物业管理软件使用手册

1、志达物业管理系统 操作手册 目录第一章、概述 . . 6 1.1关于本使用手册 . . 6 1.2手册使用对象 . . 6 1.3手册阅读指南 . . 6 1.4系统运行环境 . . 6 1. 5系统安装 . . 7 1.6注册 . . 7 1.7卸载 . . 7二、基础设置 . . 8 2. 1系统选项设置 . . 8 2.2编码规则 . . 9 2. 3付款方式 . . 10 2.4单据编号 . . 11 2.5费用项目设置 . . 11 2.6打印模版设置 . . 12 2.7费用单价设置 . . 12 2.8参数设置 . . 13 三、基础数据 . . 14 3.1 区域类别 . .

2、14 3.2单元状态 . . 15 3.3单元档案 . . 15 3.4业主档案 . . 19 3.5租户档案 . . 20 3.6部门档案 . . 202.7员工档案 . . 213.8收费周期 . . 22 3.9计量单位 . . 22 3.10收费项目 . . 22 四、收费管理 . . 25 4.1收费方案 . . 25 4.2临时收费生成 . . 27 4.3公摊费用录入 . . 28 4.4水电气抄表 . . 30 4.5应收管理 . . 32 4.6费用减免单 . . 34 4.7收款单 . . 36 4.8预缴费管理 . . 40 4.9押金管理 . . 41 五、短信平台 .

3、 . 43 5.1缴款 /催款通知 . . 435.2生日祝福 . . 43 5.3节日祝福 . . 44 5.4自定义发送 . . 45 5.5已发送短信 . . 45 5.6余额查询 . . 45 5.7密码修改 . . 45 六、票据管理 . . 46 6.1票据类型 . . 46 6.2票据入库 . . 46 6.3票据领用 . . 47 6.4票据销领 . . 48 6.5票据调拨 . . 49 5.6票据作废 . . 49 5.7票据库存 . . 50 七、报表查询 . . 51 7.1应收项目明细表 . . 51 7.2应收项目汇总表 . . 51 7.3欠费月数表 . . 52

4、 7.4收费日报表 . . 53 7.5收费日报表(按单元 . . 53 7.6实收项目明细表 . . 53 7.7实收项目汇总表 . . 54 7.8收费月报表 . . 54 7.9物管费预交月数表 . . 55 7.10收费项目明细表 . . 55 7.11收费项目汇总表 . . 55 7.12收费项目统计表 . . 56 7.13费用情况表 . . 56 7.14减免项目统计表 . . 57 7.15用水情况表 . . 57 7.16用水情况表 . . 58 7.17帐户扣款明细表 . . 58 7.18帐户余额表 . . 58 7.19收缴率统计报表 . . 59 7.20应收帐单明细

5、表 . . 59 7.21收缴率及服务指标 . . 60 7.22来电明细表 . . 60 7.23短信发送明细表 . . 60 八、客户服务 . . 61 8.1装修管理 . . 61 8.2维修管理 . . 62 8.3投诉管理 . . 63 8.4寄件管理 . . 65 8.5服务申请 . . 66第一章、概述1.1关于本使用手册本手册为【志达物业管理系统】软件的“用户手册” ,是用户的好帮手,它能帮助用户 以正确 的概念,最快的速度理解、熟悉本软件,掌握软件正确的使用方法。1.2手册使用对象本手册是针对【志达物业管理系统】编写的,在于向用户介绍该系统的操作方法,帮 助用户正确利用本系统

6、进行志达物业业的全面的一体化管理。 手册只是围绕着本系统的功 能作用、业务处理、操作步骤、操作方法、操作结果等进行介绍,因此要求本手册的使用者 在阅读手册之前,应首先掌握一些计算机设备使用的基本知识及相关操作系统的基本知识。1.3手册阅读指南本手册是操作 【志达物业管理系统】 系统的指导和帮助, 其内容共分为如下几个部分。 环境与安装,介绍本系统的安装步骤和方法。如果您是初次使用本系统,则需要仔 细阅读此部分。介绍本系统的基本业务处理流程与系统功能,帮助您在短时间内,快速了解系统的 功能和作用。认真阅读此部分内容,很快您就能得心应手地使用本系统。日常业务,介绍本系统各个功能的作用和详细的操作方

