我院科技档案管理介绍及相关要求ppt课件

1、院办公室院办公室 辛红霞辛红霞20212021年年1111月月文秘档案业务知识培训文秘档案业务知识培训档案的涵义及分类档案的涵义及分类我院科技档案管理现状我院科技档案管理现状现行科研档案管理方式分析现行科研档案管理方式分析完善科研档案管理措施讨论完善科研档案管理措施讨论 一、什么叫档案？一、什么叫档案？ 人们在社会实际中构成的留存以备查的文字、图像、声音人们在社会实际中构成的留存以备查的文字、图像、声音及其他各种方式的原始记录。及其他各种方式的原始记录。科研单位：档案是在科研管理、科研实际活动过程构成的科研单位：档案是在科研管理、科研实际活动过程构成的留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各

2、种载体方式的留存以备查的文字、图表、图像、声像及其他各种载体方式的原始记录，对后来的科研任务具有较强的参考价值。原始记录，对后来的科研任务具有较强的参考价值。 二、档案的分类二、档案的分类 历史档案历史档案按历史时期分按历史时期分 现行档案现行档案 文书档案文书档案按内容性质分按内容性质分 科技档科技档案案 专门档案专门档案 纸质档案纸质档案 照片档案照片档案 按载体分按载体分 电子档案电子档案 实物档案实物档案 声像档案声像档案企事业单位和国家机构、社会组企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事消费、科研、基建织及个人从事消费、科研、基建及管理活动构成的对国家和社会及管理活动构成的对国家和社

3、会具有保管价值的该当归档保管的具有保管价值的该当归档保管的科技文件资料。科研档案是科研科技文件资料。科研档案是科研院所科技档案的中心内容。院所科技档案的中心内容。江苏省农科院档案江苏省农科院档案科技档案科技档案文书档案文书档案电子档案电子档案会计档案会计档案声像档案声像档案实物档案实物档案科研档案科研档案基建档案基建档案仪器设备档案仪器设备档案按职能按职能部门分类部门分类报表报表帐册帐册凭证凭证其它其它题题 词词证证 书书印印 章章其其 它它录像录像录音录音照片照片档案的涵义及分类档案的涵义及分类我院科技档案管理现状我院科技档案管理现状现行科研档案管理方式的分析现行科研档案管理方式的分析完善科

4、研档案管理措施讨论完善科研档案管理措施讨论院办档案科院办档案科成果档案成果档案科研综合档案科研综合档案仪器设备档案仪器设备档案未构成成果的科未构成成果的科研课题文件资料研课题文件资料院集中院集中管理管理研讨所及研讨所及工程组工程组工程组为纽带一工程组为纽带一致管理致管理科研档案科研档案基建档案基建档案u 科研档案科研档案u 基建档案基建档案u 仪器设备档案仪器设备档案 针对未构成成果的科研档案管理，自针对未构成成果的科研档案管理，自20032003年起，我年起，我院开场推行院开场推行“以工程组为纽带的科研档案分级管理方式，以工程组为纽带的科研档案分级管理方式，建立以院为中心的全院系统五级档案管

5、理网络，成立了建立以院为中心的全院系统五级档案管理网络，成立了档案任务指点小组档案任务指点小组, , 院分管指点任组长院分管指点任组长, ,院办公室、科研院办公室、科研处协同管理处协同管理, ,各研讨所分管科研所长为成员，科研秘书为各研讨所分管科研所长为成员，科研秘书为兼职档案员。每个工程组指定专职人员担任日常档案资兼职档案员。每个工程组指定专职人员担任日常档案资料的搜集、整理任务，科研秘书详细指点本所的科研档料的搜集、整理任务，科研秘书详细指点本所的科研档案的业务以及与院职能部门的沟通，院办档案科总体担案的业务以及与院职能部门的沟通，院办档案科总体担任全院科研档案的管理任务。任全院科研档案的

6、管理任务。院分管指点院分管指点办公室办公室科研处科研处院院 办办 档档 案案 科科专业研讨所科管科长专业研讨所科管科长工程组兼职档案员工程组兼职档案员科研课题的构成资料科研课题的构成资料国家及部省重点实验室、工程中心、资源圃等国家及部省重点实验室、工程中心、资源圃等 重要科研平台的构成资料重要科研平台的构成资料获奖、技术鉴定、种类审定资料获奖、技术鉴定、种类审定资料专利证书、植物新种类权证书等其它资料专利证书、植物新种类权证书等其它资料注：除纸质档案资料外，应加强电子档案的搜注：除纸质档案资料外，应加强电子档案的搜集、集、 整理，及时送档案科存档。普通以光盘作为整理，及时送档案科存档。普通以光

