人事岗位业务说明书

1、人事岗位说明书壹、职能简介人是事的主宰，是一个企业体中最宝贵的活动资源，更是企业发展的动力，事业的活力全系于人力资源的善加利用。所以人事业务管理，是企业善尽选才（选用、甄试）、育才（训练、授权、职涯规划）及留才（沟通约谈、激励与承诺）的责任，使得他能以最大效率及效能完成工作，能使组织的目标和相关的功能，得以经济且有效的达成。贰、基本要求1. 熟悉现场人事管理规章及相关办法等文件（如：薪资、奖惩、劳动合同、职工代表大会、人员考核规定、制服、文件管理等）文件管理举例“颜色管理方法”如：A4的预约本。颜色区分管理。2. 养老、医疗、失业险相关申请办法的认识（学习了解相关劳动法规与保险制度）3. 熟知

2、劳基法之相关条文4. 了解员工的基本数据（人事资料卡；填写当地劳动人事或公安部门指定的登记表；签订”试用期劳动协议”；身份证影印本；照片；健康证；暂住证；学历证件及相关资格证书影印本）的收集，公安系统资料的上传及工作表现5. 人力标准编制意义的了解及运用6. 具被良好之沟通、协调能力7. 协调后勤人事窗口相关人事工作执行。叁、主要职掌1. 人事作业之处理2. 人员沟通及约谈3. 人力配置、调度4. 人事相关物品管理5. 公文收发管理6. 出勤及薪资核算说明、发放7. 制服管理8. 人力增补执行9. 人员约谈安排肆、职责内容一、人事作业处理A）每日内容注意事项一、每日出勤异常处理二、 人事假单审

3、核4.1. 每日微信考勤整理统计；2员工当班中请假。1） 如打卡上班后不足4 小时不舒服即请假，则需填写请假单并在轮值表上注明“事8H/病8H”。请假单交由部门主管签核（部门主管由店内最高主管签核）2） 如打卡上班4 小时后才请假，则需填写请假单并在轮值表上注明“事 4H/病4H”。请假单交由部门主管签核（部门主管交由店内最高主管签核）注意事项：假单主管批核后，在月休假表上“事”位置上画注明已出假单每旬整理指纹卡机依轮值表上注明于月休假表上。针对没有打卡的人员查核微信考勤记录，对照。（没有指纹机，请在纸卡上注明休假状况）3. 加班：1） 当天由于工作需求，延迟下班，于下班打卡后由当部门主管签核

4、原因，并填写加班单。（核决权限比照“忘打卡的核决权限”）加班请部门主管。加班单及时转人事专员归档，便于计算薪资。2） 由于工作需求，当天人力不足，以调休/ 积假方式为最优先考虑，若无法调整，则在要求人员配合加班，并填写加班单，请部门主管确认。（核决权限比照“忘打卡的核决权限”）4. 旷职：1） 员工于当班日无故未出勤：须填写请假单注明旷职（时间） 。2） 同一员工连续旷职2 日： 则依人事规章予以免职处理，办理离职手续，并注明连续旷职2 日，转人事专员存查。（日后此员工不得再次录用）5. 迟到或早退时间十分钟以内者，每次罚款20 元。迟到或早退时间为十分钟至三十分钟，每次罚款40 元，迟到或早

5、退三十分钟至一个小时扣除当日一半工资，迟到或早退一个小时以上扣除当日工资，如有特殊情况经总经理批复酌情处理。未请假或请假未经批准而擅自离开工作岗位均以旷工处理，扣除当日双倍工资。全年累计旷工时间超过五天或连续旷工超过两天又没有作出合理解释者，予以辞退。迟到/早退一次次数，扣除1/3全勤奖金。迟到/早退二次次数，扣除2/3全勤奖金。迟到/早退三次次数及以上，扣除全部全勤奖金。迟到/早退需补假单。6. 调假1 ）由于人员有事需求需要调整休假的话，视岗位的人力状况，人力不足，以互调休假为优先考虑（每月2 次 / 人） 。无法互调，且个人事宜紧急，再考虑自调休（每月1次 / 人）填写调假单，由部门主管

6、审核。（部门主管由店内最高主管核决）2）调假需要提前2 天，若人员由于特殊事项没有提前申请，可回报部门主管弹性处理，部门主管回报店内最高主管核决。3）互调假原则为：同岗位人员之间互调。遇特殊状况回报部门主管。审核完毕后，人事专员于休假表上注明清楚。表单举例说明如附件所示。三、简历整理及通知归档四、 人力增补表五、补充内容人事专员需将每日员工的微信考勤明确标注在轮值表上，便于每旬核卡。根据部门需求，分公司人力需求刷新签订合同网络招聘信息，筛选合适简历通知人员面试。 （后勤人员面试时间：第二天即可；销售人员面试时间：周一下午14:00 或者周四下午14:00 （由于销售主管工作性质锁定时间面试）1

