时间管理II----内部课件

1、2022-6-241 时间管理时间管理IIII 向阳坊向阳坊GRPGRP精英团队精英团队 管理课程管理课程 向阳坊管理中心向阳坊管理中心 林妙香林妙香 Rev: B;2004-02-03 Rev: B;2004-02-03 WorkShop WorkShop时间：时间：2.52.5小时小时2022-6-242n在开之始前在开之始前2022-6-243 请闭目一分钟思考这问题请闭目一分钟思考这问题w 如果您的余生只剩下如果您的余生只剩下三三天天w 您会做哪您会做哪三三件事？件事？2022-6-244w时间管理是什么？时间管理是什么？2022-6-245 时间管理不是什么？时间管理不是什么？w时间

2、本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一般的多所以时间管理的问题本身不在于时间，而是 在于自己如何善用及分配你自己的时间2022-6-246 时间管理是什么时间管理是什么? ?w时间管理就是自我管理？w自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能l-把事情很快的做完，叫做效率l-把事情很快又很对 地做完，叫做效能w时间管理就是事前的规划或长期的计划2022-6-247 人，为何安于现状？人，为何安于现状？w 为何你我都不满意现状，但是却安于现 状 1、无奈 2、不确定改变之后会更好 3、因为现状是你我最熟悉的w 当你开始不满于现状时，表示会有新的事物 发生在你身上但是要用对“新的思考

3、方式”2022-6-248 请架设一座桥，使请架设一座桥，使A A至至B B距距离最短，但是桥不可歪斜离最短，但是桥不可歪斜 300公尺 B100公尺 河 水 A2022-6-249 有三片木条，如何将它们有三片木条，如何将它们 围成封闭三角形围成封闭三角形? ? w 2 2cm cm w 10cm 10cmw 4cm 4cm2022-6-2410 你可知道为何画不出来？你可知道为何画不出来？w因为你跳不出原来的思维习惯w但是假设你画了出来。恭喜你，你可以用新的角度去思考一个旧有的问题w改变时间管理的第一步，从你自觉需要时间管理开始2022-6-2411时间管理的架构时间管理的架构2022-6

4、-2412 请排出正确的行事优先顺序请排出正确的行事优先顺序 紧迫的事 不紧迫的事 w 重要的事w 不重要的事 ? A ? C B ? D ? 2022-6-2413 正确的行事优先顺序正确的行事优先顺序 紧迫的事 不紧迫的事 w 重要的事w 不重要的事 1 st 急 2 nd 重 3 rd 轻 4 th 缓 2022-6-2414 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事不重要的事设备故障，生产停工 重伤害急救 员工产生肢体冲突 顾客抱怨 停电 计划之研拟技能之提升 公关之促进 问题之调查 健康检查 有些电话 有些不速之客到访 有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约 有些交际应酬 有些文件之处理

5、处理属下之工作 自我干扰 个人嗜好的沉迷 2022-6-2415 陷阱一：时间的配置不对陷阱一：时间的配置不对w Reaction消极回应VS Proaction积极掌握w 危机就是转机w 规划重于做事w 最好的控制是预防w 预防胜于处理2022-6-2416不合理的时间配置不合理的时间配置I 45% 处理危机II 5%IV 15%II 35%2022-6-2417 明智的时间配置明智的时间配置I 1、重要的事情着重在Plan Plan着重在Do Do着重在Check Check着重在Action II 2、重要的事情要逐渐地交 给信任的部属，这叫“灌能” 2022-6-2418陷阱二：拖延陷

6、阱二：拖延 l 除了第四项以外，其他的做起来都不太愉快l 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 紧迫的事 不紧迫的事 l 重要的事l 不重要的事 1 st 2 nd 3 rd 4th2022-6-2419 克服克服1.1.成本成本/ /效益分析法效益分析法 成 本 wwww ww 好 处ww w www2022-6-2420 克服克服2.2.思维习惯的改变思维习惯的改变w 这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它w 养成速战速决的习惯w 将事情切成好几块小块任务，快速的完成每一块的任务w 完成最关键的部分，让事情看起来像做完80%一般2022-6-2421 陷阱

7、三：事必亲躬陷阱三：事必亲躬 韩非子。八经 -下君，尽已之能 -中君，尽已之力 -上君，尽人之智诸葛亮凡事必亲躬？后来过劳而死为何事必亲躬？ -因为怕部属取代 -不放心部属，不信任部属 -要求标准过高2022-6-2422 陷阱四：有求必应陷阱四：有求必应 w l 会花太多时间，时间不够会牺第二项受人尊敬的重要， 还是受人欢迎重要w l 不好意思拒绝请托的原因 -接纳请托比拒绝请托容易 -担心促怒请托者 -想要做广受爱戴之好人 -不知如何拒绝他人之请托w l 每个人都有一个好朋友，叫“施小惠”，可以适当的拒绝。2022-6-2423 时间管理架购时间管理架购w 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事

