数字档案馆中的电子文件中心设计与实现

1、数字档案馆中的电子文件中心设计与实现学位论文完成日期：指导教师签字：答辩委员会成员签字：蔽独创声明本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含未获得或其他教育机构的学位或证书使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。学位论文作者签名：棚签字日期：年月日学位论文版权使用授权书本学位论文作者完全了解学校有关保留、使用学位论文的规定，有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和借阅。本人授权学校可

2、以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。（保密的学位论文在解密后适用本授权书）学位论文作者签名：林林签字日期：年月日导师签字：辔髫签字日期：年月日数字档案馆中的电子文件中心设计与实现摘要随着计算机技术的不断发展和办公自动化的广泛应用，各地区机关企事业单位形成大量的电子文件，如何充分利用这些电子文件，电子文件如何科学整合以实现资源利用共享问题已经成为目前档案系统研究的重要课题。根据各地市的情况来看，我国各级档案行政管理部门在电子文件管理工作方面取得了巨大的成就，电子文件管理已经越来越受到各级档案行政管理部门的重视，出台了一系列的电

3、子文件管理规范和管理制度。档案部门都非常重视档案馆数字化、信息化工作，在档案数字化管理方面进行了大量工作，积累了成功的经验。但电子文件资源利用共享目前还处于不成熟阶段，为解决机关单位保存电子文件能有效为各界提供利用服务，我们提出建设电子文件中心，以电子文件中心为平台，实现各机关电子文件收集、管理、利用。建设电子文件中心，实行区域内电子文件的集中统一管理，有利于电子文件的安全保管、共享利用、长久保存，体现了集约化、专业化的发展方向。青岛市电子文件系统采用三层结构架构作为电子文件中心归档系统的基础架构，主要实现电子文件归档、管理和共享利用等功能，中心包括电子文件归档系统、电子文件发布系统和电子文件

4、利用系统三大模块。本文是先介绍了电子文件管理的相关业务背景，提出了电子文件资源共享利用的解决方案建设电子文件中心。本文重点论述了电子文件中心软件、硬件及数据库建设的思路及实现方法，并对电子文件中心建设的关键技术进行了具体介绍。关键词：电子文件归档三层结构，：，。：霉，。，西，璐，衄，砸，：，目录前言相关业务背景介绍电子文件概述电子文件电子文件特性电子文件管理原则吨子文件管理过程电子文件归档电子文件接收。电子文件利用。项目建设目标与意义电子文件资源共享现状。电子文件中心发展现状相关背景情况国内电子文件中心建设的发展情况国外电子文件中心建设的发展情况青岛电子文件中心建设存在的问题和不足及现状项目的

5、意义一项目的应用价值一。项目的可行性项目的建设目标。总体目标，。技术目标。功能目标。应用目标。工作流程。数据描述功能需求电子文件归档系统电子文件利用系统电子文件发布系统运行环境需求网络环境软件环境硬件环境总体设计系统性能硬件环境平台设计电子文件信息采集利用平台电子文件信息存储管理平台硬件设备配置数据库设计详细设计软件结构数据库管理系统目录数据库全文数据库关键技术的解决方案电子文件整合平台设计利用权限设计活动目录简介活动目录在利用权限设计中的应用电子文件安全存储设计电子文件中心归档系统的代码实现办公自动归档系统电子文件发布子系统电子文件查询利用子系统系统测试总结与展望数字档案馆中的电子文件中心设

6、计与实现前言随着计算机网络技术的应用与推广，人们越来越感觉到，电子文件这种以数字形式存在的文件，具有很好的共享性，能够通过计算机网络高速传输，实现公文处理高效化，实现办公自动化。很多单位开始重视电子形式的文件收集管理工作。年巴黎国际档案大会把讨论电子文件管理列为一项主题内容。国际档案理事会也专门成立了电子文件管理研究委员会，研究制定电子文件管理策略。年，美国国家档案文件管理署颁发了电子文件管理。年月，西班牙塞维利亚第十四届国际档案大会确立了“学习和运用当代先进科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐”目标。年，我国发布了国家标准电子文件归档与管理规范（蝴），引领我国电子文件管理工作走

