工作分析的步骤和工作分析的方法 (2)

1、第六讲 工作分析教学目的和要求教学目的和要求 了解工作分析的含义和工作分析的相关概念，正确理解工作分析的作用和意义和工作说明书的编写格式及应用，重点掌握工作分析的步骤和工作分析的方法。教学重点和难点教学重点和难点 工作分析的步骤和工作分析的方法教学方法和手段教学方法和手段 课堂讲授、案例分析 第一节第一节 工作分析概述工作分析概述 第二节第二节 工作分析的具体实施工作分析的具体实施 第三节第三节 常见的工作分析的方法常见的工作分析的方法第一节第一节 工作分析概述工作分析概述一、工作分析的含义一、工作分析的含义二、与工作分析相关的概念二、与工作分析相关的概念三、工作分析的作用和意义三、工作分析的

2、作用和意义第一节第一节 工作分析概述工作分析概述一、工作分析的含义一、工作分析的含义v 工作分析(job analysis)，也可以叫做职位分析、岗位分析，它是指了解组织内的一种职位并以一种格式把与这种职位有关的信息描述出来，从而使其他人能了解这种职位的过程。v通过工作分析，我们要回答或者说要解决以下两个主要的问题：v第一，“某一职位是做什么事情的?”这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位的名称、工作的职责、工作的要求、工作的场所、工作的时间以及工作的条件等一系列内容。v 第二，“什么样的人来做这些事情最适合?”这一问题则与从事该职位的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证

3、书、工作的经历以及心理要求等内容。二、与工作分析相关的概念二、与工作分析相关的概念1行动(action)。指工作活动中不便再继续分解的最小单位。2任务(task)。指工作活动中为达到某一目的而由相关行动直接组成的集合，是对一个人从事的事情所做的具体描述。3职责(responsibility)。由某人在某一方面承担的一项或多项任务组成的相关任务集合。 4职位(position)。由一个人完成的一项或多项相关职责组成的集合，又称岗位。 5职务(headship)。是指主要职责在重要性和数量上相当的一组职位的统称。 6工作(job)。是指一个或一组职责类似的职位所形成的组合。 7工作族(occupa

4、tion)。企业内部具有非常广泛的相似内容的相关工作群，又被称为职位族、工作群。 8职业(profession)。由不同组织中的相似工作组成的跨组织工作集合。 9职业生涯(career)。指一个人在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。 三、工作分析的作用和意义三、工作分析的作用和意义(一)工作分析为其他人力资源管理活动提供依据 1、为人力资源规划提供了必要的信息； 2、为人员的招聘录用提供了明确的标准； 3、为人员的培训开发提供了明确的依据； 4、为制定公平合理的薪酬政策奠定了基础； 5工作分析还为科学的绩效管理提供了帮助。 (二)工作分析对企业的管理具有一定的溢出效应 1通过工作分析

5、，有助于员工本人反省和审查自己的工作内容和工作行为，以帮助员工自觉主动地寻找工作中存在的问题并且圆满地实现职位对于企业的贡献。 2在工作分析过程中，企业人力资源管理人员能够充分地了解企业经营的各个重要业务环节和业务流程，从而有助于公司的人力资源管理职能真正上升到战略地位。 3借助于工作分析，企业的最高经营管理层能够充分了解每一个工作岗位上的人目前所做做的工作，可以发现职位之间的职责交叉和职责空缺现象。通过职位的及时调整，从而有助于提高企业的协同效应。第二节第二节 工作分析的具体实施工作分析的具体实施一、工作分析的步骤一、工作分析的步骤二、工作说明书的编写二、工作说明书的编写三、工作说明书的发展

6、趋势三、工作说明书的发展趋势一、工作分析的步骤一、工作分析的步骤 (一)准备阶段 1确定工作分析的目的和用途。 2成立工作分析小组。 3对工作分析人员进行培训。 4做好其他必要的准备。 (二)调查阶段 1制定工作分析的时间计划进度表，以保证这项工作能够按部就班地进行。 2根据工作分析的目的，选择搜集工作内容及相关信息的方法。 3搜集工作的背景资料 4搜集职位的相关信息。 (三)分析阶段 1整理资料 2审查资料 3分析资料 (四)完成阶段 1编写工作说明书 2对整个工作分析过程进行总结，找出其中成功的经验和存在的问题，以利于以后更好地进行工作分析。 3将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管

7、理的相关方面，真正发挥工作分析的作用。 二、工作说明书的编写二、工作说明书的编写v什么是职位说明书？什么是职位说明书？职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人员无关。员无关。通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任范围通俗地讲，就是通过对职位的工作内容，责任范围等的分析，给工作岗位画像、照相。等的分析，给工作岗位画像、照相。为什么要制定职位说明书？为什么要制定职位说明书

