新《会计档案管理办法》

1、会计档案管理办法会计档案管理办法修订解读修订解读中华人民共和国财政部中华人民共和国财政部 国家档案局国家档案局令第令第7979号号会计档案管理办法会计档案管理办法（20162016年年1 1月月1 1日起施行）日起施行）n第一条第一条 为了加强会计档案管理为了加强会计档案管理,有效保护和有效保护和利用会计档案利用会计档案,根据中华人民共和国会计根据中华人民共和国会计法中华人民共和国档案法等有关法法中华人民共和国档案法等有关法律和行政法规律和行政法规,制定本办法。制定本办法。内内 容容第一章 修订背景与意义第三章 修订概况介绍第四章 条款解读第五章 实施方法第二章 修订过程第六章 案例解读内内

2、容容第一章 修订背景与意义第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义形势发展要求形势发展要求n（一）信息化发展迅速（一）信息化发展迅速n党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起，国家对会计档案的管理提出了新的需求。n京东商城的优惠政策。n公共部门使用电子发票在商品和服务采购方面平均节省0.5%至2%的费用第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义n会计档案管理办法会计档案管理办法（【（【98】财会字第财会字第32号号）的相关规定的相关规定n第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。n具备采用磁带、磁盘、光

3、盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。n以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打以某央企所属广东省公司为例，该公司一年打印的记账凭证约印的记账凭证约1000万张，明细账、总分类万张，明细账、总分类账、现金日记账和银行存款日记账约账、现金日记账和银行存款日记账约500万张万张，合计约，合计约1500万张，以平均保存万张，以平均保存15年测算，年测算，15年的周期内需保管的年的周期内需保管的档案档案数量约为数量约为2.25亿亿张，相应的纸张和耗材成本约张，相应的纸张和耗材成本约370万元，此外万元，此外，需要配备，需要配备15名人员对打

4、印出的记账凭证、名人员对打印出的记账凭证、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、原始凭证和各类账簿进行分类、整理、匹配、装订装订和保管，并需要约和保管，并需要约3000平方米的场地对平方米的场地对档案档案进行保存，带来大量的人员、场地、设备进行保存，带来大量的人员、场地、设备、能源等支出负担。、能源等支出负担。n某公司某公司每年纸张是超过每年纸张是超过1亿张，折合用纸是亿张，折合用纸是225吨吨，每吨纸耗费，每吨纸耗费3.6立方米木材，木材立方米木材，木材810立方米，一棵成年树可产木材立方米，一棵成年树可产木材0.5立方立方米，相当于米，相当于1620棵树棵树n纸张成本，包括运输、仓储、打

5、印、装订纸张成本，包括运输、仓储、打印、装订和人工等等这些成本，一年应该在和人工等等这些成本，一年应该在4000万万以上以上第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义n（二）会计档案电子化呼声越来越高（二）会计档案电子化呼声越来越高n1、企业对业务类电子文件归档有迫切需求，担心存在大量风险n2、国家对业务类电子文件归档有迫切的需求，如会计电子档案的管理关系着国家电子商务发展和信息消费需求，关系着国民经济的增长。n有人说：电子档案的管理成为打通业务信息化和电子商务障碍的最后一公里第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义n（三）随着各单位经营管理对会计核算多（三）随着各单位经营管理对会计核算多维

6、信息需求的增加，会计档案数量大幅上维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管方式需要进行变革。会计档案的保管方式需要进行变革。第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义n（四）原（四）原会计档案管理办法会计档案管理办法存在的缺存在的缺陷陷n限制电子档案的应用n未鉴定就销毁n要求鉴销n会计档案的范围、保管、利用、销毁、交会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定需要予以调整或进行完善接等方面的规定需要予以调整或进行完善。第一章第一章 修订背景与意义修订背景与意义n（五）意义（五）意义n一是有利于推动互联网创新

