第4章 总账管理ppt课件

1、 用友用友ERP861版版 【学习目标】【学习目标】 掌握总账管理中系统初始化、日常业务掌握总账管理中系统初始化、日常业务处理和期末业务处理的内容、工作原理处理和期末业务处理的内容、工作原理和应用方法。和应用方法。 了解总账系统与其他子系统之间的关系、了解总账系统与其他子系统之间的关系、总账管理中错误凭证的修改方法、银行总账管理中错误凭证的修改方法、银行对账的方法和各种账表资料的作用和查对账的方法和各种账表资料的作用和查询方法。询方法。第第4章章 总账管理总账管理4.1 总账系统概述总账系统概述4.2 系统初始化系统初始化 4.3 日常业务处理日常业务处理 4.4 会计账簿会计账簿 4.5 出

2、纳业务出纳业务 4.6 期末业务处理期末业务处理 第第4章章 总账管理总账管理4.1 总账系统概述总账系统概述 4.1.1 总账系统的主要功能总账系统的主要功能 第第4章章 总账管理总账管理4.1.2 总账管理与其他子系统的关系总账管理与其他子系统的关系 总账系统是财务管理系统的一个基本总账系统是财务管理系统的一个基本的子系统，既可独立运行，也可同其他的子系统，既可独立运行，也可同其他系统协同运转。总账系统概括地反映企系统协同运转。总账系统概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，业供产销等全部经济业务的综合信息，在财务管理系统中处于中枢地位。在财务管理系统中处于中枢地位。 工资管理工资管

3、理4.2 系统初始化系统初始化第第4章章 总账管理总账管理【做中学】【做中学】任务任务1 1：启动总账系统：启动总账系统 4.2.1 设置系统参数设置系统参数 工资管理工资管理4.2 系统初始化系统初始化第第4章章 总账管理总账管理【做中学】【做中学】任务任务2 2：设置总账系统参数：设置总账系统参数 4.2.1 设置系统参数设置系统参数 工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学】【做中学】任务任务3 3：录入基本科目余额：录入基本科目余额 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 录入期初余额时应注意：录入期初余额时应注意：1.如果某科目为数

4、量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。本币余额，再录入数量外币余额。2.非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。3.出现红字余额用负号输入。出现红字余额用负号输入。4.修改余额时，直接输入正确数据即可。修改余额时，直接输入正确数据即可。5.凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理第第

5、4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学】【做中学】任务任务4 4：录入个人往来科目余额：录入个人往来科目余额 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 录入个人往来期初余额时应注意：录入个人往来期初余额时应注意：1.只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。由系统自动计算。2.借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。3.如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步如果某科目涉及

6、部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。骤参照个人往来科目期初余额的录入。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学】【做中学】任务任务5 5：录入单位往来科目余额：录入单位往来科目余额 工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学】【做中学】任务任务6 6：调整余额方向：调整余额方向 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 调整余额方向时应注意：调整余额方向时应注意：1.总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。总账科目

7、与其下级明细科目的余额方向必须一致。2.余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理第第4章章 总账管理总账管理4.2.2 录入期初余额录入期初余额 【做中学】【做中学】任务任务7 7：斯：斯 初余额试算平衡初余额试算平衡 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 试算平衡时应注意：试算平衡时应注意：1.期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。2.已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行已经记过账，则不能再录入、修改期初余额

8、，也不能执行“结转上年余额结转上年余额的功能。的功能。3.此时已将已经完成系统初始化的账套进行了备份，教师和学生均可以引入光此时已将已经完成系统初始化的账套进行了备份，教师和学生均可以引入光盘中的账套进行下一步内容的学习和演练。盘中的账套进行下一步内容的学习和演练。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学】【做中学】任务任务8 8、任务、任务9 9、任务、任务10 10 ：增加记账凭证：增加记账凭证 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 增加记账凭证时应注意：增加记账凭证时应注意：1.凭

9、证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。2.采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。3.采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。统日期。4. 在在“附单据数附单据数处可以按处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。键通过，也可以输入单据数量。5.凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4

10、.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学】【做中学】任务任务11 11 ：修改记账凭证：修改记账凭证 工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学】【做中学】任务任务12 12 ：删除记账凭证：删除记账凭证 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 删除记账凭证时应注意：删除记账凭证时应注意：1.作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废作废字样。字样。2.作废凭证不能修改，不能审核。作废凭证不能修改，不能审核。3.在记账时，已作废的