8、？编制职位说明书是企业管理的一项基础，也是各级编制职位说明书是企业管理的一项基础，也是各级主管的一项基本职责。它可以使主管对下属的工作主管的一项基本职责。它可以使主管对下属的工作要求有清晰的了解，以便提供必要的辅导，作出恰要求有清晰的了解，以便提供必要的辅导，作出恰当的评估。另外，职位说明书为公司的许多项目当的评估。另外，职位说明书为公司的许多项目（例如招聘，薪酬调查，技能差距分析，绩效考核（例如招聘，薪酬调查，技能差距分析，绩效考核和级别确定等）提供必要的信息。和级别确定等）提供必要的信息。便于理解组织机构和工作关系；便于理解组织机构和工作关系；是职位评估进而评定各职位薪酬，级别，薪酬调查是

9、职位评估进而评定各职位薪酬，级别，薪酬调查的基本依据；的基本依据；使员工充分了解自己在组织中的作用，相应的责任使员工充分了解自己在组织中的作用，相应的责任和职权；同时便于各级主管有效地管理下属的工作；和职权；同时便于各级主管有效地管理下属的工作；是各部门绩效管理的依据之一。既便于各级主管进是各部门绩效管理的依据之一。既便于各级主管进行有效的绩效考核，又为员工提供自我评定的参考行有效的绩效考核，又为员工提供自我评定的参考标准；标准；为招聘选材提供客观依据。公司可根据工作内容和为招聘选材提供客观依据。公司可根据工作内容和技能要素，进行招聘工作；技能要素，进行招聘工作； 便于制定个人工作计划和部门工

10、作计划；便于制定个人工作计划和部门工作计划； 便于各级主管为下属制定培训，晋升，公司内岗便于各级主管为下属制定培训，晋升，公司内岗位调动计划。位调动计划。如何撰写岗位说明书？如何撰写岗位说明书？How to Write a Job Description? 上级主管上级主管 岗位分析员岗位分析员 在职人员在职人员谁完成职位说明书？谁完成职位说明书？v办法一、办法一、被分析岗位的直接主管；被分析岗位的直接主管；v办法二、办法二、岗位分析专员。岗位分析专员。职位目的应负责任工作依据职位说明书包括的内容职位说明书包括的内容职位范围任职要求基础信息工作关系将一个新员工填补到工作岗位上的时将一个新员工填

11、补到工作岗位上的时候候当生产的产品或产出发生重大变化时当生产的产品或产出发生重大变化时当新设备、新方法或新程序当新设备、新方法或新程序 被引入工作场所时被引入工作场所时当工作单位出现重组时当工作单位出现重组时在开始执行新的薪资制度的时候在开始执行新的薪资制度的时候当工作被赋予新的职责当工作被赋予新的职责的时候的时候职位说明书模板职位说明书模板职位名称： 工作地点： 所属大部门： 所属最小部门： 职位类型： 职位等级：拟订人签字： 审 核：评审代表签字： 生效日期：职位目的：简要地介绍该职位的主要目的，突出该职位对组织独一无二的贡献。工作关系：请列出该职位的上级职位，同僚职位及下属职位的名称。含

12、行政汇报关系及业务汇报关系。（该职位名称）（业务上级职位名称）（上级职位名称）（同僚职位名称）（直接下属职位名称）（业务下属职位名称）（业务相关性职位名称）职位说明书模板（续）职位说明书模板（续）职位范围：请列出与该职位工作之范围与程度有关的资料。 非经济性指标该单位总人数：直接下属： 间接下属： 业务下属：下属类型： 管理人员： 专业人员： 技术人员： 其它人员： 经济性指标年度预算额： 年度销售额： 年度花费： 年度净收入： 运营成本：主要应负责任：请描述职位48项应负责任，包括主要活动和要达到的成果，每一应负责任请依其重要性排列。重要性应负责任衡量标准主要应负责任：请描述职位48项应负责

13、任，包括主要活动和要达到的成果，每一应负责任请依其重要性排列。重要性应负责任衡量标准重要性应负责任衡量标准职位说明书模板（续）职位说明书模板（续）任职要求： 请详列出此职位最低需要的认可专业资格、学历、特殊训练、经验、素质等。工作依据： 主要填写任命文件,开展工作所依据的文件、规章制度等，应包括文件签发日期、签发部门、签发文号和文件名。部门职责：请描绘该职位所属的最小部门的主要职责(摘自任命文件) 三、工作说明书的发展趋势三、工作说明书的发展趋势 v结合工作流程编写“履行职责”已成为一个趋势。 结合工作流程编写“履行职责”就是在搞清楚工作链相互关系的基础上，在描述职责的任务时加入对象状语，也就

14、说加人工作输入和工作输出即可。结合工作流程的描述可以提炼成下面的格式，输入的对象和内容+动词+宾语+输出的对象和内容+目的状语”。 v第二个趋势就是企业越来越重视工作规范，尤其是其中的能力和素质要求，以“素质模型”为主要标志的新的招聘标准正在逐步形成。这是因为在新经济条件下，人的因素已经变得越来越重要，拥有优秀的员工已成为企业成功的关键，为了招聘到合格的人员，必须对任职资格条件做出详细的规定，因此工作规范就焚得越来越重要。 第三节第三节 工作分析的方法工作分析的方法r 工作实践法工作实践法r 直接观察法直接观察法r 访访 谈谈 法法r 问卷调查法问卷调查法r 典型事例法典型事例法需要多种方法的