7、上了新的发展轨道。、近年来，我国各级档案行政管理部门在电子文件管理工作方面取得了巨大的成就，电子文件管理已经越来越受到各级档案行政管理部门的重视。不仅制定了一系列的电子文件管理规范和管理制度，还围绕着电子文件管理进行了许多相关的研究，并取得了一定的研究成果。北京市档案馆与全市个区县档案馆进行了联网，实现了馆际信息资源共享。闭上海市档案馆投资万元进行首期数字化建设，建立了较大规模的档案馆网站，在档案数据检索、档案全文信息利用、多媒体档案利用等方面部分实现数字档案馆的功能。深圳投资近千万元的信息化项目已经全面展开。然而，从目前掌握的情况看，各地档案部门都非常重视档案馆数字化、信息化工作，在档案数字

8、化管理方面进行了大量工作，积累了成功的经验。但是，关于如何利用电子文件，电子文件如何科学整合以实现资源利用共享问题目前还停留在理论探索阶段，解决这一课题已经成为档案系统的迫切任务。当今世界，信息是与材料和能源同等重要的现代战略资源，是国家和社会的重要财富和资产，是当代最活跃的生产要素之一，在国家经济和社会发展中正发挥着日益重要的作用。舰中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志在关于加强档案信息化建设的批示中指出：“档案信息资源的保护数字档案馆中的电子文件中心设计与实现和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”。国务院信息化工作办公室常务副主任曲维枝同志强调，档案信

9、息资源是国家的一项基础性信息资源，要用长远发展的眼光看待档案信息资源开发利用工作【。美国国家档案与文件署（）的“档案数据库”（，）包含了由多个联邦机构产生的多万件电子文件在线提供利用。英国公共档案馆的“网上文件”（）实际上是一个大型数字化的文件库，在线提供数百万份公共文件。西班牙印地安总档案馆已经有万件档案进入了档案数据库，在因特网上提供利用。日本亚洲历史资料中心已经将日本国立公文书馆等机构所藏的万件档案数字化，形成了拥有万幅图像的全文数据库，在互联网上提供利用【。电子文件作为档案信息资源的一种，是国家的一项基础性的、原生性的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分。开发利用电子文件信息资源，实

10、现电子文件资源共享利用具有重要的现实意义。本课题主要包含电子文件的整合、保存与利用三个方面，一是整合，就是及时将各单位通过规范整理的电子文件，通过一定的方法进行整合，电子文件的整合与传统的纸质档案统一收集到国家档案馆工作相比，电子文件整合涉及的问题更为复杂、难度更大。二是保存，数字信息的长期保存也是国际上一直讨论的热点。笔者认为，在中国，我们也同样正面临着电子文件信息资源丢失的危险。三是利用，就是将收集保存的电子文件提供利用。利用对象不同，利用目的也不同，电子文件如何开展利用工作，也是本课题研究的内容之一。本文试图从以下几个部分展开：第一章：相关业务背景。概括介绍电子文件管理的背景，包括电子文

11、件的基本特征和电子文件的管理流程，为下文展开研究做好理论与技术铺垫。第二章：项目建设目标与意义。提出电子文件资源共享利用的解决方案，即建设电子文件中心，阐述建设电子文件中心的意义及可行性，电子文件中心的建设目标和主要任务等。第三章：需求分析。分析电子文件中心项目软件建设需要完成的业务。第四章：总体设计。包括软件架构设计、硬件环境平台设计等。第五章：详细设计。电子文件共享利用系统实现。介绍了各自系统的具体实现界面。第六章：关键技术的解决方案。提出电子文件中心项目建设的几个关键问题的解决方案。第七章：电子文件中心系统的代码实现。介绍了电子文件中心系统的程序界面和相关程序代码。数字档案馆中的电子文件