7、法。这部分较第二部分的介 绍更深入、细致,便于您能透彻地掌握本系统。系统升级,介绍如何获取新的系统版本。本手册对系统各功能的作用及各功能所涉及的概念,都作了详细的说明,由于编写时 间仓促,手册中存在的疏误,恳请用户批评,指正。1.4系统运行环境系统运行环境向您介绍本系统正常运行所需的硬件环境和软件环境,它是使软件运行 的必备条件,不符合这些条件,就很难保证系统正常运行。硬件环境1 电脑2 操作系统:windows2000/xp3 数据库:SQL20001. 5系统安装系统安装向您介绍如何正确安装本系统, 这项工作是非常重要的, 完整地、 正确地安装本系 统,是它正常运行的前提条件。安装步骤与方

8、法1.运行安装程序: 2. 根据安装程序的向导提示进行安装;3. 安装程序在您的电脑【开始】 / 【程序】菜单中创建【志达物业管理软件】 的程序组,包括“志达物业管理软件” 、 “如何使用”等。即安装完成。1.6注册1. 由志达物业管理软件公司指派特定技术员到现场进行注册。1.7卸载1. 打开 Windows 控制面板;2. 在 【安装 /卸载】 属性页中选中 “志达物业管理系统” , 后点击 【添加 /删除】 按钮, 即可自动卸载。二、基础设置基础设置是软件的数据基础 , 是系统运行的基本保障部分。基础设置包括系统选项、编码规则、付款方式、单据编号、费用项目设置、打印模块 设置、费用单价设置

9、、参数设置等。2. 1系统选项设置功能描述:系统的一些基本控制选项。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 系统选项 ”即可进入系统选项设置的界面: 参数说明: 公司名称:设置软件使用单位的公司名称。 是否启用票据:是否启用票据管理模块, 启用后系统将显示票据管理的功能节点 启用票据管理时票据号是否必填:启用票据管理后, 收款单中是否必须填写票据 号。 是否启用物料管理:是否启用物料管理模块, 启用后系统将显示物料管理的功能 节点。 是否允许超库存出库:在启用库存管理的情况下, 当物料库存不足时是否允许审 核出库单。 (单据审核后才更新库存 。 库存单据保存时自动审核:在启用库存管理的情况下,

10、 保存库存业务单据时是否 自动审核。 生成应收账单时自动审核:在生成应收账单后是否自动审核应收单 (应收帐单必 须审核之后方能进行收款 。 客户生日提醒:软件登录时是否自动出现即将过生日 (根据提前天数 的客户的信息,如图:。 来电是否录音:客户来电时是否自动录音 (需安装支持录音功能的来电显示设备 。 生成应收款时是否自动扣款:当客户有预缴时是否自动从该客户的账户余额里扣 款。 实收项目显示模式:实收项目汇总表中账单月份的显示模式:模式 1 :模式 2 : 物管费对应编码:设置为收费项目中物业管理费的对应的收费项目编码,作用于 物管费预交月数表。 水费对应编码:设置为收费项目中水费的对应收费

11、项目编码, 作用于用水情况表。 客户来电满意度语音类型:满意度调查时播放的语音类型。 (需要安装支持语音播 放的来电显示设备 。类型 1:满意和不满意 2个选项。类型 2:非常满意,满意,不满意,很不满意 4个选项。根据需要设置相应的参数,确定后即可。 更新系统参数后需要注销软件方能生效。2.2编码规则功能描述:基础数据的编码进行分级设置,主要是对物品分类、供应商分类、区域分类等 各类体系等级的编码长度进行设置。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 编码规则 ” 即可进入编码规则设置的界面: 设置完成之后点击【保存】即可。 编码规则举例:如上图所示,区域分类总共有 3级,第 1、 2、级都是