7、. 统一律定每周四由销售队长填写人力增补表，以利人事部门增补人力。1. 有新报道人员，做工作指引，须知要求的讲解沟通。B）每旬内容注意事项1、 核对出勤2、 针对10 天的招聘效果进行整理及网络资源的再发布。三、新入职人员的关怀及人员在职追踪（通讯录更新）1. 每月10 号、 20 号、月底最后一天进行，遇当日为特殊节假日则需推后一天核卡动作，补齐当旬所有人员假单，并公告当旬的员工出缺勤统计表，由员工核对，签名。每旬依休假表注明于卡表上出缺勤记录。（尤其针对微信考勤核对的确认。）2. 整理10 天内简历通知及未果的简历进行分类，有没有回复的再进行一次追踪确认动作。3. 针对网络招聘的效果进行评

8、估，并讨论调整方式。4. 特殊岗位的部分可以考虑内部转任的方式。1. 追踪了解新进同仁的工作学习状况。2. 各部门主管沟通新进同仁的工作状况，是否要做工作改善约谈。3. 人事每旬追踪销售组各组人员在职状况，并针对更新人员通讯录；分公司通讯录更新完毕发总部存查。C）每月内容注意事项一、安排休假表（ 1 ） 每月25 号左右时间打印出空白的轮值表，由员工自己选定2 天自由休假时间，于 3 天后收回，尽量按照员工所需安排休假。（为求公平每人限选2 天）遇特殊状况之需求回报部门主管，视状况弹性调整。（ 2） 公休天数：后勤人员每月目前执行4 天制。（ 3） 每月最晚不能超过28 号将下月休假表部门主管

9、核查无误转店内最高主管审核。审核通过，影印3 份：一份月底转后勤人事方便后勤作业；一份转店内最高主管存差；一份公告排班。（后续分公司成立后，后勤人员每月休假表转存总部，方便沟通。）二、统计转正人员名单1 ）每月整理人员入职状况及部门主管工作评核，（人事专员每月25 日与后勤部门主管确认，部门转正名单）确认有没有可以转正人员。后勤人员转正操作，需部门主管认可后方可执行签订正式劳动合同，并于当月缴交保险动作。2）填写人员转正需求单。三、核对人员入职日期四、薪资核算作业五、后勤人员编制稽核注意：后勤职能体人员入职试用期为3 个月，3 个月内考核无法胜任该工作的，约谈劝离。填写约谈记录，双方签字留存。

10、有表现比较突出的，参考部门主管建议可以提早转正。注意：每月转正人员的转正单必须由部门主管签字确认。备注每月转正人员名单请制表每月30 日前电子档传总部人事主管存查，转正申请单部门主管签字后传真/ 扫描 （均可）总部人事主管存查，正式版本劳动合同每月10 日将上月整理完毕的所有合同寄总部存查，分公司留存复印件即可。（仅限后勤人员）相关销售人员的销售代理人合同需留分公司存查即可，传真 /扫描件传总部人事存查。1. 每月整理员工积假未休状况5 日前公告员工知悉。2. 后勤人员每月于26日前部门主管级会议-将本月行政工作考核记录由各部门主管打分完毕的记录统计分数（计算薪资的依据）；3. 后勤人员薪资核

11、算根据每月指纹出勤记录及微信考勤记录计算薪资；4. 销售人员佣金核算由财务部单独执行；5. 人事专员薪资核算完毕后，将薪资表交由人事主管审核，无误后交由财务人员核发。 （最晚10 日前缴交，以免影响人员薪资15 日准确核发）6. 分公司薪资核算完毕于12 日前转总部人事主管处，存查。1. 分公司整理后勤及销售人员编制转总部人事主管，存查合理值。D）其它工作要领内容注意事项一、新人报到）后勤人员培训期为3 天， （无薪培训）结训日与人事专员确认入职任用资料所有内容，并登记新人入职日期等基本资料，登记造册，以便后续作业，录入指纹。）入职需缴交内容包括：人事资料卡、身份证（复印件/ 必须复印2 面）

12、 、相片2 张、学历证复印件（原件要审核查看）、培训协议、试用期协议、保密协议、岗位责任书、暂住证复印件、试用期协议的签收单。）追踪证件缴交（暂住证等），越期一周内不缴交者，不予录用。）针对销售人员的招募工作，人事协助招聘，相关后期培训及提成分配由各销售队长根据公司制度单独培训。二、转正、奖惩作业）现场人员转正，直接填写人员转正申请单（每月工作事项的二核对人员入职日期中的要求）。）员工奖惩直接上签呈的方式回报部门主管审批，审批后由人事出通知，转总部公告，检讨。分公司奖惩一并执行后，电子档转总部人事主管。）所有奖惩的明细，均须经部门主管签名或由职务代理人签名复核方可生效。三、后勤离职人员作业A.

