某有限公司数字智能办公管理系统技术白皮书

1、数字智能办公管理系统 技术及产品白皮书数字智能办公管理系统技术 白皮书深圳市翰林科技有限公司关于数字智能办公管理系统在新的经济时代，如何对知识进行管理成为企业发展的关键课题。我们深信：未来企业的核心竞争力将是知识与效率。知识来源于积累、沉淀和学习、效率有赖于沟通、协作。数字智能办公管理系统为企业创造一个底层机制，它以IT技术为载体，将创新的知识管理思想融入企业的信息化建设，实现企业的经验积累、知识沉淀、资源共享、文化培养、流程优化、协作沟通，从而降低企业运作的知识风险和人力资源成本，提高企业的创新能力、反应速度、竞争能力和运作效率。产品设计思想与开发目标数字智能办公管理系统以软件为载体，创新管

2、理思想。旨在实现企业自我学习、自我修炼，帮助企业实现：l 培养企业的文化，形成企业统一的价值观，思维模式和行为方式；l 实现企业经验、知识的积累与沉淀，提高业务水平、工作效率和企业智商；l 创造一个开放、学习型的企业组织和知识创新体系；l 建立扁平化的快速反应组织模式，实现有效的沟通协作。l 科学、有效地管理企业的无形资源，形成企业的知识平台，协作平台，信息平台，文化平台。产品管理思想精髓及其意义数字智能办公管理系统通过知识的共享，知识的整理、知识的挖掘,知识的传递和沟通，使企业更多地转向知识管理和加强协作能力来应对知识经济提出的挑战.，同时系统通过企业间的沟通与协作构建了企业的扁平化组织结构

3、，从而极大的提高了企业的运作效率。数字智能办公管理系统就是以知识管理为核心思想，用IT技术为载体的新一代管理系统。其管理思想的精髓是：通过知识管理使企业成为学习型组织和知识型组织，通过沟通协作提高企业的效率，从而最终提升企业的核心竞争力。数字智能办公管理系统产品特点产品结构数字智能办公管理系统统为用户提供一个友好互动的门户平台，实现创新的管理功能，构建一个企业信息通道，以单一登陆、单一界面和相同的风格访问企业的内容资源。公司产品以数字智能办公管理系统为基础框架，根据用户的不同需求，形成OA （办公自动化）、KM （知识管理）、HR （人力资源）、CRM （客户资源管理）、BI（商业智能）、ER

4、P（企业资源规划）等系列产品。OAKMHRCRMBI。数字智能办公管理平台ServerMiddleware Data WarehouseBasic Data产品架构n 产品模块 12数字智能办公系统（OA）功能框图业务管理办公管理知识管理系统管理库存管理项目管理销售管理业务操作管理信息传递客户管理信息管理资源管理组织沟通组织协作考试中心培训中心专家中心知识地图后台管理工作流设置权限设置数据字典基本设置电子传真电子邮件手机短信消息机制名片管理会议管理内部服务公文流转任务计划资产管理图书管理车辆管理电子期刊投诉系统网上调查论 坛公告信息系统总架构文件服务器消息服务器手机短信中心WEB服务器FAX服

5、务器OA SERVER数据库DB邮件服务器 SOCKET 通讯（TCP/IP协议）CLIENT 2CLIENT nCLIENT 1产品运行环境服务器端硬件配置：建议配置CPU PIII500以上、内存512M以上、硬盘10G以上服务器端软件配置：Microsoft Windows NT Server 4.0+sp5Microsoft Windows2000 Server + sp2SQL Server 7.0 or SQL Server2000IIS 4.0 or IIS 5.0JAVA 虚拟机传真服务器需配置调制解调器.客户端硬件配置：建议配置CPU PII200以上、内存32M以上硬盘空间

6、10M以上视频用户终需配置摄像器和影响卡客户端软件配置：Microsoft Windows 9X/Microsoft Windows2000/Windows XPOffice 97/Office 2000/Office XP产品技术特性n 方便性数字智能办公管理系统具有良好的交互界面，以单一登陆、单一界面和相同的风格为系统内容资源，构建一个企业信息通道。其图形化的用户界面，更使得产品操作简单、易学易用。n 开放性及个性化数字智能办公管理系统是一个完全开放的产品。它不仅具有跨平台的特性，而且还可以和各种企业内部系统相连接，保证用户系统向电子商务的过渡和扩展。数字智能办公管理系统 还可以根据应用的