12、 2,表示每 1级的 编码长度都必须为 2位,例如:【 1栋】为第 1级, 【 1栋 1单元】为第二级,则在设置区域 类别时 1栋的区域编码可以设置为 01 (长度为 2位 , 1栋 1单元的区域编码设置为 0101 , 第二级也是 2位,加上第一级的 2为则是 4位。 编码规则请在系统初始时设置,应用后请勿随意更改。以免出现数据错误。一般不需要 更改此处的设置。2. 3付款方式功能描述:根据客户实际情况所用到的结算方式自定义付款方式。如现金、银行转账、自 动抵扣等。可自行新增,修改,删除等等操作。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 付款方式 ” 即可进入付款方式的界面: 单击【新增】则可

13、新增付款方式。 单击【修改】可修改所选择的付款方式的编码及名称。 单击【删除】可删除所选择的付款方式记录。 付款方式如果已引用(即收款单中已选择过该付款方式则不能删除或修改,否则将引 起数据错误。【 99-自动抵扣】 的付款方式为系统内置, 不能修改或删除。 生成应收款自动抵扣时系统将自动选择该付款方式。2.4单据编号功能描述:对单据编号的规则及长度等的定义。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 单据编号 ” 即可进入单据编号的界面: 一般不需要更改此处的设置。2.5费用项目设置功能描述:定义公司内部的费用项目。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 费用项目设置 ” 即可进入费用项目的界面

14、: 单击【新增】则可新增费用项目。 单击【修改】可修改所选择的记录内容。 单击【删除】可删除所选择的费用项目。2.6打印模版设置功能描述:设计催款通知及收款单据格式、内容等。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 打印模版设置 ” 即可进入打印模版设置的界面: 一般不需要更改此处的设置。2.7费用单价设置功能描述:根据一定的公式设置收费项目的单价,可在收费方案及水电气抄表中引用该单 价方案,使操作更加简单。在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 费用单价设置 ” 即可进入费用单价设置的界面: 单击【新增】则可新增费用单价方案。 如上图所示的水费价格,表示 5楼以下的单价为 2.03,5楼以上的

15、单价为 2.2。 单击【修改】可修改所选择的单价方案。 单击【删除】可删除所选择的单价方案。 该设置需要一定的数据库语言基础,一般可由软件供应商来完成该设置。2.8参数设置功能描述:对系统的一些多选项参数名称预先定义,操作时可直接选择。 在树目录上选中 “ 基础设置 ” -“ 参数设置 ” 即可进入参数设置的界面: 三、基础数据基础数据是客户的数据基础 , 是客户业务运行的基本数据部分。基础档案包括区域类别、单元状态、单元档案、业主档案、租户档案、部门档案、员 工档案、收费周期、计量单位、收费项目等。 基础档案中数据(除区域类别的基本操作按钮: 【新增】 :增加新的基础数据。 【修改】 :修改

16、所选择的基础数据。 【删除】 :删除所选择的基础数据。 【栏目】 :显示或隐藏相应的数据项。 【打印】 :将当前所显示的基础数据进行打印。 【预览】 :预览当前所显示的基础数据。 【输出】 :将当前所显示的基础数据输出到 EXCEL 或 TXT 等。 【保存格式】 :可将当前的显示格式保存。 【过滤】 :快速查找数据。可按任意条件进行基础数据的查找。 点击过滤后首行出现 一行空白行,在相应的单元格中输入需要查找的条件后回车即可。3.1 区域类别功能描述:对物业区域设置,如栋号、单元等。是对小区进行分类的一个基本操作。 在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 区域类别 ” 即可进入区域类别的界面

17、: 单击【新增】则可新增区域类别。 单击【修改】可修改所选择的区域类别。 单击【删除】可删除所选择的区域类别。 区域类别的编码规则必须符合【基础设置 -编码规则】中区域类别的规则。 默认前缀用于批量生成单元(房间档案时单元编号的前缀。 3.2单元状态功能描述:定义单元状态,如入伙、装修、入住。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 单元状态 ” 即可进入区域类别的界面: 3.3单元档案功能描述:对具体的单元基本信息的管理在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 单元档案 ” 即可进入单元档案的界面: 单击左边的目录树可直接显示对应单元的所有单元记录。 单击【新增】则可新增单元档案。 如图所示:

