2、ERP-OA培训手册

1、文档编号：ERP_OA_用户操作手册_V1. 1ERP信息化项目协同管理项目协同办公系统用户操作手册海王生物工程股份有限公司OA项目组2014年12月文档控制文件状态： 草稿 正在修改正式发布文档密级：公开/内部/机密当前版本：V1. 1最后日期：2014-12-17版本历史版本作者参与者最后修改日期主要变更内容V1.1肖标2014-12-17正式版本目录第1章系统登陆11 登陆主界面4第2章系统首页21 首页5第3章集团门户31 集团门户6第4章流程中心-自定义流程41 发起协同工作（自定义流程）642新建流程643填写信息744配置流程845查看流程图1146审批1547查看审批记录164

2、8填写处理意见1749后续处理方式18410流程查询22411存为模板25412 调用模板26第5章流程中心-固定流程51 固定流程入口2752新建流程2853填写信息2954查看流程图2955审批3056查看审批记录3157填写处理意见3258后续处理方式3359流程查询34第6章信息管理61 创建栏目3762信息发布3863信息发布审批4064信息管理42第7章公文管理71 创建公文4472公文审批5173发文管理52第8章会议管理81会议申请5482我的会议5883会议查询6084会议纪要62第9章企业通讯录91 企业通讯录71第10章日程管理101 个人日程管理65102 代理日程69

3、第11章文档管理111 文档管理75第12章协同任务121 任务制定76122 我的任务80122 任务汇报82第13章HR门户131 HR门户84第14章HR自助141 HR自助84第15章微邮151 登陆进入85152 发送消息84第16章邮箱设置161 邮箱登陆92162 邮件收发93163 邮件自助查询941. 系统登陆1.1 登陆主界面登陆网址：2. 系统首页导航栏：首页，集团门户，HR门户，协同办公，流程中心，HR自助。2.1 首页1）首页包含：快捷导航，企业找人，最新公文，待办，待阅流程，任务，日程，会议展示3. 集团门户3.1 集团门户1）主要是集团相关新闻类信息展示，包含常用

4、资料，图片，集团新闻，员工活动，行业动态，规章制度。4.流程中心-自定义流程4.1 发起协同工作（即自定义流程）概述发起工作节点，流程发起的统一入口，按分类显示当前用户已获授权的各类流程。1）发起协同是在需要不同的部门或领导审批，而且没有固定的流程时，我们可以使用发起协同来设置需要进行审批的领导或人员，来进行自由流程的审批工作。4.2新建流程：1）流程中心任务中心发起工作2）进入之后点击协同工作-协同工作默认模板4.3填写信息：1）带星号的必须填写,在弹出框中填写标题，内容，选择可阅读人（流程一发起就能直接在首页待阅中收到提示信息），可阅读：不需要填写意见。2）处理意见：发起人自己填写的一个意

5、见(可不填)，会显示在审批历史记录中。3）便签：发给流程下一个处理人的一个便签信息，不会显示在审批历史记录中。4）附件：单个附件大小不能超过20M，且类型不能使（exe.msi,bat，jsp）等。4.4配置流程：1）流程配置：组织选择完成后，在搜索条中输入对象名称敲击回车，双击人员之后设置该对象的流程进行方式，默认为串行，流程方式选择完成后，点击下一步2）流程处理方式：串行：第一个提交完之后直接到下一节点分人员先后顺序；并行分两种：会签、抢占；会签需要每一个处理人签字审批(相当于KOA的会审)，抢占是并行中两个或多个处理人，有一个处理人处理完成后直接到下一个节点3）活动类型：协同：是指下一节

6、点的必须进行审批，在首页待办流程中显示（影响流程流转），抄送：（不影响流程流转）在首页待阅中显示4）流程编辑：可插入中间处理人员，可修改流程处理人员等，KOA中是先设计处理节点，然后选人，在这里是先选人，然后直接在人上生成处理节点。5）（注意插入流程进行方式为并行时，选择多人只是在节点内扩展，如果选择串行时，则是多人就多个处理节点）5）添加完成之后点击确定4.5查看流程图：1）检查配置的流程处理人员信息，确认无误后提交。4.6审批：1）进入首页查看我的待办，包含了NC流程，HR流程，协同流程，固定流程等所有的审批流程。4.7查看审批记录：1）从首页跳转进来，流程点开便收到了发起人写的便签消息，

7、点击审批历史可展开查看审批历史记录（审批人，意见，时间，附件）按审批时间正序排列，发起人意见中显示了在发起时填写的意见，2）可查看流程进度图，知晓流程步骤。已经处理完成的为亮色，正在处理节点为高亮，待处理节点为灰色，鼠标放在相应节点上会显示相关人员的处理信息。4.8 填写处理意见：1）意见框中填写处理意见，在附件管理中点击查看该流程的附件内容，无法操作别人的附件，只能操作自己上传的附件。4.9后续处理方式：1）包括：同意，前加签，后加签，加签管理，驳回，终止，抄送，催办历史，便签同意：流程正常通过。前加签：相当于之前KOA的沟通处理，一个节点只能前加签一次，前加签后的处理人不能再做前加签，前加

