OA组织机构管理操作手册

1、OA系统组织机构维护管理员操作手册1 阅读指南本手册适用阅读人群为中石化销售各分公司OA系统管理员和OA人事管理员。2 概要介绍组织机构维护模块的主要功能是维护OA系统内的人员、部门和权限等相关信息。人事管理员在进入OA主页时，点右上角的相关管理链接即可进入组织机构管理界面。主界面效果图如下：主菜单：在界面顶部红色线框所在的区域，列出了组织机构管理的主要功能模块菜单。子菜单：在界面左边蓝色线框所在的区域，列出了主菜单的相关子菜单，子菜单随选定的主菜单而变化。操作区：中间区域为实际的操作区域，点击子菜单时会在操作区显示相关的操作界面。3 操作介绍3.1 用户管理3.1.1 单个用户登记注册录入需

2、注册的用户相关信息，执行注册操作，即可在系统中新增一个注册用户。注册后的用户可以使用登录名和密码登陆OA系统。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“用户注册登记”即可进入上图所示操作区。2、 录入相关信息。3、 点“保存”按钮可以暂时保存用户信息，后续可以再次编辑。4、 点“立即注册”按钮可以立刻把用户注册好。5、 注册完毕，该用户即可登陆OA系统。【信息项说明】信息域说明中文姓名必填，即姓名的中文字，同一部门不允许重名。登陆简称通常为姓名的纯字母拼音，也可以是字母与数字的组合。部门内排序号数字，必填，供部门内部成员列表显示时作为排序号。性别必填。

3、初始密码默认值为123456，可以修改为其它值。是否生成邮件可选，默认为生成。所属部门必填，从部门列表中选定。是否部门领导可选。职务组权限可选，从职务组列表中选择，用于各类工作流审批。【操作提示】1、检测重名：填写中文名和登录名时，可以检测一下是否重名，以防止注册失败。2、注册失败时，可以再次编辑用户信息，再次注册。3.1.2 批量导入用户信息可以通过在指定的Excel模板中批量登记好信息，再通过excel导入功能批量导入到组织库。批量导入也是先把相关信息先存档，供后续执行注册操作。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“批量导入登记”即可进入上图所

4、示操作区。2、 下载Excel登记模板，在Excel模板中录入人员相关信息。3、 在word控件中打开登记好的Excel文件。4、 点“整理数据”按钮。5、 点“导入数据”按钮。6、 导入完毕，界面返回到待注册用户列表。【信息项说明】 无【操作提示】1、导入用户前，要先建立好相关部门（参看操作），否则将导入失败。2、 导入后的用户信息可在待注册用户信息列表中查询，可以再次编辑，也可以执行批量注册操作(参看操作)。3.1.3 用户批量注册对多个已经登记信息的待注册用户执行批量注册操作。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“待注册用户”即可进入上图所示

5、操作区。2、 勾选需要注册的待注册用户，或者点“全选”勾选当前页面的所有待注册用户。3、 点“注册所选”按钮，弹出注册界面，提示正在注册，耐心等待操作完成。或点“注册全部”按钮，弹出注册按钮，提示正在注册，耐心等待操作完成。4、 操作完成，会提示已经注册成功的用户和注册失败的用户。【信息项说明】 无【操作提示】1、执行批量注册，尽量在系统空闲时段操作，以免耗用服务器资源。2、注册失败的用户可以再次编辑，并再次注册。3.1.4 用户基本信息查询及修改可以查询已经注册的用户信息，并修改用户相关信息。【操作界面】 已注册用户列表界面如下：用户信息表界面如下：【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“用

6、户管理”，再点击左栏子菜单“已注册用户”即在操作区打开用户列表。2、 点击用户名可以进入用户信息表。3、 点“修改基本信息”按钮可以进入基本信息的编辑界面。点“返回”则返回已注册用户列表。4、 编辑好基本信息，点“保存”即可。【信息项说明】 基本信息只能修改部门内排序号。其它信息可以修改用户的相关联系资料。【操作提示】无3.1.5 用户密码重置管理员可以重新设定用户的密码。密码重置后，原密码失效，用户使用新密码才可以登陆OA系统。【操作界面】 【操作步骤】1、 同操作，进入用户信息表。2、 点“重置密码”按钮，进入密码设置界面。3、 录入新密码信息。4、 点“保存”，设置成功。【信息项说明】

7、信息域说明用户名显示当前指定的用户。新密码必填，设定用户新密码，长度不能少于4位。再次输入密码必填, 再次输入密码。【操作提示】1、密码修改后可能需要5分钟左右才能生效。3.1.6 用户调动部门本功能用于把用户从一个部门调动到另外一个部门。【操作界面】 【操作步骤】1、 同操作，进入用户信息表。2、 点“调动部门”按钮，进入设置界面。3、 点“设置”按钮，设置新部门。4、 点“确定”，设置成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明原部门仅显示新部门必填，从部门列表中选定。是否是新部门的领导可选。设置用户是否是新部门的相关领导。【操作提示】1、用户调动部门后，仍然使用原来的用户名和