7、不同要求进行个性化的定制。n 安全性数字智能办公管理系统 根据底层 Server 和应用层的各种权限设置，具有完善的安全授权和行为轨迹机制，可以安全的连接到各种标准的应用服务系统，满足用户系统的各项安全。利用操作系统和数据库提供的强大的多层安全机制以及记账功能，跟踪并记录所有用户对各个数据库的各种操作。数字智能办公平台由于是支持INTERNET应用的软件，在数据存储和数据传输的安全性要求也较高，所以系统采用了数据加密存储的技术，保证数据的安全性；在数据传输的安全方面采用了通过国家信息产业部安全认证的安全加密机制来保证，提供了银行级的安全性。采用了3DES128位的加密算法，密钥管理采用中国人民

8、银行提供的PBOC密钥分散算法。n 多元化及可扩展性数字智能办公管理系统 作为一个单一的门户系统存在的同时，可根据用户的需求，自由的选择和扩展商务应用，如 OA 、KM 、HR 、CRM 、BI、ERP等。作为单一系统使用时更加支持与其它系统的无缝连接。由于系统采用了多层结构的系统架构，在结构上保证了系统的可扩展性和兼容性，易于整合第三方软件。n INTERNET+软构件数字智能办公管理系统 作为企业信息化的开始，充分的考虑了技术上的可持续性和领先地位，采用了世界领先的INTERNET+软构件的技术，该技术一方面保证了客户使用的方便性，同时也考虑了企业数据的安全性。INTERNET+软构件技术

9、解决了纯WEB方式的安全性和系统速度的问题，同时保留了WEB基于INTERNET应用以及易维护和升级的特性。整合了B/S和C/S的优势，极大的提高了使用的效率和实用性。n SOCKET通讯为了保证系统传输的效率和遵循国际标准，系统在传输上采用了SOCKET通讯技术，使得系统更具规范性，同时也极大的保证了数字智能办公平台提高工作效率的特性。n 消息机制系统提供了与其他办公平台在信息沟通和传递完全不一样的方式，从根本上解决了传输效率的问题，系统平台独创的消息机制，保证了整个系统无论是信息沟通、知识传递、公文流转还是内部邮件处理，交流的速度都在2秒钟以内，保证了信息交流的实时性，提供了工作的效率。数

10、字智能办公管理系统功能介绍功能模块组成数字智能办公管理系统知识管理办公管理业务管理数字智能办公管理系统系统包含了“知识管理”、“企业协作”、“企业沟通”、“业务管理”等主要板块。通过运用数字智能办公管理系统的“知识管理”板块使得知识管理实现有形化、实用化、制度化、系统化和集成化。能够让的管理者在一个集成的系统环境下管理企业的智力资产，组织的每一个成员很方便的查询到可利用的知识。利用“沟通平台”在企业中创造和谐的工作协作环境，利用“协作平台”板块可以提升组织的工作效率和协调能力，业务管理则让企业科学的管理企业，并通过图形化决策分析功能帮助企业决策者进行决策。模块功能介绍系统主界面：首页(系统主界

11、面)是一个Intranet Web的界面，只有一级菜单，可以起到企业信息门户的作用。它在用户面前呈现的一个通道，提供单一登陆、单一界面和相同的风格访问企业的内容资源。这使得用户得到Intranet Web 门户的所有便利，而不必掌握复杂的查询与报表系统以访问数据库或得到报告，这些工作的复杂性将由门户提供的各种工具所屏蔽。知识管理 知识地图：构建科学、规范的企业知识地图，将分散于企业每个员工的知识资料有效管理，使得知识不流失，并沉淀下来，实现企业智慧这一无形财富的积累。知识地图采用全文检索功能，并自由设计分类模式，科学地实现企业有效文档的积累、分类和查找。专家中心：企业各类专家进行实时交流的场所

