第1章 Excel入门

1、第第1章章 Excel入门入门1第一章 Excel 入门本章内容1.1 认识Excel 2000 1.2 创建工作簿及输入数据 1.3 编辑数据 1.4 修饰工作表 1.5 公式、函数与图表 1.6 打印输出 下一页返回目录第第1章章 Excel入门入门21.1 认识Excel 2000 1.1.1 启动和退出Excel 1.1.2 基本概念 1.1.3 用户界面 上一页下一页返回本章首页第第1章章 Excel入门入门31.1.1 启动和退出Excel 1启动Excel 在Excel中最经常使用的是启动与退出。启动Excel有多种途 径，比较常见的方式有： 通过鼠标单击“开始”按钮，选择“程序

2、”菜单，单击“Microsoft Excel”选项。 双击任何一个Excel工作簿文件（扩展名为.xls）,则自动启动Excel，同时打开此工作簿。 双击桌面Excel程序图标。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门42退出Excel 退出Excel也有多种途径，比较常见的方式有： 在Excel“文件”菜单中，选择“退出”选项； 单击Excel窗口右上角的关闭图标 。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门51.1.2 基本概念 工作簿 在Excel中，工作簿是工作表、图表及宏表的集合，它以文件的形式存放在计算机的外存储器中。工作簿文件必须命名，如“2000年

3、销售统计”等。新创建工作簿，Excel自动给一个名字，形如Book1，Book2，等。 工作表 工作表是用于编辑、显示和分析一组数据的表格。工作表由排列成行和列的单元格组成。工作表总是存储在工作簿中。新建工作簿时，Excel自动给工作表命名，形如Sheet1，Sheet2，等。用户可以重新赋予工作表有意义的名字，如“1998年应收款明细”、“2000年”等。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门6单元格 单元格是构成工作表的基本元素，用于输入、显示和计算数据，一个单元格内只能存放一个数据。如果输入的是文字或数字，则显示文字和数字，若输入的是公式函数，则显示其结果。 每个工作簿

4、包含一张或多张工作表，每个工作表由65,536行、256 列个单元格构成。工作簿相当于会计的一本账簿，工作表相当于会计账簿中的一张帐页，而每张帐页中表格栏目就是单元格。上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门7单元格位置 单元格位置用来唯一标识一个单元格的坐标，它由列号行号组合表示。其中，行号用1，2，3，65536表示，列号用A,B,C,，IV表示。例如，第五列第18行单元格位置是E18。要表示若干连续单元格的位置，可以用首尾单元格的坐标描述，比如第A列第1行到第E列第5行的单元格区域用A1:E5表示.。 注意：必须先写列号后写行号。上一页下一页返回本节首页第第1章章 Exce

5、l入门入门8基本概念示意图工作簿名称工作簿单元格列号行号第一张工作表及其名称第二张工作表及其名称第三张工作表及其名称上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门91.1.3 用户界面 用户界面如图所示：上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门101.2 创建工作簿及输入数据 1.2.1 Excel工作流程 1.2.2 创建新工作簿 1.2.3 输入数据 1.2.4 保存和关闭工作簿 1.2.5 打开工作簿 上一页下一页返回本章首页第第1章章 Excel入门入门111.2.1 Excel工作流程 新建工作簿或打开已存在的工作簿输入或编辑数据修饰工作表生成图表（可选）打印输

6、出上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门121.2.2 创建新工作簿 创建工作簿有三种途径：启动Excel自动创建。工作簿自动命名为Book1（或Book2，Book3，），每个工作簿默认包含三张工作表。 单击工具栏中新建按钮，自动出现一新工作簿。本方法与方法1结果一样。单击“文件”菜单，选择“新建”。本方法与前两种方法不同之处在于：它首先出现一对话框，允许选择“模板”，然后Excel再根据模板来创建新工作簿。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门131.2.3 输入数据 1. 单元格定位及当前单元格 要想向某一指定单元格内输入数据，必须事先定位到此单元格，也

7、就是将此单元格变成当前单元格。输入的数据只会进入当前单元格。选定当前单元格的方法有两种。一种是用鼠标单击某一单元格；另一种是用光标移动键、使光标移动到某一单元格上来改变当前单元格。当前单元格四周有黑色一边框，如图所示。 当前单元格上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门14 2. 输入数据 Excel可以处理常见数据类型，输入各种类型数据的步骤相同： 将要输入数据单元格变为当前单元格。 在此单元格中输入数据。 按回车键结束。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门15数值型数据 Excel中全部的数字只能是由0-9，正负号，小数点，百分号（%）等组成。数据精度为1

