文书学公文的基本知识

1、 四川大学公共管理学院秘书档案系四川大学公共管理学院秘书档案系 王王 萍萍 E-mail: 文文 书书 学学培训主要内容 第一部分 公文基础知识 第二部分 公文运转流程 第三部分 文档系统的建立 第一部分 公文基础知识一、公文的概念一、公文的概念公文：社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。社会组织：依法成立并能以自己的名义享有权利、承担义务。法定效力：由法定作者制发，在一定时空范围内生效。规范体式：文体、格式及处理程序的规范化凭证性：原始记录性元朝至正元朝至正2222年（公元年（公元13621362年）妥欢帖睦耳皇帝委任云年）妥欢帖睦耳皇帝委任云丹坚赞为招讨使的圣旨

2、。丹坚赞为招讨使的圣旨。明朝洪武皇帝任命搠思公失监为俄力思军民元帅府元帅的圣旨。明朝洪武皇帝任命搠思公失监为俄力思军民元帅府元帅的圣旨。顺治十四年（公元1657年）顺治皇帝派人慰问五世达赖喇嘛时颁发的敕谕雍正元年（公元1723年）雍正皇帝封赏六世达赖喇嘛的敕谕清朝雍正皇帝颁给七世达赖喇嘛的金印。清朝乾隆皇帝钦定的关于治理西藏事务的廿九条章程。清朝乾隆皇帝钦定的关于治理西藏事务的廿九条章程。中华民国国民政府认定拉木登珠为第十四世达赖喇嘛的命令中华民国国民政府认定拉木登珠为第十四世达赖喇嘛的命令 1938年国民政府特派蒙藏委员会主任吴忠信主持第十四任达赖喇嘛转世事宜的令图为中央档案馆馆藏“第十四世

3、达赖喇嘛为拥护协议事致毛泽东主席的电报” 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 公文是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例 公文是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。 公文的特性公文特性公文作用的策令性特有的严密程式性公文撰拟的专任性严格的时间性作者与阅者的特定性二、公文的种类与文种二、公文的种类与文种（一）（一） 按形成、使用领域，分为通用公文按形成、使用领域，分为通用公文( (正式、内部正式、内部) )和和专用

4、公文。专用公文。 1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单位在公务活动中普遍使用的正各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。式文种。具有法定性、规范性和通用性。 2 2内部通用公文内部通用公文 机关内部通行使用，具有复杂性、机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括：内部性和灵活性。包括： （1 1）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、）规章制度类文件（规范性文件）：办法、规定、章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标章程、制度、规则、须知、规程、守则、准则、标准等准等 （2 2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会）会议类文件：会议报告、

5、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程议程等议记录、会议指南、日程议程等（3 3）计划与信息反馈类文件：计划）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报信息、简报、类、调查报告、签报信息、简报、总结等总结等 （4 4）其他事务类文件：各类书信、）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。条据、礼仪文书等。 3 3专用公文专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、或各机专业部门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。有专门性和限制性。 如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函如外交文件（国书

6、、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）文件（各类登记表） （二）从物质载体的角度分类分为四种（二）从物质载体的角度分类分为四种1.1.纸质文书纸质文书 2.2.感光介质文件感光介质文件以感光胶片、相纸等感光材料为载体的以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。文件，如照片、影片、缩微胶

7、片等文件。 3.3.磁介质文件磁介质文件以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。件，如录音录象文件、磁盘文件等。 4.4.光盘文件光盘文件以光盘作为物质载体的文件。以光盘作为物质载体的文件。 （三）（三） 按性质和作用分为按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性公文、会议文件等。商洽性公文、契约性公文、会议文件等。 （四）按涉密程度（四）按涉密程度（ GB/T 7156-2003文献保密等级代码与标识分为五种）绝密级绝密级 （most

8、 confidential level)涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。 机密级机密级 （classified level) 涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家秘密的公文。 秘密级秘密级 （confidential level) 涉及一般国家秘密的公文。涉及一般国家秘密的公文。 限制级限制级 （control level) 作为公文的作为公文的文献内容不涉及国家机密，文献内容不涉及国家机密，但在一定时间内限制其交流和使用范围。但在一定时间内限制其交流和使用范围。公开级公开级 （open level) 可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。 名称数字代码汉语拼音代码汉

