账务处理系统培训讲义

1、北京用友政务软件有限公司北京用友政务软件有限公司R9R9事业部产品管理部事业部产品管理部 刘冰艳刘冰艳用友GRPR9账务处理系统Beijing UFIDA GOVERNMENT AFFAIRS SOFTWARE CO.,LTDBeijing UFIDA GOVERNMENT AFFAIRS SOFTWARE CO.,LTD目录目录CONTENTS2 23 34 4 账务处理系统功能特点主要学习内容1 1 用友GRPR9财务管理软件总体介绍 账务处理系统流程图5 5产品演示6 6 问题交流1 、R9财务管理软件总体介绍财务管理软件总体介绍2、账务处理系统功能特点、账务处理系统功能特点3、账务处理

2、系统流程图、账务处理系统流程图4 、主要学习内容、主要学习内容v 账套建立账套建立v 基础资料基础资料v 业务处理业务处理v 账表输出账表输出v 系统功能系统功能v 账套建立账套建立v 基础资料基础资料v 业务处理业务处理v 账表输出账表输出v 系统功能系统功能v 新建账套新建账套v 账套参数账套参数 u 账套号账套号u 账套名称账套名称u 单位代码单位代码u 单位名称单位名称u 账套类别账套类别新建账套u 选择产品选择产品u 启用日期启用日期u 会计年度起会计年度起始日期始日期u 分级设置分级设置u 预置科目预置科目u 。账套参数v 账套建立账套建立v 基础资料基础资料v 业务处理业务处理v

3、 账表查询账表查询v 系统功能系统功能v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设

4、置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置u 科目分级科目分级u 增加科目增加科目u 删除科目删除科目会计科目u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向会计科目u 科目分级科目分级u 增加科目增加科目u 删除科目删除科目会计科目 系统中将科目代码分

5、级次管理，科目分级为“3-2-2”，意思是本账套中的科目共分为三级，第一级的长度为3位，第二级的长度为2位，第三级的长度也为2位。例如：科目代码为1020101，其分级为：102 01 01第一级 第二级 第三级 会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 科目代码与科目一一对应，可以用数字09或字母AZ(不区分大小写)表示（其它字符禁止使用），非空且唯一；必须严格按代码指定级次的长度及先后次序建立。系统默认科目代码的首位代表该科目的类别性质。科

6、目代码科目代码科目名称科目名称.1002银行存款100201银行存款-工行甘水桥分理处100202银行存款-中行外币户10020201银行存款-中行美元户10020202银行存款-中行港元户1009其他货币资金.会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 定义本级科目名称，不得为空，且同一级次的科目名称必须唯一。科目名称中可以输入40个字符或20个汉字。 会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余

7、额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 为了方便用户记忆，对科目另外编制的一种简易代码。在用户输入科目名称时，系统自动根据科目名称的拼音首字母生成一个记忆码，可修改。 会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 对于企业，系统已将科目性质设定为五大类：“资产”、“负债”、“权益”、“成本”和“损益”，系统默认为“资产”类。 对于行政事业类单位，系统将科目性质设定为：“资产”、“负债”、

8、“净资产（基金）”、“收入”和“支出”，系统默认为“资产”类。会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 定义科目性质与余额方向的关系，如资产、成本类科目余额方向缺省为借方，负债、权益类科目余额方向缺省为贷方，可修改。 会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向定义科目是否包含下列辅助核算项目。 会

9、计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 按外币核算的科目，到期末时可能需要进行期末结汇，系统提供不转出、自动转出、借方转出和贷方转出四种结汇转出方向供选择。若不十分确定转出方向，则此处请选择“自动转出”。 会计科目 u 科目代码科目代码u 科目名称科目名称u 助记码助记码u 科目属性科目属性u 余额方向余额方向u 辅助核算辅助核算u 期末结汇期末结汇方向方向u 收入收入/支出支出结转方向结转方向 属性为收入/支出类的科目可在四种期末结转损益方向

10、中选择一种。若不十分确定转出方向，则此处请选择“自动转出”。v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 即互斥科目设置，是对用户凭证借贷方的约束规定，凭证编制或保存时，根据设定的互斥科目，自动对用户输入的凭证借贷方科目检测其合法性。v

11、 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 将几个原本没有任何关联的科目按照某种自定义计算组合方式组合在一起，并为这个集合统一一个名称，并可将其理解为一个虚拟的特殊科目。 定义汇总科目组示例：示例：某用户想在总账中查询货币资金类科目的汇

12、总发生数据，如某用户想在总账中查询货币资金类科目的汇总发生数据，如果他不定义科目组，则需将多个货币资金类科目的发生数手果他不定义科目组，则需将多个货币资金类科目的发生数手工累加，一则速度慢，二则增加了发生错误的几率。这时，工累加，一则速度慢，二则增加了发生错误的几率。这时，他只需定义一个汇总科目组他只需定义一个汇总科目组G01G01，其中包括的科目及之间关，其中包括的科目及之间关系如下：系如下：G01=1001G01=1001现金现金+1002+1002银行存款银行存款+1009+1009其它货币资金其它货币资金 定义完成后，用户只需在总账中查询汇总科目组定义完成后，用户只需在总账中查询汇总科