8、5位。例如，要输入数值-3.14，直接通过键盘向当前单元格内输入即可，如图所示。 Excel将太大或太小数据用科学计数法表示，如将-91230000000000表示为-9.123E+13。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门16日期与时间型数据 一般用斜线 (/) 和破折号 (-) 用作日期分隔符，冒号 (:) 用作时间分隔符,例如，输入日期2000年5月31日，如图所示。输入日期求时间必须是Excel可识别的，否则将认为是文字型数据（文字类型无法进行时间的加、减运算）。其默认显示格式由“控制面板”中“区域设置”中日期与时间格式决定。若在同一单元格内同时输入日期和时间，在其

9、间必须输入空格加以分隔。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门17文本型数据输入 文本型数据可由汉字、字母、数字及其他符号组成。例如，输入“产品名称”，如图所示。如果要将数值型数据作为文本型数据保存，必须在前面加单撇号（）。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门18 3填充数列 在一行或一列中产生相同数据 向某单元格输入第一个数据。 鼠标指向此单元格填充句柄（当前单元格矩形框右下角实点，如图所示），此时鼠标变为+号。 按住鼠标右键，向下（也可以是向上、左或右）拖动。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门19在一行或一列中产生等差或等比数列

10、向某单元格输入第一个数据，从而确定数列中第一个数据及所在位置 单击“编辑”及“填充”子菜单，选择“序列”菜单项。出现如图对话框： 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门20 在对话框中，确定如下内容：数列在工作表上是以行还是列方式生成；数列的类型；对日期型数列，是按哪种时间单位增加或减少；确定等差或等比数列步长值及其数列的终止值。 单击“确定”按钮即可生成相应数列。 例如，按上述步骤在第1行生成等差数列1990，1991，1992，2000，如图所示。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门211.2.4 保存和关闭工作簿 1. 保存工作簿 保存工作簿步骤如下：

11、 单击“文件”菜单，选择“保存”子菜单。也可以直接单击工具栏中 保存图标。如果是第一次保存，则出现如下对话框： 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门22 确定工作簿存放的磁盘和文件夹（上图选择的文件夹 位置是“Excel书稿”）。 确定工作簿文件名称（上图输入的文件名称是“教材 例子”）。 最后，单击“保存”按钮。 如果新命名的工作簿文件与已有的重名，则Excel自动出 现提示，询问是否覆盖已有的文件。如图所示： 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门23 2. 关闭工作簿 关闭工作簿的步骤如下： 单击“文件”菜单，选择“关闭”子菜单。 如果工作簿被修改，但未

12、保存，则自动提示是否保存。 单击“是”按钮，则在关闭前保存工作簿内容；单击“否”按钮，则不保存工作簿内容，直接关闭工作簿，上次编辑内容将丢失。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门241.2.5 打开工作簿 打开工作簿的步骤如下： 启动Excel后，单击“文件”菜单，选择“打开”子菜单。 也可以直接单击工具栏中打开图标 , 用鼠标确定工 作簿存放的磁盘和文件夹,选择工作簿文件名称。 单击“打开”按钮。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门251.3 编辑数据 1.3.1 编辑工作表数据 1.3.2 管理工作表 上一页下一页返回本章首页第第1章章 Excel入

13、门入门261.3.1 编辑工作表数据 1. 编辑单元格数据 编辑单元格数据有两种方法： 一种是在单元格内编辑，即用鼠标双击要编辑单元格，则单元格内数 据就处于可编辑状态，此时可以直接修改；另一种是在编辑栏内编辑，即选定单元格后，单元格内数据自动出现在编辑栏内，用鼠标单击编辑栏，就可以在编辑栏内对单元格数据编辑了。 例如，编辑单元格A1中数据的过程，如图所示。 双 击 后 处于 可 编 辑状 态 的 数据数据编辑栏上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门27 2. 选择、复制、剪切和粘贴单元格数据 对反复出现的数据，直接利用“复制”操作复制它，然后，“粘贴”到目的地，而不必重复输入

14、；对需要“搬家”的数据，可利用“剪切”和“粘贴”操作达到目的。无论是哪种操作，都需要先“选择”单元格或单元格区域。 (1)选择操作 选择一个单元格很简单，只要用鼠标单击单元格即可如图所示。 处于选择状态的单元格上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门28 也可以选择单元格区域，方法如下： 选择该区域左上角单元格。 按住鼠标左键，向该区域右下角方向拖动。 到达该区域右下角单元格后，释放鼠标按键。该区域 反向显示（如图所示），表明选择操作成功。 如果取消选择的区域，只需在区域外的任何其他位置单 击鼠标即可。 处 于 选择 状 态的 单 元格区域上一页下一页返回本节首页第第1章章 Ex