15、结合需要多种方法的结合工作分析人员工作分析人员亲自从事亲自从事所需研究的所需研究的工作工作。 可以准确地了解可以准确地了解工作的实际任务；工作的实际任务； 在体力、知识、经验等方面对任职者的要求；在体力、知识、经验等方面对任职者的要求； 适用于适用于短期内可以掌握的工作短期内可以掌握的工作。 不适用于不适用于需要进行需要进行大量训练大量训练和和危险的工作危险的工作。打字员工作分析人员工作分析人员观察观察所需分析的工作的过程。所需分析的工作的过程。rr 优优 点：点： 工作分析人员能够工作分析人员能够比较全面、深入地了解比较全面、深入地了解工作的要工作的要求求适用于适用于工作内容主要是由工作内容

16、主要是由身体活动身体活动来完成的工作，来完成的工作， 如，装配线工人、保安人员等。如，装配线工人、保安人员等。rr 缺缺 点：点： 不适用于不适用于脑力劳动成分较高的工作、脑力劳动成分较高的工作、 处理紧急情况的间歇性工作处理紧急情况的间歇性工作。 如，律师、教师、急救站的护士等等。如，律师、教师、急救站的护士等等。rr 与与工作的承担者面谈工作的承担者面谈是收集信息的是收集信息的一种有效方一种有效方法。法。 （最有发言权！最有发言权！）。rr 主要主要类型：类型：rr 个别访谈法个别访谈法 工作之间有明显差别时使用工作之间有明显差别时使用， 时间比较充分的情况下采用。时间比较充分的情况下采用

17、。rr 群体访谈法群体访谈法 多名员工从事同样的工作时使用多名员工从事同样的工作时使用。U 你平时需要做哪些工作？你平时需要做哪些工作？U 主要的职责有哪些？主要的职责有哪些？U 如何去完成它们？如何去完成它们？U 在哪些地点工作？在哪些地点工作？U 工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？U 基本的绩效标准是什么？基本的绩效标准是什么？U 工作有哪些环境和条件？工作有哪些环境和条件？U 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求？工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求？U 工作的安全和卫生状况如何？工作的安全和卫生状况如何？rr 优优 点：点： 能够能

18、够简单、迅速地简单、迅速地收集工作分析资料，收集工作分析资料，适用性强适用性强。 由任职者由任职者亲口亲口讲出工作内容，讲出工作内容，具体而准确具体而准确。rr 缺缺 点：点： 被访谈者被访谈者往往夸大往往夸大其承担的责任和工作的难度其承担的责任和工作的难度， 容易引起容易引起工作分析资料的失真和扭曲。工作分析资料的失真和扭曲。r 选择选择最了解工作内容、最能客观描述职责的最了解工作内容、最能客观描述职责的员工员工。r 尽快建立融洽的感情，说明访谈的目的及尽快建立融洽的感情，说明访谈的目的及选择对方选择对方进行访谈的原进行访谈的原因，因，目的是目的是不要让不要让对方有对方有正在进行绩效考核的感

19、觉正在进行绩效考核的感觉。r 事先准备一份完整的事先准备一份完整的访谈问题表访谈问题表，重要的问题重要的问题先问先问，次要的问题，次要的问题后问。后问。r 如果工作如果工作不是每天都相同不是每天都相同，就请对方将各种工作责任一一列出，就请对方将各种工作责任一一列出，然后根据然后根据重要性排出次序重要性排出次序，以，以避免忽略避免忽略那些虽不常见但却是很重要那些虽不常见但却是很重要的问题。的问题。r 在访谈过程中，工作分析人员在访谈过程中，工作分析人员只是被动地接受信息只是被动地接受信息。r 如果出现如果出现不同的看法不同的看法，不要与员工争论。不要与员工争论。r 如果出现如果出现对主管人员进行

20、抱怨对主管人员进行抱怨，工作分析人员，工作分析人员不要介入。不要介入。r 不要流露出不要流露出对对工资待遇工资待遇方面有任何兴趣，否则员工会方面有任何兴趣，否则员工会夸大夸大自己的自己的职责。职责。r 访访谈结束后，谈结束后，将收集到的材料请将收集到的材料请任职者和他的直属上司任职者和他的直属上司仔细阅读仔细阅读一遍，以便做修改和补充。一遍，以便做修改和补充。 优点：优点： 能够能够迅速得到迅速得到进行工作分析所需的资料、速度快。进行工作分析所需的资料、速度快。 节省时间和人力，节省时间和人力，实施费用实施费用一般比其他方法一般比其他方法低低。 调查表可以在工作之余填写，调查表可以在工作之余填写，不会影响工作时间不会影响工作时间。 可以使调查的样本量很大，适用于需要可以使调查的样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查对很多工作者进行调查的的