13、 人员正常离职者1） 填写离职单转回人事部，当日收回各使用柜钥匙，遗失损坏者依规定赔偿；自该员薪资中扣除。公司对员工提出辞职申请时间规定如下：专员级（不含财务单位人员）一般提辞时效十五日前；部门主管级及所有财务人员一般提辞时效三十日前。2） 请注意针对正常离职员工在职满1 年以上离职时，目前执行时，请班次将该人员产生的剩余积假一次休完后，方可正常离职。（并于填写离职单当日与人员协商清楚）分公司离职单按月（连同该人员的劳动合同复印件一并，比照劳动合同的转寄时间）一并转寄总部人事，协助监管。B. 未依规定离职者1）当日转回离职单至人事部，并检查有无交回使用柜钥匙，违者依规定扣款。2） 离职单应于三

14、日由各部门转回人事，否则会导致劳健保作业之延误。3） 旷离人员离职单由部门主管代填写，转人事部，后由人事部门向该员工常驻地发离职通知单，隔周再发一次（2 次寄发资料全部公司和离职单一并保留，以免后续发生劳动争议。）分公司人员旷离一并方式处理，所有处理完毕资料一并转寄总部。* 离职日当日仍须到班。（需在签订离职单时，提醒员工）所有人员离职原则需做约谈记录。约谈清楚请人员签名，避免造成争议。（分公司转寄信件时，麻烦附明细清册，信件签收时，人事负责人将明细核对完毕后，签字确认将签字确认好的明细清册，扫描后传分公司，存查依据，以免出现漏转或者丢失现象）二、 人员沟通及劝退.1. 每月人事专员应先排定约

15、谈计划 针对各部门人员（约谈包括：例行性约谈、临时性约谈）在约谈前需做好充分准备，针对近期表现围绕一个重点展开约谈可提前将约谈记录中的部分内容填写清楚， 方便约谈时失去重点，影响效率。（有必要时可请部门主管协助约谈）2. 约谈技巧 多尝试不同的方法，每个人状况不同，需要多花时间和精力去了解你的被约谈对象，通过平时的沟通了解其个性与接受尺度，方便调整技巧。需要多看类似方面的书籍多积累方法。约谈注意事项：a 眼神； b 肢体动作；c 注意听员工；d 重点明确；e 拉近距离；f 切忌离题太远把握约谈重点；g 给出适当的建议；（具体事例）可以用自身的真实案例；h 声音大小、语气；i 结尾很重要；j 切

16、忌变成一言堂；（寻找和创造共同语言）3. 每次约谈应填写员工约谈记录表，需注意追踪改进日期并存档。而约谈的目的是促进管理者与员工达成共识的桥梁，并为彼此协商之承诺做为努力之目标，约谈的对象为有重大违规者，或有表现优异者。所以与员工沟通约谈不但可以激励员工、留住员工、而且平时约谈记录保存，可防范将来因劳资纠纷时，可实时提供最好的左证数据。4. 约谈时注意事项：A 约谈时应注意时机、地点的安排，让被约谈者有被重视的感觉，且认为透过约谈能确实帮助他们的工作质量。B 约谈地点要找一个比较安静的地方，若选择带窗房间，注意约谈者务必安排坐在被队窗的位置以免情绪或约谈思路中断。三、公文收发管理所有通知皆需布

17、达全员知悉，以传达公司讯息并注意发文日期、单位、须执行细则、公告期限、保存期限及后续分类归档处理。1、发文流程通知总部发文后，转总经理签核后，由人事编写文号后将原文存档，复印件转分公司及总部公告每位员工知晓。签呈各部门主管专员 / 分公司发文后，转部门主管/ 分公司最高主管批示，转总部人事，由总部人事编写文号后需由总经理签核的由总经理签核，后归档，并转为通知，转部门或分公司，公告于分公司或者总部每位员工知晓。 (财务公关卓业等内部作业事宜不发通知，直接归档)2、公文的定期整理过期的撕毁。公文保管标准表格保管时间人力增补表(S2.0-00-01 )隔季消毁应聘履历表(S2.0-00-02)未录取

18、人员按月消毁，录取人员入人事档案中人事资料卡(S2.0-00-03)转总部人事入人事档案转正申请单(S2.0-00-04)转总部人事入人事档案保证书(S2.0-00-05)转总部人事入人事档案解除保证书声名(S2.00-00-06)转总部人事入人事档案保密协议(S2.0-00-07)转总部人事入人事档案劳动合同期满通知书(S2.0-00-08)转总部人事入人事档案解除劳动合同通知书(S2.0-00-09)转总部人事入人事档案请假 / 调假 /取消休假单(S2.0-00-10)每月订在卡表后积假申请/使用单(S2.0-00-11)转分公司/ 总部人事保留12 个月职工辞职申请书(S2.0-00-17)转总部人事入人事档案辞职手续单(S2.0-00-18)转总部人事入人事档案指纹打卡相关电子记录保留12 个月签呈 / 通知(总公司保管)保留12 个月/ 在职培训操作1、新员工入职培训员工入职后(针对销售/ 内勤人员)均需接受公司全面理念性教学公司简介、 公司文化、 总部对口单位了解公司主营设备专业知识即需经过新人第一天的统一培训过程，第一天结束后第二天后勤职能体归由部门经理安排实践工作事项，销售体由其队长开始教授相关销售方面具体职能工作。