18、单击【修改】可修改所选择的单元档案。如图所示: 可在单元修改状态选择该单元对应的业主及租户。 如果该单元已存在业主信息,重新选择业主时系统将提示: 如果确定是业主变更,则点击【是】 ,系统将自动将原业主信息记录到该单元的业主历史档 案中,可在【单元综合信息】的【业主历史记录】中进行查询。 (租户的变更类同 【单元综合信息】可在单元档案列表中的工具按钮按单击 进入,也可以在软 件主界面的右上角 输入单元编号进行查询。单元综合信息包括的该单元的单元基本信息、业主基本信息、租户基本信息、应收账单、历史交费记录、投诉记录、 报修记录、装修记录、服务申请、车辆信息、历史业主记录、历史出租记录,如下图所示

19、: 单击【删除】可删除所选择的单元档案。已引用的单元不能删除。 单击【过滤】可快速查找相应的单元记录。 系统支持批量生成同一类型单元。 如同一栋不同楼层的单元, 若建筑面积, 水电表数目, 单元状态,户型等等相同,也可一同录入生成,单击 ,如下图所示: 确认无误后单击【确认生成】即可 单击 即可进入单元的计量装置维护窗口 (计量装置即水、电、气表,需事先 在单元档案中设置好水、电、气表的数量 ,如下图所示: 在此可以修改计量装置的表名。 (表号为系统自动生成,不能修改。表名默认跟表号一致, 可修改。可批量修改表名 。批量修改表名的操作步骤:1、先单击【所有单元】 ,显示所有单元的表记录,如图:

20、 2、单击鼠标右键,选择【过滤】 ,在过滤行行中输入批量修改的记录的条件后回车: 3、输入第 1行记录的表名,比如水表 1的表名都是厨房4、选择该行,点击右键,选择【表名复制】 。5、完成所有的表名的设置后点击【确定】即可。3.4业主档案功能描述:业主详细信息的录入及维护。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 业主档案 ” 即可进入业主档案的界面: 单击【新增】可新增业主档案及其家庭成员。 单击【修改】可修改业主信息及其家庭成员信息。 单击【删除】可删除所选择的业主档案。已引用的业主不能删除。 单击【过滤】可快速查找相应的业主记录。 如需要设置生日自动提醒或生日时自动发送祝福短信,则必须在业

21、主档案中填写该业主 的生日。 如需要在客户来电时自动弹出该业主的相关详细信息,则必须在业主档案中填写该业主 的手机号码或联系电话。3.5租户档案功能描述:管理租户的相关信息。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 租户档案 ” 即可进入租户档案的界面: 单击【新增】可新增租户档案信息。 单击【修改】可修改租户信息。 单击【删除】可删除所选择的租户档案。已引用的租户不能删除。 单击【过滤】可快速查找相应的租户记录。3.6部门档案功能描述:对公司各部门的相关信息进行维护。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 部门档案 ” 即可进入部门档案的界面: 单击【新增】可新增部门档案信息。 单击【修改】可

22、修改部门信息。 单击【删除】可删除所选择的部门档案。已引用的部门不能删除。 单击【过滤】可快速查找相应的部门记录。2.7员工档案功能描述:公司员工档案的录入及维护。管理员工的基本信息。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 员工档案 ” 即可进入员工档案的界面: 单击【新增】可新增员工档案信息。 单击【修改】可修改员工信息。 单击【删除】可删除所选择的员工档案。 单击【过滤】可快速查找相应的员工记录。 如需要在员工来电时自动弹出该员工的相关信息,则必须在员工档案中填写该员工的联 系电话。3.8收费周期功能描述:对费用的周期设置,如月份数等,可以在收费项目和收费方案里面提取收费周 期。在树目录上

23、选中 “ 基础数据 ” -“ 收费周期 ” 即可进入收费周期的界面: 系统已将常用的收费周期内置,一般不需要修改收费周期。3.9计量单位功能描述:对费用的计量单位的录入及维护,如元 /月、元 /季。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 计量单位 ” 即可进入计量单位的界面: 单击【新增】可新增计量单位信息。 单击【修改】可修改计量单位。 单击【删除】可删除所选择的计量单位。3.10收费项目功能描述:对收费项目信息的维护。在树目录上选中 “ 基础数据 ” -“ 收费项目 ” 即可进入收费项目的界面: 单击【新增】可新增收费项目。 单击【修改】可修改所选择收费项目。 单击【删除】可删除所选择的收

