企业常用公文写作知识培训(办公室主任班)

1、企业常用公文写作知识企业常用公文写作知识市委党校市委党校 张宁云张宁云20132013年年7 7月月6 6日日课程内容课程内容 一、公文写作基本常识一、公文写作基本常识 二、几种常见应用文的写法二、几种常见应用文的写法一、一、 公文写作基本常识公文写作基本常识（一）什么是公文（一）什么是公文（二）公文的种类（二）公文的种类（三）公文的作用（三）公文的作用（四）公文的特点（四）公文的特点（五）公文的写作要求（五）公文的写作要求（一）什么是公文（一）什么是公文 广义的广义的公文即是公务文书，也就是我们所说公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门的机关应用文

2、章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。成的一切文字材料。 狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，

3、报规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。告、通报和交流情况等的重要工具。 （二）公文的种类（二）公文的种类党政机关党政机关公文公文 ： 决议、决定、命令（令）、公报、公告、决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要案、函、纪要企业常用应用文企业常用应用文 ： 通知、通告、通报、规定、请示、报告、通知、通告、通报、规定、请示、报告、 批复、函、批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等 （三）公文的作用（三）公

4、文的作用 1 1、领导和指导作用、领导和指导作用 2 2、规范和约束作用、规范和约束作用 3 3、宣传和教育作用、宣传和教育作用 4 4、联系和沟通作用、联系和沟通作用 5 5、依据和凭证作用、依据和凭证作用（四）公文的特点（四）公文的特点 实用性（没有凭空而发的公文）实用性（没有凭空而发的公文）目的性（与文学写作的不同）目的性（与文学写作的不同）通用性（与其他公务文书写作的不同）通用性（与其他公务文书写作的不同）规范性（与私人文书写作的不同）规范性（与私人文书写作的不同）（五）公文的写作要求（五）公文的写作要求准确：真实反映客观现实准确：真实反映客观现实( (内容内容) )简洁：以最少的文字

5、包含最多的信息简洁：以最少的文字包含最多的信息( (语言语言) )得体：适应不同文种的需求得体：适应不同文种的需求( (文体文体) )庄重：严肃的法定文书庄重：严肃的法定文书( (文风文风) )质朴：不以文辞之美为追求质朴：不以文辞之美为追求( (修辞修辞) ) 公文写作中需要明确的几个问题公文写作中需要明确的几个问题：5 5. .公文中时间的表达公文中时间的表达6 6. .公文中标点符号的使用公文中标点符号的使用序号一般按层次用：序号一般按层次用：“一一”、“二二”、“三三” ，“（一）（一）”、“（二）（二）”、“（三）（三）”，“1.”1.”、“2.”2.”、“3.”3.”，“（1 1）

6、”、“（2 2）”、“（3 3）”公文中数字与数量的表达公文中数字与数量的表达（1 1）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。如用阿拉伯数字。如415415，2525，1/161/16，4.54.5倍等。倍等。（2 2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。（3 3）若需用）若需用“以上以上”、“以下以下”等词表示数字分界时，应注明本数是等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。如否包含在内。如“企业不得招录企业不得招录1616岁（含岁（含1616周岁）以下未

7、成年人周岁）以下未成年人”（4 4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如数。如“增加了三倍增加了三倍”，而不能说，而不能说“减少了三倍减少了三倍”。（5 5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：）关于数量的增加和减少，要注意以下概念： 增加到过去的二倍（过去为一，现在为二）增加到过去的二倍（过去为一，现在为二） 增加了二倍（过去为一，现在为三）增加了二倍（过去为一，现在为三） 减至过去的三分之一（是过去的三分之一）减至过去的三分之一（是过去的三分之一） 减少了三分之一（是过去的三分之二）减少了三分之一（是过去

8、的三分之二） 超额超额60%60%（原来为（原来为100100，现为，现为160160） 降低到降低到80%80%（原为（原为100100，现在只达到，现在只达到8080） 降低了降低了80%80%（原来是（原来是100100，现在是，现在是2020）公文中时间的表达公文中时间的表达（1 1）准确选择表示时间的词语：）准确选择表示时间的词语：公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达；日期要标明完整的年、月、日；尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词；禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易

