财务报销制度及借支制度培训稿0703

1、 机密机密 财务报销及借支制度培训财务报销及借支制度培训财务管理篇财务管理篇河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 1财务报销与借支制度财务报销与借支制度一、原始票证规定一、原始票证规定（一）报销人凭发票报销，没有发票一律不予报销。（一）报销人凭发票报销，没有发票一律不予报销。1、对方为单位性质的均可开具发票。在购买商品或提供劳务之前就应提出、对方为单位性质的均可开具发票。在购买商品或提供劳务之前就应提出开票要求。开票要求。2、如对方是个人或确实无法提供发票的。要提供收据粘在粘贴单后面备注、如对方是个人或确实无法提供发票的。要提供收据粘在粘贴单后面备注说明。说明。（二）发票的取

2、得和粘贴：（二）发票的取得和粘贴：1、在报销单与粘贴单之间粘贴正规发票及所附清单，清单上盖公章或发票、在报销单与粘贴单之间粘贴正规发票及所附清单，清单上盖公章或发票专用章；超市购买的物品，应提供购买小票附在发票后。专用章；超市购买的物品，应提供购买小票附在发票后。2、发票应开具完整的公司名称：河南九州国酒行有限公司。发票上需有清、发票应开具完整的公司名称：河南九州国酒行有限公司。发票上需有清楚的对方单位发票专用章或财务章。公司名称不得写简称。楚的对方单位发票专用章或财务章。公司名称不得写简称。3、与报销发票相关的证明单据请粘贴在粘贴单后，以备审核。发票粘贴应、与报销发票相关的证明单据请粘贴在粘

3、贴单后，以备审核。发票粘贴应工整，需在报销单纸张边界内。工整，需在报销单纸张边界内。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 24、注意请将不同类的费用分别贴粘贴单。如：业务招待费、差旅费票据、注意请将不同类的费用分别贴粘贴单。如：业务招待费、差旅费票据、汽车维修单独粘贴。汽车维修单独粘贴。5、差旅费用遵循不跨月粘贴，以便核实考勤及出差补助等。其他与财务结、差旅费用遵循不跨月粘贴，以便核实考勤及出差补助等。其他与财务结账时间向关联的费用也应按自然月填写报销单报销，确保财务核算与结算账时间向关联的费用也应按自然月填写报销单报销，确保财务核算与结算数据有效性。数据有效性。6、发票应尽

4、量保持清晰完整。如打的票、公交车票注意票面完整，发票印、发票应尽量保持清晰完整。如打的票、公交车票注意票面完整，发票印章，时间，金额，号码齐全。章，时间，金额，号码齐全。不得使用连号发票。不得使用连号发票。粘贴时，相同金额的小粘贴时，相同金额的小票尽量粘在一起，粘贴平整，以方便审核。每张发票在取得后即应注明发票尽量粘在一起，粘贴平整，以方便审核。每张发票在取得后即应注明发生用途，发生时间，经手人等。生用途，发生时间，经手人等。7、发票金额以及报销单填列金额不能涂改（涂改无效），如有错误应要求、发票金额以及报销单填列金额不能涂改（涂改无效），如有错误应要求其作废重开。其作废重开。(三）三） 报销

5、单的填写：报销单的填写：1、报销单所填写的内容应与发票内容相符，如实际内容与发票内容不同，、报销单所填写的内容应与发票内容相符，如实际内容与发票内容不同，请将实际内容另附表单说明，并粘贴在发票粘贴单后以备审核。请将实际内容另附表单说明，并粘贴在发票粘贴单后以备审核。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 3 2、报销单（申请单）上的各项内容都应填写真实、清楚、完、报销单（申请单）上的各项内容都应填写真实、清楚、完整，并应注明所属部门及报销人、经手人、附件张数等，报销整，并应注明所属部门及报销人、经手人、附件张数等，报销单上的附件张数包含粘贴在粘贴单上的正规发票及发票所属清单上的

