《秘书实务》第10章_会前筹备分析

1、本章学习要求本章学习要求会拟订科学合理的会议筹备方案会拟订科学合理的会议筹备方案 会制发各类会议通知会制发各类会议通知会根据实际需要选择和布置会场会根据实际需要选择和布置会场能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作能够做好会议资料、用品、礼仪等准备工作 第一节第一节 准备会议方案准备会议方案一、情景案例一、情景案例二、基本知识二、基本知识（一）拟订会议筹备方案（一）拟订会议筹备方案 1会议的主题会议的主题 2会议的名称会议的名称 3会议的时间会议的时间 4会议的地点会议的地点 5会议的议程、日程、程序会议的议程、日程、程序 6会议的出席范围会议的出席范围 7会议的经费预算会议的经费预算（P141

2、） 8会议的筹备机构会议的筹备机构 9会议的食宿安排会议的食宿安排l2009中央经济工作会议l莱州市委常委扩大会议l安广院教学工作会议l第四次中日韩领导人会议l十一届全国人大二次会议l安广院11-37班第三次班会l遵义会议大中型会议的议程一般包括：l 开幕式；l 领导和来宾致辞；l 领导作报告；l 分组讨论；l 大会发言；l 参观或其他活动；l 会议总结，宣读决议；1. 闭幕式筹备机构保卫组宣传组财务组秘书组会务组 （二）拟订会议的应急方案（二）拟订会议的应急方案 （1）人员问题）人员问题 （2）场地问题）场地问题 （3）设备问题）设备问题 （4）资料问题）资料问题 （5）健康与安全问题）健康

3、与安全问题 （6）行为问题）行为问题 三、技能训练三、技能训练 案例讨论：遇到了这样的场面，你会怎么办？案例讨论：遇到了这样的场面，你会怎么办？东南快报讯东南快报讯 8日下午，台日下午，台“立法院立法院”在在“三八三八”节爆发激烈冲节爆发激烈冲突。突。“立委立委”在协商高度争议的在协商高度争议的“中选会组织法中选会组织法”及及“政府总预政府总预算算”时，民进党女时，民进党女“立委立委”阻挡阻挡“立法院长立法院长”王金平进入议场开王金平进入议场开会，竟然现场就和护航的国民党女会，竟然现场就和护航的国民党女“立委立委”扭打在一起，很扭打在一起，很多人都挂彩！多人都挂彩！民进党不同意国亲所提出的民进

4、党不同意国亲所提出的“中选会中选会”依政党比例组成，不依政党比例组成，不但在但在“朝野朝野”协商后阻挡王金平进议场宣布延会，更由女协商后阻挡王金平进议场宣布延会，更由女“立立委委”王淑慧、谢欣霓、蔡启芳等集体霸占主席台，杯葛议事，王淑慧、谢欣霓、蔡启芳等集体霸占主席台，杯葛议事，造成蓝绿双方发生严重冲突，蓝军决定撤守，改用口号对造成蓝绿双方发生严重冲突，蓝军决定撤守，改用口号对阵，王金平虽然有阵，王金平虽然有“立委立委”颜清标护驾，还是无法进场。颜清标护驾，还是无法进场。王金平被民进党籍王金平被民进党籍“立委立委”林国庆等阻挡，无法进入议场主持会议林国庆等阻挡，无法进入议场主持会议l冲突中，冲

5、突中，“立法院长立法院长”王金平被夹在中间，一度王金平被夹在中间，一度 袖子还被扯起来，事后王金平惊魂未定。袖子还被扯起来，事后王金平惊魂未定。 l国民党国民党“立委立委”廖婉汝说：廖婉汝说：“民进党民进党立委立委庄和子偷庄和子偷袭我，从后面抓我的头发，她最厉害的地方是，袭我，从后面抓我的头发，她最厉害的地方是，整个人抱着我的头，你看这边破掉了，这边也破整个人抱着我的头，你看这边破掉了，这边也破掉了。掉了。”l10多位女多位女“立委立委”在推挤中，有人脸部瘀青，有人在推挤中，有人脸部瘀青，有人脖子严重被抓，蓝绿女脖子严重被抓，蓝绿女“立委立委”都挂了彩。国民党都挂了彩。国民党“立委立委”郭素春

