采购合同履行培训课程(PPT 28页)

1、 第九讲 采购合同履行一、订单管理二、货款支付三、质量管理采购订单管理流程设计目标：方便管理，减少冗余工作，降低成本基本原则：符合逻辑、符合实际；简捷、实用、规范；利于部门协作、便于与供应商的信息交流。 ERP系统下的采购订单基本程序（1）请购单录入/维护。（2）采购单录入。（3）采购订单维护。（4）采购订单确认。（5）采购订单确认后维护。（6）采购订单收货。（7）无采购订单收货。常见的订单管理流程请购处理来自生产、库存、销售的申请物品中长期采购计划请购单录入、维护采购申请文件查询报表采购处理请购单合并、下达采购订单录入、维护采购订单文件采购单结案采购单结账查询报表采购订单确认发放收货处理订单

2、收货无订单收货收货单更正收货记录文件查询报表库存分配收货确认库存文件发出采购单的流程YYYNNNNNYY开始1、生成新PO2、发送新订单3、接收供应商的答复4、是否整张订单被拒绝8、供应商是否拒绝10、供应商是否有更改12、供应商是否有拆行14、通知采购员并结束5、是否要取消整张订单6、修改订单并提交批准7、在ERP中取消整个订单9、取消被拒绝的项目11、修改被更改的项目13、拆行处理更改订单通知流程NNYY开始1、接收订单数据2、写入历史数据并转换数据格式3、是否有子行4、是否原有7、更改相应的订单行6、修改原来的订单行并插入新订单行5、更新相应订单行8、通知采购员并结束订单管理工作的监督1

3、、建立制度 对订单进行编号，并完整保存；核查订单是否得到授权人的签字；专人复查订单的编制过程和内容。2、确定监控点：订单的审批、订单的询价、订单的登记、订单的付款、订单的验收、订单的审核、订单的记账。 3、审查相关单据和记录：审核单据的真实性，账目的完整性和，记录的保密性。二、货款支付（一）常用的支付方式:买方直接付款：订货付现，见单付款银行托收：光票托收，跟单托收 信用证：可分为可撤销和不可撤销的，保兑的和非保兑的，即期和远期的等。买方直接付款买方直接付款是指由买方主动地把货款汇付给卖方的一种付款方式。买方在安排付款时，虽然要通过银行办理，但银行对货款的收付不承担任何责任。这是一种基于商业信

4、用的付款方式。买方付款有以下几种订货付现（Cash with Order）是指卖方要求买方在订货时即预付全部货款或部分货款。这是对卖方最为有利的支付方式，但是在国际货物买卖中使用并不普遍。见单付款（Sight Payment）是指卖方在发运货物后，将有关单据寄交买方，然后由买方在收到单据之后按照合同的规定将货款通过银行汇付给卖方。根据付款方式，可以将见单付款分为信汇、电汇和票汇三种。汇付根据汇出行向汇入行发出汇款委托的方式分为三种形式：电汇（TT）。汇出行接受汇款人委托后，以电传方式将付款委托通知收款人当地的汇入行，委托它将一定金额的款项解付给指定的收款人。电汇因其交款迅速，在三种汇付方式中使

5、用最广。但因银行利用在途资金的时间短，所以电汇的费用比下述信汇的费用高。信汇（MT）。信汇和电汇的区别，在于汇出行向汇入行航寄付款委托，所以汇款速度比电汇慢。因信汇方式人工手续较多，目前欧洲银行已不再办理信汇业务。票汇（DD）。票汇是以银行即期汇票为支付工具的一种汇付方式。由汇出行应汇款人的申请，开立以其代理行或账户行为付款人，列明汇款人所指定的收款人名称的银行即期汇票，交由汇款人自行寄给收款人。由收款人凭票向汇票上的付款人（银行）取款。银行托收（collection）托收是由卖方对买方开立汇票，委托银行向买方收取货款的一种结算方式。银行托收的基本做法是：由卖方根据发票金额开立以买方为付款人的