12、中心设计与实现数字档案馆中的电子文件中心设计与实现相关业务背景介绍电子文件概述电子文件电子文件（）是二十世纪中期以后伴随着计算机技术的广泛应用而出现的新事物、新名词。起先人们大多使用“机读文件”（）来称呼它，现在多称其为电子文件。国家标准电子文件归档与管理规范（厂）将电子文件定义为：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。从上述定义中，我们可以看到电子文件的两个基本特点：一是用计算机生成和读取；二是用数字代码记录信息。【】一份完整的电子文件由电子文件内容、背景信息（）和元数据（）三要素组成。【背景信息是指描述

13、生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。】电子文件特性从电子文件的定义中，我们可以感觉到电子文件已不同于传统的纸质文件，它具有以下特性：（）非人工直接识读性电子文件是在计算机系统中产生和使用的，其信息形态是数字化的。输入计算机系统的任何信息都被转换成二进制代码，即用和王的排列组合来表示和存储运算管理。用、代码记录的信息，即使是高级计算机管理人员也无法全部直接识读，普通人更无法识读。人们对其的识读管理只能借助

14、于计算机系统。平时我们在计算机屏幕或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件，是计算机系统通过代码转换，将和的组合转换显示为人们能够直接识读的文字、数字档案馆中的电子文件中心设计与实现图像等信息形态，其实只不过是电子文件的某种输出形态而已。这同纸质文件等传统意义的文件直接识读性明显不同。【（）对计算机系统的依赖性电子文件从生成、传输到存储都是通过计算机系统实现的，这就决定了电子文件对计算机设备和技术的依赖性。没有相应的计算机系统电子文件将无法被识读，更不能说被处理、传输和利用，电子文件也称不上是文件了，只能是保存在计算机存储材料上的垃圾和废品。】电子文件的这个特性也决定了对其管理保管使用的独

15、特性，即在保管电子文件的同时，还要保证电子文件运行的计算机系统的有效性。（）复制传递的高保真性电子文件从一个载体复制到另一个载体，或从一台计算机传递到另一台计算机，实际上是在计算机内部进行数字信号的传输处理。这种处理与通常的纸质文件复制或缩微胶片的拷贝有根本区别。后者属于模拟量的处理，不可避免的出现清晰度下降、变形、信息丢失等。而电子文件的复制，由于是数字化的信息处理，因此完全不存在清晰度下降、变形、信息丢失等现象，其复制件、传输到其它计算机上的副本同原件完全一致，没有任何差别。（）信息与载体可分离性纸质文件的内容信息与载体是不可分离的整体，墨迹只有依附在纸张上才能形成文字和图形。而电子文件的

16、内容信息存放的位置是不固定的，可以变化，甚至可以简单地从一个载体转换到另一个载体，或没有载体的移动和变换而通过网络传给远方的一个或多个接受者，其内容信息却不发生任何变化。电子文件这种信息与载体分离的特性，使电子文件的保管和使用的难度增加。（）信息内容的易改性计算机的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储载体的可重写性、计算机存储器的随机读写功能、以及电子文件与载体的分离使得电子文件信息内容增、删、改更方便，且不留痕迹，这就为日后电子文件真实性鉴定和电子文件的保密管理提供了难度。（）载体的不稳定性当前，电子文件大多存储在硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等几种主要介质上。数字档案馆中的电子文件中心设计与实

17、现这些介质与纸张相比，稳定性较差，在常温、常湿环境里就易发生结构变化，而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。载体结构稍有变化，存储在其中的信息便会丢失或无法读出。载体的不稳定性，对电子文件保管提出了更高的要求】【明。电子文件的特性给电子文件管理和利用带来了机遇：（）电子文件所需的存储空间小，缓和了档案数量剧增与档案库房相对狭小的矛盾。（）电子文件易于增加、删除、修改，便于鉴定销毁。（）电子文件易于远距离传输，使异地查阅使用成为可能。（）电子文件的共享性，使多人同时利用同一份文件成为可能，解决了传统纸质文件利用的垄断性问题。（）电子文件易于集中统一管理和同时利用。】另外，电子文件收集、整理、归