6、说：郭素春说：“民进党女民进党女立委立委绑架王金平，绑架王金平，软禁他在软禁他在院长院长室。室。”第二节第二节 制发会议通知制发会议通知一、情景案例一、情景案例二、基本知识二、基本知识（一）会议通知的拟写（一）会议通知的拟写1标题标题2通知对象通知对象3正文正文4落款落款5回执回执（1）会议时间）会议时间（2）会议地点）会议地点（3）会议内容）会议内容（4）参会对象）参会对象（5）其他事项）其他事项 （二）会议通知的发送（二）会议通知的发送1明确通知发送对象明确通知发送对象2选择通知发送形式选择通知发送形式3把握通知发送时间把握通知发送时间4准确书写通知封筒准确书写通知封筒5落实回复确认环节落

7、实回复确认环节 三、技能训练三、技能训练 训练训练1 中达中达公司准备在公司准备在2012年年7月月5日至日至6日在日在安徽安徽省省合肥合肥市市明珠大明珠大酒店召开酒店召开2013年订货会议，于年订货会议，于2012年年6月月25发出发出会议通知。会期为会议通知。会期为2天，天，7月月4日报到。报到地点在日报到。报到地点在明珠大明珠大酒店酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。房。请各地重要经销商参与，食宿费用自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。训练训练2（P151） 请分析下面这份会议通知（邀请函）存在什么问题，请分析下面这份会议

8、通知（邀请函）存在什么问题，并做修改。并做修改。第三节第三节 布置会议场所布置会议场所 一、情景案例一、情景案例 二、基本知识二、基本知识（一）会场的布局（一）会场的布局 1相对式相对式 2全围式全围式 3半围式半围式 4分散式分散式 （二）座次的排列（二）座次的排列 1主席台人员座次排列主席台人员座次排列 2其他人员座次排列其他人员座次排列（1）横排法）横排法（2）竖排法）竖排法（3）左右排列法）左右排列法 3座次标识座次标识 （三）会场的装饰（三）会场的装饰1主席台的装饰主席台的装饰（1）会标）会标（2）会徽）会徽2会场背景的装饰会场背景的装饰3色调的选择色调的选择4.主席台成员使用物品摆

9、放主席台成员使用物品摆放（四）会场的设备（四）会场的设备音响布置音响布置声像布置声像布置其他布置其他布置 三、技能训练三、技能训练 训练训练1 请根据基本知识中的介绍，在老师的指导下，请根据基本知识中的介绍，在老师的指导下，分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制分别画出常见的会场布局示意图，课下并将其制成电子文档形式。成电子文档形式。 训练训练2 请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察请通过实地观察（如学校的会议）或间接观察（如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局（如电视上的相关新闻）来感受不同的会场布局的区别。的区别。 训练训练3请虚拟一份某次会议的主席台就座人员的名单，请虚拟一份某

10、次会议的主席台就座人员的名单，然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不然后按照就座人数为奇数、偶数及前后双排等不同情况，画出主席台示意图。同情况，画出主席台示意图。第四节第四节 其他准备工作其他准备工作一、情景案例一、情景案例二、基本知识二、基本知识（一）准备会议资料（一）准备会议资料1文件性资料文件性资料2服务性资料服务性资料（1）程序文件）程序文件（2）参考文件）参考文件（3）管理文件）管理文件（4）指导文件）指导文件（5）主题文件）主题文件 （二）准备会议用品（二）准备会议用品1必备用品必备用品2特殊用品特殊用品（三）制发会议证件（三）制发会议证件1会议证件的内容会议证件的内容2会议证

11、件的制作会议证件的制作（四）邀请会议嘉宾（四）邀请会议嘉宾（五）安排礼仪服务（五）安排礼仪服务1选择礼仪服务人员选择礼仪服务人员2分解工作程序分解工作程序3培训礼仪服务人员培训礼仪服务人员4准备服装用具准备服装用具 （六）安排会议食宿（六）安排会议食宿 1安排会议餐饮安排会议餐饮 2安排会议住宿安排会议住宿（七）做好会前检查（七）做好会前检查l会议准备是否充分；l会议期间能否排除各种干扰；l环境条件与用品准备；l文件材料的准备情况；l会场布置情况的检查；l会议保卫工作的检查；l特殊类型会议相关工作的检查。 三、技能训练三、技能训练 训练训练请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一些会议的证件实物，增强对会议证件制作的些会议的证件实物，增强对会议证件制作的感性认识。感性认识。 训练训练请利用请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有做出某次会议的各种证件，如有条件再打印成书面形式条件再打印成书面形式 训练训练 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？请讨论分析常见的会议证件都有哪些？本章综合实训本章综合实训 实训实训 项目情景：项目情景： “五四五四”青年节来临之际，青年节来临之际，XX职业技术学院职业技术学院准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。此活动由校团委组织，学生会承办。此活动