文件管理培训.

1、文件和记录的管理培训文件和记录的管理培训罗通发培训大纲 1、文件的管理文件的管理 1.1纸质文件的管理 1.2电子文件的管理 2、记录的管理记录的管理 3、ISO9001-2008对文件管理的要求对文件管理的要求下面的情况是否熟悉下面的情况是否熟悉？如果变成这样呢？如果变成这样呢？是否遇到这样的问题？寻找物品所需物品没了急忙领货或者订货糟糟了了寻找后没找到订货后来找到了后来找到了好不容易找到了下班了不良品不能使用数量不够可惜了可惜了怎么办怎么办立即找到寻找时间很短立即能用数量太多合适还还好好最好最好文件的管理 很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的很多员工似乎并不在意自己的文件，办

2、公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件就是不知道如何整理自己的文件 文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的规范而清晰的什么是文件管理？ 根据ISO9000的定义： 文件是信息及其承载的媒体。 什么是信息？ 信息是有意义的数据。 所谓承载的媒体可能是利用

3、纸张、计算机磁盘、光盘、照片、磁带、或者标准样件、样品或者它们的任何组合方式的媒体文件管理中常见的问题 1、没有文件和资料编号规则？真功夫的文件和编号规则是什么？真功夫文件分为四个等级，分一级文件，编号ZKF-QSM、二级文件,编号ZKF-QP-（两位流水号）三级文件的编号规则？ZKF-部门代号-文件种类-三位流水号-版本号四级文件（表格），编号ZKF-部门代号-三位流水号+版本号 2、由于每个部门都有发行文件的权利，但是缺少文件状态标示：缺少发行部门和接收部门的标识及发行日期 现真功夫哪个部门负责管理这个项目？ 3、文件控制程序中，没有对外来文件的定义和管理 现哪份文件对外来文件有明确定义和

4、管理？ 本部门有哪些外来文件？应该怎么管理才合适？ 4、对于发行给第三方的文件，文件程序中没有明确的管理办法本部门有哪些发给第三方的文件？怎么管理？ 5、对于文件的审核和批准权限规定不明确。没有图纸和文件的审批规定，造成口头通知为准。 6、仅对文件的发放确认有规定，对于文件的回收，只规定自行销毁，没有记录可以查询。 本部门作废文件怎么处理？电子文件的管理 我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。在计算机的内部，在计算机的桌面上，在“资源管理器”中，充斥着无序与混乱。这种虚拟的混乱极大地影响了计算机的性能和我们办公的效率，当许多人面临这个问题时，总会认为

5、硬盘空间又不够了，计算机性能又不跟不上了，需要再换一台新的计算机了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将计算机里的文件真正管理起来，这样才会为自己日后省下更多的时间电子文件的存储对电子文档的六点建议 一、好好使用一、好好使用“我的文档我的文档” 好好利用“我的文档”的强大功能，桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中都能很容易的找到 可以利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件放在这里 二、建立最适合自己的文件夹结构建立最适合自己的文件夹结构文件夹结构是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信

6、息、工作和生活内容进行归纳分析每个人的工作和生活都有所不同，接收到的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立适当结构的前提比如，有相当多的自由撰稿人和编辑是以软件、硬件的类别建立文件夹的，而很多老师则以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹 三、文件夹与文件的数目不宜多三、文件夹与文件的数目不宜多 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有40个以内的文件是比较容易浏览和检索的 如果超过100个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件夹或建立一些子文件夹 另一方面，如果有的文件夹中文件数目长期只有少得可怜的

7、几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中 四、文件与文件夹的命名四、文件与文件夹的命名 一般以最短的词句描述此文件夹的类别和作用，能让你自己不需要打开就能知道文件的大概内容，就是好的名称 要为计算机中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订 最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处 此外，文件名要力求简短，虽然我们的系统可以支持长文件名，但长文件名会给我们的识别、浏览带来混乱 五、将待处理与已完成的文件分开存放五、将待处理与已完成的文件分开存放 不要把以前的文件和你正在处理的文件放在一起。 如果一年

8、前的邮件还和新邮件放在一起，那你将会浪费很多时间寻找文件。 所以，要及时地处理过期的文件，该备份的备份，该删除的删除。 清理之后，你会发觉你的计算机运转速度也快了许多。六、快捷方式有利于直接打开我们需要的文件六、快捷方式有利于直接打开我们需要的文件 如果我们经常要快速访问某一个文件比如写字板或者某一个应用软件，可以点击鼠标右键选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你需要的地方。 当然，当某些文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将某些快捷方式删除，以免过多的快捷方式占用了太多空间而影响计算机的运转速度。文件管理和记录管理基本要求 ISO9001 4.2.1文件总要求 文件详略取决于