8、密码，邮箱仍然能够正常使用，原来具有的职务组权限仍然保留，自定义界面需要用户重新设置。2、用户调动部门后，在原部门可以阅读和正在办理的文件将看不到了。可以执行权限转移（参看.1操作）把原来这些文件的权限转移给别的用户，或者转移给新部门中的本用户。3、用户调动部门的情况会记录在用户变更记录中。3.1.7 用户创建子身份创建“第二身份”(子身份) ，即把用户设置为除原本所属部门外的其它部门(群组)的成员。可以为同一用户设置一个或多个“第二身份”（子身份）。【操作界面】 【操作步骤】1、 同操作，进入用户信息表。2、 点“创建子身份”按钮，进入设置界面。3、 点“设置”按钮，设置新部门。设置在新部门

9、的排序哈。4、 点“确定”，创建第二身份成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明原部门仅显示第二身份部门必填，从部门列表中选定。排序号必填，用户以子身份在新部门中出现时的显示排序号。是否是新部门的领导可选。设置用户是否是新部门的相关领导。【操作提示】1、用户创建子身份，并不是新建了一个新用户，而只是为用户创建了一个子身份文档，表明用户加入到了另外的一个部门并做为该部门的成员。2、子身份用户文档在“已注册用户”列表中会标明该用户是第二身份文档。如下图所示：3、子身份文档可以修改排序号或者删除。操作方法是从上图所示点击该用户子身份文档，打开子身份信息表，如下图：点击“修改基本信息”

10、按钮可以修改排序号，或点击“删除”按钮可以删除子身份。3.1.8 用户邮箱限额调整可以调整单个用户的邮箱大小限额。【操作界面】 【操作步骤】1、 同操作，进入用户信息表。2、 点“调整邮箱限额”按钮，进入设置界面。3、 点“设置”按钮，设置新部门。设置在新限额数值。4、 点“确定”，设置成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明用户名仅显示邮箱原限额仅显示，单位为MB。邮箱新限额数值，必填，限定在15MB到1024MB之间。【操作提示】无3.1.9 删除单个用户可以删除某个已经注册的用户。【操作界面】 【操作步骤】1、 同操作，进入用户信息表。2、 点“删除”按钮，进入删除确认界

11、面。3、 点“确定”，执行删除。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 无【操作提示】1、删除前：管理员最好通知相关的用户先自行备份好OA系统内的个人相关文件和邮件等信息。2、删除前请仔细查看相关提示信息，比如用户如果是部门的岗位办公文件接收人等情况，则必须谨慎操作。3、删除操作是不可恢复的。4、如果用户有子身份文档，则不允许删除，可以先删除子身份文档。3.1.10 批量删除用户可以批量删除多个已经注册的用户。【操作界面】 删除确认界面：删除结果界面：【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“用户管理”，再点击左栏子菜单“已注册用户”即在操作区打开用户列表。2、 点击用户名可以进入用户信息表。3

12、、勾选需要删除的用户。4、点“删除删除”按钮，打开删除确认界面。5、点“确定”，执行删除。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 无【操作提示】1、删除前：管理员最好通知相关的用户先自行备份好OA系统内的个人相关文件和邮件等信息。2、批量删除不做删除前的信息提示，也不检测用户是否有第二身份。3、删除操作是不可恢复的。3.2 部门管理3.2.1 新增部门向系统内新增一个部门。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“部门管理”，再点击左栏子菜单“部门注册登记”即可进入上图所示操作区。2、 录入部门相关信息。3、 点“保存”按钮，注册成功。【信息项说明】 信息域说明部门名必填，中文名，

13、同一级别不能有同名部门。名称中不允许包含全角括号等特殊字符。部门排序号必填，数字，部门列表显示时的排序依据。上级部门必填，从部门列表中选择，一级部门的上级部门是公司。部门用户成员选填，直属用户成员列表，从通讯录选择填入。下属部门成员直属下级部门列表，表明部门间的从属关系。仅显示无需设置。部门管理者部门领导，必填，从通讯录选择填入。部门其它管理者部门分管领导，必填，从通讯录选择填入。岗位办公处理人一级部门必填，从通讯录选择填入。岗办对应单位及部门一级部门必填，从通讯录选择填入。岗位办公关键字省级公司一级部门必填，对应销售公司部门关键字设置。【操作提示】1、 新增一个部门时，通常只需要录入部门名、