18、档较纸质文件更为复杂、电子文件受载体局限导致长期保存具有一定困难、电子文件不安全因素较多、电子文件管理方法、技术、标准以至理论建设任务相当艰巨等问题也为我们做好电子文件利用和保护工作带来了严峻的挑战。电子文件管理原则（）双轨制保存对电子文件与纸质文件是否一并归档保存，我国档案界存在不同的观点：一是除对本单位关系重大的文件材料如法规性的电子文件必须拷贝到纸上保存外，一般性的电子文件不一定非要输出纸质文件保存不可；二是由于归档电子文件的，法律地位问题还没有解决，必须同时保存电子、纸质文件。我们认为：由于档案工作面临着电子环境和传统环境并存的状况，目前政策、法规等方面的滞后使得档案管理马上实现无纸化

19、尚不成熟。面对这种情况，为了对档案进行有效管理，有必要实行“双轨制”的档案保管方法。在电子文件归档保存时将相同内容的纸质文件一并保存，这样既可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案，又可以发挥电子文件在检索、利用、传输、存储等方面的忧越性。即电子文件与纸质文件一并归档的所谓“双轨制”的过渡期。数字档案馆中的电子文件中心设计与实现（）前端控制前端控制原则就是档案部门积极主动地提前介入档案的收集、整理、利用等工作。前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整过程。就目前的情况下，前端控制原则应首先体现在档案管理软件的

20、设计中，各种各样的文件管理的软件层出不穷，要真正实现各部门计算机归档，发挥网络的积极作用就需要档案部门提前介入，对文件管理软件的开发、设计进行指导，以功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件；其次是在电子文件的归档中要提前介入，从文件的形成开始，把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏，确保其安全留存和内容真实。（）全过程管理电子文件全过程管理即档案部门应当在电子文件形成、收集、积累、鉴定、归档、归档电子文件保管、利用的全过程发挥作用。这是保证电子文件原始性、真实性的一项管理制度，已经在我国电子文件归档与管理规范中作出

21、相关规定。电子文件的全程管理是一种过程管理，电子文件的管理不仅注重每个阶段的结果，也重视每一项工作的具体过程，通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都需要被记录在案，形成一张与电子文件紧密相连的电子文件生命周期表。【】在对电子文件生命周期的全过程通盘规划的基础上，把某些分散在各个业务环节的，带有一定重复性的作业提前实施，可以有效地减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高作业效率。凡是可

22、能在文件形成同时生成的数据（包括描述文件内容、结构、背景、版本、文件生成环境、存在状态等各方面的信息）均在当时及时采集、存储下来，文件形成时尚无法生成的文件运转、保管、利用等方面的数据则进行实时追加。所有数据均为一次采集，终身使用。这种数据采集方式与数字档案馆中的电子文件中心设计与实现各管理环节独立采集方式相比工作量大为减少，有效地防止了重复采集中的数据误差，并且保证了用于描述文件、检索文件和系统维护所需数据的完整齐全，真实可信。电子文件管理过程电子文件归档电子文件的归档方式有两种：逻辑归档和物理归档。（）逻辑归档逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移

23、交的过程。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，仍然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权力由文件形成者所有变为档案人员所有。（）物理归档物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档的方式又可以区分为以网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。网络归档是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档。介质归档是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载

24、式归档。【习电子文件接收接收现行机关的档案，是多数档案馆收集工作的经常任务。从档案馆工作长远和全面的意义上说，馆藏质量的高低，档案馆工作秩序如何，以及开展利用工作的顺利与否，在很大程度上取决于现行机关档案的收集。电子文件以其时效性强、利用方便等优点，成为档案馆收集工作的重点方向。接收有永久保存价值的电子文件进馆，对于档案馆丰富馆藏，提高为社会服务水平具有重要的现实意义。接收电子文件包括两种方式：实时接收和定期接收。数字档案馆中的电子文件中心设计与实现（）实时接收实时接收也称在线接收，是指各单位电子文件归档整理完毕后，随时通过计算机网络向档案馆移交的过程。实时接收可以充分保证电子文件的时效性，便