6、附件张数包含粘贴在粘贴单上的正规发票及发票所属清单，入库单，出库单等。单，入库单，出库单等。 3、报销单金额应按实际报销费用金额填写准确，可小于或等、报销单金额应按实际报销费用金额填写准确，可小于或等于报销票据金额。但是报销金额不能大于发票金额。于报销票据金额。但是报销金额不能大于发票金额。 4、市内出租车、公交车费应填报在市区交通费栏（外地出差、市内出租车、公交车费应填报在市区交通费栏（外地出差发生的出租车及公交车费用填列在差旅费报销单处）；汽油费发生的出租车及公交车费用填列在差旅费报销单处）；汽油费应填写在油耗费栏；办公用品、文印费等填报在办公费栏；汽应填写在油耗费栏；办公用品、文印费等填

7、报在办公费栏；汽车修理费应填写在的修理费；特殊情况产生的餐费应填报职工车修理费应填写在的修理费；特殊情况产生的餐费应填报职工福利费栏。福利费栏。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 4财务报销与借支制度财务报销与借支制度二、二、 日常办公费用报销规定日常办公费用报销规定（一）采购，购置业务（一）采购，购置业务1、采购商品、办公用品、低值易耗品等各类采购业务、采购商品、办公用品、低值易耗品等各类采购业务1）各部门购买办公用品、材料、工具、劳保用品等均需填写采购申请单、）各部门购买办公用品、材料、工具、劳保用品等均需填写采购申请单、申请单经财务部资产管理员询价、董事长同意后由行政

8、部在审核批准的合申请单经财务部资产管理员询价、董事长同意后由行政部在审核批准的合理价格集中购买。办理验收、入库、出库手续。报销时附申请单、入库单理价格集中购买。办理验收、入库、出库手续。报销时附申请单、入库单有验收人签字，出库单有领用人签字，附在发票后。有验收人签字，出库单有领用人签字，附在发票后。 2）为了准确核算、责任到人，入库、出库单上领用部门，领用人，仓库管）为了准确核算、责任到人，入库、出库单上领用部门，领用人，仓库管理员的名字应齐全。仓库管理员对已入库尚未出库的物品负有保管责任，理员的名字应齐全。仓库管理员对已入库尚未出库的物品负有保管责任，领用人对该领用物品的去向负保管责任。仓库

9、管理员对领用人对该领用物品的去向负保管责任。仓库管理员对“入库、出库单入库、出库单”存根负有保管责任。仓库管理员和领用人原则上不能为同一人。（应有存根负有保管责任。仓库管理员和领用人原则上不能为同一人。（应有2人人以上经手人签字）以上经手人签字）3）其他实物（不做出入库处理的）需填开验收单（另附验收单），各项都）其他实物（不做出入库处理的）需填开验收单（另附验收单），各项都应填写完整。验收领用人签字验收，对验收记录负有验收责任。应填写完整。验收领用人签字验收，对验收记录负有验收责任。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 52、固定资产、低值易耗品及其它物品的购置、固定资产、低

10、值易耗品及其它物品的购置1） 固定资产及单价金额较大固定资产及单价金额较大(1000元及以上元及以上)、使用时间较长的工具在购买、使用时间较长的工具在购买之前应填采购申请单，采购申请单由部门总监签字同意，财务部门询价审之前应填采购申请单，采购申请单由部门总监签字同意，财务部门询价审核签字，董事长审批后，由公司指定人按审核后合理价格进行购置。核签字，董事长审批后，由公司指定人按审核后合理价格进行购置。2） 所购置的资产须按规定办理验收入库和领用手续，明确保管责任人。经所购置的资产须按规定办理验收入库和领用手续，明确保管责任人。经办人报销时办人报销时“采购申请单采购申请单”、“资产出、入库单资产出