7、经济的发展。n二是有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。n三是有利于推进国家治理能力和企业管理现代化。内内 容容第一章 修订背景与意义第二章 修订过程第二章第二章 修订过程修订过程n（一）第一次修改阶段（一）第一次修改阶段（2010-2011年）年）n某电信企业会计集中共享后遇到的问题谈起n赴中海油、中国电信、中国联通以及广东省开展了调研和座谈。n进行第一次修改n重点规范了电子会计档案管理，并结合电子会计档案的特点，对会计档案的定义、范围、归档、查阅、销毁等内容进行了修改n2011年6月在全国财政系统征求意见n集中在规范电子文件归档第二章第二章 修订过程修订过程n（二）开展试点阶段（二）开展试点

8、阶段（2012 -2013年）年）n2012年，国家档案局会同财政部n原则：按照“企业主动申请、符合必要条件”的原则n试点单位：在中国电信广东省分公司、中国联通集团公司n试点内容：开展会计档案电子化管理试点工作n以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、内部信息系统产生的原始凭证和外部的银行回单，但发票等主要外部原始凭证暂未纳入试点内容第一章第一章 修订过程修订过程n2013年2月n会同财政部、国家税务总局、审计署联合组织中国人民财产保险股份有限公司开展会计档案电子化管理试点，并将试点内容进一步扩大到网络发票。n2013年4月n会同国家发改委、财政部、国家税务总局选择部分地区和企业开展电子

9、发票及电子会计档案管理综合试点工作第二章第二章 修订过程修订过程n（三）第二次修改阶段（三）第二次修改阶段（2014年至下发）年至下发）n2014年10月，再次启动会计档案管理办法的修改工作，由试点单位和有关专家组成会计档案管理办法修订工作组n2014年12月国家档案局和财政部分别印发会计档案管理办法（征求意见稿）并向社会公开征求意见n收到反馈意见近200条；n2015年5月财政部再次印发征求意见稿n向社会公开征求意见，共收到反馈意见100多条。第二章第二章 修订过程修订过程n意见主要集中在以下五个方面：n一是建议在该办法的基础上出台相关细则或解读材料，对各类会计档案的保存和归档要求(如电子档

10、案存储介质、环境及备份要求)以及仅以电子形式归档保存需要满足的条件等方面进行详细说明；n二是建议修改或完善可仅以电子形式保管的会计档案的具体条件；n三是建议明确会计档案销毁工作的组织、流程和责任等；n四是建议延长会计机构移交会计档案的时间，以及明确电子会计档案移交的有关要求；n五是建议明确会计档案携带出境的要求，并修改完善驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案的相关规定。第二章第二章 修订过程修订过程n（四）细节论证阶段（四）细节论证阶段n第七条最后一款的修改n保管期限的修改n9月29日，财政部条法司和会计司召开了公开征求意见后的专家咨询会议。内内 容容第一章 修订背景与意义第三章 修订概

11、况介绍第二章 修订过程第三章第三章 修订概况介绍修订概况介绍n由由21条增加到条增加到31条。条。n一是完善了会计档案的定义和范围。一是完善了会计档案的定义和范围。n第三条n二是明确了会计电子档案管理要求。二是明确了会计电子档案管理要求。n第三条、第七条n三是增加了实行会计档案仅以电子形式归三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。档保存的管理要求。n第八条、第九条第三章第三章 修订概况介绍修订概况介绍n四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时四是对会计档案向单位档案管理机构移交的时间做了更加灵活的规定。间做了更加灵活的规定。n第十一条n五是对定期保管会计档案保管期限作了调整，五是

12、对定期保管会计档案保管期限作了调整，延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期延长了凭证、账簿和辅助性会计资料的保管期限。限。n第十四条、附表n六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。六是进一步完善了会计档案的鉴定销毁程序。n第十六、第十七条、第十八条n七是明确了会计档案出境的管理要求。七是明确了会计档案出境的管理要求。n第二十五条第三章第三章 修订概况介绍修订概况介绍n其他修改其他修改n八是完善会计档案利用的有关要求n第十三条第2款n九是对不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位做出了特别规定n第二十九条n十是对中止单位会计档案处置提出了新的要求。n第二十条n十一是对委托代理记账机构的档

