商业地产合同管理制度细则

1、湖北供销民生广场有限公司合同管理办法（ 密级 :A）二 O 一三年四月二十三日目录1 总则 12 管理原则 13 合同订立管理 24 合同履行管理 55 合同档案管理 76 其他 87 表格 88 支持文件 81 总则1.1 为加强公司工程合同管理，规范工作流程，维护公司权益，根据公司管理规章制 度，制定本管理办法。1.2 各项目公司负责签订、履行工程合同的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯 彻执行本管理办法。1.3 本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工 形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘测、监理、造价咨询 委托类合同参照本管理办法执行

2、；土地、材料设备采购、设计类合同则另按有关管理 办法执行。2 管理原则2.1 合法性原则：工程合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的 权益能够依法受到保护。2.2 书面原则：工程施工必须正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。2.3 事前签订原则：工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签 署合同即先行施工。2.4 招标原则本原则包括以下两方面含义：采用招标方式确定合作方。除下列情况外的所有合同的合作方均应通过招标方式确定：（1）某项工程、产品业已经过公司审批确定了长期合作伙伴关系；2）某些政府垄断工程；（3）属于公司工程招标管理办法规定的适用情形，并 按规定经公司

3、有关负责人集体会签批准后，方可采用考察对比的方法确定合作方。合同随附招标文件。拟签合同正文及其补充协议（包括设计变更与现场签证协议、工程保修协议、廉洁合作协议） ，应作为招标文件之附件一并发给投标 单位，投标单位需对其进行确认。2.5 利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、 推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、 可以界定清楚的合同价款、 结算办法 及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计 价、总价如何最后确定等） ，并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出 明确规定。3 合同订立管理3.1 标准示范合同：在招标（招标文件附件）及

4、合同签署时，工程合同应尽量应用公 司合同标准文本。3.2 合同标准文本内容尽量采用 FIDIC 条款模式，内容分为协议条款、通用条 款、补充条款和附件，其中协议条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条 款适用于所有的同类合同， 补充条款则由经办人在具体经办合同时补充加入协 议条款、通用条款中未尽事宜；3.3 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须 通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。3.4 如公司尚未制定合同标准文本，可以延用以往的合同，但经办部门应联系成本合约部、工程管理部、财务管理部、办公室、法律组尽快制定相应的标准 合同。3.5 当客

5、观条件发生重大变化、原有合同标准文本不再适用时，业务部门应及 时提出与相关部门共同修改。3.6 合同的经济条款应包括但不限于以下内容：（1）合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最 终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果 是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格 计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确 定后的合同价款签署补充协议。（2）为防止承包单位高估结算，应与承包单位在工程合同中约定控制办法。比如：报 送的结算造价最终核减额在审核总价5以内（含 5）的造价咨询酬金由发包单位支 付，

6、若结算造价最终核减额超出 5，则因造价超出部分而引起的造价咨询酬金之增 加部分由承包单位支付；若承包单位报送的结算金额超出最终审定结算金额10（含 10）时，承包单位除造价咨询酬金外，发包单位应进一步扣款（扣款比例、金额各 公司自定），直至取消今后对本公司工程的投标资格（且应在工程结算通知单强调 此内容）。（3）计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附 属文件一般还包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确 以下问题：发包单位）限价的范围包干形式、定额标准、取费方法；发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、和种类；人工、材料、机械台班的价格及其价

7、差的结算办法；总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、 计取办法及其包括的具体范围。（4）设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、 结算核价办法，对于承包单位，可依据公司设计变更和现场签证管理办法的规 定与其另外订立关于设计变更、现场签证的协议 。（5）总价结算办法：工程类合同可在合同中明确规定按“结算=合同价（或预算造价） +材料价差+设计变更+现场签证+增加项目-减少项目+奖励-罚款”确定结算总价。（6）结算和付款办法： 合同应明确规定验收及付款办法、 保修维护办法及保修 金处