12、，在专家中心，你可以清楚的知道企业内的每个员工属于哪个方面的专家，同时专家中心有一个企业内部的专家评级系统，她能够清楚的记录每个专家的所有操作，并对专家进行评定，当企业内部遇到问题时，你可以在专家中心里找到相应的专家进行咨询，系统通过消息机制、短信息等，迅速的通知每个专家，这样，企业就可以让分布在各地的专家在最短的时间内聚在一起解决企业所面临的问题，专家中心也给员工提供了一个共享知识和学习知识的园地，每个员工可以将自己在工作中遇到的难题和需要向别人请教的问题在系统中提交，同时也可以将自己在工作中的经验和心得提交到系统，让其他的同事可以参考学习，使得员工在遇到同样的问题时知道如何解决。系统的自动

13、分类和搜索功能使得信息的查找非常的方便，最终，专家中心大大的提高了企业的快速响应能力。培训中心企业培训是人力资源管理与开发的重要环节。在知识经济时代，比竞争对手学得快的能力也许是唯一能保持的企业竞争优势，所以要克服“学习智障”，企业每个人都要学习，而且要变个人学习为企业团队学习，使企业成为学习型组织，让员工获取知识、提高技能、改进态度、增加绩效、建设企业文化。企业的学习培训系统，让所有员工在有效培训中不断创新、不断发展，提升员工整体素质，实现知识资源共享和再利用。在这里，每个员工都可以超越时间与空间限制参加网络提供的各类培训，培训系统会跟踪每个员工的培训情况，自动统计员工参加培训的次数，建立员

14、工培训档案。员工也可以将自己的经验、心得拿出来与其他员工共同分享。同时，由所有人共同创造的推荐资源，给员工提供培训系统外的，更广阔的学习天地。倡导分享知识与文化的学习氛围，进行企业文化、观念的培植与宣灌。所有人均可以随意创建好文章，再把它加入“最新推介”以便共享；创建文章的人可以修改自己的文档，但不能更改他人的文档；维护人员可以删除、修改、管理所有文档。所有文档均有分类，方便按类别查阅。考试中心对于每位员工，知识的准备是最充分的准备，素质的培养是最基本的培养，技能的提高是最有效的提高。为了保障培训的效果，企业可以对培训进行评估。通过定期的培训后，对员工的学习情况进行检验，在线考试就是一种有效的

15、途径。企业主管可以根据自己企业的需要，自由的设计试卷及评分标准。主管可以设定单选题、多选题、问答题的分数，对于单选题、多选题，考生完成试卷之后系统马上可以自动评分。为了防止泄密，考生自己完成的试卷只有自己以及评分人能够看见，考生完成试卷之后不能修改，可以重新考试，但是每次考试的结果都会被记录下来。协作平台 内部服务企业的高效运作有赖于科学的工作流与良好的沟通协作。内部服务系统使企业人对人之间的工作协作。该模块实现内部工作安排。实现从安排工作、承诺、答复承诺、完成工作到评价，这五个模块贯穿内部工作安排的整个过程。所有人都可以对其他人安排工作，无论对上级领导或下级员工，可以构造一个扁平化管理的组织

16、模式。通过设置内服务单文档权限，可以让所有的人看到工作安排，也可以隐只让相关的人员查阅。使用签名防止他人修改伪造文档，存取控制区段控制一个文档可被多人编辑访问、但各个部分权限区分清晰。过期未完成的工作以邮件炸弹的形式催办。工作流程工作流程管理主要是应用信息技术工具来实现企业流程的协调、沟通与控制等功能(如:报销申请、出差申请)，是人对组的工作协作，亦是流程优化的开始，可在此基础上实施企业流程改造。流程审批模块能简化审批流程，提高工作效率，优化传统审批方式。该审批系统提供各类申请模板，包含审批的流程、申请审批的内容、以及审批人审批的时间，系统可灵活地选择审批人。当申请人提交审批后申请内容根据审批

17、流程自动流转，如果审批人同意审批申请时，点击按钮即可完成审批过程，审批人还可以通过回复功能告知申请人不予审批的原因。当审批人在预定时间内仍未对申请进行审批时系统会自动催办，当审批完成后系统会根据规定通知各相关人员。考虑到企业为适应企业竞争的需要，系统实现了完全的工作流的自定义，工作流的自定义包括了公文模版、决胜、工作流程及公文类别的自定义。任务计划任务计划实现了企业各层级部门对下级的工作安排及自身的计划，同时系统对所有任务进行了全过程的监控，可检索各协作部门的工作进度和工作状况，另外系统还对每个工作人员和部门进行了统计分析。反馈系统 内服务单、工作流程、任务计划是正向的办事流程，而反馈系统是反