14、设置好排序号和上级部门即可。2、 新增部门后，可以在该部门下注册新用户。3.2.2 部门基本信息查询及修改可以查询和修改已注册的部门信息。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“部门管理”，再点击左栏子菜单“全部部门”，打开部门列表。2、 点击“展开”可以显示完整的部门层次列表。3、 点击部门名称，进入部门信息表。4、 点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。5、 点“保存”按钮，修改成功。【信息项说明】 同所述。【操作提示】1、 新增一个部门时，通常只需要录入部门名、设置好排序号和上级部门即可。2、 新增部门后，可以在该部门下注册新用户。3.2.3 部门改名本功能用于变更部门名称

15、。【操作界面】 【操作步骤】1、 同3.2.2操作，进入部门信息表。2、 点“部门改名”按钮，进入设置界面。3、 录入新名称。4、 点“确定”，设置成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明原部门名仅显示。新部门名部门名字，必填。关联操作设置修改直属用户全称（默认勾选）修改下属部门及其用户全称（默认勾选）对于本设置建议您使用默认设置即勾选上。【操作提示】1、 部门名称修改后，部门身份以前有权查看的文件将不能查看。2、 部门名称修改后，其下属用户的全称也相应修改了。则相关用户对之前文件的阅读和办理权限将丢失，可以通过文件权限转移(参看操作)来更新相关权限。3、 部门改名的情况将记录

16、在部门变更记录中。4、 部门名称改变后，如果有岗位办公来往的对应部门，应该对其进行通知或者直接调整相关部门的设置。否则其它单位部门发来的岗位办公文件还是按老的部门名称来发，新名称下的部门将不能收到文件。3.2.4 部门变更上级部门本功能用于变更所属的上级部门。比如部门A原来隶属于部门B，现在实际隶属于部门C，则可以执行部门A的变更上级部门操作来实现。【操作界面】 【操作步骤】1、 同3.2.2操作，进入部门信息表。2、 点“变更上级部门”按钮，进入设置界面。3、 设置新属部门。4、 点“确定”，设置成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明原上级部门仅显示。新上级部门必填，从列表

17、中选择。关联操作设置修改直属用户全称（默认勾选）修改下属部门及其用户全称（默认勾选）对于本设置建议您使用默认设置即勾选上。【操作提示】1、 变更上级部门后，部门身份以前有权查看的文件将不能查看。2、 变更上级部门后，其下属用户的全称也相应修改了。则相关用户对之前文件的阅读和办理权限将丢失，可以通过文件权限转移(参看操作)来更新相关权限。3、变更上级部门的情况将记录在部门变更记录中。4、部门名称改变后，如果有岗位办公来往的对应部门，应该对其进行通知或者直接调整相关部门的设置。否则其它单位部门发来的岗位办公文件还是按老的部门名称来发，新名称下的部门将不能收到文件。3.2.5 删除部门本功能用于删除

18、一个部门。【操作界面】 【操作步骤】1、 同3.2.2操作，进入部门信息表。2、 点“删除”按钮，进入确认界面。3、 点“确定”，删除成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 无【操作提示】1、 部门删除操作不可恢复。2、 有下属用户的部门不允许删除。3.3 权限管理3.3.1 职务组设置职务组是为工作流的流转需要而设置的人员组合，不同的职务组代表了在相关工作流办理中具有相应的权限。用户加入到职务组后，用户也即有了相关的权限。按照用途属性，职务组分为：(1)固定职务组： OA系统内置的职务组，可以修改成员，不能改名，不能删除。(2)普通职务组：为工作流需要而由管理员创建的职务组，可以修改成

19、员。在无流程使用的情况下，可以改名或删除。3.3.1.1 修改职务组本操作用于修改职务组成员。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。2、 点职务组名称，进入职务组信息表。3、 点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。如果是一般职务组，还可以点击“修改组名字”按钮进行改名。4、 录入相关信息，点“确定”，保存成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明职务组名称仅显示描述可选填，职务组用途的说明性文字。顺序号可选填，职务组列表中的显示排序号。成员必填，从通讯录选定成员。【操作提示】1、 职务组信息表中通过点

20、击“相关工作流”可以查看到是否有工作流在使用此群组。2、 如果有工作流使用的某个职务组为空，即无成员，相关工作流无法正常流转。3.3.1.2 创建职务组本操作用于创建一般职务组。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。2、 点“新建”，进入职务组信息表。3、 录入相关信息，注意检测重名。4、 点“保存”，保存成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明职务组名称必填描述可选填，职务组用途的说明性文字。顺序号可选填，职务组列表中的显示排序号。成员必填，从通讯录选定成员。【操作提示】 无3.3.1.3 删除职