25、于档案馆及时向社会提供电子文件利用服务，但是实时接收一是对于计算机网络的稳定性和带宽要求较高，二是必须要实现电子文件同步整理归档，对各单位档案管理部门的要求也比较高。（）定期接收定期接收也称脱机接收，是指各单位将归档整理完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后向档案馆移交的过程。定期接收一般通过介质移交来完成，定期移交的缺点是实时性较差，优点是移交的电子文件均经过系统整理，可以保证电子文件的有机联系，方便族性检索。（）接收策略一般来讲，实时接收可以用于接收各单位办公自动化系统生成的电子文件，以免各单位已归档电子文件出现丢失。定期接收可以一年接收一次，接收的电子文件包括办公自动化系统生成的电子文件

26、和纸质档案数字化后形成的电子文件。由于电子文件进馆后不影响形成部门的日常工作查考，因此不管采取实时接收还是定期接收，都存在电子文件提前接收进馆的趋势，电子文件接收时间的提前，有助于及时控制电子文件信息，保护电子文件的完整与安全。电子文件利用（）电子文件利用的特点不再受“孤本”限制。一份文件可以供所有需要它的人共享，轻易实现“多人共用一文件”，打破了传统纸质文件一定时间内利用上的垄断，开阔了利用空间。具有良好的复用性。一份文件无论多少次在计算机屏幕上显示，或多少次输出到打印纸上，都不会使它的信息受到任何损失和破坏。【可以采用交互式利用。利用者在阅读过程中可以随着思维活动随时提出新的要求，计算机会

27、立刻按照你的要求把相关文件调到你的显示屏上供你阅读使用。特别是超文本文件可以将许多相关的文件、图象、数据连接起来。供利数字档案馆中的电子文件中心设计与实现用者调阅。一份文件成了特定范围信息网的连接站，利用者需要的所有信息信手拈来。电子文件的可操作性使利用者获得的信息可以随心所欲加工处理，变成自己所需要的信息产品。一份电子文件不仅仅是一个物质整体，同时也是一个信息集合，其中的每一个数据都可以为利用者灵活使用，这比传统的纸质文件利用起来更加灵活方便。可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，消除了利用者的地域隔阂。电子文件的数字形态，使它能够快速地在网络中传输，利用者足不出户，即可在自

28、己的电脑终端上看到自己所需的文件信息。纠（）电子文件的利用原则及实现【建立电子文件数据库和电子文件管理系统与传统纸质档案相比，电子文件的优势在于快速便捷地检索和利用。这靠人工是无法实现的，只有借助计算机等现代化设备和科学设计的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现。数据库至少应建立两个：档案目录数据库和档案文献数据库。这两个数据库相互联系，互为一体。电子文件数据库其实只是档案的数据仓库，其管理调用离不开目录数据库。计算机系统通过检索目录数据库判断确定所要查询档案的地址和代码后，再按检索到的地址到档案文献数据库调出相应的档案文献原文。要实现电子文件管理现代化，这两个数据库应统筹规划、同时建设。建

29、立新的“利用规则”。与纸质文件相比，电子文件利用中最突出的问题是信息安全。一方面，电子信息的易变性是利用活动中潜藏着对信息原始性的威胁；另一方面随着网络的普及，电子文件的利用窗口将从档案阅览室分散到四面八方的计算机屏幕上，使以往许多行之有效的控制手段变得无能为力。必须重新思考，建立专门的电子文件利用制度。嗍数字档案馆中的电子文件中心设计与实现数字档案馆中的电子文件中心设计与实现项目建设目标与意义电子文件资源共享现状电子文件的迅速增长，为电子文件的整合与利用提出了新的挑战。为解决机关单位保存电子文件能有效为各界提供利用服务，我们提出建设青岛市电子文件中心，以电子文件中心为平台，实现青岛市各机关电