18、向的协作监督流程，用于发现正向办事流程中的出现问题，并予解决。企业管理的规范、工作效率的提高有赖于建立一种企业内部互为客户的服务意识，为增强岗位之间的良好沟通与配合，反馈系统提供投诉人和被投诉人阐述各自意见和建议的场所，其目的是使每个员工能更好地完成本岗位的工作，提高工作效率，优化企业的工作流程。系统实现：接受投诉、并要求相关部门及岗位协调处理。企业沟通网上调查 系统根据特定主题设定相关的调查，以征集员工的意见、建议，使得管理层了解员工的思想和志趣，提供决策参考，便于更好地管理企业。电子公告 可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。还可利用公告牌进行各种信息传

19、递企业讨论区（论坛）通过建立一个友好的、使用方便的讨论区，企业内部的员工可以就自己关心的话题进行讨论，交流心得体会。员工在论坛里可以讨论工作、生活、学习上的各类话题。论坛的分类可由系统管理员进行设置，并规定用户在创建主题时必须选择分类，用户在发表言论时可自由选择署名或匿名方式。意见箱此系统是一匿名系统，即不记录参与人员的姓名。由于在任何一家公司中都存有一些敏感性话题，这些话题很多人想说或想知道，但又不好说。意见箱为企业员工构建了开放的工作环境和畅通的发表建议的渠道，让每个员工说出自己的看法和心里的想法，该系统为员工提供一个畅所欲言的场所。让每个参与的人都能有所思考，并有所获。留言板此系统是以匿

20、名形式进行网上留言和发表一些个人看法和提高活力的一个系统。员工可以在此系统中发表一些小小的看法，也可以在此系统中发表一些小小的搞笑内容，以提高员工的活力。资源管理 包含了会议管理、车辆管理、图书管理、设备管理、挡案管理等1. 会议管理主要包含两方面的功能：对会议的管理和对会议室的管理。通过对会议室的管理，实现了对会议室的实时的监控和合理的调控。会议管理具有会议的发起、记录、查询等功能，从而有效地解决了各企业不能解决具体问题的过多会议。2. 车辆管理主要功能是包含对车辆的管理和对司机的管理。在对车辆管理中，能有效地查看到所有车辆在某段时间内的使用状态和每辆车的费用统计。在司机管理中，能查看到各司

21、机的工作年限、出车次数和事故情况。3. 图书管理是有效地控制所有图书的借阅、归还和处理情况，使所有书籍得到有效地管理。4. 挡案管理主要功能包括立卷、合卷、移卷、新增、授权、审批、归返等5. 设备管理是为了更有序地控制各种设备的预订、使用情况，使企业各种设备的领用更加规范化、有序化。业务管理根据客户的实际需要，进行相关的定制（加入你们公司的内容）如：1. 业务操作管理：编制、审核各种工作计划单，确保业务计划的落实并可实现在线审批,在线汇报等.2. 销售系统管理:包括网点销售管理分公司及总公司对销售业务的管理.提供快速的查询,详尽的报表等.3. 客户管理:客户资料的增加修改删除查询,合同概况与及

22、时的催款提醒等.4. 项目管理:包括项目资源最新立项项目已投资项目已退出项目项目增加项目查询项目修改项目删除等.5.信息管理:包括信息收集交流分析处理保密等.系统管理：它包含了基本设置、权限设置、工作流设置等几大功能模块。1. 在基本设置中能快速地查看到公司和子公司的详细情况及组织结构，使公司情况能一目了然看清楚对组织机构进行设置，包括部门设置、岗位设置和角色设置等，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。2. 在权限设置中，它限制了哪些人拥有哪些功能权限。3. .工作流设置能让企业管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程，自定义项目丰富，可很好地满足组织中各种工作处理的需要。4. .文档模板设置为管理员提供一个集中定义各个子系统所用表单格式的界面。管理员可根据本单位业务需求，定义出各种格式 的表单，提供给各个子系统应用。5. 密码设置服务标准支持时间l 标准电话支持用户在使用产品时，可以从我们得到不受限制的免费电话支持。要求电话支持的客户可以指定一名主要联系人及一名替补联系人与我们进行电话联系。l 标准现场支持用户在使用产品时，出现的问题不