15、cel入门入门29(2)复制操作 复制操作将处于选择状态数据复制到一临时存储区，此临时存储区对用户是不可见的，仅仅起到数据“中转站”的目的。其步骤如下： 选择要复制的区域。 单击工具栏中的复制按钮 或“编辑”菜单中的“复制”菜单。(3)剪切操作 剪切操作也将选择的区域数据复制到临时存储区，但剪切操作 将使选择区域数据“搬家”。其步骤如下： 选择要复制的区域。 单击工具栏中的剪切按钮 或“编辑”菜单中的“剪切”菜单。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门30(4)粘贴操作 粘贴操作能将复制或剪切操作复制到临时存储区的数据 粘贴到指定位置。粘贴数据的其步骤如下： 选择要复制或剪切

16、的区域。 复制或剪切该区域。 选定要粘贴目的地左上角单元格。 单击工具栏中的粘贴按钮 或“编辑”菜单中的“粘贴”菜单。 被复制的单元格区域执 行 粘贴 操 作， 复 制到此上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门31 3插入行和列 根据需要可以在两行或两列之间插入新的空白行或列。 (1)插入行的步骤 选择要插入空行位置的任意一单元格。 单击“插入”菜单，选择“行”，则在当前行的前面插入新的一行。如图所示。 (2)插入列的步骤 选择要插入空列位置的任意一单元格。 单击“插入”菜单，选择“列”，则在当前列的前面插入新的一列。 插入的新空白行上一页下一页返回本节首页第第1章章 Exce

17、l入门入门32 4删除行和列 选择要删除行或列的任意一单元格。 单击“编辑”菜单，选择“删除”，选择对话框中的“整行”或“整列”选项。 单击“确定”按钮即可。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门331.3.2 管理工作表1. 插入、删除工作表 (1) 插入工作表步骤单击某工作表标签，使该工作表成为当前工作表。单击“插入”菜单，选择“工作表”，则在当前工作表前面插入一新工作表。如图所示。 插 入 的 新工作表上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门34(2)删除工作表步骤 单击要删除工作表标签，使该工作表成为当前工作表。 单击“编辑”菜单，选择“删除工作表”，出

18、现警告对话框，若选择“确定”，则删除工作表。 工作表删除是永久性删除，无法恢复。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门35 2. 重新命名工作表 可以给工作表起一有意义的名称以方便使用。重新命名 工作表的方法如下： 单击要重新命名工作表的标签，使该工作表成为当前 工作表。 单击“格式”菜单，选择“工作表”中“重命名”，向标签 中输入新的名称。 也可以双击工作表标签，重新命名工作表。如图所示。 输入新工作表名称上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门36 3工作表窗口的拆分和冻结 根据需要可以将当前屏幕分成几个平铺的窗口，每个窗口中都显示同一个工作表。 (1)工作

19、表拆分步骤 选择某单元格，此位置就是进行拆分的分割点。 单击“窗口”菜单，选择“拆分”选项，系统自动将工作表分为 四个独立的窗口，如图所示。 撤销工作表拆分，只要单击 “窗口”菜单，选择“撤销拆分 窗口”即可。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门37 (2)工作表冻结步骤 选择某单元格，此位置就是进行冻结的分割点。 单击“窗口”菜单，选择“冻结窗格”选项，系统自动将工作表分为四个独立的窗口，而且上、左面窗口被冻结，如图所示。 虚 框 内容 被 冻结虚框内容被冻结上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门381.4 修饰工作表 1.4.1 数字修饰 1.4.2 行

20、高和列宽 1.4.3 对齐 1.4.4 边框和颜色 上一页下一页返回本章首页第第1章章 Excel入门入门39 Excel可以实现对数字格式丰富和完整的格式定义。其步骤如下： 选择要进行格式化的单 元格区域。 单击“格式”菜单，选择“ 单元格”选项，屏幕上弹 出“单元格格式”对话框， 如图所示。 1.4.1 数字修饰 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门40 选择对话框中的“数字”页面，从“分类”列表中选择合 适的数字格式类型。 如果对所选数字格式类型满意（此时对话框右侧出现 相应示例），则单击“确定”按钮。如图所示。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门4

