Office365企业云应用OA用户使用手册

1、Office365企业云应用 OA 用户使用手册元恒时代科技有限公司2015年 1月目 录第 1章 云平台应用系统 . 2 1.1协同办公系统介绍 . . 2 1.1.1 平台理念 . 2 1.1.2 首页 . 2 1.1.3 新闻公告 . 3 1.1.4 通讯录 . 4 1.1.5 文档中心 . 5 1.1.6 BPM . . 5 1.1.6.1 工作中心 . 5 1.1.6.2 发流程 . 6 1.1.6.3 工作区 . 8 1.1.6.4 工作流工具 . 16 1.1.6.5 手机审批 . 18Page 1 of 24第 1章 云平台应用系统1.1 协同办公系统介绍1.1.1 平台理念协

2、同办公系统管理平台贴切把握企业信息化发展中的问题,按需定制,提出产品 +开发的 解决方案,用发展的眼光来搭建 IT 架构。协同办公系统管理平台具有以下四大开发理念:整 合将 用 户 相 关 的 内 容 、 应 用 程 序 和 流 程 访 问 实 现 界 面 整 合将 业 务 流 程 、 应 用 软 件 、 硬 件 和 各 种 标 准 无 缝 集 成 , 实 现 系 统 整 合将 互 相 关 联 的 分 布 式 异 构 数 据 源 集 成 到 一 起 , 实 现 数 据 整 合 。协 同人 员 协 同 、 流 程 协 同 、 数 据 协 同 、 资 源 协 同 , 实 现 跨 地 域 、 跨 组

3、 织 、 跨 系 统 、 跨 网 络 的 互 通灵 活采 用 模 块 组 合 的 架 构 , 即 插 即 用 , 按 需 选 取 , 让 业 务 管 理 随 需 应 变易 用以 用 户 为 中 心 , 完 全 按 照 普 通 用 户 的 使 用 习 惯 来 设 计 , 实 现 常 用 功 能 无 需 培 训 即 可 直 接 使 用 。1.1.2 首页首页分为了十二个板块,分别展示了企业最新图片新闻,公司公告,待办任务,电子邮件, 常用流程(出差、加班、财务,友情链接等,如图所示:Page 2 of 24 图片新闻图片新闻版块显示最新发布的新闻,点击标题链接查看详细信息。我的待办显示当前登录用户

4、需要处理的流程待办任务,按时间倒序显示。我的待阅待阅是一类无事务消息, 如把一条流程数据推荐给对应用户, 那么他就对数据有查看权限, 而不需做任何处理。出差、加班、财务流程通过点击对应版块链接可以快速跳转到对应流程目录进行流程申请。公司公告展现最新发布的公告及公告总数量,点击标题链接显示公告详细信息。电子邮件显示当前用户接收的最新电子邮件。日历直接进入 outlook 日历界面,显示当前用户日程或会议信息。友情链接点击快捷方式链接可快速跳转到对应网站。1.1.3 新闻公告新闻公告页面分别展示了企业新闻和公告,并以发布时间倒序显示,点击标题链接查看新 闻或公告详细信息。Page 3 of 241

5、.1.4 通讯录点击 ” 通讯录 “ 菜单,列表中呈现当前系统存在的所有用户信息,包括姓名、所属部门、联 系电话等,也可将信息导出到 excel 表中。Page 4 of 24 1.1.5 文档中心在文档中心中可以查看已发布的 ” 公司新闻 ” , ” 快捷方式 ” , “ 公告 ” 或 “ 文档中心 ” 列表中的 所有数据,并可根据筛选条件检索,如图所示: 1.1.6 BPM1.1.6.1 工作中心系统自动将用户所有的任务集中在任务列表页面中。用户只需在任务列表页面就可以方便 的处理所有的任务。Page 5 of 24 1.1.6.2 发流程展开 “ 发流程 ” 菜单,点击 “ 全部流程 ”

6、 链接,显示所有流程表单,点击对应表单名称即可发 起一个新的流程,如图所示: 系统中包括人事、财务、行政等多种类型的表单提供用户使用, 用户可根据需求自行创建, 每种类型表单实现的功能也有所不同,下面以出差表单举例说明流程的操作步骤及使用说明。自动计算点击“出差申请”进入表单申请页面,系统可以根据流程表单字段里的开始日期和结束日 期自动计算出天数,如图所示:Page 6 of 24必填项校验为保证流程表单重要数据填写的完整性与准确性,在流程表单中根据需求设置了校验,校 验包括内容是否为空、是否符合格式、是否符合校验值等。暂存填写出差信息,点击 “ 暂存 ” 按钮,表单数据保存,在 “ 我的草稿