13、案管理责任明确了要求。n第二十六条内内 容容第二章 修订背景与意义第三章 修订概况介绍第四章 条款解读第一章 修订过程第四章第四章 条款解读条款解读n一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围1998年版本年版本第五条第五条 会计档案是指会计凭证、会会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。的重要史料和证据。2015年版本第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反

14、映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。28（1）旧管理办法采用列举的方式，提出了应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。（2）会计档案定义确实有些不合时宜了，它只是强调了纸质会计档案的属性，而现在已经是网络电子时代，财务部门早就实现了电算化，计算机已经全面代替了手工记账。修订原因修订原因一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围对会计档案定义的理解需要注意以下几点：对会

15、计档案定义的理解需要注意以下几点：第一第一, ,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。需要指出的是，需要指出的是，会计档案和会计资料是同一事物在会计档案和会计资料是同一事物在不同阶段的不同形态不同阶段的不同形态。既有联系，也有区别。既有联系，也有区别。30一是完善了会计档案的定义和范围一

16、是完善了会计档案的定义和范围对会计档案定义的理解需要注意以下几点对会计档案定义的理解需要注意以下几点：第一第一, ,会计档案是由会计资料有条件地转化而来的会计档案是由会计资料有条件地转化而来的。（三个属性）（三个属性）这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包这里的会计资料是指一切由文字、图表等形式形成的各种会计核算资料，来源包括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。括从外部获得和单位在核算过程中产生的，形式包括纸质和电子两种形式。首先，会计档案是首先，会计档案是办理完毕办理完毕的会计资料。这里的办理完毕一般是指核算行为已经的会计资料。这里

17、的办理完毕一般是指核算行为已经完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资完成，如会计凭证已经正式生成等，而处于审批流程中的会计凭证则属于会计资料，不属于会计档案。料，不属于会计档案。其次，会计档案是具有其次，会计档案是具有保存价值保存价值的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生的会计资料。单位在日常会计核算过程中会产生大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间大量的会计资料，但不是所有的会计资料都要作为会计档案，如在会计核算中间环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平衡的结果将最终反映到会计凭证之环节进行试算平衡所形成的草稿，由于试算平

18、衡的结果将最终反映到会计凭证之上，所以，试算平衡的草稿可不作为会计档案保存上，所以，试算平衡的草稿可不作为会计档案保存。最后，会计档案是按最后，会计档案是按一定逻辑规律整理一定逻辑规律整理的会计资料。即会计档案是将会计资料按的会计资料。即会计档案是将会计资料按照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆照档案管理的相关要求进行整理而形成的，而不是将会计资料无逻辑、无序地堆砌。砌。311.1.完善了会计档案的定义范围完善了会计档案的定义范围 案例案例 关于对会计档案的理解关于对会计档案的理解某企业由于档案库房存储空间已满等原因，其档案部门连续两年没有从财务部某企业由于档

19、案库房存储空间已满等原因，其档案部门连续两年没有从财务部门接收会计档案。对此，企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。门接收会计档案。对此，企业会计人员张某向财务部主任李某请示如何处理。财务部主任李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意义上还不属财务部主任李某指出，这些会计资料没有归档到档案部门，严格意义上还不属于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执行会计档案管理的相关规定。于会计档案，而仍属于会计资料，可以不执行会计档案管理的相关规定。显然，该企业财务部主任李某的说法是错误的。会计档案是指单位在进行会计显然，该企业财务部主任李某的说法是错误的。会计档案是指单位在进行会计核算等过

20、程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。因此，只要满足以上条件，即使这些会的文字、图表等各种形式的会计资料。因此，只要满足以上条件，即使这些会计资料没有归档移交给档案部门，也属于会计档案的范畴，也需要按照会计计资料没有归档移交给档案部门，也属于会计档案的范畴，也需要按照会计档案管理办法的要求进行管理。档案管理办法的要求进行管理。32一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围第二第二, ,会计档案既可以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形会计档案既可