13、目组G01G01的发生的发生额，系统会自动将所包含的三个科目的发生额累加并显示，额，系统会自动将所包含的三个科目的发生额累加并显示，大大减化了用户的工作强度。大大减化了用户的工作强度。 v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 定义

14、外币币种及输入各外币各月的记账及调整汇率。 在编制凭证时使用。此功能是专门为外币核算使用的。不使用外币核算的用户无需进行此部分的基础资料设置。 v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置建立和管理部门职员信息，可用于部门或个人往来核算

15、的需要。增加/修改职员信息u 代码：最长6位，只能用数字09或字符AZ表示；非空且唯一。u 姓名：最多可输入40个字符，可以是汉字或英文字母；不能为空。u 助记码：由系统根据姓名自动产生，用户亦可自行定义。u 部门：由系统根据所属部门自动产生，也可选择输入。u 照片：不能超过30kv 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定

16、义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置用于需要独立核算的任务设置。增加项目资料/核算科目u 项目代码：可分级，代码可以数字09或字符AZ表示；非空且唯一； u 项目名称：可以是汉字或英文字母；非空且同级名称必须唯一。 u 助记码：由系统根据姓名自动产生，用户亦可自行定义。u 工期：项目的开始及结束日期。明细项目的工期受一级项目的工期限制。v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料

17、政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置定义与本单位有债权债务关系的单位 增加/编辑往来单位信息常用信息 增加/编辑往来单位信息其他信息 v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v

18、 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置定义政府收支分类科目资料信息。辅项类别定义收支分类科目预置收支分类科目预置功能分类收支分类科目预置经济分类v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套

19、参数设置账套参数设置 根据单位实际核算业务的需要（除下属公司、部门、项目、个人往来、单位往来、现金流量以外的辅助核算）自定义的辅助核算项目。 类别定义u 类别代码类别代码u 分级长度分级长度辅助核算项定义u 辅项代码辅项代码u 辅项名称辅项名称u 助记码助记码固定辅助核算项类别定义u 类别代码类别代码u 分级长度分级长度u 启用启用固定辅助核算项定义u 辅项代码辅项代码u 辅项名称辅项名称u 助记码助记码v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府

20、收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 多用于转账类凭证，这类凭证每月重复地有规律出现。如：按月上交税金、发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也相对固定，可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先制成模板以备调用。 u 分录号分录号u 使用时间使用时间u 凭证类型凭证类型u 摘要摘要u 科目科目u 辅助核算辅助核算u 公式定义公式定义自定义会

21、计分录分录号：分录号：最长8位，建议采用字母与数字结合的编号方法，字母标识该分录内容，数字作为顺序号码。凭证类型：凭证类型：系统存在的所有凭证类型皆可使用。使用时间：使用时间：分日常使用与月结。其中： “日常使用”多用来定义一些日常使用较频繁的业务，不限制使用次数； “月结”多用来定义一些只在月底或年底才进行的期末结账业务，每月只能使用一次。 u 分录号分录号u 使用时间使用时间u 凭证类型凭证类型u 摘要摘要u 科目科目u 辅助核算辅助核算u 公式定义公式定义自定义会计分录 如果所选的科目是带有辅助核算的，则还需在相应的辅助核算信息栏（部门、项目、往来）中输入相应内容，否则该三栏不允许输入内

22、容。 u 分录号分录号u 使用时间使用时间u 凭证类型凭证类型u 摘要摘要u 科目科目u 辅助核算辅助核算u 公式定义公式定义自定义会计分录 定义当前行的本位币金额取数公式，可直接手输取数公式，也可以根据公式向导进行公式定义； u 分录号分录号u 使用时间使用时间u 凭证类型凭证类型u 摘要摘要u 科目科目u 辅助核算辅助核算u 公式定义公式定义v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来

23、单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 辅助说明项是类似于凭证摘要的一种业务辅助信息说明项，它可分类管理，用户除正常输入摘要外，还可利用辅助说明项分门别类地描述更为详细的经济业务。此说明项不形成账表，仅在序时账中作为查询条件之一被使用，自由凭证格式中亦可显示说明项内容。v 建立会计科目建立会计科目v 非法对应科目设置非法对应科目设置v 建立汇总科目组建立汇总科目组v 货币与费率货币与费率v 部门职员信息设置部门职员信息设置v 项目资料设置项目资料设置v 政府收支分类科目资料政府