9、划定界限的词语。（2 2）年份一律使用公历年份的全称。）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。标点符号的使用标点符号的使用古代小故事：古代小故事： 一个财主老年得子，临死之际儿子才几岁，便留了一份遗书，把家产全给了倒插门的女婿，条件是女婿将老财主的亲生子抚养成人。 幼子长大成人，被姐夫赶出家门，不名一文，而姐夫坐享全部家产，心里不服气，于是一张状纸将姐夫告上县衙。 女婿拿出老丈人留给自己的遗嘱，振振有词： “八十老翁得一子人言非是我子家产田园全归于女婿外人不得相争” 县太爷沉吟半晌，当堂将家产全部判给了老财主的儿子

10、。 “八十老翁得一子人言非是我子家产田园全归于女婿外人不得相争八十老翁得一子人言非是我子家产田园全归于女婿外人不得相争” 你知道这标点符号是怎么点的（古人所谓的“句读”）？杜牧杜牧清明清明诗：诗： 清明时节雨纷纷，路上行人欲断魂清明时节雨纷纷，路上行人欲断魂。 借问酒家何处有，牧童遥指杏借问酒家何处有，牧童遥指杏花村。花村。剧：剧： 清明时节清明时节雨纷纷雨纷纷 路上路上 行人：（欲断魂）借问酒家何处有行人：（欲断魂）借问酒家何处有？ 牧童：（遥指）杏花村。牧童：（遥指）杏花村。二、几种常见应用文的写法二、几种常见应用文的写法 （一）通知与通告一）通知与通告 （二）报告与请示（二）报告与请示

11、（三）计划与总结（三）计划与总结 （四）消息（四）消息 （一）通知与通告（一）通知与通告 一般来说，从通知的内容性质上分类，可分为一般一般来说，从通知的内容性质上分类，可分为一般性通知、批示性通知、指示性通知和会议通知几大类。性通知、批示性通知、指示性通知和会议通知几大类。 1 1、一般性通知一般性通知：发布要求下级机关、部门人员办理或需要：发布要求下级机关、部门人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。如何办理。2 2、批示性通知批示性通知：针对欲发公文所加的通知。大体有三种情：针对欲发公文所加的通知。大体有三种情

12、况和相应的三种形式。况和相应的三种形式。“转发转发”，对上级机关、统计机，对上级机关、统计机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发下去。“批转批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。执行，或通知参照执行等。“颁发颁发”（“印发印发”），职），职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。下发，其附件即要颁发的那个文件。3 3、指示性通知指示性通知：对下级机关有所指示，如认为其内容不宜：对下级

13、机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用用命令或指示发布的，可用“通知通知”发布。发布。 4 4、会议通知会议通知：谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事：谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用项）、时间、地点、参加范围等，可用“通知通知”发布。发布。 相对于另一告知性公文相对于另一告知性公文“公告公告”的不同之处在于：的不同之处在于：公告内容是重要事项或法定事项，而通告的内容重要程公告内容是重要事项或法定事项，而通告的内容重要程度不如公告，且多是业务上的，比较具体；相对公告的度不如公告，且多是业务上的，比较具体；相对公告的面对国内外，通告的范围

14、要小，但针对性比较强，告知面对国内外，通告的范围要小，但针对性比较强，告知范围是有关方面；公告多通过电视或广播传播，而通告范围是有关方面；公告多通过电视或广播传播，而通告除了可以文本印发，还可以张贴或登在纸媒上。除了可以文本印发，还可以张贴或登在纸媒上。 常见的有知照性通告和遵守性通告。常见的有知照性通告和遵守性通告。 通知与通告的区别：通知与通告的区别： 通告和通知都属于告知类文书，但二者之间通告和通知都属于告知类文书，但二者之间有明显的区别：有明显的区别：（1 1）通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求大多）通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求大多详细具体；详细具体；（2 2）告知方

15、式也不尽相同，通告多用于张贴、登报或广）告知方式也不尽相同，通告多用于张贴、登报或广播电视播发，而通知一般以文件形式印发播电视播发，而通知一般以文件形式印发 ，仅个别普，仅个别普 发性文件由新闻单位公布；发性文件由新闻单位公布；（3 3）通告没有严格的格式，没有文件版头，没有秘密等）通告没有严格的格式，没有文件版头，没有秘密等级、急缓程度等附加标记，而通知的成文必须遵守严格级、急缓程度等附加标记，而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。并标注急缓程度。通告的一般写法： 知照性通告知照性通告主要用于在