24、费项目。参数说明: 项目编码:收费项目的代码。 项目名称:收费项目的名称。 默认单价:设置收费项目的默认单价,在设置收费方案或收款单中临时添加收费项目 时自动调出默认的单价。 默认周期:对周期性收费项目设置收费周期。在设置收费方案时自动调出默认周期。 默认单位:设置收费项目的默认单位,在设置收费方案或临时添加收费项目时自动调 出默认的单位。 收费方式:周期性、临时性、一次性。周期性收费项目表示每个月都要收取的。对于 周期性收费项目一般是先定义好收费方案,然后根据收费方案自动生成应收款。 计量装置:对于需要抄表的走表类收费项目进行设置。 抄表类收费项目只能在水电 气抄表模块中录入。 序号:用于收

25、款单中收费项目的排序顺序。如果不填则默认按收费项目编码排序。 金额精度:生成应收款时金额的小数位数。 是否押金项目:如是押金项目则需要打勾。系统有单独的押金管理模块,对押金的收 取、退还进行管理。 是否收取滞纳金:对该收费项目超过收费截止日期是否自动计算滞纳金。滞纳金起收 日期为收费截止月份及日期的设置,收取方式可按比例和每日固定金额两种方式。 是否按自然月计算:确定收费项目的收费起始日期,主要处理第一次计费开始日期非 月初的情况。如:物业管理费是按月收取,某单元系统首次计费开始日期为 2009-01-13,则启用按自然月计算,其费用周期为:第 1个周期:2009-01-13至 2009-01

26、-31第 2个周期:2009-02-01至 2009-02-28第 3个周期:2009-03-01至 2009-03-31类推。其中第 1个周期的费用按实际天数进行计算。未启用按自然月计算,其费用周期为:第 1个周期:2009-01-13至 2009-02-12第 2个周期:2009-02-13至 2009-03-12第 3个周期:2009-03-13至 2009-04-12类推。四、收费管理收费管理是本软件的核心模块。收费管理的基本流程:4.1收费方案周期性收费项目自动生成应收款的必要设置。在树目录上选中 “ 收费管理 ” -“ 收费方案 ” 即可进入收费方案的界面: 单击【新增】可新增收费

27、方案。录入方案编码、方案名称及收费项目明细,录入收费项 目明细时在相应的单元格中点击 可弹出相应的数据参照窗口。保存即完成收费方案的基 本设置。设置好收费方案后需要设置方案关联,即哪些单元(房间需要应用该收费方案, 点击 ,出现单元(房间关联方案的窗口: 选择需要应用该方案的单元(房间 ,保存即可。在选择相应的单元时可在过滤行中按指定 条件进行过滤,比如对所有入住的单元应用所设置的收费方案: 设置好之后点击【保存】 单击【修改】可修改所选择收费方案。 单击【删除】可删除所选择的收费方案。相关参数说明: 方案编码:该收费方案的编码。 方案名称:给该收费方案定义一个相应的名称。 收费项目:该收费方

28、案需要收取哪些收费项目(只能选择周期性收费项目 。 数量:对于按建筑面积等来计算的收费项目可以点击该单元格的 按钮,出现用量 参照窗口,选择相应的面积。对于固定金额的收费项目,可以直接填写数量,比如 1。 单价:该收费项目的单价,可以输入固定单价,亦可引用之前所讲的单价表达式或其 它单价变量,如: 系统计费开始日期:用于确定系统第一次计算周期性收费项目的计费开始日期。 指定日期:手工指定的日期。交房日期:单元档案中的交房日期。合同起始日期:租户档案中的合同起始日期。入住起费日期:业主档案中的起费日期。单元起费日期:单元档案中的起费日期。在设置好收费方案且方案关联的单元之后, 就可以批量生成周期性收费项目的应收款 (见 应收管理模块 。 方案的复制:点击鼠标右键【复制】 ,可快速复制录入收费方案。4.2临时收费生成功能描述:对临时性收费项目或一次性收费项目批量生成应收款。在树目录上选中 “ 收费管理 ” -