30、子文件整合、保存、利用。“电子文件中心，这个概念起源于文件中心。文件中心是介于机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。用于保存各机关形成的，尚未到进馆时间的档案。目前，美国、加拿大、日本、印度等国家均设有文件中心【。近年来，随着“服务型政府”、“阳光政府”的建设和“政务公开工作的深化，各政府机关形成的大量的政策性文件需要向社会开放。为了解决各政府机关保存的档案各单位之间查阅不方便及无法向社会提供服务的问题，文件中心建设引起了各地的普遍重视，甘肃省永靖县、北京市西城区、宣武区、深圳市先后建立了文件中心，集中保存各单位形成的各种门类、载体的档案，并向各机关提供文件利用服务。电子文件中心是以计算机

31、、网络等技术手段实现的“数字化”的电子文件中心。是在对各机关电子文件收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上接收各机关形成的电子文件信息，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户提供利用服务的服务平台。建立电子文件中心可以对各机关进行“无纸化办公形成的大量电子文件资源进行有机整合，将松散的“小而全？的机关电子文件管理模式迅速向具有集约化，社会化，规模化的管理模式转化，集中统一管理各机关形成的电子文件信息，建立我市机关电子文件信息高地，解决机关档案室保存的电子文件无法及时向社会提供利用的难题，大大提高对未进馆档案的优先利用，极大的配合了“服务性政府、“阳光政府”的建设。

32、建立电子文件中心将加强进馆档案的监控和移交，有效地保证对国家和社会具有保存价值档案的齐全完整。同时可以统一管理各机关形成的电子文件资源，保证各机关电子文件的安全保管和便捷使用。数字档案馆中的电子文件中心设计与实现电子文件中心发展现状相关背景情况目前电子文件由各形成单位自行保存，这种管理模式电子文件容易丢失、被窃取和改动，难以达到电子文件资源规范化、集约化的管理要求，不利于电子文件资源的安全管理和有效利用。国内有的专家建议将电子文件提前纳入区域内数字档案馆框架内统一管理。但由于现阶段电子文件所对应的纸质档案尚未到进馆年限，各单位会随时增加归档文件或对已归档文件进行调整，按照国家档案局有关纸质档案

33、与电子文件“双轨制”管理的有关要求，其对应的电子文件也将发生变化，因此，这部分电子文件可以说是处于一种“不稳定”状态。如果马上将这批电子文件纳入数字档案馆管理体系中，必然会造成数字档案馆数据管理的混乱。鉴于上述原因，有必要在机关档案室和数字档案馆之间建立一个“缓冲机构，一电子文件中心，一方面解决电子文件分散管理，不便利用的问题，体现了电子文件集约化、专业化的发展方向，另一方面也解决了电子文件按照完整、安全、科学、规范的要求向数字档案馆移交的问题。总之，“电子文件中心是数字档案馆的有机组成部分，是数字档案馆的前端和入口，是数字档案馆与电子政务个系统连接的桥梁和纽带”。国内电子文件中心建设的发展情

34、况青岛市档案局在进行“青岛市电子文件中心项目实施工作之前，首先对国内同类城市电子文件中心建设的发展情况进行了实地考察调研。年月日，中国江苏省常州市现行电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河，其后天，苏州“张家港市电子文件中心开通，成为国内首家县级电子文件中心。：江苏省档案信息化建设规划纲要（年）中就明确提出了年，全省的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心的目标。随后安徽省合肥市开展了电子文件中心建设的理论研究，成立了区域性电子文件中心，建立了电子文件收集、管理、利用的网络化管理模式，但都不是很完善，功能也有所欠缺，电子文件中心应用范围比较小，电子文件收集尚未全面铺数字