21、以是外部接收取得的会计资料，也可以是内部直接形成的成的各种形式各种形式会计资料。会计资料。其中其中：外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够外部接收取得的会计资料是指所记载内容需要从单位外部取得的、能够证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，证明经济事项实际发生的会计资料，主要是外部取得的各类原始凭证，如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。如发票、银行回单、银行对账单、购销合同、收据、消费清单等。当前当前国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的国家正在推进电子发票工作，符合相关要求的电子发票可以作为外部接电子发票可以作为外部接收收

22、的会计资料予以归档的会计资料予以归档。内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，内部直接形成的会计资料是指单位在会计核算过程中产生的会计资料，主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性主要是记账凭证、总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及账簿、月度、季度、半年度、年度财务会计报告等，以及单位内部相关单位内部相关管理系统生成的管理系统生成的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的据以进行会计核算的凭据，如固定资产管理系统导出的计提折旧的资料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。计提折旧的资

23、料、税务管理系统导出的计算所得税的资料等。331.1.完善了会计档案的定义范围完善了会计档案的定义范围第三第三, ,电子会计档案属于会计档案。电子档案是指具有凭证、查考和保电子会计档案属于会计档案。电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件存价值并归档保存的电子文件。电子文件是指单位在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机电子文件是指单位在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。因此，电子会计档案具有如下特征：此，电子会计档案具有如下特征：(1)(1)电子会

24、计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计电子会计档案的来源是计算机等电子设备，即电子会计档案是以计算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；算机等电子信息设备为载体形成和处理的电子会计信息；(2)(2)电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备电子会计档案的形成、办理、传输等环节是通过计算机等电子设备为载体进行的；为载体进行的；(3)(3)电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施电子会计档案最终可以存储、保管在本地计算机等电子设备、设施，也可以存储在第三方提供的云存储空间。，也可以存储在第三方提供的云存储空间。34一是完善了会计档案的定义和

25、范围一是完善了会计档案的定义和范围2015年版本年版本第六条第六条 下列会计资料应当进行归档：下列会计资料应当进行归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；、固定资产卡片及其他辅助性账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年半年度、度、年度财务会计报告；年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、表、银行对账单、纳税申报表、纳税申报

26、表、会计档案移交会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的及其他具有保存价值的会计资料。会计资料。35一是完善了会计档案的定义和范围一是完善了会计档案的定义和范围新增内容新增内容1.1.纳税申报表，纳税申报表，是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限是纳税人依照税务部门指定的格式填写，用以按照税法规定的期限和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要和内容完成纳税申报程序的相关表格，是单位进行税款申报缴纳和会计核算的重要原始凭据，属于具有保存

27、价值的会计资料。原管理办法没有单独列明其属于会原始凭据，属于具有保存价值的会计资料。原管理办法没有单独列明其属于会计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新管计档案，在实务操作中，各单位是否将其作为会计档案管理的做法不统一。新管理办法明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。理办法明确将纳税申报表明确列入会计档案范围。2.2.会计档案鉴定意见书，会计档案鉴定意见书，是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有是单位开展会计档案鉴定过程中应当形成，且具有永久保永久保存价值存价值的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书的重要资料，应纳入归档范围。会计档案鉴定意见书无固定

28、格式无固定格式，但至少应，但至少应包含以下内容：（包含以下内容：（1 1）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据）被鉴定会计档案所属年度及保管期限、列入销毁档案的数据和主要内容、鉴定的概况；（和主要内容、鉴定的概况；（2 2）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（）销毁或延长保管期限档案的主要理由；（3 3）需要）需要销毁档案的清册。销毁档案的清册。36第四章第四章 条款解读条款解读n二是明确了会计电子档案管理要求。二是明确了会计电子档案管理要求。n第三条、第七条n第三条第三条 本办法所称会计档案是指单位在本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的进行会计核算等过