11、、入库单”为必要附件。为必要附件。三、房租、物业、水电费报销规定三、房租、物业、水电费报销规定（一）房租费（一）房租费房租费报销应凭住房所在地税务机关开具的正规合法的租房发票，后附租房租费报销应凭住房所在地税务机关开具的正规合法的租房发票，后附租房协议，房东开出的收据。房租，要附房租原始收据，起止年、月、金额房协议，房东开出的收据。房租，要附房租原始收据，起止年、月、金额。 （二）物业费、水电费（二）物业费、水电费根据附原始单据，要有起止时间、月份、金额；物业费、水电费超出正常根据附原始单据，要有起止时间、月份、金额；物业费、水电费超出正常水平，由行政部出具说明。水平，由行政部出具说明。 河南

12、九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 6财务报销与借支制度财务报销与借支制度 四、业务招待费报销规定四、业务招待费报销规定 （一）公司统一招待（一）公司统一招待 1、公司大型会议或其他公关外联事宜引起的统一招待行为，、公司大型会议或其他公关外联事宜引起的统一招待行为，由财务部出纳负责处理付款与报销流程；由财务部出纳负责处理付款与报销流程； 2、业务负责部门或负责人，负责提供协议、消费凭证、发票、业务负责部门或负责人，负责提供协议、消费凭证、发票跟踪等。跟踪等。 （二）销售业务招待（二）销售业务招待 1、销售业务招待费支出应按年度预算分解控制到各月实施。、销售业务招待费支出应按年度

13、预算分解控制到各月实施。预算内业务招待费使用及报销按照公司商务接待、招待费使预算内业务招待费使用及报销按照公司商务接待、招待费使用于报销管理规定执行。用于报销管理规定执行。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 7 2、超出预算的业务招待费由主管部门提交情况说明经公司总、超出预算的业务招待费由主管部门提交情况说明经公司总经理办公会集体研究决定后并报董事长批准后方可实施。经理办公会集体研究决定后并报董事长批准后方可实施。 3、招待用酒由财务依照经销价折算到招待费预算中，总体控、招待用酒由财务依照经销价折算到招待费预算中，总体控制。制。 4、特殊招待费用支出经董事长审批后，填列申请

14、单，可直接、特殊招待费用支出经董事长审批后，填列申请单，可直接列支。列支。 （三）定期拜访的公关外联费用（三）定期拜访的公关外联费用 由各部门提前申请报至财务中心审核，董事长审批后由财务中由各部门提前申请报至财务中心审核，董事长审批后由财务中心统一安排列支，或购买礼品后配给。心统一安排列支，或购买礼品后配给。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 8财务报销与借支制度财务报销与借支制度五、差旅费报销规定五、差旅费报销规定差旅费（交通费、停车费）报销：包括各部门所有的交通费、餐宿补助费等。差旅费（交通费、停车费）报销：包括各部门所有的交通费、餐宿补助费等。(一一)特别出差特别出差

15、公司高管出差考察项目、参加培训、公费旅游等，按照特别出差对待，出差前公司高管出差考察项目、参加培训、公费旅游等，按照特别出差对待，出差前依据必要性，确定出行方式与座位档次，并安排专人负责订票，处理相关报销依据必要性，确定出行方式与座位档次，并安排专人负责订票，处理相关报销流程；流程；(二二)行管人员行管人员差旅费标准：差旅费标准：见表格见表格一类消费水平区一类消费水平区:北京、上海、广州、深圳、珠海。北京、上海、广州、深圳、珠海。二类消费水平区：西安、南京、武汉、合肥、成都、重庆、杭州、顺德、温州二类消费水平区：西安、南京、武汉、合肥、成都、重庆、杭州、顺德、温州、福州、宁波、大连、济南、昆明

16、、苏州、无锡、厦门、东莞、汕头、桂林、福州、宁波、大连、济南、昆明、苏州、无锡、厦门、东莞、汕头、桂林、青岛、沈阳、天津、哈尔滨、长沙、成都、石家庄、太原、贵阳、郑州、合肥青岛、沈阳、天津、哈尔滨、长沙、成都、石家庄、太原、贵阳、郑州、合肥、南昌、南宁、乌鲁木齐。（省会城市及经济较发达城市）、南昌、南宁、乌鲁木齐。（省会城市及经济较发达城市） 三类消费水平区：除上述城市外的地区级城市。三类消费水平区：除上述城市外的地区级城市。 四类消费水平区：除一类、二类、三类城市外之地区。四类消费水平区：除一类、二类、三类城市外之地区。k河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 9注注1：若与