9、字代码公开级1GK公开限制级2XZ限制秘密级3MM秘密机密级4JM机密绝密级5UM绝密文献保密等级代码文献保密等级代码（五）按行文方向（即文件传递方向），分为上（五）按行文方向（即文件传递方向），分为上行文、平行文和下行文。行文、平行文和下行文。社会组织之间主要的工作关系社会组织之间主要的工作关系 （1 1） 领导与被领导关系（同系统、上下级机关）；领导与被领导关系（同系统、上下级机关）； （2 2）业务指导关系（同系统、上下级业务对口机关）；）业务指导关系（同系统、上下级业务对口机关）； （3 3）平行关系（同系统、同级或级别相近的机关）；）平行关系（同系统、同级或级别相近的机关）； （4

10、4）不相隶属关系（不同系统机关）。）不相隶属关系（不同系统机关）。 根据工作关系产生的行文关系（根据工作关系产生的行文关系（1 1）（）（2 2）是是上行文或下行文关上行文或下行文关系；（系；（3 3）（）（4 4）是平行文关系。）是平行文关系。 机关之间工作关系的划分：机关之间工作关系的划分：同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系

11、4.（六）按办理时限分为特急件、急件、平件。（六）按办理时限分为特急件、急件、平件。l特急件特急件 l急件急件 l平件平件（七）按来源分为收文、发文（内部、对外）。七）按来源分为收文、发文（内部、对外）。 （八）按处理方式分为阅知件（阅件）、阅（八）按处理方式分为阅知件（阅件）、阅办件（办件）。办件（办件）。 【案例】【案例】中不但明确界定了办件中不但明确界定了办件和阅件范围，还使之成为一个判断是否保留纸质文件的硬性标和阅件范围，还使之成为一个判断是否保留纸质文件的硬性标准。按方案规定，以下文件属于办件：准。按方案规定，以下文件属于办件： （1）需要上级机关批准答复作出指示的；）需要上级机关批

12、准答复作出指示的； （2）需要收文机关进一步提出贯彻执行意见的；）需要收文机关进一步提出贯彻执行意见的； （3）需要有关部门给予回复报告的；）需要有关部门给予回复报告的； （4）需要用来整理汇总的文件；）需要用来整理汇总的文件； （5）工作中需要当作凭据出示的和必须以原件备案的文件。）工作中需要当作凭据出示的和必须以原件备案的文件。 l以上办件之外的即为阅件以上办件之外的即为阅件,一般不再保留纸质文件。这一明确规一般不再保留纸质文件。这一明确规定值得各实际部门借鉴参考。定值得各实际部门借鉴参考。 三、公文文种三、公文文种 1、什么是文种什么是文种 每一种文件固定的名称即文种。每一种文件固定的名

13、称即文种。 所有公文都必须在标题中标明文种。所有公文都必须在标题中标明文种。 2、正确标明文种的意义、正确标明文种的意义 有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性；有利于维护公文的严肃性、权威性和有效性； 为公文的撰写和处理提供方便。为公文的撰写和处理提供方便。 行政机关行政机关: : 1. 1.命令（令）命令（令）;2.;2.决定决定; ;3.3.公告公告; 4.; 4.通告通告; ; 5. 5.通知通知;6.;6.通报通报; ;7.7.议案议案;8.;8.报告报告;9.;9.请示请示; ; 10. 10.批复批复;11.;11.意见意见;12.;12.函函;13.;13.会议纪要会议纪要.

14、. 党的机关党的机关: : 1. 1.决议决议;2.;2.决定决定; ;3.3.指示指示;4.;4.意见意见;5.;5.通知通知; ; 6. 6.通报通报; ;7.7.公报公报;8.;8.报告报告;9.;9.请示请示;10.;10.批复批复; ; 11. 11.条例条例;12.;12.规定规定;13.;13.函函;14.;14.会议纪要会议纪要 党政机关主要公文文种党政机关主要公文文种 四、公文主要文稿和文本四、公文主要文稿和文本（一）（一） 草稿草稿公文非正式、无效力的原始文稿。公文非正式、无效力的原始文稿。 包括：征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、包括：征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿

15、、 代拟稿（部门代机关、下级机关代上级机关起草代拟稿（部门代机关、下级机关代上级机关起草的文的文稿）稿） （二）（二） 定稿定稿亦称原稿、底稿。是履行法亦称原稿、底稿。是履行法定生效程序的最后完成稿，缮印公文正本定生效程序的最后完成稿，缮印公文正本的依据，具有正式效用；具有签发或会议的依据，具有正式效用；具有签发或会议批准标志。凡需保存的文件，定稿应予以批准标志。凡需保存的文件，定稿应予以保存。保存。 （三）（三） 正本正本 具有法定效用的正式文具有法定效用的正式文本，本，主送件。格式规范，具有生效标志。主送件。格式规范，具有生效标志。 正本的三种形式：正本的三种形式： 1.1.试行本试行本

16、2.2.暂行本暂行本 3.3.修订本修订本 4.4.不同文字文本不同文字文本 （四）（四） 副本副本 正本的复份或复制本，形正本的复份或复制本，形式式与正本完全或部分相同，供抄送（抄送件）、与正本完全或部分相同，供抄送（抄送件）、传阅（复印、翻印、传阅件）、存档备查传阅（复印、翻印、传阅件）、存档备查（存本）之用。（存本）之用。 【案例】【案例】 这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？ 某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上级机关一份复印件。从该复印件上可见，这是上级机关对于级机关一份复印件。从

17、该复印件上可见，这是上级机关对于该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有该请示机关的原件批回，即在原请示文尾空白处仅批有“同同意意”字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后，字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章后，将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复发回原请示机关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。发回原请示机关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。有的单位还规定有的单位还规定“在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印在加盖原拟文单位正式公章后的公文复印件可以作为正式公文使用。件可以作为正式公文使用。” (

18、补充资料补充资料:在在办法办法第四十八条规定第四十八条规定“公文复印件作为正式公公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。文使用时，应当加盖复印机关证明章。” 问题：问题： 这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？这样的复印件是否具有正式公文的法定效力？ 五五、公文格式公文格式1 1、文件的格式是文件区别于其它、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。书面材料的一个显著标志。 2 2、由于公文的特殊属性与作用，、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的因而决定了文件必须有规范的格式。格式。 3 3、公文格式关系到维护文件的、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃

19、性、有效性；关权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理需要，并有利于提高公文处理的效率。的效率。 （一）公（一）公文文格式概述格式概述4. 公文的文面格式分类公文的文面格式分类公文式文面格式公文式文面格式国家标准公文格式分为：国家标准公文格式分为： (1(1）一般公文格式）一般公文格式 （2 2）特定公文格式）特定公文格式 ：命令（令）、函、会议：命令（令）、函、会议纪要纪要专业规范文本式文面格式专业规范文本式文面格式（如合同示范文本格（如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的

20、格式）式、保险文书、司法文书等的格式）一般文章文面格式一般文章文面格式&公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸幅面及版面尺寸：见图见图 A4A4纸（纸（210mm210mm297mm297mm） 天头（上白边）天头（上白边）37mm37mm1mm1mm 订口（左白边）订口（左白边）28mm28mm1mm1mm 版心尺寸（不含页码）版心尺寸（不含页码）156mm156mm225mm225mm&排版规格排版规格 正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字 每面排每面排2222行行 每行排每行排2828字字版心尺寸&公文中各要素标识公文中各要素标识 眉首部分眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保公文份数序号、秘

21、密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人号、签发人 主体部分：主体部分：公文标题、主送机关、公文正公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：版记部分：主题词、抄送、印发机关和印主题词、抄送、印发机关和印发时间发时间00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司： 为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府200

22、32号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送： 档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发眉眉首首主主体体版版记记机机 密一年密一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表、表明文件的生效时间和法律明文件的生效时间和法律凭据；凭据；3、表明行文关系、表明行文关系和主送范围等。和主送范围等。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；确定复本送达范围；3、提、提供公文印制责任者、时间等。供公文印制责任者、时间等。1、表

23、明文件的法定权威和、表明文件的法定权威和信息源；信息源；2、确定文件的处、确定文件的处理缓急和安全要求；理缓急和安全要求；3、为、为文件的科学管理提供分类文件的科学管理提供分类标识和检索途径。标识和检索途径。中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号平行、下行公文，平行、下行公文，至版心上边缘至版心上边缘25mm机密机密特急特急眉眉首首机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm签发人： 上报的公文需标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首