29、程中接收或形成的,记录记录和反映单位经济业务事项的和反映单位经济业务事项的,具有保存价值具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料的文字、图表等各种形式的会计资料,包括包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。的电子会计档案。二是明确了会计电子档案管理要求二是明确了会计电子档案管理要求第七条第七条 单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。利用计算机、网络通信技术，简而言之，就是将分布在不同地理位置上的具利用计算机、网络通信技术，简而言之，就是将分布在不同地理位置上的具有独

30、立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接有独立功能的多台计算机或终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。起来，配以相应的档案管理软件，实现档案资源的共享。在计算机、网络通信技术条件下，会计档案管理工作不再单单局限于传统模在计算机、网络通信技术条件下，会计档案管理工作不再单单局限于传统模式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶式下通过实体档案实现对档案工作的技术性管理，而是前移至文件的形成阶段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。段，逐步实现对会计档案全生命周期的管理。39第七条是赋予权力n教材教

31、材15页页 案例案例3-1某大型企业数字档案馆建设情况某大型企业数字档案馆建设情况利用计算机和网络通信等技术管理会计利用计算机和网络通信等技术管理会计档案，应把握好以下几点：档案，应把握好以下几点：n第一，实现档案管理自动化第一，实现档案管理自动化n第二，实现档案信息数字化第二，实现档案信息数字化n第三，实现会计档案全生命周期电子化管理第三，实现会计档案全生命周期电子化管理n第四，档案存储方式多样化第四，档案存储方式多样化第四章第四章 条款解读条款解读n三是增加了实行会计档案仅以电子形式归三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）档保存的管理要求。（第八条、第九条

32、）n这两条一直是修订的难点，难就难在用简洁的语言把会计电子档案的要求交代清楚。三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）第八条第八条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确

33、、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；期保管要求，并建立了电子会计档案与

34、相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。 第九条第九条 满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共

35、和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。43来源真实来源真实会计核算系统要求：会计核算系统要求：1、输出归档电子文件；、输出归档电子文件；2、输出格式要求；、输出格式要求；3、设计要审批流程；、设计要审批流程；档案管理系统要求：档案管理系统要求：1、能接收电子文件归档；、能接收电子文件归档；2、长期保存；、长期保存；3、电子与纸质档案对应、电子与纸质档案对应这里的这里的“防纂改防纂改”是全程的是全程的安全要求：安全要求：1、运维备份、运维备份2、离线备份、离线备份非永久、非永久、非重要（

36、企业自定）非重要（企业自定）三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子会计资料实行无纸化归档进行了规范。会计资料实行无纸化归档进行了规范。在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进行衡量，对于符合行衡量，对于符合第八第八条条、第九条规定、第九条规定的电

37、子会计资料的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。45三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子第八条及第九条分别对单位内部形成和外部接收的电子会计资料实行无纸化归档进行了规范。会计资料实行无纸化归档进行了规范。在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细在实务中应用本条规定时，各单位应首先全面梳理和细化本单位属于归档范围的会计资料，再依照本条标准进化本单位属于归档范围的会计资料，

38、再依照本条标准进行衡量，对于符合行衡量，对于符合第八第八条条、第九条规定、第九条规定的电子会计资料的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。可仅以电子形式归档保存，无需转换成纸面形式。如何理解第八条如何理解第八条关于关于电子会计资料的六项电子会计资料的六项条件条件？46三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输设备形成和传输。该条重点强调了两方面内容：该条重点强调了两

39、方面内容：n一是电子会计资料的来源要真实有效一是电子会计资料的来源要真实有效来源的真实性来源的真实性n二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节中间环节传递的安全性传递的安全性47三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输子设

40、备形成和传输。一是电子会计资料的来源要真实有效：一是电子会计资料的来源要真实有效：48 案例案例 关于对电子会计档案的理解关于对电子会计档案的理解某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均某企业实行财务共享服务后，为实现异地集中核算目的，会计核算均以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输以原始凭据（如发票等）的电子扫描件，以及企业合同管理系统传输过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合过来合同的电子文档为依据进行日常账务处理，同时对原始凭证和合同的纸质原件进行归档保存。新会计档案管理办法颁布后，该企业负同的纸质原件进行归档保存。新会计档