35、档案馆中的电子文件中心设计与实现开。我市在吸收同类城市建设经验的同时，将结合我市实际，依托全市大一统的一网式办公环境，着力建设在全市范围内应用的、各项功能较为完善的、能够完全替代现行电子文件管理模式的电子文件中心。国外电子文件中心建设的发展情况早在年，美国国家档案和文件署（）就建立了第一个上述意义的电子文件中心。该中心是下属的“文件服务部”的一个部分，负责“对已经移交到的美国联邦政府的电子文件进行鉴定、登录、保存、保护并提供利用”。美国国家电子文件中心“必须鉴定文件的持久性价值。这一工作需要与政府各种机构的合作。通过鉴定，电子文件中心选出经鉴定确有连续保存价值的文件进入国家档案馆保存。的电子文

36、件中心就专门设立了与服务分部平行的技术分部，负责中心的技术管理，在鉴定、加工过程中，该分部保护与管理着媒体并提供技术服务，从技术上辅助电子文件中心的工作。嘲美国近来投入数亿美元建设电子文件档案馆，将真实长久地保存电子文件做解决问题的重点。还有的国家是采取统一的立法方式，将文件或电子文件的整个生命周期联系到一起，如加拿大等国家。同时相关国际标准中也体现出这种趋势，如中就体现了文件连续管理的理念，而且已有数十个国家宣布将此标准直接作为国家标准。不管怎样，其共同点都是从更好地保证文件的真实、可靠及兼顾管理和面向服务等满足社会需求出发，加强了对电子文件的控制管理，强调了在数字环境中文件与档案的联系。青

37、岛电子文件中心建设存在的问题和不足及现状青岛市于年申请建设电子文件中心，并被列为当年青岛市电子政务应用试点示范项目。电子文件中心是以电子政务为依托，用以解决无纸化办公产生的数字文件的收集、归档、利用等问题，是联系机关档案室与档案馆的纽带。其目的是在对各级机关产生的数字文件的收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上，将数字档案信息接收到电子文件中心，经过分级审查、整理，数字档案馆中的电子文件中心设计与实现在保证信息安全的前提下，向政务网用户及人民群众提供利用服务，最终建立起涵盖青岛市、区二级机关的数字档案信息的服务平台。从一定程度上讲，青岛市电子文件中心实现了一部分电子文件中心的功能，

38、但我市电子文件中心建设起步较早，建设目的主要是为了将政务活动中产生的电子文件先行收集归档。由于资金投入太少（万元），且缺乏一定的理论基础，通过近几年运行情况来看，存在一些问题：一是概念、定位与管理机制等基础理论研究不足，未能形成有影响的理论依据；二是详细功能研究不足；三是接收的电子文件格式不统一；四是安全保障体系比较贫乏。所以，建设一个适应信息化发展要求，符合实际工作情况，合乎各方面需求，便于各级使用的电子文件中心，已是刻不容缓。目前我市建设的新的电子文件中心解决以上问题，我们依托金宏网（青岛市电子政务内网）建设完成了具有真正意义的青岛市电子文件中心，实现了与政府办公系统无缝连接。在全市个综合

39、档案馆分别部署了同一的归档平台，负责区域内电子公文实时归档、档案信息录入管理和开放信息自动发布利用；实现了档案门类统一控制。即由只有档案局业务指导人员才有权限添加档案门类并对使用该档案门类的单位进行授权，既解决了档案门类不断调整，档案管理系统无法规范管理的问题，又避免了各单位自己随意设置档案门类，造成全市不统一，档案进馆受影响的问题；电子文件中心解决了网上业务监督指导问题，确保档案业务监督指导部门随时监督各单位档案管理情况，保障了数据的完整性和规范性；解决了归档电子公文实时发布利用问题。青岛市机关用户采用“随办随归弦工作方式（文件办结后直接整理归档，不再进行集中归档）整理的文件，中心能够按照青