8、理办法； 进度款的支付一般按形象进度分阶段确定付款金额，不采用分月审核 进度款的方法；各期进度款累计不应超过总造价的 80%；无准确施工图预算或无 准确合同总价时，应充分考虑付款风险，尤其在施工中后期更应有效地控制好 进度款，以防超付。（7）廉洁合作约定：为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的 合同中，应与承包单位另外签署廉洁合作协议作合同的补充协议。（8）保修协议：对施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签 署工程质量保修协议作合同的补充协议。3.7 管理职能部门：合同起草、 谈判与签署的主要职能部门分工： 工程管理部负 责工期、质量等技术部分的起草、谈判

9、和合同签署；成本合约部负责其中的合 同价款、计价方式、付款方式等经济部分工程的起草和谈判。3.8 合同审批流程：通过招标确定合作方后，由主办工程师填写合同审批表， 在征 得有关职能部门同意（会签）后上报分管副总、总经理审批；合同审批应按照合同的审批流程，工程合同审批流程如“图一”所示（图中实框为必经流程,虚框为按实际情况选择之流程；）工程合同审批流程:法律组审核一:非标准合同主办工程师/造价工程 师共同确定合同格式（图一）3.9为提高合同审批的效率，公司领导、职能部门经理可根据实际情况需要， 在自身职能范围内，对于某些类别、一定金额以下的工程合同，在不违反有关 规定的前提下，可对下级部门或人员

10、作一定的授权，但授权人仍为责任人。4合同履行管理4.1合同的交底：在合同签订之后，一般要求至少就主体合同填写公司工程合同摘要 表，发至各部门，并向工程、成本、采购等有关人员进行合同讲解交底，说明工期、 质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（即甲供材料设备、甲方限价、甲方分包 等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员协调、配合；金额较小的合同交底，可只 填写公司工程合同摘要表发送到相关部门的有关人员，以便执行。4.2合同款支付（1、项目部的工程管理人员负责合同款支付的经办，填写付款申请单、工程付款审批表等，经相关职能部门审核、公司领导审批后支付；合同款支付审批按其支付金额规模确定审批流程。工程

11、进度款的支付流程如“图二”所示（图 中实框为必经流程，虚框为按实际情况选择之流程）。工程付款审批流程：承包单位报付款申请报告（附所需付款依据）监理审核形象进度 （附质量等说明）现场工程师复核、驻项目 部造价工程师复审现场工程师填 写工程付款 审批表分管副总（或总财务管理部成本合约部工程管理部项目经理监）签字复核签字0复核签字4复核签字二二1复核签字;项目部（合同管理员）登:记台账（图二）（2）对保修金等余款的支付办法应作明确规定，除一般保修金外，可在合同中约定发 包单位在工程竣工后一定时间内扣押承包单位一定数额的渗漏保证金。4.3合同变更的管理：合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的

12、，或者 承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更 的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办 理，严禁擅自变更合同。4.4合同结算（1）当合同中约定的承包单位的责任和义务已全部完成,并且通过验收、达到了工程 结算条件，由主办工程师协助合作方收集整理结算资料，填写工程结算申请表。（2）如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等主办工程师应在结 算申请表中作出详细说明及处理意见。（3）由成本合约部负责按合同确定的结算方式办理结算，并特别注意：奖罚条款的执 行（如工期奖罚、质量奖罚、安全奖罚等）、承包方承诺让利、各项费用的计

13、取或扣除 （如水电费、扣款项目、保修金等）、承包单位多报领的甲供材料、变更签证未如实 实施的部分、钢材实际用量、主材价格等。（4）工程结算要注意结算资料的及时整理、分类、归档、保存。4.5 合同执行情况的评估：主体合同等金额较大的合同执行完后，应由合同主办部门对发包单位的合同管理（工期、质量、成本、配合等）、承包单位的工期、质量、成本、配合等进行总结，并填写公司合同执行情况评估表。5 合同档案管理5.1 合同文本保管应遵循及时整理、分类、归档、保存，以便复查。5.2 合同文本原件（包括合同文本、 相关补充协议、合同审批表等） 应由办公室专 人妥善保管；工程管理部、成本合约部、财务管理部、项目部