24、00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号眉眉首首机机 密一年密一年特特 急急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关

25、代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号签发人： 联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉眉首首上报的公文需标识签发人姓上报的公文需标识签发人姓名名;“请示请示”应当在附注处注明应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人的姓名和电话。中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司： 为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意

26、见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1.意见 2.的通知二OO四年一月二日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应标明附件顺序和名称，附件后无标点符号，应与正文一起装订。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。主主体体文件生效标识有加盖印章和签署两种形式。详见PPT数字、年份不能回行应准确简要地概括公文的主要内容并标明文种。结构要完整，一般包括发文机关、主要内容、文种。不同文件成文日期不尽相同，详见书。成文日期中的零写为“”需要说明的其它事项加括号标注。请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。附件：1

27、、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。不得标识此页无正文下弧无文字时下套下弧有文字时中套落款处不署发文机关名称。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。落款处不署发文机关名称。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日主题词：主题词： 抄送：抄送： 中金房产公司办公室中金房产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。中金房产美

28、家房产祥大房产浙江数码通江苏数码通落款处署发文机关名称，下面标识成文时间。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词： 抄送：抄送： ， ， 。中金房地产公司办公室中金房地产公司办公室20042004年年1 1月印发月印发。有些文件由签发领导人在文件正本上签字或盖章；必须冠以职务身份。市长 韩 正中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送： 档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发版版

29、记记便于计算机检索和管理公文。应使用全称、规范化简称或通称；主送过多导致首页无法显示正文，可置于抄送之上。以公文付印时间为准。00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司： 为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知二OO四年一月二日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送： 档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年

30、年1 1月印发月印发机机 密一年密一年特特 急急1 空白页和空白页以下的页不标识页码；双页码居左空一字。订口统计表统计表 1横表单页码置于左下角，双页码置于左上角，单页码表头在订口一边。中金（集团）公司中金（集团）公司中金函20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的函文书档案工作的函富宝公司： 为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。中金集团公司二OO四年一月二日距上页边30mm距下页边20mm红色，长均为170mm公公文特文特定格定格式之式之一一函函件件格格式式信函式格式与便笺头比

31、较信函式格式与便笺头比较信函式格式要点n1、“函”只能用此格式；此格式还可用于“通知”、“批复”等下行文种；n2、平行文和下行文可用该格式，上行文不用。（原因：信函式格式显得较强调民主，亲和力较强，不那么威严、庄重）；n3、可用于正式行文，如果事项较轻，行政强制性不强，则上级可用信函式格式给下级行文。这样做的目的是：控制文件规格。n国务院：“能以国办名义印发的，不以国务院名义印发；能以信函格式印发的，不以文件形式印发；能以白头文件印发的，不印红头文件；属于部门职责范围的，原则上均由部门发文。”n4、还可用于非正式行文。n何为“非正式行文”？n制发主体有二：n第一：法定机关或部门的内设机构或其他

32、不能独立行使职权的组织或机构；n第二：上级政府部门以“函的形式”与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。n内容：仅限制为“工作联系”，不能发政策性、规范性文件，不能发应由部门下达的审批性文件；n格式：多为信函式格式。此例属教育部内设机构对外行文。高函201027号关于关于2010年冬季四川省大学英语二、三级考试报名工作的通知年冬季四川省大学英语二、三级考试报名工作的通知各高等学校: 2010年冬季四川省大学英语二、三级考试定于12月4日进行。现将报名工作的有关事项通知如下：一、考试时间：一、考试时间：大学英语二级采用计算机题库考试，考试时间为12月4日至12日，具体考试场次、每场考试起

33、考时间由学校自定，每场考试时间为2小时；大学英语三级考试时间为12月4日下午2：00至4：15。七、报名工作联系方式：七、报名工作联系方式：二级考试联系人：邓刚，联系电话二级考试办公室网站：http:/ 四川省教育厅高等教育处二一年九月十四日此例为四川省教育厅内设机构高等教育处以函的形式对外行文公文特定格式之二公文特定格式之二命令（令）格式命令（令）格式海关海关总署令总署令上海市人民政府令上海市人民政府令第1号 现发布上海市民办科技经营机构管理办法，自一九八九年三月十五日起施行。市长 韩正韩正 二OO四年一月二日 距版心上边缘20mm命令格式命令格式要点n1、发文机关