9、组织实际情况，并非越多越好 实例： A公司：哈！你瞧，为了做ISO9000我们公司的顾问师帮我们写48本的程序文件，200多本的工作指示，听说很多管理程序还是国外大公司的范例呢！这么多的文件记录整整齐齐，看起来多舒服。 B公司：喔！真不好意思，我们中不过依照ISO9001的要求，根据我们自己的实际写下许多流程图，跟你们文件真没比半年后. A公司：文件！记录！文件！记录！为何等不下去了！ B公司：还好，我们没有抄他们的文件！4.2.1 文件结构宗旨宗旨，方向方向与目标目标描述QMS结构-纲要纲要阐述部门间运作程序运作程序阐述某项具体操作具体操作QMS运作-证证 据据Quality ManualQ

10、uality ProcedureWork InstructionQuality Record外来文件4.2.2 质量手册 体系的范围 文件程序的大纲 过程之间的关联性 结构4.2.3文件控制的要求4.2.3 文件控制作 法目 的文 件 文控六字真言：编，审，批，发，修，废。表单记录工作指示程序文件质量手册A 审查批准发行B 控制变更发行C 识别文件版本D 现场文件适用E 文件清晰易辨F 控制外来文件G 控制作废文件A 确保内容适当B 确保内容最新C 防止文件误用D 确保使用方便E 现场文件适用按 4 . 2 . 4 “ 质 量 记 录 控 制 ” 的 要 求 进 行 控 制文件的使用场所要求（

11、1）文件的使用场所要求（2）文件的分类客户资料国家标准国际标准行业标准外部文件受受 控控文件文件2012/12/28 非受控非受控文件文件2012/12/28电子媒体书面文件硬件拷贝内部文件暂时有效参考使用无须列管受版本版次更改限制。由文控中心负责QMS QMS 文文 件件文件控制流程图制订申请制订 修订文件发行正式运行文件会审试运行定期评审审批修 订 申 请作废申请审批销毁开始结束文件会审表文 件 发 放 / 回 收 记 录 表文件控制总览表文 件 年 度 评 审 记 录 表相关记录文件制订/修订/作废申请表文 件 控 制 程 序文 件 控 制 程 序技术资料控制程序文件书写管理规定相关文件

12、外来文件控制外来文件控制收集收集确认发放签收使用获取新版本发放号文件保管确认旧版回收外来文件适用的外来文件外来文件新版本作废版本（无效）ISO9001：2008标准要求的文件 4.2.3 文件控制 4.2.4 记录控制 8.2.2 内部审核 8.3 不合格品控制 8.5.2 纠正措施 8.5.3 预防措施常合写一个文件改进控制程序文件的基本结构 文件格式： 封面/修订页/正文/附件/附表 封面：文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。 正文常用“八步天龙”的格式 1.目的/2.范围/3.定义/4.职责/5.内容 6.参考文件/7.记录表单/8.附件（如：流程

13、图） 页眉：公司名称/文件名称/文件编号/生效日期/版本号/页码/制定部门/密级等。 页脚：制定/审查/批准等。记录的控制记录的控制记录证明提供产品、过程符合要求质量管理体系有效运行采取纠正和预防措施的信息保持和改进质量管理体系的信息质量记录的控制 质量记录是特殊的文件。质量记录是特殊的文件。 保持记录，提供运作证据保持记录，提供运作证据（标准要求的有（标准要求的有1919项）项） 记录的要求：记录的要求： 清晰清晰 / 易于识别易于识别 / 检索检索 记录的控制：记录的控制： 1 标识标识 2 贮存贮存 3 保护保护 4 检索检索 5 保存期限保存期限 6 处置处置 必须文件化：必须文件化：

14、质量记录控制程序质量记录控制程序记录控制记录控制标识贮存检索保存期限标识有唯一的名称和编号/版次环境条件：防虫蛀、防潮、防损坏、防丢失易查找，编目、归档、查阅的要求根据产品特点，法规要求决定保存期过期记录的销毁需登记、批准 + 质量记录的保存期限质量记录的保存期限 举例 a) 文件修改记录 b) 管理评审记录 c) 产品要求评审记录 d) 产品监视和测量记录 e) 内审记录 f) 培训记录改版后一年下次管理评审后一年交付后 +产品责任期 +X年交付后 +产品责任期 +X年下次内审后 +1年离开公司后 +X年质量记录控制流程图质量记录所用之表单质量记录所用之表单由质量手册、程序文件、工作指导等文

15、件引申而来，其控制按4.2.3进行，表单填写之后才成为记录，作为运作证据等。填 写保 存销 毁要求：勿漏项、勿随意涂改、勿铅笔填写，需清晰工整填写等。要求：装订成册、标识清楚、防潮、防晒、防虫。年 限要求：销毁申请，批准后盖作废章。相关文件质量记录控制程序质量记录清单相关记录质量记录标识卡质量记录销毁单ISO9001：2008必须的记录1.管理评审2.教育、培训、技能和经验的记录3.产品要求评审记录4.设计/开发的输入5.设计/开发的评审6.设计/开发的验证7.设计/开发的确认8.设计/开发的评审9.供方的评价记录10. 特殊过程的确认11.产品的唯一性标识12.客供品方面的记录13.测量设备失效时的评估记录14.仪器校正记录15.内审记录16.产品的监视与测量记录17.不合格品控制的记录18.纠正措施的记录19.预防