8、签人会产生一个加签中的状态，待加签处理完毕以后，流程回到发起前加签人，继续操作。前加签流程效果2）后加签：相当于之前KOA的转办处理，一个节点只能后加签一次，后加签后的处理人不能再做后加签。后加签流程效果3）加签管理：显示的是当前处理人员前加签给其他人员时填写时的意见，只有发起前加签人在加签管理中可以看大，其他处理人员可以在审批历史记录中看到前加签人的审批意见。4）驳回：当前处理人员可驳回起草人或者，指定之前审批的某一个人。终止：即流程中断，不再往下流转。抄送：在阅件中显示，必须签批意见。催办历史：查看相关催办历史记录（由上一节点在我的工作-已发流程中进去进行催办）5）便签：可以查看相关便签信

9、息（只能查看上一节点发过来的便签信息）和继续发便签给下一个处理人员4.10流程查询：1）我的工作节点是统一的流程处理的入口，协同流程，第三方集成过来的流程，都可以在这里统一进行处理。根据流程类型的不同，按我的办件和我的阅件分别显示。在我的办件中又按待办、已办、办结、挂起来分类显示不同状态的流程。同样，在我的阅件中，按待阅、已阅、阅毕来分类显示。进入节点：流程中心任务中心我的工作待办：显示的是所有当前用户待处理的流程信息。已发：当前用户提交过的流程信息。办结：当前用户审批过的流程，且流程已经全部正常完成。挂起：未正常流转下去的流程。待发：存为草稿，未提交的流程。2）我的办件中查看审批流程3）在流

10、程列表中点击任意一条流程，弹出流程审批界面，对当前流程进行操作。流程节点没有问题的话点击提交即可；4）处理完结的流程，本人已办理但下一节点没有处理完成的都在：待办、已办、办结、挂起中点击选择查看5）流程搜索：可按照来源，标题，发起人，时间段来进行流程搜索4.11存为模版1）经使用的流程，我们可以把该流程设为模版，点击“存为模版”待下次使用的时候调用模版即可（主要默认的是模板的流程内容，处理人员，方式）4.12调用模版1）要使用模版的话，点击调用模版，调用已存的模版即可2）调用模板流程效果5.流程中心-固定流程5.1固定流程入口1）从流程中心-发起工作-进入固定流程列表，分各大部门，各类型固定流

11、程，可以看到自己公司相关的固定流程。5.2新建流程：1）从列表中选择相关固定流程，5.3填写信息：1）白色文本框都是需要填写的信息内容，灰色部分为默认值不需要填写，处理意见，附件管理，便签同自由流程一样。5.4查看流程图：1）流程进度可以查看当前固定流程的处理节点，人员信息5.5审批：1）从首页查看待办流程，可以查询到刚刚提交的固定流程待办信息5.6查看审批记录：1）从首页查看待办流程，单击对应的固定流程进来，点击审批历史可展开查看审批历史记录（审批人，意见，时间，附件）按审批时间正序排列，如果发起人与下节点处理人相同会显示连岗合办2）也可以可查看流程进度图，知晓流程步骤。已经处理完成的为亮色

12、，正在处理节点为高亮，待处理节点为灰色，鼠标放在相应节点上会显示相关人员的处理信息。5.7填写处理意见：1）意见框中填写处理意见，在附件管理中点击查看该流程的附件内容，无法操作别人的附件，只能操作自己上传的附件。5.8后续处理方式：1）意见框中填写处理意见，在附件管理中包括：同意，前加签，后加签，加签管理，驳回，终止，抄送，催办历史，便签。同意：流程正常通过。前加签：相当于之前KOA的沟通处理，一个节点只能前加签一次，前加签后的处理人不能再做前加签，前加签人会产生一个加签中的状态，待加签处理完毕以后，流程回到发起前加签人，继续操作。后加签：相当于之前KOA的转办处理，一个节点只能后加签一次，后

13、加签后的处理人不能再做后加签。加签管理：显示的是当前处理人员前加签给其他人员时填写时的意见，只有发起前加签人在加签管理中可以看到，其他处理人员可以在审批历史记录中看到前加签人的审批意见。2）驳回：当前处理人员只能驳回到上一节点处理人。终止：即流程中断，不再往下流转。抄送：在阅件中显示，必须签批意见。催办历史：查看相关催办历史记录（由上一节点在我的工作-已发流程中进去进行催办）。便签：可以查看相关便签信息（只能查看上一节点发过来的便签信息）和继续发便签给下一个处理人员。5.9流程查询：1）从固定流程列表中，选择相应的流程，点击浏览进入该固定流程的查询页面2）列表显示了该固定流程与之相关的流程信息