11、凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。证进行数据处理，即相当于一张空凭证。4.账簿查询时，找不到作废凭证的数据。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。5.若当前凭证已作废，可单击若当前凭证已作废，可单击“制单制单菜单中的菜单中的“作废作废/恢复恢复选项，取消作废标选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。志，并将当前凭证恢复为有效凭证。6.如果不想保留作废凭证时，可以通过如果不想保留作废凭证时，可以通过“整理凭证整理凭证功能，将其彻底删除，并对功能，将其彻底删除，并对该作废凭证

12、之后的未记账凭证重新编号。该作废凭证之后的未记账凭证重新编号。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 日常业务处理日常业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.3.1 填制凭证填制凭证 【做中学】【做中学】任务任务13 13 ：查询记账凭证：查询记账凭证 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 查询记账凭证时注意：查询记账凭证时注意：1.在在“填制凭证填制凭证窗口中，单击窗口中，单击“查看查看菜单中的选项可以查看到当前科目最新余菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。2.如果凭证尚未记账，则可以

13、直接在填制凭证功能中查看。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.2 出纳信主管签字出纳信主管签字 【做中学】【做中学】任务任务14 14 ：出纳签字：出纳签字 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 出纳签字时注意：出纳签字时注意：1.企业可根据实际需要在企业可根据实际需要在“选项选项设置中选择或取消设置中选择或取消“出纳凭证必须经由出纳签出纳凭证必须经由出纳签字字的设置。的设置。2.出纳签字可填补结算方式和票号。出纳签字可填补结算方式和票号。3.凭证一经签字，就不能被修改、删

14、除，只有取消签字后才可以修改或删除。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除。4.取消签字只能由出纳人自己进行。取消签字只能由出纳人自己进行。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.3 审核凭证审核凭证 【做中学】【做中学】任务任务15 15 ：审核凭证：审核凭证 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 审核凭证时注意：审核凭证时注意：1.在确认一批凭证无错误时可以单击在确认一批凭证无错误时可以单击“审核审核菜单中的菜单中的“成批审核凭证成批审核凭证”，完成，完成成批审核的操作。成批审核的操作。2.作废

15、凭证不能被审核，也不能被标错。作废凭证不能被审核，也不能被标错。3.审核人和制单人不能是同一个人。审核人和制单人不能是同一个人。4.凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。5.已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 记账记账 【做中学】【做中学】任务任务16 16 ：记账：记账 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 记账时注意：

16、记账时注意：1.记账范围可输入数字、记账范围可输入数字、“”和和“，”。2.第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。3.上月未结账，本月不能记账。上月未结账，本月不能记账。4.作废凭证不需审核可直接记账。作废凭证不需审核可直接记账。5.在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步上一步按钮返回后进行按钮返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击修改。如果不想再继续记账，可单击“取消取消按钮，取消本次记账工作。按钮，取消本次记账工作。6.在记账过程中，不得中断退出。在记账过程中，不得中断退出。

17、 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.3 基础档案基础档案第第4章章 总账管理总账管理4.3.4 记账记账 【做中学】【做中学】任务任务1717：取消记账：取消记账 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 取消记账时注意：取消记账时注意：1.只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。2.对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。3.如果再按如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。键，隐藏恢复记账前状态功能。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章

18、 总账管理总账管理4.4.1 总账总账 【做中学】【做中学】任务任务1818：查询总账余额：查询总账余额 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 查询总账时应注意：查询总账时应注意：1.科目范围为空时，系统认为查询所有科目。科目范围为空时，系统认为查询所有科目。2.如果需查询一至三级科目，可选择级次范围如果需查询一至三级科目，可选择级次范围“1-3”，3.如果需查询所有末如果需查询所有末级科目，则应选中级科目，则应选中“末级科目末级科目复选框。复选框。4. 如果需查看明细账还可以在如果需查看明细账还可以在“总账查询总账查询窗口中单击窗口中单击“明细明细按钮。按钮。5.如果需查询包含未记账凭证

19、的总账，则应选中如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭证包含未记账凭证复选框。复选框。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.2 余额表余额表 【做中学】【做中学】任务任务1919：查询余额表：查询余额表 工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.3 明细账明细账 【做中学】【做中学】任务任务2020：查询明细账：查询明细账 工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.4 多栏账多栏账 【做中学】【做中学】任务任务2121：查询多栏账：查询多栏账