14、应备有合同文本 等资料的复印件或扫描件。5.3 公司有关职能部门应逐步推行全面运用成本管理软件，设立合同管理台帐，系统 地填报合同的签定、履行、结算等动态情况。5.4 公司合同专用章由专人管理，经法人代表或其授权人签署同意后，合同文本才能 加盖专用印章，并作相应的用章登记；同时要求承包单位盖有有效印章的同时，其法 人代表或法人代表授权人还需签字；每份合同原件由发包单位至少盖两个以上骑缝章。5.5 工程合同编号（1）合同应该由专人连续统一编号；因主合同的变更、解除等订立的补充协议，按主 合同类别编号（因补充合同中可能涉及其他类别的内容）；合同有关部门皆应采用统 一编号。（2）成本合约部、财务管理

15、部在合同分类登记时，还应对每份合同按总部成本核算科目 进行归属，以便动态反映工程成本发生情况。（3）关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照公司合同管理规范执行。6其他本管理办法公司所属各项目公司务必严格执行，如在执行过程中，与实际情况确有不 适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经公司总部财务、成本合约部 核实后经总部分管领导批准后方可实施。7表格7.1工程合同审批表7.2工程付款审批表7.3工程合同摘要表7.4工程合同执行情况评估表7.5考察承包商结果审批表8支持文件8.1 廉洁合作协议8.2工程质量保修协议工程合同审批表编号:GXMS-13-F1版本：A/1表格生效日期：2

16、013年05月01日 序号:申报部门：申报时间：年 月 日工程名称合同编号合同类别前期类施工类材料设备类 室外环境类 营销包装类签 约 单 位甲方乙方丙方合 同 内 容 概 要承包 范围合同价款及 及单方造价计价 方式付款 方式工期质量 要求保修约定经 办 部 门 说 明合作 单位 情况选择理由：招标资料编号：考查审批表编号：目标成本总额：与合同价款差异数额：成本 差异 说明会 签 栏项目部法律组工程管理部成本合约部财务管理部副总经理总经理工程付款审批表编号：GXMS-13-F2版本：A/1表格生效日期：2013年05月01日 序号:项目名称：填写日期：年 月 日合同名称合同编号收款单位全称开

17、户银行帐号合同签约总价款元调整后的合同总价款元截止目前累计已付款元目前合同未付金额元本次承包单位申请支付金额元我方月度资金计划中所列本次计划付款额元本次我方拟付金额（人民币元）小写：大写：付 款 理 由本次付款合同条款摘要合同履行情况（进度、质量、配合等）付款金额简要计算过程会签栏项目部 经办人： 经理：工程管理部经办人：经理：成本合约部 经办人： 经理：财务管理部分管副总总经理工程合同摘要表序号:编号:GXMS-13-F3 版本：A/1表格生效日期：2013年05月01日项目名称；填写日期：年 月 日合同名称合同编号承包单位序号内容摘要1工程范围2合同总价及计价方式3工期及付款4质里要求5甲

18、供材料及设备6甲方限价材料及设备7甲方分包8二方合同备注9其他经办人经办部门工程合同执行情况评估表编号:GXMS-13-F4版本：A/1表格生效日期：2013年05月01日序号：项目名称：填写日期年 月 日合同名称合同编号承包单位资质等级序号内容经验教训总结1合同订立（招投标、合同的规范性等）2工程质里控制3施工工期控制4工程成本控制5合作配合情况6其他情况对施工单位的综合评价优秀 良好 一般 较差是否推存列入合格承包商数据库：是否1质量控制优秀 良好 一般 较差填表/负责人签字：2工期控制优秀 良好 一般 较差3合作配合优秀 良好 一般 较差4报价合理优秀 良好 一般 较差5现场管理优秀 良

19、好 一般 较差6技术实力优秀 良好 一般 较差7经济实力优秀 良好 一般 较差编号：GXMS-13-F5版本：A/1项目考察承包商结果审批表表格生效日期：2013年05月01日表格填写日期：年 月 日序号:工程名称目标成本控制价:拟签工程 合同简况对本项目采用考察对比方式确定合作方的理由:考察单位名称 ：基本资料 ：近年代表工程 ：合作情况 ：报价及付款要求 ：质量水平及保修 承诺 ：工期或供货期承诺 ： 其他项目部 评价意见（签名）工程管理部评价意见（签名）成本合约部评价意见（签名）分管副总选择意见（签名）总经理 确定合同方（签名）备注：1、本表供在金额小、时间紧且不违反公司工程招标管理办法

