现代职业秘书实务第一章绪论

1、现代职业秘书实务21世纪高职高专精品教材现代秘书系列v现代职业秘书实务，谭一平编著，北京：中国人民大学出版社，2007年7月第1版（21世纪高职高专精品教材现代秘书系列）谭一平目 录v第一章 绪论v第二章 秘书的基本条件v第三章 秘书的工作知识v第四章 秘书的社会常识v第五章 人际关系v第六章 交流沟通v第七章 上司办公室的管理v第八章 接打电话v第九章 接待客人v第十章 信息工作v第十一章 上司的日程安排v第十二章 会务工作v第十三章 文书工作v第十四章 档案管理工作v第十五章 上司出差前后的工作v第十六章 办公自动化v第十七章 其他工作第一章 绪论v秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下同

2、)而存在的。由于行业和职位的不同，“上司”们的工作千差万别，但他们工作的本质是一样的，那就是“决策决策”。v为了让领导人的决策做到科学而又及时，就必须为他们创造一个良好的决策环境。就需要有专门的人为领导人收集和整理各种信息。这种专门从事为领导人创造决策环境的工作就是秘书工作秘书工作，所以，秘书是为上司创造最佳决策环境的人。 第一节 秘书的含义第二节 秘书的分类u在我国大多数企业中，秘书们之间的分工似乎都不是十分明确，而且秘书负责的工作范围也很宽，所以，给秘书分类也只能是勾勒出一个大致的轮廓。u日本著名学者田中笃子田中笃子在其秘书的理论与秘书的理论与实践实践一书中将秘书的日常工作分为四个层次，并

3、称之为“钻石图”(见下图)：知识链接v秘书的理论与实践(引进版)v作者：(日本)田中篤子，译者：谭一平，高等教育出版社 (2004-06出版) 中译本序言v亲爱的中国读者：你们好！拙著秘书的理论与实践这次能在贵国翻译出版，本人感到非常之荣幸！本人从1973年开始研究秘书理论并着手准备写这本书，日本的法律文化出版社在1977年第一次以现在的形式正式出版了本书。为了形成有自己特色的“秘书学”，我对本书进行了多次修订，现已成为一些日本大学选用的教材。因此，本书在中国翻译出版后，如果也能选作培养青年学生的教材，我将非常高兴。本人一直对中国人民和文化怀有深深的敬意。最早的文字都是由秘书记录下来的，翻开秘

4、书的历史，文字的载体经历了黏土、纸莎草（papyrus）和羊皮纸等形式，直到中国发明了纸。才真正实现了文字载体的飞跃；一想到中国有如此悠久的文明，我的敬佩之情油然而生。我们日本受中国文化的恩泽实在太多了！本人在年轻的时候也从事过秘书（或者称之为上司的助理）的工作，深知这是一种需要具备相当亲和力和忍耐力的职业，但是，无论计算机如何普及，作为秘书都需要掌握一些基本的技能，这一点在全世界都是一样的。由于中日两国文化有长期的交流，在现在的日本语中还使用相当多的汉字，两国文化同属汉字圈，因此，我确信中国的读者能充分理解本书的内容。这本书当初就是为那些迎接国际化挑战的秘书而写的，我相信本书对同样面临国际化

5、挑战的中国秘书有一定的帮助。最后，当本书在中国出版发行之际，我要对中国的高等教育出版社、日本的法律文化出版社和为翻译本书付出辛勤劳动的谭一平先生表示衷心的感谢！ 秘书工作“钻石图”“钻石图”图解“钻石图”中的va部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面的关系和负责秘书部门的管理等工作；vb部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作；vc部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作；vd部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作。第三节 秘书的起源与现代意义秘书的诞生一、我国古代秘书的起源v我国的秘书工作到底起源于什么时候，目前学术

6、界似乎还没有定论，从秘书的职责是辅助领导的工作这个意义上来说，早在人类还处于原始部落的时代秘书就已经诞生了。二、现代意义秘书的诞生v作为一种正式的社会职业，现代意义上的秘书是在发明打字机之后才正式形成的。v1714年亨利米尔（Henry Mill）v 打字机的出现再加上速记法的改进，大大提高了办公室的工作效率。秘书要能够用速记将上司口述的指示，迅速用打字机打出来，形成正式的文件，这逐渐成为欧美国家雇佣秘书的首要条件。知识链接v键盘非常悠久，早在1714年，就开始相继有英、美、法、意、瑞士等国家的人发明了各种形式的打字机，最早的键盘就是那个时候用在那些技术还不成熟的打字机上的。直到1868年，“

7、打字机之父”美国人克里斯托夫拉森肖尔斯（Christopher Latham Sholes）获打字机模型专利并取得经营权经营，又于几年后设计出现代打字机的实用形式和首次规范了键盘，即现在的“QWERTY”键盘。 为什么要将键盘规范成现在这样的“QWERTY”键盘按键布局呢？这是因为最初，打字机的键盘是按照字母顺序排列的，而打字机是全机械结构的打字工具，因此如果打字速度过快，某些键的组合很容易出现卡键问题，于是克里斯托夫拉森肖尔斯（Christopher Latham Sholes）发明了QWERTY键盘布局，他将最常用的几个字母安置在相反方向，最大限度放慢敲键速度以避免卡键。肖尔斯在1868年

8、申请专利，1873年使用此布局的第一台商用打字机成功投放市场。这就是为什么有今天键盘的排列方式。 三、秘书的性别v女性秘书真正引起社会关注，是在一战期间；v由于性别特点而使男女秘书在工作中各自具备优势。一般来说，男性秘书在知识结构、组织能力等方面占有一定优势；而女性秘书工作细心、善于沟通等优势。第四节 秘书工作的发展趋势v随着IT技术的迅猛发展，特别是互联网走进千家万户，秘书工作的方式也开始发生革命性的变化，而且，企业领导人对秘书的要求正也在悄悄地发生变化，因此，秘书工作的综合化、信息化和国际化己成为历史的潮流。一、秘书工作的综合化v由于企业经营活动日趋复杂化和多样化，使秘书工作开始综合化。比如，在公司的新产品新闻发布会上，秘书要像外交部礼宾司的官员那样既能显示出深厚的教养，又能娴熟地应付各种突然的情况；而在与客户进行业务谈判时，则要求秘书有坚韧的耐性和丰富的业务知识，能处理谈判中各种棘手的技术性问题。二、秘书工作的信息化v目前，利用在线办公进行经营管理也可以说是一种趋势。尽管计算机处理信息的能力是我们人类无法比拟的，但是它对信息的质量，即信息的重要性、机密性和紧急性的判断却无能为力，只有靠具备相应经营管理意识的秘书，用自己的经验与知识来进行过滤和取舍。三、秘书工作的国际化1、全球化的时代2、绝对会说英语3、国际文化素养第五