6、汇票，向出口地银行提出托收申请，委托出口地银行通过它在进口地的代理行或往来银行，代为向买方收取货款。托收仍是一种商业信用。托收分为2种光票托收（clean collection）是指卖方仅开具汇票委托银行向买方收款，而没有附任何单据。跟单托收是指卖方将汇票连同提单、保险单、发票等装运单据一起交给银行，委托银行向买方收取货款。在国际贸易中，货款的支付一般都采用跟单托收。跟单托收（Documentary collection）又可分为付款交单及承兑交单。跟单托收付款交单（Document against Payment, D/P）买方付款时向其交付商业单据，有关单据经代收行向付款人提示后，付款人检

7、查单据后决定是否接受，接受时即付款赎单。付款交单又分为即期付款交单（Document against Payment Sight）和远期付款交单（Document against Payment after Sight）。承兑交单（Document against acceptance, D/A）是指卖方的交单以买方的承兑为条件。买方承兑汇票后，即可向代收银行取得货运单据，待汇票到期时才付款。因为只有远期汇票才需办理承兑手续，所以承兑交单方式只适用于远期汇票的托收信用证（Letter of Credit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内

8、凭符合规定的单据付款的书面保证文件。信用证是国际贸易中最主要、最常用的支付方式。在国际贸易活动，买卖双方可能互不信任，买方担心预付款后，卖方不按合同要求发货；卖方也担心在发货或提交货运单据后买方不付款。因此需要两家银行做为买卖双方的保证人，代为收款交单，以银行信用代替商业信用。银行在这一活动中所使用的工具就是信用证。信用证是银行有条件保证付款的证书，成为国际贸易活动中常见的结算方式。按照这种结算方式的一般规定，买方先将货款交存银行，由银行开立信用证，通知异地卖方开户银行转告卖方，卖方按合同和信用证规定的条款发货，银行代买方付款。 各种付款方式的比较 不同的支付方式对贸易伙伴的双方所产生的负担和

9、风险不同，因此有不同的选择组合。1、支付方式的选择的依据：（1）根据贸易伙伴的资信情况灵活选择；（2）根据货物的市场行情选择支付方式；（3）根据贸易条件的性质选择支付方式。2、单一的支付方式3、信用证与汇付相结合4、信用证与托收相结合5、汇付与银行保函或信用证结合6、汇付、托收、信用证三者相结合以上支付方式适应不同的货物采购，交易双方强弱势的不同地位也影响支付方式。三、质量管理为了获取满意的产品，买卖双方需要共同合作建立质量管理体系。（一）、制定质检方案采购质量管理是企业全面质量管理的重要组成部分，也是关系企业整体采购绩效的决定性环节之一。采购经理人员必须高度关注采购质量管理，虽然不同的商品和

10、物料存在着技术和质量标准的诸多差异，但采购质量管理的流程和控制点是基本相同的。 采购质量管理流程事前规划事中执行事后考评事前规划事中执行事后考核决定品质标准并开列公平的规格买卖双方确认规格及图样了解供应商的承制能力买卖双方确认验收标准要求供应商实施品管制度（品管认证等级）准备核正检验工具或仪器 检视供应商是否按照规范施工提供试制品以供品质检测派驻检验员抽查在制品的品质品管措施是否落实 解决买卖双方有关品质分歧严格执行验收标准提供品质异常报告要求卖方承担保证责任淘汰不合格供应商 采购质量管理方案的制定1、明确采购质量控制原则2、制定采购质量标准 （1）、规格、图样与采购订单的要求。（2）、合格供

11、应商的选择标准和程序；（3）、质量保证协议和解决纠纷的条款；（4）、接受检验计划与管制；（5）、接受质量记录。 3、建立质量检验体系（1）、三检制 包括互检，自检和专检。实行操作者的自检、工人之间的互检和专职检验人员的专检相结合的一种检验制度。（2）、签名制 各个责任人对产品运动过程中要签订相关记录文件，以便以后参考。（3）、质量复查制（4）、追溯制不合格品管理新版2000版质量管理体系国家标准对不合格品（nonconformity)的定义为：未满足要求的产品。此处的“要求”是指“明示的、习惯上隐含的或必须履行的需求或期望”。在质量控制工作中，对可疑的不合格品或生产批，必须认真加以鉴别。对确实不符合要求的产品必须确定为不合格品。不合格品的处理对不合格品的处理有返工、返修、原样使用、降级