41、案管理办法颁布后，该企业负责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，责人对会计人员说，新办法将电子会计档案纳入会计档案的范畴了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，所以，公司以后可以只保存原始凭证的扫描件和合同的电子文档了，纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。纸质原件可以不用再保存了，公司为此可以节约一大笔开支。该企业负责人的说法是错误的。为提高工作效率，单位通过在内部制该企业负责人的说法是错误的。为提高工作效率，单位通过在内部制定相应的内控流程，并在确保扫描件和电子文档真实、可靠、不被篡定相应的内控流程，并在确保扫描件和电子文档真实

42、、可靠、不被篡改的前提下，可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据改的前提下，可以利用原始凭证的扫描件和合同的电子文档作为依据进行会计核算。但是，原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合进行会计核算。但是，原始凭证的扫描件和合同的电子文档不符合会计档案管理办法中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的会计档案管理办法中关于电子会计资料可仅以电子形式归档保存的相关规定，所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原相关规定，所以，不能仅以电子形式归档保存，单位仍应同时保存原始凭证和合同的纸质原件。始凭证和合同的纸质原件。49三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅

43、以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有二是电子会计资料产生与传递的全过程不能脱离计算机等电子设备，不能有人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。人为干预从而导致会计信息不可靠的中间环节。其中：其中：单位内部形成的单位内部形成的电子原始凭证电子原始凭证，需要在信息系统中内嵌符合单位授权审批管，需要在信息系统中内嵌符合单位授权审批管理制度的审批流程，完成了有效的

44、审批程序，方可视为符合本项条件理制度的审批流程，完成了有效的审批程序，方可视为符合本项条件。如通如通过办公自动化系统审批生效的电子文件、在费用报账信息系统中填制并经审过办公自动化系统审批生效的电子文件、在费用报账信息系统中填制并经审批的费用报销申请单等。批的费用报销申请单等。单位内部形成的单位内部形成的电子记账凭证电子记账凭证，凡是由会计核算软件根据设定规则自动生成，凡是由会计核算软件根据设定规则自动生成或由会计人员在会计核算软件中直接编制的记账凭证，均可视为符合本项条或由会计人员在会计核算软件中直接编制的记账凭证，均可视为符合本项条件。对于会计账簿和财务会计报告，由会计软件根据电子会计资料自

45、动生成件。对于会计账簿和财务会计报告，由会计软件根据电子会计资料自动生成（如总账、明细账、日记账、财务报表）或在信息系统中建立并经过有效审（如总账、明细账、日记账、财务报表）或在信息系统中建立并经过有效审批（如固定资产卡片）的，可视为符合本项条件。批（如固定资产卡片）的，可视为符合本项条件。50三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。单位接收的单位接收的外部电子会计

46、凭证外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过并确保传输过程安全可靠，程安全可靠，方可视为符合本项条件。方可视为符合本项条件。需要特别注意需要特别注意两点两点：51三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管

47、理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式

48、获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠，方可视为符合本项条件。程安全可靠，方可视为符合本项条件。需要特别注意两点：需要特别注意两点：第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。52三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）1 1形成的电子会计资料来源真实有效，由计算

49、机等电子设备形成和传输形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部单位接收的外部电子会计凭证，可由本单位的信息系统与外部机构（如银行、税务部门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账门）信息系统进行对接互联，利用接口传输方式获取电子会计资料（如用于报销入账的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过的电子发票），也可使用其他电子设备传输方式获取（如电子邮件），并确保传输过程安全可靠，方可视为符合本项条件。程安全可靠，方可视为符合本项条件。需要

50、特别注意两点：需要特别注意两点：第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件第一，将纸质会计资料扫描为电子影像件或其他电子文件类型的，不能仅以电子文件归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。归档，仍需保留纸质会计资料，电子文件仅可作为数字副本归档保存。第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子第二，如电子会计资料的生成方、发送方来源不可靠或不具有权威性，不得仅以电子文件归档。文件归档。53三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求