21、11.4.2 行高和列宽 1. 改变列宽 鼠标指向工作表中某两列的坐标（A，B，C）的 垂直线上，如图1.28所示。 当鼠标形状变为十字时，拖动该边界垂直线左右移动。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门42 也可以通过菜单改变列宽，方法是： 单击鼠标所在列任意单元格。 在“格式”菜单中，选择“列”，在从下拉列表中选择“宽度”，出现“列宽”对话框（如图所示），输入新的列宽值，就可以改变列宽。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门43 2改变行高 改变行高与改变列宽相似。具体方法是： 鼠标指向工作表中某两行的坐标（A，B，C）水 平线上。 当鼠标形状变为十字时

22、，拖动该边界垂直线上下移动。 也可以通过菜单改变行高，方法是： 单击鼠标所在行任意单元格 在“格式”菜单中，选择“行”，在从下拉列表中选择“行 高”，出现“行高”对话框，输入新的行高值，就可以改 变行高。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门441.4.3 对齐 用户使用Excel时，如果没有设定格式，输入单元格内的数据都将按照默认的格式显示，即文字左对齐，数字右对齐。根据需要，可以改变上述设置。常用的对齐方式有四种，即：左对齐、右对齐、居中、合并及居中。左对齐：数据在单元格内靠左端放置。右对齐：数据在单元格内靠右端放置。居中： 数据在单元格内放置在中间。合并及居中：将所选范

23、围内的单元格合并，形成一个 “大”的单元格，数据放置在此单元格中间。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门45操作步骤：选择要对齐的单元格区域。单击工具栏中上相应按钮，如图所示。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门461.4.4 边框和颜色 1. 边框设置步骤 选择设置边框的单元格区域。 单击“格式”菜单，选择“单元格”，弹出“单元格格式” 对话框（如图所示），选择“边框”页面。 对线型进行设置（注意： 可以设置斜线），单击 边框按钮 ，然后在 边框区域中进行设置。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门47 2颜色设置步骤 颜色设置包括：

24、文字颜色、单元格背景色等组成。通过 工具栏中的有关按钮可以设置颜色。 步骤如下： 选择设置颜色的单元格区域 单击工具栏中“填充颜色”按钮 （或“字体颜色”按 钮 ），弹出调色板对话框，如图所示。 选择对应颜色即可。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门481.5 公式、函数与图表 1.5.1 公式 1.5.2 函数 1.5.3 图表 上一页下一页返回本章首页第第1章章 Excel入门入门491.5.1 公式 公式是Excel的核心功能之一，它使工作表具备了“计算”能力，用户只需输入原始数据，进一步的计算用公式来实现，准确快速又方便。 1. 组成公式的要素 公式由三要素组成：

25、=号：这是公式的标志。 操作符：表示执行哪种运 算，有关操作符见表。 数：引用的单元格、函数 及常数。 操作符含义+加法-减法*乘法/除法%百分比乘方上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门50 2. 使用公式 以计算A产品各季度销售金额合计为例。 选定单元格F5。 在单元格F5中输入公式“=B5+C5+D5+E5”，敲回车计算结果如图所示。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门51 如果继续计算B、C、D产品四个季度的销售金额，可以继续向F6、F7、F8中输入类似公式，但是这样做显然比较麻烦。为此，Excel提供了非常简单的手段，即公式复制。公式复制是Exce

26、l中非常著名的功能，利用公式复制使带有“重复性”的操作得以简化，实现了过去只能编写程序才能方便完成的功能。 公式复制操作有两种常用方法： 一种是利用单元格填充句柄，步骤如下： 在某一单元格中输入公式。 鼠标指向此单元格的填充句柄，向下复制。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门52 第二种方法是利用单元格复制和粘贴操作实现公式复制，步骤如下： 在某一单元格中输入公式。 复制此单元格。 向其他单元格粘贴。 按上述方法之一实施，则单元格F6、F7、F8中分别输入了公式： =B6+C6+D6+E6 =B7+C7+D7+E7 =B8+C8+D8+E8注意：公式必须以=号开始。如果公式

27、输入不正确，则Excel报错。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门53 3. 引用单元格 (1)相对引用 单元格(或单元格区域)引用相对于包含公式的单元格的位置。在复制包含相对引用的公式时，Excel 将自动调整复制公式中的引用，以便引用相对于当前公式位置的其他单元格。在上面的示例中，单元格F5中含有公式： =B5+C5+D5+E5 当公式复制至单元格 F6、F7、F8 时，其中的公式自动改为 ： =B6+C6+D6+E6 =B7+C7+D7+E7 =B8+C8+D8+E8上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门54 如果在复制公式时希望单元格坐标不随着引用位