7、盘作为 载体。载体。验收终了未构成成果时，暂存工程组验收终了未构成成果时，暂存工程组定期移交院档案室定期移交院档案室申报资料、奖状、证书、奖杯等申报资料、奖状、证书、奖杯等1.1.科研预备阶段科研预备阶段 1 1工程申报资料恳求书、设计书、标书；工程申报资料恳求书、设计书、标书；2 2工程立项资料同意立项文件、经费来源证明工程立项资料同意立项文件、经费来源证明等；等；3 3工程义务部分工程合同、横向委托协议、参工程义务部分工程合同、横向委托协议、参与单位分工合同等；与单位分工合同等；4 4分年度实施方案；分年度实施方案；5 5课题经费预算。课题经费预算。 2.2.研讨实施阶段研讨实施阶段1 1

8、重要的室内、田间院四记录、化验分析测试重要的室内、田间院四记录、化验分析测试 统计数据、配方等；统计数据、配方等；2 2标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所构标本目录、图纸图表、照片、声像录像及所构成的电子文件；成的电子文件；3 3阶段、年度、专题、基点任务总结、国内外业阶段、年度、专题、基点任务总结、国内外业务调查、调研、学术交流、论著、论文集等资务调查、调研、学术交流、论著、论文集等资料；料；4 4课题更改、中断资料。课题更改、中断资料。3. 3. 成果推行运用、验收阶段成果推行运用、验收阶段1 1工程技术总结、任务总结、验收证书等鉴定资工程技术总结、任务总结、验收证书等鉴定资料；料；2

9、 2引进与育废种类系品比、区试、消费实验引进与育废种类系品比、区试、消费实验资料、资料、 推行运用证明；推行运用证明；3 3课题终了验收资料；课题终了验收资料；4 4种类审定文件、专利证书、种类全授权证书；种类审定文件、专利证书、种类全授权证书；5 5经费运用决算、搜集报告等资料；经费运用决算、搜集报告等资料；6 6推行运用类成果的经济效益、社会效益分析。推行运用类成果的经济效益、社会效益分析。4.4.成果鉴定报奖阶段成果鉴定报奖阶段1 1成果鉴定恳求表、鉴定资料、鉴定证书；成果鉴定恳求表、鉴定资料、鉴定证书；2 2奖励申报书、获奖奖状、证书；奖励申报书、获奖奖状、证书；3 3成果转让合同等。

10、成果转让合同等。顺序号 院编号 课题来源课题名称起止时间 形成盒数 主持人备注江苏省农科院科研课题汇总表江苏省农科院科研课题汇总表项目组名称：1.1.科研课题下达后领取档案盒开场建档科研课题下达后领取档案盒开场建档 2.2.建立建立0 0号盒，放置本工程组科研课题汇总表、研讨工程简介号盒，放置本工程组科研课题汇总表、研讨工程简介课题名称分类号院编号来源及编号项目主持人主要参加人员承担单位协作单位总经费（万元）其中拨款起止年限研究概要（课题结束时填写，限500字）；江江苏苏省省农农科科院院研研究究项项目目简简介介院编号：顺序号形成材料标题形成时间页数材料形成人签字保管人备注江苏省农科院在研课题形

11、成目录江苏省农科院在研课题形成目录3.3.在研课题档案资料按课题进展时间阶段编号陈列，盒内放在研课题档案资料按课题进展时间阶段编号陈列，盒内放 置构成资料目录。置构成资料目录。4.4.资料构成一概用资料构成一概用A4A4纸，严禁用圆珠笔、蓝、红墨水书写及纸，严禁用圆珠笔、蓝、红墨水书写及复印件归档；复印件归档；5.5.盒内资料应按照目录顺序陈列，构成资料及时补充到目录盒内资料应按照目录顺序陈列，构成资料及时补充到目录一上。每一份文件资料左上角标顺序，右上角标注页码。一上。每一份文件资料左上角标顺序，右上角标注页码。6.6.实验记录一概运用符合归档要求的公用本，同一课题的实实验记录一概运用符合归

12、档要求的公用本，同一课题的实验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上；验记录应按实验顺序记录在固定的一个或多个记录本上；实验记录本的页数不得擅无私下、涂改、挖补、应保证完实验记录本的页数不得擅无私下、涂改、挖补、应保证完好无缺；带有密级的课题，其实验记录的左上角应注明密好无缺；带有密级的课题，其实验记录的左上角应注明密级，并按严密要求进展保管；实验记录字迹应工整、清楚、级，并按严密要求进展保管；实验记录字迹应工整、清楚、整洁，运用规范汉字；实验完成后，应将实验记录送交工整洁，运用规范汉字；实验完成后，应将实验记录送交工程组兼职档案员保管。程组兼职档案员保管。7.7.科管科长每年年初将本