40、岛市机关归档文件开放控制办法的要求，自动将非涉密的电子文件和背景信息上传到共享系统服务器中，根据文件的开放控制等级，为不同用户提供文件查询服务。全面采用山东认证中心提供的认证系统，进行登录和身份识别，确保了用户身份的合法性。用户在办公系统中收发的文件，可以通过“归档功能直接归档到电子文件中心，包括办公系统中文件的著录信息和电子文件原文。归档时通过用户的认证密匙自动对电子文件进行签名，确保归档电子文件的真实性。如归档后对电子文件进行了编辑，系统可以通过验证签名的方式给用户提示（因其他著录信息归档后需要档案人员根据原文进行验证和编辑，故未在归档时对办公系统著录信息进行签名）。数字档案馆中的电子文件

41、中心设计与实现项目的意义建立电子文件中心对于宣传党和国家的方针、政策，满足市民及时查阅政策、法规的迫切要求，进一步转变政府职能，增强政府工作的透明度，改善经济软环境，促进我市经济和社会的发展具有重要作用。建立电子文件中心具有以下现实意义：（）有利于提升机关档案业务建设的规范化水平，提高业务指导的效率。档案业务指导人员可以利用电子文件中心实时监控各机关档案业务建设，利用网络远程“手把手”为机关档案人员解决实际问题。做到业务指导零延误、零距离。同时也可以减轻档案部门业务指导的工作量。（）有利于统一整合档案信息资源，实现信息资源共享。电子文件中心可以将各机关的电子文件集中到一起，进行科学的分类、排列

42、，通过电子文件中心的有效管理，实现资源整合，有效打破档案信息的封闭，促进更多的机构和人员对档案信息共建共享。特别是围绕大主题、宽范围、深层次的档案利用时，这种集约化管理的优越性会更加突出。（）有利于政府机关政策性文件的及时利用，实现“一网查询”。目前各单位的归档电子文件，除一小部分在各单位的门户网站上可以查阅外，大部分保存在各单位档案员的计算机中，不能提供利用。已经上网的文件，由于缺乏系统整理，资源信息分布在众多网站上无法整合，又没有一个统一的管理利用平台或搜索引擎，查询一份文件，有时需要遍寻众多网站，：给利用者带来了极大不便。建设青岛市电子文件中心，就是在金宏电子政务网络上创建一个数字文件查

43、阅平台，机关工作人员不用通过档案管理人员就可以随时查阅本单位归档韵数字档案信息，同时可以查阅市区两级机关所有的公开的数字档案信息，：极大地方便机关工作人员对信息的即时需求。（）有利于加强国家档案资源建设，保证进馆档案的完整与安全。各机关形成的数字档案信息分别保存在自己的服务器或托管服务器中，有的保存在普通计算机中，缺乏安全备份措施和技术手段。建立青岛市电子文件中心，就是将各机关已经归档的数字文件，集中保存到中心的平台中，按照相关管理规范，确保数字文件安全管理，有效的保证对国家和社会具有保存价值档案的齐全完整数字档案馆中的电子文件中心设计与实现项目的应用价值青岛市电子文件中心通过金宏电子政务网络

44、，在政府系统的基础上，对各级机关形成的文件材料进行规范整理，在远程监督检查的基础上接收到电子文件中心数据库，在保证各机关数字档案信息安全存储的前提下，为政务网联网单位提供文件查阅服务。青岛市电子文件中心的推广应用，将会产生如下几个方面的效益。（）充分利用档案社会信息资源，为各机关提供更好的服务目前各单位的归档电子文件，除一小部分在各单位的门户网站上可以查阅外，大部分保存在各单位档案员的计算机中，不能提供利用。已经上网的文件，由于缺乏系统整理，资源信息分布在众多网站上无法整合，又没有一个统一的管理利用平台或搜索引擎，查询一份文件，有时需要遍寻众多网站，给利用者带来了极大不便。建设青岛市电子文件中心以后，就是在电子政务网络上创建一个数字文件查阅平台，各成员单位可以利用政务网查阅市区两