20、的情况下，确定合作方时由考察人员填写并报各职能部门和领导审批用。2、最少要选择三家以上的单位进行考察且必须组织两个以上部门的人员共同考察。廉洁合作协议甲方：乙方：甲乙双方于 _年月日签署了工程建造合同，为加强工程项目建设期间的廉洁合作，确保项目高效优质按期竣工，甲乙双方经协商签定本协议并作为双方共同遵守的廉洁合作行为准则。一. 甲方责任1. 甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉洁合作管理的各项制度和规定。2 .甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉洁合作教育。3. 甲方人员应严格遵守本单位有关廉洁合作管理的规定，不得接受乙方的宴请，不得接受任何形式的实物、现金或礼券。4 .甲方在工程项目建设期间发现

21、甲方人员任何形式的索贿受贿行为， 均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。5. 甲方人员如违反廉洁合作管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻 重、影响大小给予行政及经济处罚。6. 对于乙方举报甲方人员违反廉洁合作规定的情况，甲方应及时进行 调查，根据调查情况进行处理。二. 乙方责任1 .乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉洁合作管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。2. 乙方不得宴请甲方人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。3. 乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为，均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。4 .乙方有责任接受甲方对乙方在工

22、程项目建设期间廉洁合作管理执行 情况的监督。5.乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿，乙方满足其要求且并未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的 损失外，乙方承若在总价的基础上再让利（比如：总价再让利10%），并对本方知情不报人员进行相应处罚。6如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员，被检查机 关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行，由此给甲方造成的 损失由乙方负责赔偿。甲 方：法定代表人：乙 方：法定代表人：年月日年月日工程质量保修协议甲方：乙方：甲乙双方于 年_月_日签署了工程建造合

23、同，为保证该合同范围内乙方承建的工程在一定使用期限内正 常使用，维护建筑工程所有者、使用者的合法权益，明确双方权利与 义务，甲乙双方经协商签定本协议。乙方在质量保修期内按照（国家）建设工程质量管理条例、市建设工程质量管理条例及本保修协议承担工程质量保修责任。一.质量保修范围和内容工程质量保修范围包括：地基基础工程、主体结构工程、防水及 防渗漏（屋面、外墙、厨房、卫生间、门窗等），装修工程，电气工 程、给排水工程，暖通工程等约定的其他工程。具体质量保修内容双方约定如下：二.质量保修期限质量保修期从工程竣工验收合格后移交之日计起，分单项竣工验 收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。保修期限内因乙

24、方工程质量问题而保修的，相应保修期从修复之 日起计算，时间顺延。各分项工程质量保修期如下：1 .房屋建筑的地基基础工程和主体结构工程为 年（按有关 文件规定）；2. 装修工程为_2_年；3. 防水工程（屋面、外墙、厨房、卫生间等）为 _5年；4. 电气安装、给排水安装、设备安装工程为_2_年；5. 采暖、空调及制冷系统工程为_2_个采暖期或供冷期；6. 其他约定：二.质量保修责任1 .竣工验收后移交前由于乙方保管不善造成各部件、整体或单 体损坏、脱落、变质、丢失等，均由乙方承担赔偿和修复责任。2 .在质量保修期内由于乙方工程质量原因给甲方和业主造成的 直接和连带损失，由乙方承担赔偿和保修责任，所需费用从工程质量 保修金中扣除。3. 工程竣工验收后，本工程移交给物业管理公司 管理，保修款转交该公司保管，并从移交日起，物业管理公司 有权代为行使甲方在本协议中的所有权利和责任。4. 属于保修范围内的项目，乙方同意接到甲方或业主通知后派 人及时赶到现场进行修理，并保证保修质量，否则甲方有权委托他人 修理，所需费用从工程质量保修金中扣除。5. 乙方需指定专人在现场负责维修工作。在乙方人员到达之前，甲方可采取适当的应急措施，费用由乙方 承担。具体时间如下：1）给排水、供电设施及线路出现故障，乙方须在接到通知后4小时内赶到现场，6小