13、所前一年度终了课题科管科长每年年初将本所前一年度终了课题 “研讨工程简研讨工程简介和介和“构成资料目录表，以及全所前一年度终了课标构成资料目录表，以及全所前一年度终了课标题录汇总表提交院办档案科；题录汇总表提交院办档案科； 8.8.科管科长担任本所日常在研课题档案检查和督促任务，院科管科长担任本所日常在研课题档案检查和督促任务，院办公室、科研处定期对在研课题归档资料进展检查。办公室、科研处定期对在研课题归档资料进展检查。领取档案盒领取档案盒科研课题下达科研课题下达科管科长科管科长在研课题资料搜集在研课题资料搜集兼职档案员兼职档案员在研课题资料搜集在研课题资料搜集、管理情况检查、管理情况检查科研

14、处科研处院办公室院办公室结题验收终了，完成课结题验收终了，完成课题档案资料的初步整理题档案资料的初步整理兼职档案员兼职档案员成果鉴定成果鉴定资料整理资料整理研讨所研讨所暂存工程组暂存工程组成果鉴定资料移交成果鉴定资料移交工程组工程组兼职档案员兼职档案员获奖资料资料移交获奖资料资料移交兼职档案员兼职档案员档案库房档案库房整理整理 鉴定鉴定编目编目u 科研档案科研档案u 基建档案基建档案u 仪器设备档案仪器设备档案1. 1. 立项资料：工程申报书、可行性报告、专家论证资料、立项资料：工程申报书、可行性报告、专家论证资料、工程合同、实施方案；工程合同、实施方案；2. 2. 工程实施资料：年度方案、年

15、度执行情况、工程总结验工程实施资料：年度方案、年度执行情况、工程总结验收资料、工程调整报批资料、工程效益分析、效益证明；收资料、工程调整报批资料、工程效益分析、效益证明；3.3.工程建立资料：工程概略、招招标文件、施工单位资料、工程建立资料：工程概略、招招标文件、施工单位资料、工程图表、工程预决算、工程开工验收资料；工程图表、工程预决算、工程开工验收资料；4.4.设备采购资料：设备型号、产地、功能及运用阐明、采购设备采购资料：设备型号、产地、功能及运用阐明、采购报批手续、订购合同、安装试运转资料；报批手续、订购合同、安装试运转资料；5. 5. 经费及财务资料：工程经费预算、决算、经费运用情况报

16、经费及财务资料：工程经费预算、决算、经费运用情况报告、经费运用分类表、明细表、经费归还合同；告、经费运用分类表、明细表、经费归还合同；6. 6. 文件资料：立项文件、经费下达文件、检查验收文件；文件资料：立项文件、经费下达文件、检查验收文件；7. 7. 图片资料：科研平台的铜牌照片、实验室设备照片电子图片资料：科研平台的铜牌照片、实验室设备照片电子版；版；8. 8. 其它资料：与工程有关的其它资料，如研讨报告、科研论其它资料：与工程有关的其它资料，如研讨报告、科研论文、科普资料、培训教材等；文、科普资料、培训教材等；建档步骤及要求同科研档案建档步骤及要求同科研档案已验收终了的工程及时移交整套档

17、案已验收终了的工程及时移交整套档案u 科研档案科研档案u 基建档案基建档案u 仪器设备档案仪器设备档案仪器设备申购、论证、审批档案仪器设备申购、论证、审批档案1 1申购单位提交的申购报告；申购单位提交的申购报告；2 2专家组的论证资料及审批意见，论证会议记录等；专家组的论证资料及审批意见，论证会议记录等；3 3主管部门的审批文件。主管部门的审批文件。2. 2. 仪器设备购置档案仪器设备购置档案1 1设备购置合同设备购置合同( (副本副本) )；2 2购置技术、经济分析评价如询价书；购置技术、经济分析评价如询价书；3 3与外商洽谈资料、备忘录及有关来往文件、免税文件进口设与外商洽谈资料、备忘录及

18、有关来往文件、免税文件进口设备。备。3. 3. 仪器设备的开箱验收档案仪器设备的开箱验收档案1 1检验合格证、保修单及相关附件；检验合格证、保修单及相关附件；2 2仪器设备的称号、型号、规格，消费厂家，出厂日仪器设备的称号、型号、规格，消费厂家，出厂日 期、出厂序号、设备的主要附件、随机的备件和维修期、出厂序号、设备的主要附件、随机的备件和维修 工具有清单的应附详细清单一份；工具有清单的应附详细清单一份；3 3主要技术资料包括：阐明书、装配图、构造图、电路图；主要技术资料包括：阐明书、装配图、构造图、电路图；4 4原售单位和售出单位的详细地址、，联络人等资料，原售单位和售出单位的详细地址、，联

