，正确、及时、完整地记好账、算好账、报完账，按要求编制季度采购报表，及时准确地提供各项采购信息。 根据以上所述做为采购部门的职员不单要精通采购业务还需熟识些财务常识，以下简述采购职员需掌握几项的常识： 一、发票 （1）在采购过程中公司都会票求采购职员向供方索要与采购金额相等的发票， 而常用的发票有两

20、种，分别是普通发票和增值税专用发票（分两种：1、可 抵扣，2、不可抵扣）； （2）普通发票与增值税专用发票的不同之处： 1、使用范围不同（普通发票在所有的经营企业都能开据使用，而增值税专用发票仅 限于增值税一般纳税人的企业方能开据使用，而一般纳税人的企业在正常情况下都会 要求采购职员向供方索要增值税专用发票，因为它能抵相应的税额。）； 2、票面记载的内容不同（普通发票记载的主要是交易数量、含税价格、含税交易额 等，增值税专用发票主要记载则是交易数量、不含税价格、不含税交易额、增值税税 额等）； 3、联次不同（普通发票是三联，分别是存根、发票联、记账联，而增值税专用发票 一般有发票联、记账联和税

21、款抵扣联，从2004年起增值税专用发票取消了存根联。） 五、采购部的各项财账、函件编制处理（3）开完税票盖上公司财务专用章才算生效；（4）发票的税点及抵扣： 1、普通发票：小规模纳税人的企业开出的6%，个体经营户开出的4%； 普票不能抵扣税点； 2、增值税专用发票税点：13%（粮食、水、气、书、农业产品等）或17% （大部份的工业和商业），增值税票可抵扣，增值税普通税票不能抵扣税 点；（5）开据发票的公司名称要与签订合同的公司及收取电汇货款的公司名称一至， 有便于财务理账。 二、如何鉴别供应企业是否正常运营 当采购职员通过网络找到适合供应货物的商家而又不能确认它是否正常运营之时，可通过下例方法

22、进行前期的辨别：（1）让对方提供相应的资质文件，如：营业执照、税务登记证、企业组织机构 代码证等；（2）注意营业执照右下方的年检时间（每年的年检时间为3月1日至6月30日）；（3）可通过该企业所在地的工商红盾信息网查阅它的基本信息和信用评估；（4）让对方提供当月或前一个月开据的发票联，然后上开据发票地的税务网查 该发票的真伪（大宗采购最好至该企业实地考察为好）。 五、采购部的各项财账、函件编制处理 三、如何区分是厂商还是代理贸易商（1）营业执照上的企业名称是某某市某某贸易有限公司（或有限责任公司）或 某某商贸公司、某某经营部、店的为贸易商，贸易商不具备生产条件；（2）在营业执照中的经营范围里注

23、明的是出售某产品，而不是生产某产品的在 法律上也是不具备生产条件的，而设计和施工也是有区别的，注明一项的 只能拥有该项的资质，两项都有注明的方有两项的资质；（3）厂商的企业名称一般是某某市某某工贸有限公司（或制造、科技、实业公 司等）；（4）贸易商的注册地址一般是在店铺、商用住宅或大厦（如：某某路或街912 号，某某大厦1203或16D等），而生产商的注册地址一般是某某工业园某某 路某幢或号（小至某幢某层）；最好的鉴别莫过于到商家实地考察。四、采购文件的编制 采购工作作为企业经营管理过程中的一个重要环节，并不是外界认为的普通职能、就是花钱买东西那样简单；采购部门编制的很多采购文据都可以做为企业核算企业运营成本的重要依据;所以采购产的所有往来文件、数据都要有妥善编制存放，各类文件都得细化、详尽，做到多少年以后只要公司、部门存在不管换了多少职员都能有据可查有数可阅，固每类文件都要有详细的项目、类别、日期、编码。 五、采购部的各项财账、函件编制处理五、采购部的文件编制格式（1）询价表五、采购部的各项财账、函件编制处理（2）价格对比表五、采购部的各项财账、函件编制处理（3）采购审评表 （4）合同审批