20、工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.5 个人往来账个人往来账 【做中学】【做中学】任务任务2222：查询个人往来账：查询个人往来账 工资管理工资管理4.4 会计账簿会计账簿第第4章章 总账管理总账管理4.4.5 部门账部门账 【做中学】【做中学】任务任务2323：查询部门账：查询部门账 工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询日记账查询日记账 【做中学】【做中学】任务任务2424：查询银行存款日记账：查询银行存款日记账 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 查询日记账时应注意：查询日记账时应注意：1.在在

21、“银行日记账银行日记账中，如果本月尚未结账，显示中，如果本月尚未结账，显示“当前合计当前合计”、“当前累计当前累计”；如果本月已经结账，则显示如果本月已经结账，则显示“本月合计本月合计”、“本年累计本年累计”。2.查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按查询日记账时还可以用鼠标双击某行或按“凭证凭证按钮，查看相应的凭证，按按钮，查看相应的凭证，按“总账总账按钮可以查看此科目的三栏式总账。按钮可以查看此科目的三栏式总账。3.现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。现金日记账的查询与银行存款日记账的查询操作基本相同。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第

22、第4章章 总账管理总账管理4.5.1 查询日记账查询日记账 【做中学】【做中学】任务任务2525：查询资金日报表：查询资金日报表 工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.2 支票登记簿支票登记簿 登记支票登记簿时应注意：登记支票登记簿时应注意：1.领用日期和支票号必须输入，其它内容可以不输入。领用日期和支票号必须输入，其它内容可以不输入。2.报销日期不能在领用日期之前。报销日期不能在领用日期之前。3.已报销的支票可以成批删除。已报销的支票可以成批删除。【知识要点】【知识要点】工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3

23、银行对账银行对账 【做中学】【做中学】任务任务2626：录入银行对账期初余额：录入银行对账期初余额 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 录入银行对账期初时应注意：录入银行对账期初时应注意： 在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意在录入完单位日记账、银行对账单期初未达账项后，请不要随意调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数调整启用日期，尤其是向前调，这样可能会造成启用日期后的期初数不能再参与对账。不能再参与对账。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学】

24、【做中学】任务任务2727：录入银行对账单：录入银行对账单 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 录入银行对账单时应注意：录入银行对账单时应注意：1.输入每笔经济业务的金额后，单击输入每笔经济业务的金额后，单击Enter键后，系统自动计算出该键后，系统自动计算出该日的银行存款余额。日的银行存款余额。2.若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款若企业在多家银行开户，对账单应与其对应账号所对应的银行存款下的末级科目一致。下的末级科目一致。 第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学】

25、【做中学】任务任务2828：银行对账：银行对账 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 银行对账时应注意：银行对账时应注意：1.对账条件中的方向、金额相同是必选条件。对账条件中的方向、金额相同是必选条件。2.对账截止日期可输可不输。对账截止日期可输可不输。3.对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的对于已达账项，系统自动在银行存款日记账和银行对账单双方的“两两清清栏打上圆圈标志，其所在行背景色变为绿色。栏打上圆圈标志，其所在行背景色变为绿色。第第4章章 总账管理总账管理工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学

26、】【做中学】任务任务2929：银行对账平衡检查：银行对账平衡检查 工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学】【做中学】任务任务3030：银行存款余额调节表：银行存款余额调节表 工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学】【做中学】任务任务3131：查询银行对账勾对情况：查询银行对账勾对情况 工资管理工资管理4. 5 出纳业务出纳业务第第4章章 总账管理总账管理4.5.3 银行对账银行对账 【做中学】【做中学】任务任务3232：核销银行账：核销银行账 工资管理工资

27、管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学】【做中学】任务任务3333：定义自定义转账凭证：定义自定义转账凭证 工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学】【做中学】任务任务3434：定义对应结转转账凭证：定义对应结转转账凭证 工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.1 定义转账凭证定义转账凭证 【做中学】【做中学】任务任务3535：定义期间损益结转转账凭证：定义期间损益结转转账凭证 工资管理工资管

28、理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.2 生成转账凭证生成转账凭证 【做中学】【做中学】任务任务3636：生成自定义转账凭证：生成自定义转账凭证 工资管理工资管理4. 6 期末业务处理期末业务处理第第4章章 总账管理总账管理4.6.2 生成转账凭证生成转账凭证 【做中学】【做中学】任务任务3737：生成期间损益结转账凭证：生成期间损益结转账凭证 工资管理工资管理【知识要点】【知识要点】 生成转账凭证时应注意：生成转账凭证时应注意：1.转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。2.进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。3.转账凭证每月只生成一次。转账凭证每月只生成一次。4.生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。5.在生成凭证时必须提示业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发在生成凭证时必须提示业务发