21、务组本操作用于删除一般职务组。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“职务组设置”，即可打开职务组列表。2、 点职务组名称，进入职务组信息表。3、 点“删除”按钮，进入确认界面。4、 点“确认”，删除成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 无【操作提示】无3.3.2 模块角色设置 模块角色通常指模块应用管理员，是可以查看到指定模块内所有文件的人员，可根据实际情况设置。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“模块角色设置”，即可打开模块应用管理员列表。2、 点模块角色名称，进入设置界面。3、 点修改按钮

22、，再点设置按钮，设置管理员。4、 点“保存”，设置成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明授予用户选填，设置为应用管理员的人。【操作提示】无3.3.3 角色群组设置 此功能是为了兼容旧版的管理功能，而提供的编辑角色群组的功能。3.3.4 用户权限转移OA系统中每个注册用户都有一个用户全称，用户全称是“用户中文名+ 部门名+公司名”组合而成的一定格式的层次名称。比如有用户的中文名是李华，则他注册后的用户全称形式就是“CN=李华/OU=经理办公室=/OU=石油公司/O=sinopec”。用户全称显示时有可能显示为简洁形式，比如“李华/经理办公室/石油公司/sinopec”。OA系统

23、的文件中记录了可阅读或可办理该文件的用户全称，部门成员和职务组的成员列表中记录的也是用户全称。因此，所有的权限都是以用户全称为基础的。由于部门名称变更或者用户调换了部门，用户全称会相应变化，因此会导致用户不能访问到之前的文件，可以通过用户权限转移操作来恢复对原来文件的访问。权限转移操作实质就是把旧的用户全称替换成新的用户全称。目前系统提供对岗位办公和收发文文件的阅读和办理权限的转移。可以执行三类操作： （1）把原用户的指定时间段的阅文权限(已办结的收发文和岗办文件)转移给新用户，应用在个人全称改变或新旧人员交替的情况。（2）把原用户的指定时间段的办文权限（尚在流转办理的收发文和岗办文件）转移给

24、新用户办理；（3）把原用户的职务组权限批量转移给新用户。3.3.4.1 指定用户的权限转移可以把指定时间段的文件权限，从用户的旧全称转移给用户的新全称，或者转移给另外一个用户。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“权限管理”，再点击左栏子菜单“用户权限转移”，进入设置界面。2、 设置新旧用户全称，设置时间点，设置权限选项。3、 点“执行转移”，操作成功。【信息项说明】 信息域说明原用户全称必填。新用户全称必填，必须是当前实际存在的用户。时间点必填，如果要转移文件权限，必须指定时间点。权限选项三类权限根据需要进行勾选：文件阅读权限、文件办理权限、职务组权限。【操作提示】1、 权限

25、转移后不可恢复。2、 文件量太多时不建议执行操作。3.3.4.2 指定部门的所有用户权限转移 部门名称变更过，可以对其所有下属用户进行批量权限转移。此操作参看。3.4 辅助管理3.4.1 全局配置本操作用于配置全局选项。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“全局设置”，即可打开全局配置表，如上图所示。2、 点编辑，进入编辑状态。3、 点“修改基本信息”按钮，进入修改界面。如果是一般职务组，还可以点击“修改组名字”按钮进行改名。4、 录入相关信息，点“确定”，保存成功。或点“返回”，取消操作。【信息项说明】 信息域说明新注册用户邮箱大小必填，指定注册

26、用户的默认邮箱大小。是否允许导出通讯录必填，指出普通用户是否可以导出通讯录为Excel。用户常用意见语可选填，设置所有用户可使用的常用意见语。【操作提示】无3.4.2 手工信息同步此操作是系统自动运行的一项任务，无需管理员手工运行，但自动运行任务通常有延迟。当部门名称变更过时，可以手动执行此功能，用于即时同步names群组和更新岗位办公地址库。【操作界面】 【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“手工信息同步”，即可打开运行界面，如上图所示。2、 点“立即更新”按钮，确认执行操作。3、 操作成功。【信息项说明】 无【操作提示】1、本功能是系统自动运行的任务，无需手

27、工运行。仅当有部门变更过名称后，可以手工运行此功能，用来立即更新岗位办公地址库。3.4.3 扫描检测对组织机构进行全库扫描，检测各类设置的准确性，扫描结果展示给管理员，方便管理员及时做出相应调整。【操作界面】 图1图2【操作步骤】1、 主界面点击顶部主菜单“辅助管理”，再点击左栏子菜单“扫描检测”，即可打开运行界面，如上图1所示。2、 图1中点“立即扫描”按钮，打开扫描设置界面，如上图2所示。3、 图2中选择要扫描的项目。4、 图2中点击“立即扫描”按钮，等待执行。5、 扫描结束，显示结果。【信息项说明】 无【操作提示】无3.4.4 批量删除邮件此操作是用于批量删除用户邮箱中的文件。执行此操作时，会扫描所有用户的邮箱文件，按设置的标题、发件人等关键字进行扫描匹配，删除相关邮件。【操作界