17、高阶主管同城出差，为便于工作入住同一酒店时之住宿费超过标：若与高阶主管同城出差，为便于工作入住同一酒店时之住宿费超过标准时，在报销时需作合理说明。准时，在报销时需作合理说明。注注2：出差补贴：出差补贴包含出差人员当日市内交通费、通讯费。包含出差人员当日市内交通费、通讯费。（三）常规出差（三）常规出差1、业务人员业务人员常规出差一般以火车与大巴车为主要出行方式，出差者购票出常规出差一般以火车与大巴车为主要出行方式，出差者购票出差，回差后凭票报销。业务人员一律不允许乘坐动车，如若产生动车费用差，回差后凭票报销。业务人员一律不允许乘坐动车，如若产生动车费用高于大巴车费用，公司按同里程大巴车费用报销。

18、高于大巴车费用，公司按同里程大巴车费用报销。2、各市县级出差必须是机打票，手撕票不予报销，如由于特殊情况，无法、各市县级出差必须是机打票，手撕票不予报销，如由于特殊情况，无法提供机打票的，提供机打票的，需打电话给内勤报岗定位确认后予以报销。需打电话给内勤报岗定位确认后予以报销。3、省内出差要求、省内出差要求9：30之前必须出发，超出之前必须出发，超出9：30且在公司无签到打卡记录且在公司无签到打卡记录者，餐宿补助减半。地级市返回至郑州的车票时间在下午者，餐宿补助减半。地级市返回至郑州的车票时间在下午14:00前，且在公前，且在公司无签到打卡记录者，餐宿补助减半。司无签到打卡记录者，餐宿补助减半

19、。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 10财务报销与借支制度财务报销与借支制度四）四）驻外补助驻外补助在非公司驻地，非家庭所在地工作的员工，公司根据当地消费情况，给予在非公司驻地，非家庭所在地工作的员工，公司根据当地消费情况，给予住宿补助以解决员工在当地的住宿问题，并给予午餐补助。该类补助以补住宿补助以解决员工在当地的住宿问题，并给予午餐补助。该类补助以补贴或津贴形式在工资结构中予以体现，不作为单独报销项目，由行政人事贴或津贴形式在工资结构中予以体现，不作为单独报销项目，由行政人事部门依照公司考勤与薪酬相关制度规定，统一核算后发放。部门依照公司考勤与薪酬相关制度规定，统一核

20、算后发放。（五）（五）相关要求相关要求1、差旅费用的发生要与报岗记录一致，如若产生差旅费用与报岗记录不一、差旅费用的发生要与报岗记录一致，如若产生差旅费用与报岗记录不一致时，均以报岗记录为依据核准报销。致时，均以报岗记录为依据核准报销。2、发票应按时间顺序分类粘贴，按纸张大小顺序可粘贴在同一张粘贴单上、发票应按时间顺序分类粘贴，按纸张大小顺序可粘贴在同一张粘贴单上。另外，住宿发票应在开票时就填写完整，时间，天数等都要填写完整。另外，住宿发票应在开票时就填写完整，时间，天数等都要填写完整。 3、出差人员各项费用报销一律在规定的标准内执行，超出部分由个人承、出差人员各项费用报销一律在规定的标准内执

