英文Memo备忘录写作指南及范例电子版本

1、Memo Memo 第一页，共15页。MemoMemoDefinition: 也称公务便条，公司、团体也称公务便条，公司、团体(tunt)内内部各部门之间最普通的书面交流方式。部各部门之间最普通的书面交流方式。Format: 由标题和正文两部分组成。由标题和正文两部分组成。标题：收文人、发文人、发文日期、主题标题：收文人、发文人、发文日期、主题Note:备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或空备忘录的开头和正文之间一般要用线条隔开，或空两格。两格。正文部分通常不需称呼、正文部分通常不需称呼、Sincerely yours等结束语等结束语，说明具体内容即可。文字要求明白易懂，不必，说明具体内

2、容即可。文字要求明白易懂，不必太正式，但也不能过于口语化。太正式，但也不能过于口语化。正文之后无需写祝福语。正文之后无需写祝福语。第二页，共15页。How to write a MemoHow to write a MemoMemo Memo To:To:From: full name+positionFrom: full name+positionDate:Date:Subject:Subject:名名词词(mng c)(mng c)结构结构 第三页，共15页。Key to the exercise Id like to remind you To deal with/ handle the

3、 increasing daily mails from and to overseas companies and enterprises. Solve it ASAP第四页，共15页。请以教务处的名义给学院全体师生发一份内部(nib)通知时间：2013.4.24主题：五一劳动节放假安排正文：为了庆祝五一国际劳动节，我院将于2013.4.29到5.1放假三天。2013.4.29和2013.4.30的课调至2013.4.27和2013.4.28补上。第五页，共15页。Example1: 2006Example1: 2006年年6 6月月B B级实考题级实考题(ko (ko t): t): 假如

4、假如(jir)你是销售部经理你是销售部经理John Green, 请以请以John Green的名的名义按照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部义按照下面的格式和内容给本公司其他各部门经理写一个内部通知通知 主题：讨论主题：讨论2006年度第三季度销售计划。年度第三季度销售计划。 通告时间：通告时间：2006年年6月月16日日 Memo To: Managers of all the departments From: John Green ( The Sales Manager ) Date: June 16th, 2006 Subject: Discussion on the

5、sales plan of the 3rd quarter in 2006第六页，共15页。 内容：本部门已制定内容：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。将年第三季度的销售计划。将于于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司会议室开会在本公司会议室开会(ki hu)，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前告知本部门秘书。不能到会，请提前告知本部门秘书。 Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in 2006. To discuss the

6、plan, a meeting will be held in the Conference Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th, 2006. 第七页，共15页。 内容内容(nirng)：本部门已制定：本部门已制定2006年第三季度的销售计划。年第三季度的销售计划。将于将于2006年年6月月19日下午日下午1：00在本公司会议室开会，讨论在本公司会议室开会，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前告知本部门秘书。前告知本部门秘书。 It is hoped that

7、 managers of all the departments will come to the meeting. If anyone cannot attend it, please notify the secretary of the Sales Department in advance.第八页，共15页。Example 2:Example 2: 假设你是建设银行办公室主任假设你是建设银行办公室主任Henry, 请你给银行全请你给银行全体体(qunt)员工写一则备忘录，时间是员工写一则备忘录，时间是2011年年4月月20，通知银行办公时间的调整情况：从五月一日起，银行本通知银行办公时

8、间的调整情况：从五月一日起，银行本部上午上班时间不变，下午改为部上午上班时间不变，下午改为2：00到到6：00。各储蓄。各储蓄所营业时间仍然为所营业时间仍然为8：00到到5：00。望各自遵照执行，如。望各自遵照执行，如有新的情况，及时与办公室联系。有新的情况，及时与办公室联系。 After May 1, the office hours the bank will be adjusted as follows. At bank headquarters, in the morning, office hour remain the same. In the afternoon, office

9、hours are from 2:00 to 6:00. The business hours of every savings office remain the same, that is, from 8:00 a.m. to 5:00 p.m. All clerks are expected to observe the new time table. If any questions occur, please consult the Administrative Office. 第九页，共15页。Example 2:Example 2: Memo To: All clerks Fro

10、m: Henry (Director of Administrative Office, Bank of Construction) Date: April 20, 2011 Subject: Office Hour Adjustment第十页，共15页。比较比较(bjio)(bjio)：How to write a NoteHow to write a NoteFormat: To: Time: Message: From:第十一页，共15页。Example: Example: 按电话留言的格式和要求，以秘书按电话留言的格式和要求，以秘书Helena的名义，给的名义，给Mr.White写一封

11、电话留言，内容包括：写一封电话留言，内容包括： 来电人：来电人：Honeywell公司的公司的Mr. Johnson 来电时间：来电时间：2011年年1月月18日上午日上午10时时 事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约会只事由：明天要出差去北京，因此原定于后天上午的约会只能取消能取消(qxio)，等出差回来后再约见面时间。，等出差回来后再约见面时间。 To: Mr. White Time: 10 a.m., January 18, 2011 Message：Mr. Johnson of Honeywell will leave for Beijing on business tomo

12、rrow. He has to cancel his appointment with you on the morning of January 18. he will contact you for another appointment when he is back From: Helena (secretary)第十二页，共15页。Section D Applied Writing第十三页，共15页。 Memo To: Mary Foster From: John Smith Date: September 20, 2005 Subject: computer Id like to remind you that our office is in need of a new compu