7、 ” 列表显示,可以再次修改 数据。Page 7 of 24 提交点击 “ 提交 ” 按钮,进入流程节点审批,数据只可以查看,申请人在 “ 我的申请 ” 列表中可以 跟踪流程审批步骤。明细表在办公用品流程表单明细表中可以添加多个明细条目,并且可以对明细表中的数据进行分 项统计。 很多表单中都是由主表字段和一个明细表构成的, 如下面的报销单中红框的部分就是明 细表,其余部分为主表字段。 1.1.6.3 工作区待办任务列表主要显示当前登录用户待处理的审批数据,点击流程名称进入详细页面对数 据做审批通过、驳回或转办等操作,如图所示:Page 8 of 24同意点击 “ 同意 ” 按钮,审批通过,流程

8、归档或进入下一节点审批(如果有;展开同意下拉菜 单,点击“同意并附加意见 ” ,弹出流程审批意见输入框,填写内容进行确定,待流程审批归档 或下一节点审批人审批时即可看到上一节点输入的审批意见信息。驳回点击 “ 驳回 ” 按钮,弹出驳回节点选择窗口,可以选择驳回到此节点之上已审批过的流程节 点,如图所示:Page 9 of 24 选择驳回节点,即可退回到所选流程节点,审批人员可再次进行审批操作。转办点击 “ 转办 ” 按钮,选择转办人员,填写转办意见,点击 ” 确定 “ 按钮,如图所示: 转办成功后,当前审批人员不再具有审批权限,由所选转办人员进行审批。沟通点击 “ 沟通 ” 按钮,选择沟通人员

9、,点击确定,对应人员将在首页 “ 我的待办 ” 列表中显示需 要与当前用户沟通的流程数据,如图所示:Page 10 of 24 Page 11 of 24首页待办列表显示 点击流程名称进入详细页面,通过 “ 回复 ” 按钮进行回复,如图所示:填写回复意见确定后,发起沟通人员即可在首页 ” 我的待阅 ” 列表中看到回复数据,如图所 示:Page 12 of 24 点击流程名称进入页面可以查看回复的详细信息,如图所示: 推荐点击 “ 推荐 ” 按钮,选择推荐对象,对应推荐人员将会在首页 ” 我的待阅 “ 列表中收到推荐消 息,同时他对流程数据具有查看权限,如图所示: Page 13 of 24 P

10、age 14 of 24在流程详细信息页面展开 ” 推荐信息 “ 栏目,也可查看到推荐相关信息,如图所示: 打印点击 ” 打印 ” 按钮,可将当前表单进行打印操作。待阅任务列表中呈现了当前登录用户待查看的数据,点击查看后列表中不再呈现,数据更 新到已阅列表中,如图所示: 已办任务列表中呈现了当前登录用户已经处理完成的数据,点击流程名称可以跟踪查看详 细信息,如图所示: 已阅任务列表中呈现了当前登录用户已查看的数据,如图所示: “我的申请”列表中呈现了当前登录用户提交申请的所有流程表单数据,包括申请中和归 档的数据都可以跟踪查看,如图所示: “我的草稿”列表中呈现了当前登录用户暂存的所有流程表单

11、数据,点击流程名称可以再 次修改或提交申请,如图所示: 1.1.6.4 工作流工具1.1.6.4.1流程记录:阅读记录、推荐记录、流程历史阅读记录:查看授权阅读者、已阅读人列表和阅读次数。 推荐记录:查看推荐人、推荐对象、推荐理由和推荐时间。 流程历史:查看到此流程所有操作的历史记录并追踪到此流程实例的运行轨迹。 在用户在审批业务流程的过程中,下一个节点的处理人仍然是当前的用户,即连续两个流 程节点的审批人为同一用户时。 通常的情况下, 用户希望减少审批的操作, 如果选择审批通过则 下个流程节点将会自动跳过下一个节点的审批。在用户发起流程时,可以选择不同角色和身份作为流程发起人。不同角色所对应的流程可 能不同。 用户可以使用流程打印功能将当前流程实例中的表单和历史信息转化为纸质文件。 1.1.6.4.5待处理通知(邮件通知流程流转到当前节点时会发送邮件通知处理人。1.1.6.5 手机审批专门为手机设计的操作界面让手机办公直观清晰,登录首页显示如下图所示: 点击 “ 待审 /待阅 “ 链接进入待办列表,显示所有待处理的流程数据,如图所示:点击流程名称进入审批页面对数据进行驳回、同