14、，左侧可以按制单号，标题，申请人，申请部门，时间段进行模糊匹配查询，列表显示了该固定流程的相关字段信息。点击新增按钮可以进行该固定流程的新增。3）双击明细行可以进入详细的流程界面6.信息管理1）从协同办公-信息发布进入2）内容模板：协同办公-内容模板-进入可分组织建立相关信息模板，有html，word两种模式，保存以后在信息发布的时候调用模板6.1创建栏目：1）栏目设置：协同办公-栏目设置，带星号的必须填写,可分组织，建立，每个栏目都可以设置不同的信息发布人，管理员，阅读权限等2）栏目管理：协同办公-栏目管理员可以针对已有栏目进行调整。6.2信息发布：1）信息发布：协同办公-信息发布，分组织，

15、分栏目可进行三种类型的信息发布(文本信息，图片信息，附件信息)，对新建发布信息，如果没有设置审批流，且没有发布时，信息员可以进行删除，如果进入审批流，或者且已经发布，信息员无法针对当前信息进行删除，下架操作，2）信息发布时：带星号的必填，对信息内容有控制，评论，下载，打印功能，（附件类型同样做了控制禁止：exe,msi,bat,jsp等）填好信息后，点击提交，进入审批流。相关审批信息会在首页，待办流程中体现。6.3信息发布审批：1）从首页待办流程进入2）详细审批界面，审批方式，内容等同固定流程一样，确认后点击提交信息就发布成功了3）审批通过发布后的信息会在门户上的相关模块展示出来，默认时效性是

16、3天最新，以后依次按发布时间往后挤压6.4信息管理：1）协同办公-信息管理进入，信息管理员可对已经发布的信息进行删除，下架，置顶，高亮，归档等操作2）信息浏览：协同办公-信息浏览，可以通过浏览数，查看相关人员的浏览信息3）信息统计：协同办公-信息统计，可以按照相关组织，统计信息发布量7.公文管理1）从协同办公-公文管理进入2）基础档案：协同办公-公文管理-公文设置-基础档案，可设置发文的密级，紧急程度，保密期限，文件分类，行文方向等，点击新增，填好信息后保存即可7.1创建公文：1）公文类型：协同办公-公文管理-公文设置-公文类型，(一般由管理人员来设计)可分组织，新建公文类型，编码，名称必填，

17、选择授权使用范围，定义该类型公文的审批环节，归档等2）公文文号，流水号配置：协同办公-公文管理-公文设置-公文文号，(一般由管理人员来设计)，首先配置流水号，其次才能设计发文文号，按公司实际需求来设计。3）模板管理：协同办公-公文管理-公文设置-模板管理，可设计，正文模板和套红模板4）发文拟稿：协同办公-公文管理-发文管理-发文拟稿，选择相关公文类型，点击新增，首先星号必填，5）填好标题，选择发文字号后，再编辑左上角，编写文号6）选择发文部门7）主送范围：注意假如发给全集团，请选择当前集团下的，*所有公文组织收文（在HR组织中必须设置为收文单位）8）正文模板和套红模板:选择定义的正文模板，套红

18、模板9）附件：分别注意,上面的是公文的附件，而下面的上传文件是替换正文内容，全部填写完毕后点击提交进入审批流程（管理员设计）7.2公文审批：1）最后一步审批，分发人进行分发的时候注意:必须选择分发才能在首页-最新发文模块显示，可控制公文的附件下载，公文打印。7.3发文管理1）发文管理：协同办公-公文管理-发文管理，可查看当前发文的相关信息，对公文审批进行中的 可以进行催办，对发布结束的公文进行注结和归档2）发文查询：协同办公-公文管理-发文查询，可查看当相关组织的发文状态3）发文统计：协同办公-公文管理-发文统计，可按组织，时间段统计发文数量8.会议管理8.1会议申请概述本节点用于新建带会议室

19、的会议申请，节点中使用的日历形式的可视化申请方式和日历形式的会议室使用展示能够帮助企业合理、高效的利用会议资室源。1）登陆协同办公后点击：协同办公会议申请会议申请2） 选择相对应的会议室，再点击+号，在弹出框中填写会议主题3）带星号的必须填写,主持人设置在弹出框中选择业务单元，然后在定位中输入主持人名字，单击搜索全部查找，选中显示人员单击确定4）通知模版设置单击后出现弹出框，选中已设置的模版单击确定5）会议参会人单击后在弹出框中选择参会部门/人员，也可以定位查找，选择完点击确定6） 勾选通知方式，点击保存，会议走流程，等待相关审批人通过以后，就会通知与会人员8.2我的会议1）可以从首页进入，也