8、不重要的事 1、兵贵速战速决2、快刀斩乱麻 1、决胜于庙堂之上 2、灌 能、1、舍得 2、勇于拒绝3、交待1.怡情养性 2.轻松一下 均衡2022-6-2424如何提高工作效率 2022-6-2425 如何提高工作效率如何提高工作效率w 1. 了解自己每天工作时段的特性,善用之.w 2. 以PDCA分布周一到周五的工作性质.w 3. 保持良好的体力;养成运动的习惯w 4. 身心均衡的发展;培养良好的嗜好2022-6-2426 1.工作时段分配法则工作时段分配法则早上中午13：00-15：00下午晚上活力充沛，行动与勇 气兼备（Do） 思考迟钝，适合散心、放松（Check） 冷静，沟通（Acti

9、no,Plan） Relax,人文，Thinking 1、发球：Email 2、电话敲定事情/做 事情 3、给Leader方向/画架构 4、执行进行中专案1、对面Follow Up 2、Go Around3、沟通与协调 1、思考问题 2、写计划/Update Follow up进度(1hr) 3、Updare/ Modify进行中专案 1、花1小时写作 2022-6-2427 2.每周工作性质分配法则每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛，行动与勇气兼备（Do）思考迟钝，适合散心、放松（Check）冷静，沟通（Actino,Plan） 1、大型专案丢球 2、组内专案丢球 3

10、、给予组员做事方 向/做事重点 4、创造议题 1.Follow up一二所丢的球2.调整，Update计划3.议题收尾4.倾听沟通 1.想想目的是什么？意义何在？ 2.有没有办法提升自己的价值？ 3.计划/规划2022-6-2428 如何管理你的如何管理你的Email葛洛夫：你的时间是不是被Email 时间切成零零碎碎的片段？集中处理它2022-6-2429 先问自己以下这几个问题 1、你一天花多少时间在看Email？ 2、你进Email会不会看小品？ 3、你看Email时间是连续的，还是片段的？ 4、你的Email有没有做分类？ 5、回信是边看边回，还是分类后集中回信？ 6、进Email信箱

11、，是先看信还是先发信？ 2022-6-2430 如何提高如何提高Email的处理效率的处理效率 l 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作l 养成习惯，一天只有三个时段看Emaill 除了急件以外，集中时段回信2022-6-2431 看看Email时段分配时段分配 时段信箱回信备注09:10公司v13:00公司X16:30公司V22:00私人v2022-6-2432Email资料夹的分类资料夹的分类 u Reply:Private,公务u Follow Up:Urgent,Boss,重要,向下， Privateu Project进度u 有空再看2022-6-2433如

12、何展开你的计划如何展开你的计划w一日之计在昨天下班前w一周之计在于周日w一月之计在于月底2022-6-2434良好的时间管理来自于计划良好的时间管理来自于计划 紧迫的事 不紧迫的事 重要的事 不重要的事 1、兵贵速战速决2、快刀斩乱麻 1、决胜于庙堂之上 2、灌 能1、舍得 2、勇于拒绝3、交待1.怡情养性 2.轻松一下 均衡2022-6-2435 花时间在计划上才花时间在计划上才 是最节省时间的作法是最节省时间的作法 耗用时间 C A D P 耗用时间 不好好2022-6-2436 8.80/20法则法则 1/2w the Vital Few & the Trivial Manyw 柏拉图法

13、则w 花最少的力气，获得最多的效益w 你所完成的工作里，80%的成果，来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的2022-6-2437 80/20原理意原理意示图示图 琐碎的 多数事物 重要的 少数事情 80% 时间 20% 时间 20% 时间 80% 时间2022-6-2438长程目标年目标季目标月目标 目标金字塔目标金字塔 周目标 日目标2022-6-2439如何列管重要计划如何列管重要计划 l将自己短中长期的计划依工作，个人及生活这三个主轴一一列举出来，并算出每个计划是效益。（如下一页所示） l在同一个时间点进行这三个主 轴的前3个专案（专案件数依自己能力而定，红线的右手边）

14、 l有专案结束之后下一个专案就可以往左递补 002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十002020404060608080100100120120140140第一季度第一季度一一二二三三四四五五六六七七八八九九十十2022-6-2440每个计划如何给予评分每个计划如何给予评分 l先将所有计划列出来，分成短中长期（自行定义） l分成三个项目（也可依自己的价值观调整），依照：重要性，急迫

15、性及成功机会来给分数。最好给5分，最不好给1分 l将三个分数相乘，分数最高者为最优先执行的计划2022-6-2441 红色粗字体为应完成未完成的部分，蓝色斜字体为已完成的部分，黑色字体尚未到期， 目的：一集体力量转动公司进步之轮，对公司造成影响力，企图把公司文化导向好的一面 范例：专案评分的范例范例：专案评分的范例 短中长程专案项目主轴展开细项目标日期重要性急迫性失败成本执行动力短程C h a n g Cntro1.估报告内化2.训练展开3.审议会议4/10545100ST重点专案 1.KM架构2.BenchMark日月欣3.Roll out RD OJT4/1053230中程组内管理1各Le