34、必须用全称；n2、令号：“第*号”n3、令号与正文间无红色反线；n4、由发文机关的最高领导签署生效，不盖公章；n5、版记项：“分送”公文特定格式之三公文特定格式之三办公会议纪要眉首格式办公会议纪要眉首格式公司办公会议纪要公司办公会议纪要第第 10 10 号号公司办公室公司办公室 20022002年年1111月月1010日日 会议纪要格式要点n1、会议纪要编号：“第*号”；n2、不分主送、抄送，用“分送”；n3、不加盖印章（因其只对与会单位生效）1 1、版头、版头： 发文机关全称或规范化简称发文机关全称或规范化简称+ +文件文件 发文机关全称或规范化简称发文机关全称或规范化简称+ +（文种）（文

35、种）2 2、用纸、用纸： 1616开或者开或者A4A4型型 中国共产党机关中国共产党机关公文格式公文格式党的机关公文党的机关公文版头版头中共中共文件文件 中国共产党中国共产党委员会（委员会（） 中共中共办公厅办公厅( (室室) )文件文件中共中共办公厅办公厅( (室室) )（） 中共中共部文件部文件中共中共部（部（） 中共成都市中共成都市XX区委政法委员会（区委政法委员会（请示请示） X政委发政委发200520号号 关于追加政法、综治、维稳、防邪、信访工作会议关于追加政法、综治、维稳、防邪、信访工作会议专项经费的请示专项经费的请示（二）公文格式项目具体规范（二）公文格式项目具体规范眉首部分眉首

36、部分1 1公文份数序号公文份数序号 绝密、机密公文应标明份数序号。绝密、机密公文应标明份数序号。2 2密级密级 涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘密；涉及国家秘密的公文标注绝密、机密、秘密；公司内部一律标注商业机密、商业秘密。公司内部一律标注商业机密、商业秘密。3 3紧急程度紧急程度 紧急公文标注特急、急件；紧急电报分紧急公文标注特急、急件；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。别标明特提、特急、加急、平急。4发文机关标识发文机关标识大版头大版头 机关全称或规范性简称机关全称或规范性简称文件文件中版头中版头 机关（文种）机关（文种）小版头小版头 函件版头函件版头联合行文，主办单位排列在前。

37、（党政联合行文版头）联合行文，主办单位排列在前。（党政联合行文版头）首页必须显示正文。首页必须显示正文。 5 5发文字号发文字号包括发文机关代字、年份、序号包括发文机关代字、年份、序号发文机关代字一般由三个层次组成。发文机关代字一般由三个层次组成。地域代字地域代字 发文机关代字发文机关代字 机关职能代字机关职能代字联合行文，应标主办机关发文字号。联合行文，应标主办机关发文字号。标注位置（上行文、下行文平行文、函件）标注位置（上行文、下行文平行文、函件）发文字号案例：发文字号案例：（1 1）川人工）川人工200420041010号号（2 2）西南航货）西南航货200420045 5号号（3 3）

38、国发）国发200420043 3号号（4 4）师大函）师大函200420041818号号（5 5）川投办（）川投办（20042004）第）第1212号号6.6.签发人签发人 上行文须标明签发人或会签人姓名，上行文须标明签发人或会签人姓名，并在附注处标明联系人和电话。并在附注处标明联系人和电话。作用（作用（1 1）强化公文质量；）强化公文质量； （2 2）便于上下级机关领导直接联系工作。）便于上下级机关领导直接联系工作。主体部分主体部分 7标题标题 （1 1）公文式标题）公文式标题 发文机关发文机关事由事由文种文种 除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。除法规规章名称加书名号外，一般不用标

39、点符号。“关于关于” ：（）四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单四川省人民政府办公厅按时足额发放行政事业单位职工工资的通知位职工工资的通知 转发性文件标题案例转发性文件标题案例( () ) 国家经委印发国家经委印发 关于贯彻关于贯彻 中华人民共和国中华人民共和国优质产品奖励条例的补充规定优质产品奖励条例的补充规定 的通知的通知（） 县司法局批转县司法局批转司法部关于报送信访工作司法部关于报送信访工作统计表的通知统计表的通知（） 县司法局转发司法部县司法局转发司法部发发200420041212号号文的通知文的通知（2 2） 新闻式标题新闻式标题单标题单标题药品销售中回扣现象严重药品销售中回