16、一定范围内公布应当主要用于在一定范围内公布应当周知的事项，不必强制遵守，只要了解情况即周知的事项，不必强制遵守，只要了解情况即可。此类通告多指具体事项，如供气安排、招可。此类通告多指具体事项，如供气安排、招标、拍卖等，要求行文通俗明确，便于理解和标、拍卖等，要求行文通俗明确，便于理解和接受接受 。 行文的根据或目的；行文的根据或目的； 正文正文 有关消息、情况的具体内容；有关消息、情况的具体内容； 结语，常用结尾词结语，常用结尾词“特此通特此通告告”等表达。等表达。 通告的一般写法： 遵守性通告遵守性通告的内容带有法规性和强制性，社会的内容带有法规性和强制性，社会各有关方面必须遵守，一般用于行

17、政日常事务的各有关方面必须遵守，一般用于行政日常事务的管理，在写法上要明确严肃。管理，在写法上要明确严肃。 行文根据或目的行文根据或目的 应遵守事项的具体内容（一般为应遵守事项的具体内容（一般为条文式）条文式） 正文包括正文包括 对遵行有关事项的基本要求和对违反者的对遵行有关事项的基本要求和对违反者的处置处置 方法，以及公文正式实施方法，以及公文正式实施的时间的时间 有时也以有时也以“特此通告特此通告”等结尾语等结尾语作结作结 （二）报告与请示（二）报告与请示 报告的报告的一般写法一般写法标题：要准确点出报告事项。标题：要准确点出报告事项。报告引据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。报告引

18、据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。报告事项报告事项 结尾结尾 请示请示标题：要准确点出请示事项。标题：要准确点出请示事项。正文：正文：请示缘由请示缘由请示事项请示事项结束语结束语落款落款 撰写请示要注意以下三点：撰写请示要注意以下三点： 请示和报告的区别第一，请示对应会有批复；而报告不要求一定有第一，请示对应会有批复；而报告不要求一定有批复。批复。第二，请示是事前行文，请求上级指导、帮助和第二，请示是事前行文，请求上级指导、帮助和决策；而报告多是事情进展中的及时汇报或决策；而报告多是事情进展中的及时汇报或事后的总结报告。事后的总结报告。第三，请示重在对下一步的工作请求指示，而报第三，请

19、示重在对下一步的工作请求指示，而报告重在对现有工作的陈述汇报。告重在对现有工作的陈述汇报。 （三）计划与总结（三）计划与总结 计划的种类：计划的种类： 根据计划内容的不同，可将其分为根据计划内容的不同，可将其分为工作计划工作计划、生产计划、学、生产计划、学习计划、财务计划、研发计划、销售计划等习计划、财务计划、研发计划、销售计划等 ； 根据计划范围的不同，根据计划范围的不同， 可将其分为单位计划、部门计划、车可将其分为单位计划、部门计划、车间（处室）计划、科室计划、间（处室）计划、科室计划、个人计划个人计划等；等； 根据计划写作方式的不同，可将其分为文件式计划、表格式根据计划写作方式的不同，可

20、将其分为文件式计划、表格式计划、条文式计划、条文加表格式计划等；计划、条文式计划、条文加表格式计划等； 根据计划时间效应的不同，可以将其分为十年规划、五年根据计划时间效应的不同，可以将其分为十年规划、五年规规划划和年度计划、季度计划、周计划等；和年度计划、季度计划、周计划等； 根据企业计划性质不同，可以将其分为综合性计划和专题性计根据企业计划性质不同，可以将其分为综合性计划和专题性计划。划。 根据企业计划用途的不同，可以将其分为规划、要点、方案、根据企业计划用途的不同，可以将其分为规划、要点、方案、意见、安排等意见、安排等 。 计划计划标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。

21、标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。正文：正文：前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。结束语结束语 撰写计划要注意以下三点：撰写计划要注意以下三点： 是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律性的东西，以便指导今后工作。出规律性的东西，以便指导今后工作。 总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总结和专题性工作总