20、可以从会议管理-会议申请-我的会议，可以确认与会，或者谢绝参会，还可以邀请他人参加等，左边导航可以看到，待召开的会议，结束了的会议情况8.3会议查询1）从协同办公-会议申请-会议查询进入，在参会人列可以查询到此次会议的确认情况8.4会议纪要1）会议纪要单独用固定流程来实现，9. 企业通讯录9.1企业通讯录概述本节点主要通过通讯录个人分组，通讯录企业分组，按组织机构展示通讯录三种形式展示用户有查看权限的通讯录信息。支持快速维护个人分组，支持将企业通讯录中的联系人导入个人通讯录中，也支持直接添加删除个人通讯录中的联系人信息。1）登陆进入协同办公信息交流企业通讯录2）企业通讯录中可以添加个人分组，把

21、常联系的人建立一个分组添加进去，操作如下：点击个人分组新增，在弹出窗中填写分组名称，点击确定；3）分组建好后点击添加联系人，在弹出窗中输入要添加的人员，点击检索，勾选人员点击确定即可；4）也可以在企业分组、组织机构中选中人员添加到个人分组5）点击添加个人分组在弹出窗中选择要添加到的分组，或者新增分组名称点击确定即可。10.日程管理10.1个人日程管理概述我的日程节点可以建立自己的日程事件，建立的日程信息可以在以日、周、月为范围的视图中直观查看，也可以在视图中直接新建。日程事件还支持日程提醒、日程共享和代理日程等丰富的功能。1）登陆协同办公后点击：协同办公个人办公个人日程我的日程2） 在有需要工

22、作的日期/时间点上点击拖拉，会弹出以下操作框，选择“更多”之后在操作框中填写内容3） 带星号的必须填写，提醒方式必须勾选，共享规则设置可以让设置的共享人员查看自己的日程；最后点击保存。10.2 代理日程概述代理日程节点可以替其他人建立日程事件，建立的日程信息可以在以日、周、月为范围的视图中直观查看，也可以在视图中直接新建。日程事件还支持日程提醒、日程共享和代理日程等丰富的功能。1） 代理日程需进入到：流程中心代理人节点中选择代理人2） 选择审核代理人设置流程类型组织选择相应组织点击确定3） 组织选择完成后，选择个人办公个人日程点击确定4） 这样流程类型就选择完成，接下来点击新增填写需要代理人办

23、理的开始时间及结束时间，勾选启用；代理人需要先在组织节点选择相对应的组织点击确定。5） 然后选择用户组，选中人员之后点击确定，最后在新增代理中点击确定就完成了。6） 代理人设置完成后，只有“代理人”可以进入到“代理日程“进行操作，被代理人不可以操作。7） 在有需要工作的日期/时间点上点击，会弹出以下操作框，选择“更多”之后在操作框中填写内容8） 带星号的必须填写，提醒方式必须勾选，共享规则设置可以让设置的共享人员查看自己的日程，填写完毕后点击保存。11.文档管理11.1文档管理从文档管理-文档中心进入，用户可以上传一些工作相关的文件12.协同任务12.1任务制定概述任务制定用于上级向下级下达制

24、定任务。部门领导填写制定任务单，然后将任务下达给部门负责人员，同时可以发送任务单给需要协办或需要关注该任务的人员 ；作为任务发起人，任务制定也用于接收汇报的任务进度详情信息，接受来自于任务负责人对该任务的汇报或者拒绝接受，以推进任务进度。1） 登陆节点协同办公后点击：协同办公个人办公协作任务任务制定2）在任务列表里点击新增 3）在弹出的对话框中填写内容（带星号是必填项）负责人选项需点击节点弹出界面，选择人员部门/处室，在定位框中填写人员名字点击搜索，显示该人员后选中点击确认；4）选择填写相应的任务内容，父任务是与之关联的任务，没有可不填；协办人是协助办理该任务人员，查看人是只许查看任务；提醒方

25、式一定要勾选，填写完成后点击发布12.2 我的任务概述我的任务用于查看与自己相关的任务计划。根据任务相关度的不同，其中包括负责的、协办的、 关注的任务，以及个人制定给自己的简单任务。1）登陆协同办公后点击：协同办公个人办公协作任务我的任务，选择我负责的任务2） 选中负责的任务后，点击汇报弹出对话框，在任务状态里选择已开始或完成等，任务进度中填写百分比，最后说明完成情况点击汇报。完成。12.3 任务汇报1）登陆协同办公后点击：协同办公个人办公协作任务任务制定，选择待确认汇报节点。2） 选中要确认汇报任务，按处理情况点击接受/拒绝；接受或拒绝弹出框相同，但拒绝框需填写原因；最后点击接受就可以了。13.HR门户13.1HR门户1）主要是当前用户的相关HR