40、扣现象严重双标题双标题艰苦的拼搏艰苦的拼搏 丰硕的成果丰硕的成果XXXX公司公司20012001年工作总结年工作总结（3 3） 四项式标题：发文机关四项式标题：发文机关时限时限事由事由文种文种XXXX保险公司保险公司20022002年宣传工作要点年宣传工作要点XXXX市财政局市财政局20012001年干训工作总结年干训工作总结（4 4） 规范性文件标题规范性文件标题 适用范围（对象）适用范围（对象）事由事由文种文种国家行政机关国家行政机关公文处理公文处理办法办法某大学网络学院某大学网络学院20032003年秋季年秋季招生招生简章简章上海上海XXXX股份有限公司董事会股份有限公司董事会章程章程某

41、省工业企业某省工业企业劳动卫生管理劳动卫生管理条例条例8.主送机关公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复公文主要受理单位，对收文负主要办理和答复责任责任用全称或规范化简称、统称用全称或规范化简称、统称分普发文件和专发文件分普发文件和专发文件上行文一般不多头主送上行文一般不多头主送公布性文件不标主送机关公布性文件不标主送机关 9.9.正文正文 10.10.附件附件 主体式附件和补充说明式附件主体式附件和补充说明式附件由附件和附件说明组成由附件和附件说明组成标注位置标注位置11.11.成文日期成文日期以负责人签发日期为准以负责人签发日期为准联合行文以最后签发机关负责人联合行文以最后签发机关负责人

42、签发日期为准签发日期为准会议批准文件以批准通过日期为会议批准文件以批准通过日期为准准电报以发出日期为准电报以发出日期为准行政公文用小写汉字将年、月、行政公文用小写汉字将年、月、日数字标全；日数字标全；“零零”写为写为“”1212公文生效标识（印章、签署）公文生效标识（印章、签署）生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印生效章、校正章、鉴证章、密封章、骑边（缝）章、钢印除会议纪要、电报、党内普发性文件外须加盖印章。除会议纪要、电报、党内普发性文件外须加盖印章。联合上报公文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应联合上报公文，由主办单位盖章；联合下行文，发文机关都应盖章。印章必须与正文

43、同在一页。盖章。印章必须与正文同在一页。签署人为公文制发文主体正职领导人的职衔和姓名。签署人为公文制发文主体正职领导人的职衔和姓名。 13 13附注附注成文日期的下一行加括号标注成文日期的下一行加括号标注阅读范围阅读范围请示文件的联系人姓名和电话请示文件的联系人姓名和电话其他需要注明的内容其他需要注明的内容 版记部分版记部分1414主题词主题词 用于公文的计算机检索。用于公文的计算机检索。 根据根据公文主题词表公文主题词表选词选词 由类别词由类别词类属词类属词文种组成文种组成 除类别词外标除类别词外标2525个个 受控标印和自由标引受控标印和自由标引 谁撰制，谁标引谁撰制，谁标引1515抄送机

44、关抄送机关 除主送机关之外需要执行或知除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。晓公文内容的其他机关。不抄送本单位，不标不抄送本单位，不标“存档存档”一般不指名道姓抄送领导人个人一般不指名道姓抄送领导人个人遵守行文规则规定的抄送条件遵守行文规则规定的抄送条件1616印发机关和印发时间印发机关和印发时间一般不标打印者、校对者姓名一般不标打印者、校对者姓名印发日期的数字用阿拉伯数码印发日期的数字用阿拉伯数码 （一）正式行文与非正式行文（一）正式行文与非正式行文 1、正式行文正式行文 成都市公安局关于维护地铁治安秩序的通告成都市公安局关于维护地铁治安秩序的通告 2、 非正式行文非正式行文 并不

45、强调作者的合法资格，一般是法定机关或并不强调作者的合法资格，一般是法定机关或部门的内设机构或其他不能独立行使职权的组织的行文。部门的内设机构或其他不能独立行使职权的组织的行文。 教育部发展规划司关于教育部发展规划司关于大学申办二级学院的复函大学申办二级学院的复函 （二）内部行文与外部行文（二）内部行文与外部行文1、内部行文内部行文 省公务员省公务员WTO规则学习培训计划规则学习培训计划 2、 外部行文外部行文 人民政府办公厅关于印发人民政府办公厅关于印发省公务员省公务员WTO规则学习培训计划的通规则学习培训计划的通知知 六、公文的主要行文形式六、公文的主要行文形式（三）直接行文与间接行文（三）