19、络人等资料， 指定维修、保修单位的详细地址、和联络人等资料；指定维修、保修单位的详细地址、和联络人等资料；5 5仪器设备装箱单及设备开箱检验记录。仪器设备装箱单及设备开箱检验记录。4. 4. 仪器设备安装调试记录档案仪器设备安装调试记录档案: : 按照订购合同所列功能参数及技术目的要求进展测试，这是按照订购合同所列功能参数及技术目的要求进展测试，这是仪器设备安装调试后的初次实验，测试数据及性能鉴定记录可作为仪器设备安装调试后的初次实验，测试数据及性能鉴定记录可作为以后维修及计量确认的参考。以后维修及计量确认的参考。 5. 5. 仪器设备运转动态档案仪器设备运转动态档案1 1仪器设备运用记录：现

20、任管理人员，前任管理人员及前任的走向；仪器设备运用记录：现任管理人员，前任管理人员及前任的走向；2 2仪器设备购进或调进时的情况记录即原始验收记录，运用中出仪器设备购进或调进时的情况记录即原始验收记录，运用中出 现缺点记录，应详细记载发生缺点时的景象，缺点发生部位，发生现缺点记录，应详细记载发生缺点时的景象，缺点发生部位，发生 的缘由，发生缺点的日期，当事人以及部门处置意见等的缘由，发生缺点的日期，当事人以及部门处置意见等) )；3 3仪器设备年检记录：每年的年检日期、检验单位、检验员、检验负仪器设备年检记录：每年的年检日期、检验单位、检验员、检验负 责人，详细的检验工程应按设备的各项技术目的

21、进展，检验后责人，详细的检验工程应按设备的各项技术目的进展，检验后 应有备注阐明，包括精度和误差，误差的校正方法以及运用留意事应有备注阐明，包括精度和误差，误差的校正方法以及运用留意事 项；项；4 4仪器设备维修记录：送修日期、维修单位、维修人员、维修担任仪器设备维修记录：送修日期、维修单位、维修人员、维修担任 人签字栏目和联络，送修前的缺点景象，维修的详细工程和人签字栏目和联络，送修前的缺点景象，维修的详细工程和 部位，维修中改换的部件要写明厂牌、规格、型号、单价要部位，维修中改换的部件要写明厂牌、规格、型号、单价要 作详细的记载，维修后依然存在的问题包括技术目的的精度、作详细的记载，维修后

22、依然存在的问题包括技术目的的精度、 误差和运用本卷须知；误差和运用本卷须知；5 5仪器设备的保养记录：保养单位，保养时间、保养人、联络电仪器设备的保养记录：保养单位，保养时间、保养人、联络电 活、设备保养详细工程、养护的详细措施等等活、设备保养详细工程、养护的详细措施等等) )。 6. 6. 停用或报废审批记录停用或报废审批记录 包括停用或报废缘由及逐级审批记录。包括停用或报废缘由及逐级审批记录。 新购仪器设备档案要按照归档范围要求及时建档，全套档新购仪器设备档案要按照归档范围要求及时建档，全套档案交院办档案科整理归档；案交院办档案科整理归档； 部分常用资料如运用阐明书等可复印留用，如确需运部

23、分常用资料如运用阐明书等可复印留用，如确需运用原始档案，可到档案科借用，并办理登记手续；用原始档案，可到档案科借用，并办理登记手续； 仪器设备运转动态档案由工程组一年整理一次，于每年的仪器设备运转动态档案由工程组一年整理一次，于每年的3月底交至档案室。月底交至档案室。档案的涵义及分类档案的涵义及分类我院科技档案管理现状我院科技档案管理现状现行科研档案管理方式的分析现行科研档案管理方式的分析完善科研档案管理措施讨论完善科研档案管理措施讨论1.1.优点：实现超前管理和控制优点：实现超前管理和控制由过去仅注重档案验收，成果申报资料齐全的指点，由过去仅注重档案验收，成果申报资料齐全的指点，转向以过程管理和深化效力为中心的档案任务各个转向以过程管理和深化效力为中心的档案任务各个环节的指点；环节的指点；注重管理在研工程档案资料的构成，防止档案资料的注重管理在研工程档案资料的构成，防止档案资料的流失；流