16、ater的重点专案辅导. 1.Marty: PE OJT/电子资料库2.Mars:ID/VA/VE2.强化KM架构，落实执行 六月底55375长程Idea Proposal 1、量的突破 2、主题宣导 评审训练 4、电子资料库 5、厂商提案管理办法 6、专利纳入考量六月底 555125成立南部希望园区资源：1、HR BOOK=转化成 12月底442322022-6-2442 以以Notes信箱管信箱管 理计划的分类理计划的分类w 执行力：TO-DO，记录，Routine（最重要的部分，下一章节再讲）w 自我成长：Pareto,前3个计划w 生活：Pareto,前3个计划w 工作：Pareto,

17、前3个计划2022-6-2443执行能力的强化2022-6-2444 时间管理的利器时间管理的利器: to-do Lost 紧急的事情 重要的事情 1、老板今天交代 1、工作计划 2、临时状况 2、人生规则 3、家庭、健 康、 财富 Routine Work Schedule list 1、日常工作 1、Meeting 2、定期约会 2、行事历 3、纪念日 2022-6-2445范例：备忘录的范例范例：备忘录的范例 1、红色粗体字体为重要完成的部分，蓝色斜体字体为已完成的部分，黑色字体为应执行事项，绿色字体为Routine Schedule 底线字为已输入Schedule 2、时序，及易难排序

18、下来 记录重要备忘个人/HRMail5/06（一）13：20成大学生访谈 -建WPFollow up Tabe-open:建立各阶段职务应该-Jennifer助理Transfer WP-ID计划展开说明 -发Change control教材给SF/Bill -拿照片-KM实物写书-找一篇Proposition BenchMark,问之前访谈过的学生 -南希的会议记录-将谈判放到个人均衡发展-将G8D放到个人均衡发展-寄福雷KM讲义-Repiy Michelle change Control课程 5/07（二）10：Leader会议14：L2elD14:CCB/lD Follow Up-要5/3

19、统计手法的List-Change control未认证人员名单-复审名单及流程的产生-发Change Control统计权责理会议记录-传真出险单-Remind theta开会事宜-希望园区笔记/人员名单-Print论文参考资料-Remind厂处常开会-Reply ID Nores5/08(三)10：ePMS开会L2B1030：统计权责理清 -Remind与会人员-提醒Sir Theta/Alex-开Notebook的PR-印CCb给Bill-签VANE初审人员名单公告-敏绮收Mail-amy的论文协助-钉书针-电唐副总 -附上GRP KM相关资料-Candle张贴公告栏-印两份提案给Terr

20、y 2022-6-2446范例：备忘录的范例范例：备忘录的范例日常维持 专案工作事项备注1）应完成文件 1.谈判WP 谈判专业知识-open:建立各阶段职务应该-KM架构强化 2.ST交办事项2）工作重点专案1.ldea Proposal- open:好的提案Present方法与复审制度合并,可以事先发给复审人员/Promote-Cheak:Notes elD洽谈-Check:复审名单生产-Check:VANE初审人员名单公告-Check:确保提案表扬与提案促进宣导简报已被张贴2.组内专案整合-Follow up table的建立-建立助理Transfer的WP 3.工程助理的Transfer

21、4.Change Control-统计课程权责单位理清 3)个人重点计划日常生活执行事项1.论文找一篇Proposition BenchMark,问之前访谈过的学生- Proposition的撰写-结构及论文的强化 wWK19周计划2022-6-2447 善用善用Notes BookMark的功能的功能l 连结书签（BookMark）的建立可以用来建立一系列相关计划的连结l 在Notes里头，点一下黄色书签即可把该计划给打开，并Update 2022-6-2448 善用善用Notes颜色颜色 管理的功能管理的功能 l 红色粗体字体为重要一定完成的部分 l 蓝色斜体字体为已完成的部分 l 黑色字

22、体为应执行事项 l 绿色字体为Routine Schedule 2022-6-2449 良好工作习惯的养成良好工作习惯的养成l 兵贵速战速决l 养成做备忘录的习惯l 可以早上做完的事，决不拖到下午完成可以一天做完的事。决不分成两天完成l每天至少完成一件事情，特别是在工作情绪低潮时2022-6-2450 “ “执行执行”的写照的写照l Just Do Itl 奉备忘录的To Do-Check Lost 如圣旨l 执行能力锋利如倚天剑.剑锋到处，刀折剑断2022-6-2451 执行不是一层不变的执行不是一层不变的l合理性Reasonable表示用心l 试探一下是不损伤毫发的l平时基本观念（Sense）的建立，在临场应用时最能显现效果2022-6-2452