21、行，超出部分由个人承担。由于特殊原因，报销金额超出规定标准的须写明原因，由分管总监签担。由于特殊原因，报销金额超出规定标准的须写明原因，由分管总监签字同意报董事长审批同意后执行。字同意报董事长审批同意后执行。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 11财务报销与借支制度财务报销与借支制度4、各级主管经理或总监对票务审查负连带责任，如若在票务审查过程中出现包庇，、各级主管经理或总监对票务审查负连带责任，如若在票务审查过程中出现包庇，以及掩盖下属人员在出差过程中的不规范消费与报销行为，主管经理或总监承担其以及掩盖下属人员在出差过程中的不规范消费与报销行为，主管经理或总监承担其票据金

22、额的票据金额的50%的罚金。的罚金。5、公司出差人员返回公司上班后，必须在、公司出差人员返回公司上班后，必须在5个工作日内办理出差费用报销或归还预个工作日内办理出差费用报销或归还预支款项事宜，长期出差人员需在每月支款项事宜，长期出差人员需在每月10日前完成上月出差费用的报销；预期未报或日前完成上月出差费用的报销；预期未报或旷工自离人员未报销的差旅费用，一律不予补报。旷工自离人员未报销的差旅费用，一律不予补报。6、由业务单位全程接待的出差人员，一律不得报销出差费用；由业务单位部分接待、由业务单位全程接待的出差人员，一律不得报销出差费用；由业务单位部分接待的出差人员，在规定标准额度内按实报销。的出

23、差人员，在规定标准额度内按实报销。7、公司员工到外地参加会议，事先必须按费用管理权限进行审批；因会议统一安排、公司员工到外地参加会议，事先必须按费用管理权限进行审批；因会议统一安排住宿标准超过本人补助标准的，凭会议证明和合法票据，除经过普通程序外还要报住宿标准超过本人补助标准的，凭会议证明和合法票据，除经过普通程序外还要报公司董事长批准后方可报销。机场到市内必须乘坐机场大巴。特殊情况报行政部备公司董事长批准后方可报销。机场到市内必须乘坐机场大巴。特殊情况报行政部备案公司派车。案公司派车。8、出差报销单据，应该票面清晰、数据可以辨认。若因出差人员保管不善，造成的、出差报销单据，应该票面清晰、数据

24、可以辨认。若因出差人员保管不善，造成的票面污浊、无法辨认的，财务部不预报销。票面污浊、无法辨认的，财务部不预报销。9、出差人员报销的所有票据应是合法的税务票据，否则不予报销。、出差人员报销的所有票据应是合法的税务票据，否则不予报销。10、所需附件：出差旅费报销单、出差申请单。打的、地铁等交通票据请附员工、所需附件：出差旅费报销单、出差申请单。打的、地铁等交通票据请附员工交通费明细表。交通费明细表。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 12（六六）差旅费报销流程：）差旅费报销流程：经手人经手人考勤管理员考勤管理员部门主管部门主管/经理经理主管会计主管会计营销总监营销总监财务总监

25、财务总监总经理总经理（七七）私车公用出差报销规定：）私车公用出差报销规定：1、 出车差前由出差人员填写用车申请单交行政部存档，签字流程：申请人出车差前由出差人员填写用车申请单交行政部存档，签字流程：申请人、部门总监、部门副总、行政总监。、部门总监、部门副总、行政总监。2、出车前应在行政部进行出车前里程登记、时间、目的地返回后由行政部、出车前应在行政部进行出车前里程登记、时间、目的地返回后由行政部核查出车返回里程数、登记时间。核查出车返回里程数、登记时间。3、 报销人填写费用报销单，车辆油耗标准按报销人填写费用报销单，车辆油耗标准按工信部公布油耗执行工信部公布油耗执行，超出部，超出部分由个人承担

26、。分由个人承担。汽油报销价格按加油加权平均法计算价格。汽油报销价格按加油加权平均法计算价格。报销附件包括报销附件包括：用车申请单、车辆过路费发票、车辆加油费发票做为报销依据。：用车申请单、车辆过路费发票、车辆加油费发票做为报销依据。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 13六、车辆报销规定六、车辆报销规定（一）车辆费用（一）车辆费用1、保险购买费：应附费用的所有票据原件及申请。、保险购买费：应附费用的所有票据原件及申请。2、车辆保养费：发生汽车保养费用，首先提出申请、注明车型、车号、时间、保养、车辆保养费：发生汽车保养费用，首先提出申请、注明车型、车号、时间、保养公里数、地点