24、收支分类科目资料v 往来单位资料设置往来单位资料设置v 自定义辅助核算项自定义辅助核算项v 自动会计分录定义自动会计分录定义v 自定义辅助核算说明项自定义辅助核算说明项v 账套参数设置账套参数设置 在此可以对整个账套都起作用的账套参数信息进行设置，以满足不同用户的操作习惯。 主要信息普通参数凭证控制辅助核算控制预算控制审批权限控制v 账套建立账套建立v 基础资料基础资料v 业务处理业务处理v 账表输出账表输出v 系统功能系统功能v 初始建账数据初始建账数据v 凭证管理凭证管理 v 银行对账银行对账v 期末处理期末处理v 预算管理预算管理 v 初始建账数据初始建账数据v 凭证管理凭证管理 v 银

25、行对账银行对账v 期末处理期末处理v 预算管理预算管理 u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入 选择本次期初数据装入的科目范围。系统在此仅提供一级科目让用户选择，明细科目将随上级科目自动带入。u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入 检查的过程是将所有科目及科目涉及辅项的余额装入情况以列表形式集中显示，可在此窗口中检查科目余额与相关的辅项余额装入是否有误。u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入

26、对所输入余额（和发生额）进行平衡检验。u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入只有当启用会计期间不是第一会计期时才会出现； 可以实现将本年度启用会计期间前所有期间的一次性结账，并奖科目余额（辅助项余额）或累计发生额正确转入启用期间期初。 执行“期初封账”功能后，本账套期初数据不再允许任何修改和变动。在完成科目余额装入后应及时执行本功能，否则在账表查询中，将无法正确显示“期初余额”及“期末余额”的相应值。u 科目范围科目范围u 检查检查u 试算试算u 封账封账u 解封解封科目余额装入在执行完封账功能后，又想修改期初数据，则可通过解封，恢复期初数据的可编辑状

27、态，进行再次修改。银行期初未达账装入 在首次使用银行对账前，需将启用期间之间的手工余额调节表上未达日记账项在此初始输入到账套中。 可根据实际应用情况随时调整未达数据，不受期间是否结账的限制。 往来期初业务装入 在首次使用银行对账前，需将启用期间之间的手工余额调节表上未达日记账项在此初始输入到账套中。 可根据实际应用情况随时调整未达数据，不受期间是否结账的限制。 银行期初未达账装入 启用期前未核销往来业务的装入 。 方便往来业务的综合查询与核销、往来账龄分析。 v 初始建账数据初始建账数据v 凭证管理凭证管理 v 银行对账银行对账v 期末处理期末处理v 预算管理预算管理 u 凭证类型设置凭证类型

28、设置u 凭证常用摘要设置凭证常用摘要设置u 编制凭证编制凭证u 凭证处理凭证处理u 凭证汇总凭证汇总凭证管理凭证管理凭证类型设置 可灵活的定义凭证类型，凭证类型分类的需要。 凭证类型科目限制：某类凭证只允许或不允许的科目凭证类型科目限制：某类凭证只允许或不允许的科目 凭证常用摘要 常用凭证摘要信息录入功能，在编制凭证前将重复使用的摘要信息录入到系统中以备调用。 编制凭证 完成日常凭证的录入、审核、记账等工作。编制凭证编制凭证同一客户端可同时支持三张凭证的编制凭证处理凭证箱 凭证箱中所有记录行都可联查其对应凭证；在凭证箱中也可实现对凭证的开新单、审核/消审、记账/反记账、删除作废及凭证汇总等操作

29、。 一、凭证预记账 二、凭证号重新排序 执行凭证号重新排序时的注意事项：1) 只有系统管理员才能使用此功能；2) 由于凭证重新编号功能会改变数据库中的数据，为避免意外情况的发生，请用户在使用该功能前务必作好数据备份； 三、凭证读入可将以系统标准文件形式存在的凭证数据文件引入到本账套中。读入凭证时的注意事项：1） 一次只能读入一种来源、某一会计期间之内的一种类型的凭证；2） 只能读入会计期间与当前系统登录日期所在会计期间相同的凭证；3） 若读入凭证不成功，则请检查文件存放路径、凭证类型、凭证来源、读入凭证所在会计期间是否正确及读入文件中的账套参数信息是否与本账套的账套参数信息相同；4） 凭证数据

30、一旦读入，其状态均置为“未审核”状态，需用户再次对其进行审核记账操作。 凭证汇总 将一定期间的全部记账凭证按照相同科目的借方和贷方归类，定期汇总每一会计科目的借方本期发生额和贷方发生额，填写在科目汇总表的相关栏内。 汇总条件凭证汇总汇总结果v 初始建账数据初始建账数据v 凭证管理凭证管理 v 银行对账银行对账v 期末处理期末处理v 预算管理预算管理 u银行结算方式定义银行结算方式定义u银行对账单银行对账单u银行对账银行对账银行结算方式定义 在此定义的银行结算方式是为银行对账单中“结算方式”项提供选择内容，为对账单的每笔业务提供更为详细的分类资料。此功能仅在“银行对账单”单元中使用。 银行对账单 银行对账单中的期初余额及每月银行提供的银行存款发生额都在“银行对账单”单元中录入