51、。（第八条、第九条）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序了经办、审核、审批等必要的审签程序。会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据，生成会计凭证、会计账簿、财务报表等计信息与数据，生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的会计资料的核心会计软件核心会

52、计软件，是电子会计档案归档的重要，是电子会计档案归档的重要信息系统。信息系统。54三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序了经办、审核、审批等必要的审签程序。第一，第一，接收和读取电

53、子会计资料接收和读取电子会计资料第二，第二，会计核算系统要能输出归档电子文件会计核算系统要能输出归档电子文件第三，输出的格式符合要求第三，输出的格式符合要求第第四四，涉及到审批流程，涉及到审批流程55三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办凭证、会计账簿

54、、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序、审核、审批等必要的审签程序。第一，第一，接收和读取电子会计资料接收和读取电子会计资料n本条中的本条中的“读取读取”包括两层含义：一是会计资料要以会计包括两层含义：一是会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和人员可以理解的形式呈现，而不能是单纯的计算机代码和纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内纯数据；二是呈现的方式应当符合会计领域约定俗成的内容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。容和格式，而不能是体现特殊业务逻辑的内容格式。56三是增加了实行会计档案仅以电子形式归档三是增加了实行会计

55、档案仅以电子形式归档保存的管理要求。（第八条、第九条）保存的管理要求。（第八条、第九条）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序了经办、审核、审批等必要的审签程序。第二，第二，会计核算系统要能输出归档电子文件会计核算系统要能输出归档电子文件57n本条中的“输出”是指，会计核算系统应当具有提供导出电子会计档案的接口，会计档案的

56、存储格式要符合国家标准归档格式。会计软件在接口方面要达到的要求，l可能捕获元数据： P229页1.真实性认定的需要2.管理的需要（没有元数据无法分类、整理，更无法长期读取电子档案）l移交归档文件标识功能 l能将电子文件和元数据传输或下载至指定位置和数据表中 l对已传输至档案部门或已完成下载操作的电子文件及其元数据进行已归档标识 第二，会计核算系统要能输出归档电子文件第二，会计核算系统要能输出归档电子文件第三，输出的格式符合要求第三，输出的格式符合要求n格式策略格式策略nDA/T47-2009n归档格式要求归档格式要求n格式开放，没有专利n不绑定软硬件n文件自包含n格式自描述n显示一致性n持续可

57、解释n稳健n可转换n利于存储n支持技术认证机制n易于利用归档存储格式归档存储格式文本、图文混合型图像PDF主流格式数据库XML或版式n（一）字处理文件（一）字处理文件 n1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。文档可以作为电子档案直接存储。n2、XML文档可以作为电子档案直接存储。文档可以作为电子档案直接存储。n3、PDF文档可以作为电子档案直接存储。文档可以作为电子档案直接存储。n4、WPS、RTF等文档作为电子档案存储时应等文档作为电子档案存储时应转换一套转换一套XML文档或文档或PDF文档同时存储。文档同时存储。n5、对于其它类型的文档，如果无法转换为、对于其它类型的文档，如果无法转换为

58、XML、PDF格式则应按原格式存放并将有关格式则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。的软件和计算机系统信息一并存档。n（二）图像文件（二）图像文件n1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。特殊压缩参数的要作说明。n2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。有特殊压缩参数的要作说明。n3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。种，有特殊压缩参数的要作说明。n4、对于无法转换格

59、式的图片应按原格式存放并将、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。有关的软件和计算机系统信息一并存档。n5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档，对于照片档案来说分辨率不得低于案来说分辨率不得低于600dpi。n（三）影像文件（三）影像文件n1、MPEG2格式、比特率格式、比特率4Mb/S以上的影像文件以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。可以作为电子档案直接存储。n2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放、对于无法转换格式的影像文件

60、应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存档。存档。n（四）声音文件（四）声音文件n1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储格式声音文件可以作为电子档案直接存储。n2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储格式声音文件可以作为电子档案直接存储。n3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。并将有关的软件和计算机系统信息一并存档。n（五）多媒体文件（五）多媒体文件n1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。n