27、、保养明细等。报销附汽车维修保养品的名称、品牌、型号、规格、公里数、地点、保养明细等。报销附汽车维修保养品的名称、品牌、型号、规格、车型产地、经销商地址、联系人、联系方式；并附车辆保养维修申请单。车型产地、经销商地址、联系人、联系方式；并附车辆保养维修申请单。3、车辆维修费：各部发生车辆维修及车辆补胎费时，、车辆维修费：各部发生车辆维修及车辆补胎费时，200元以上的请示各部门总监元以上的请示各部门总监同意、行政部总监同意（每笔费用发生都需要电话请示）。报销时应附车辆保养维同意、行政部总监同意（每笔费用发生都需要电话请示）。报销时应附车辆保养维修申请单，附清单应有车辆维修时间、车号、司机、维修部

28、件、及更换零部件清单修申请单，附清单应有车辆维修时间、车号、司机、维修部件、及更换零部件清单及维修验收单。及维修验收单。申请单上有申请人签名、总监签名、行政总监签名、财务总监签名、总经理签名。申请单上有申请人签名、总监签名、行政总监签名、财务总监签名、总经理签名。4、过桥过路费：后附过桥过路停车费明细表，与票据必须相符。、过桥过路费：后附过桥过路停车费明细表，与票据必须相符。5、汽油费由财务部统一办理充油卡，一车一卡。行政部门负责管控油卡充值及报销、汽油费由财务部统一办理充油卡，一车一卡。行政部门负责管控油卡充值及报销流程办理。流程办理。6、租车费用：须附合同、发票，短租还须另附申请单及使用明

29、细单，报销单须注明、租车费用：须附合同、发票，短租还须另附申请单及使用明细单，报销单须注明费用期限。费用期限。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 14 七、七、 报销时间规定报销时间规定 1、 为了方便员工费用报销便于财务月末集中时间结为了方便员工费用报销便于财务月末集中时间结账。每月账。每月26日至次月日至次月3日为月末结账时间，停止报销日为月末结账时间，停止报销，其余时间均可办理报销业务，借支不受以上时间限，其余时间均可办理报销业务，借支不受以上时间限制。制。河南九州国酒行有限公司河南九州国酒行有限公司 Page 15借支管理规定及流程借支管理规定及流程一、借款管理规定

30、一、借款管理规定1、出差借款、出差借款原则上，出差不允许借款，先由出差人员垫支，出差返回后报销。特殊情况确需借款，出差人原则上，出差不允许借款，先由出差人员垫支，出差返回后报销。特殊情况确需借款，出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款，出差返回员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。个工作日内办理报销还款手续。2、其他临时借款，如业务费、交纳外联事务费用等，借款人应及时报账，原则上不允许跨月、其他临时借款，如业务费、交纳外联事务费用等，借款人应及时报账，原则上不允许跨月借支。借支。3、各项借款金额超过、各项借款金额超过5000元的应提前一天通知财务部

31、备款。元的应提前一天通知财务部备款。二、二、借款借款流程流程借款人提出申请借款人提出申请 部门主管部门主管/经理审核经理审核部门总监审核并担保部门总监审核并担保 财务审核财务审核 执行董事审批执行董事审批 董事长审批董事长审批 出纳付款出纳付款1、借款人按规定填写借款申请单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得、借款人按规定填写借款申请单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改），填写预计还款时间。涂改），填写预计还款时间。2、非常规费用支出借款，需附上有批复意见的相关事项的申请。、非常规费用支出借款，需附上有批复意见的相关事项的申请。3、借款人因旷工自离等原因未能归还个人借款的，部门总监和部门主管、借款人因旷工自离等原因未能归还个人借款的，部门总监和部门主管/经理承担担保责任。