28、置不同而变化，那么应使用绝对引用。绝对引用的格式是在单元格行或列前加上$符号或是按一次F4键。 例 计算出各季度销售金额占全年总销售额的百分比。在单元格B11中输入公式“=B9/$F$9”，向单元格C11、D11、E11中复制公式C11、D11、E11中的公式分别为“=C9/$F$9”、“=D9/$F$9”和“=E9/$F$9”。注意：这里单元格F9必须采用绝对引用形式，写成 $F$9形式，因为公式无论如何复制，公式中除式分母单元格的坐标是不能变的。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门55 (3)混合引用 在某些情况下，复制时只想保留行固定不变或者是列固定不变，这时，可以使

29、用混合引用，即同时包含绝对引用和相对引用。 例如，引用$H5使得列保持不变，但是行就变为相对于新的复制单元格，$符号保持不变。 H$5的情况正好相反，列调整到新单元格位置，而行还是固定在第5行不变，$符号保持行不变。 可以使用创建绝对引用的方法创建混合引用：输入$符号或者按F4键循环选择一种组合。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门56 4. 不同工作表间单元格的引用 对同一工作簿内工作表单元格引用格式如下：工作表名！单元格引用 例如，在同一工作簿中，将工作表Sheet1的单元格B5、Sheet2的单元格B5、Sheet3的单元格B5求和，结果放到Sheet4的单元格B5中

30、，则在工作表Sheet4的单元格B5中输入公式如下： =Sheet1!B5+ Sheet2!B5+ Sheet3!B5 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门571.5.2 函数 在Excel中为用户提供了各领域常用的函数，如统计、财务、金融等函数。 用户如果使用这些函数的话，只需写出函数名加以调用，Excel将自动计算出结果。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门581. 组成函数的要素 函数由四要素组成： =号：表示是函数（也可以是一般的公式 函数名：每个函数都有一个名称。 括号()：表示函数的参数部分。 参数：函数运算所需的数据，一般是常数、单元 格引用

31、，也可以是另外一个函数。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门59 2. 使用函数 例如，计算工作表从5行到8行、从B列到E列所有数据之和，并将结果保存到F9单元格中。 一种方法是：在F9单元格内输入如下公式： =B5+B6+B7+B8+C5+C6+C7+C8+D5+D6+D7+D8+E5+E6+E7+E8 显然，非常繁琐；而利用求和函数却非常简单，步骤如下： 选择输入函数的单元格 （本例中是单元格F9） 单击“插入”菜单，选择 “函数”选项，弹出“粘贴 函数”对话框，如图所示。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门60 在“函数分类”列表选择“常用函数”，

32、在“函数名”列表中选择函数 “SUM”。 单击“确定”按钮，弹出“SUM”对话框，如图所示。 在对话框中输入参数B5:E8（要求和的单元格区域），单 击“确定” 按钮即可。 也可以通过键盘直接在单元格内输入求和函数，方法是： 在某单元 格内（本例中是单元格F9）输入公式“=SUM(B5:E8)”，按回车键即可。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门61 当数据量比较大，工作表中的数据不在当前页面时，可单击位于数据区域对话框右下角的“压缩对话框”按钮，则可暂时移开对话框，在工作表中选择单元格输入数据区域，完成之后，可再次单击“压缩对话框”以显示完整的对话框。 应当注意的是： 函

33、数名后的括号必须成对使用。 有的函数要求必须输入参数，有的则可省略。 参数的次序不能颠倒。 在单元格内直接输入函数必须清楚函数的格式要求。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门621.5.3 图表 图表是利用数据生成的各种图形，用以直观的展示数据的变化趋势。 Excel有两种类型的图表：一种是嵌入式图表，这种图表直接放在工作表上，如果要同时显示或打印图表及相关数据，可以采用这种方式。另一种是独立的图表工作表，单独存放。当要独立查看图表或编辑大而复杂的图表，或希望节省工作表上的屏幕空间时，可以使用图表工作表。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门63 创建图表时，须先在工作表中为图表输入数据，然后再选择数据并使用“图表向导”来逐步完成选择图表类型和其他各种图表选项。如图所示就是一个嵌入式图表。 上一页下一页返回本节首页第第1章章 Excel入门入门64 图表的主要组成部分如下： 坐标值 Excel根据工作表上的数据来创建坐标值。 Excel使用值域中左上角