46、直接行文与间接行文 1、直接行文、直接行文 洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示洪山县民政局关于拨款修复老年活动中心的请示 2、间接行文间接行文 省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区省人民政府批转省扶贫办关于进一步办好扶贫开发区的意见的通知的意见的通知 （四）单独行文与联合行文（四）单独行文与联合行文1、单独行文、单独行文 市人民政府关于商请在上海建立驻沪联络处的函市人民政府关于商请在上海建立驻沪联络处的函 2、 联合行文联合行文 锦城区城市规划局锦城区城市规划局 锦城区公安局关于红星路扩建工程搬锦城区公安局关于红星路扩建工程搬迁工作的通告迁工作的通告 （四四）职权行文与授权行

47、文）职权行文与授权行文 n 授权其办公厅（室）行文。授权其办公厅（室）行文。 n 授权其部门行文授权其部门行文多为答复下级机关的请示。多为答复下级机关的请示。 【例例】 国务院国务院 “经国务院同意经国务院同意(批准批准)” 谁授权、谁签发。谁授权、谁签发。 上海市人民政府上海市人民政府 卫生部卫生部 关于关于XX问题的请示问题的请示 关于关于XX问题的复函问题的复函 l 七、公文的行文规则（一）精简文件规则（一）精简文件规则 行文应当确有必要行文应当确有必要, 控制发文总量，注重实效，坚持少控制发文总量，注重实效，坚持少而精。可发可不发的不发，可长可短的要短。具体为：而精。可发可不发的不发，

48、可长可短的要短。具体为：1、与上级方针、政策、法律、法规相抵触的，不发；、与上级方针、政策、法律、法规相抵触的，不发；2、上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不发；、上级已有明文规定，本级只需照抄照转的，不发；3、凡属职能部门权限内的，领导机关不发；、凡属职能部门权限内的，领导机关不发；4、凡应联合行文的，不单独发；部门之间意见分岐，未协商一致的，不发；、凡应联合行文的，不单独发；部门之间意见分岐，未协商一致的，不发；5、可口头汇报、请示或用电话、开会等形式解决问题的，不发；、可口头汇报、请示或用电话、开会等形式解决问题的，不发；6、可用报刊、广播、电视等公布或开会布置过的，不发。、可用报刊

49、、广播、电视等公布或开会布置过的，不发。（二）行文主体应具有合法资格1、符合法定行文资格条件的组织（1）党政军机关（2）人民团体（3）企业事业单位（4）机关下属的业务主管部门2、机关、部门内设机构不得对外正式行文3、行文中注意党政分开 除重大问题、原则性问题外，党的机关不宜就具体的政务方面问题直接向行政机关和社会作指示；行政机关也不得向党的组织作指示、布置任务。上下级党政机关之间互不发领导性、指挥性文件，也不发呈请性公文。（三）机关与部门应明确发文权限，分道行文1、属于全局性、方针政策性的问题，以机关的名义行文。2、属于有明确规定的业务问题，以有关业务主管部门的名义行文。3、属于具体行政事务问

50、题，由办公厅（室）行文（四）选择适宜的行文方式，一般不越级行文（四）选择适宜的行文方式，一般不越级行文 什么情况可越级上行？1、发生特殊紧急情况，逐级上报会延误时机造成损失；2、经过多次请示直接上级，长期未得到解决；3、直接上、下级机关之间有争议无法解决；4、上级机关交办的并指定越级直接上报的；5、检举、揭发直属上级机关；6、询问与联系极个别的、必要的具体问题。（五）正确选择主送和抄送机关1、确定上行文主送机关的规范：（1）请示：一般只写一个主送机关；（2）受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属确定主送和抄送机关；（3）除上级机关负责人直接交办的事外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。2 2、抄送机关的确定抄送机关的确定 （1 1）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；）向下级机关或本系统的重要行文应同时抄送直接上级机关；（2 2）越级行文一般应抄送越过的机关；）越级行文一般应抄送越过的机关；（3 3）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送和抄送机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应抄送其另一上级上级机关向受双重领导的下级机关行文必