Lotus Notes的使用

1、主讲人：主讲人：Julie ChuJulie ChuLotus Notes 常用功能 MailLotus Notes 企业级通讯平台 IBM Lotus Notes & Domino Lotus Notes/DominoLotus Notes/Domino 是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet Internet/Intranet （互联网（互联网/ /内联网）平台内联网）平台 具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制 尤其适合于处理各种非结构化与半结

2、构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于WebWeb的应用的应用 它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境u Lotus NotesLotus Notes：NotesNotes客户端，它安装在用户个人电脑上，用于访问电子客户端，它安装在用户个人电脑上，用于访问电子邮件和邮件和NotesNotes应用。应

3、用。u Domino Domino：Notes/DominoNotes/Domino组合的服务器部分，它可以运行在各种操作系统组合的服务器部分，它可以运行在各种操作系统中。当用户通过中。当用户通过NotesNotes客户端连接服务器备份邮件数据时，用来从用户邮件客户端连接服务器备份邮件数据时，用来从用户邮件数据库中提取内容的正是数据库中提取内容的正是DominoDomino服务器。服务器。DominoDomino服务器还负责控制邮件和应服务器还负责控制邮件和应用数据库的登录和安全等。用数据库的登录和安全等。DominoDomino服务器拥有强大的安全模式，可以控制访服务器拥有强大的安全模式，可

4、以控制访问单个问单个NotesNotes文档级别的安全性。主要通过基于用户文档级别的安全性。主要通过基于用户Notes IDNotes ID登录系统，以登录系统，以及数据库和网络通信加密技术等来实现。及数据库和网络通信加密技术等来实现。Lotus Notes 企业级通讯平台 Lotus Notes 主 要 界 面 Lotus Notes 主 要 界 面 设置签名档 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 创建签名档创建签名档http:/signature.missionhills.http:/ 插入签名档插入签名档 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 插入签名档插入签名

5、档 Lotus Notes 常 用 功 能Mail发送邮件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail三种类型收件人三种类型收件人u To To 收件人收件人直接发给某人直接发给某人u CC CC 抄送抄送carbon copy 知会某人知会某人u BCC BCC 密送密送blind carbon copy blind carbon copy 秘密地知会某人秘密地知会某人 Lotus Notes 常 用 功 能Mailp 会议纪要会议纪要TOTO：不管该来的还是不该来的，只要出席会议，就有权收到会议记录：不管该来的还是不该来的，只要出席会议，就有权收到会议记录CCCC：应该知道会议内容的：

6、应该知道会议内容的BOSSBOSS和管理层，及那些应该来开会而没来的和管理层，及那些应该来开会而没来的BCCBCC：无特殊情况，不使用：无特殊情况，不使用p 通知、内部通讯通知、内部通讯TOTO：涉及到的相关部门、相关人员：涉及到的相关部门、相关人员CCCC：BOSSBOSS、管理层，部门行政助理，间接关系人或希望其知悉此事的人、管理层，部门行政助理，间接关系人或希望其知悉此事的人BCCBCC：希望其知悉此事，但不想给别人知道其知悉：希望其知悉此事，但不想给别人知道其知悉 Lotus Notes 常 用 功 能Mail发送邮件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill不要空白

7、邮件标题，使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么不要空白邮件标题，使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么l恰当地称呼收件者，拿捏尺度恰当地称呼收件者，拿捏尺度 lEmailEmail正文要简明扼要，行文通顺，注意论述语气正文要简明扼要，行文通顺，注意论述语气 l选择便于阅度的字号和字体，尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查选择便于阅度的字号和字体，尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 l如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 l沟通重要事情时，优先使用邮件沟通沟通重要事情时，优先使用邮件沟通l最后填写

8、收件人，以免不小心发送空白邮件最后填写收件人，以免不小心发送空白邮件l如果邮件发送多人，请注意收件人之间的排列（职位高的在前、部门领导在前、如果邮件发送多人，请注意收件人之间的排列（职位高的在前、部门领导在前、同级别按照使用习惯排位）同级别按照使用习惯排位）发送邮件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回邮件召回邮件如邮件发送错误可选择召回邮件，则收件人邮箱将不再显示该邮件如邮件发送错误可选择召回邮件，则收件人邮箱将不再显示该邮件发送邮件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回邮件召回邮件如邮件发送错误可选择召回邮件，则收件人邮箱将不再显示该邮件

9、如邮件发送错误可选择召回邮件，则收件人邮箱将不再显示该邮件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail成功召回邮件的反馈报告成功召回邮件的反馈报告召回邮件失败的反馈报告召回邮件失败的反馈报告回复邮件、转发邮件 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu Reply Reply 回复回复如果只需要单独一个人知道的事，单独回复就行了 u Reply ALL Reply ALL 回复所有人回复所有人 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复所有人，让大家都知道（注意收件人排位） u Forward Forward 转发转发 转发原邮件至他人回复邮件 Tips Lotus Notes

10、常 用 功 能Maill及时回复及时回复Email Email 1. 1.理想的回复时间是理想的回复时间是2 2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 2. 2.对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过2424小时。小时。 3. 3.如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在收到了，我们正在处理，处理， 一旦有结果就会及时回复，云云一旦有结果就会及时回复，云云”。及时作出响应，哪怕只是确认一下收

11、到了。及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。l慎重使用慎重使用Reply AllReply All 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的当着所有人的面，不停的RERE来来RERE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。频繁发送没有确定结果的邮件。邮件归档 Lotus Notes 常 用 功 能Maill 归档顾名思义就是把邮件数据库中目前不再使用但是有保留价值的历归档

12、顾名思义就是把邮件数据库中目前不再使用但是有保留价值的历史文档存储在归档数据库中，以便需要时可以方便的查找到。史文档存储在归档数据库中，以便需要时可以方便的查找到。l 可以通过归档将旧的或暂时不再使用的服务器数据库中的文档存储到可以通过归档将旧的或暂时不再使用的服务器数据库中的文档存储到另一个本地归档数据库中来释放空间以提高服务器数据库的性能。另一个本地归档数据库中来释放空间以提高服务器数据库的性能。l 与本地复本不同，归档时在把服务器数据库上的文档存储到本地的归与本地复本不同，归档时在把服务器数据库上的文档存储到本地的归档数据库后，服务器数据库上的相应文档就被删除；服务器数据库与归档数据库后

13、，服务器数据库上的相应文档就被删除；服务器数据库与归档数据库不是完全的数据同步关系档数据库不是完全的数据同步关系 本地复本本地复本是在工作站本地创建的一个与服务器上的邮件数据库一模一样是在工作站本地创建的一个与服务器上的邮件数据库一模一样的本地数据库。主要作用：可以在无法访问服务器或网络时访问邮件；的本地数据库。主要作用：可以在无法访问服务器或网络时访问邮件；提高访问邮件时性能；降低了对网络和服务器的压力负荷等。提高访问邮件时性能；降低了对网络和服务器的压力负荷等。邮件归档 Step1： 操作归档设置 Lotus Notes 常 用 功 能Mail邮件归档 Step2： 归档设置页面 基本本地

14、 Lotus Notes 常 用 功 能Mail邮件归档 Step3： 条件创建编辑归档条件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail邮件归档 Step4： 高级 Lotus Notes 常 用 功 能Mail邮件归档 Step5： 日程安排 Lotus Notes 常 用 功 能Mail邮件归档 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu先单击选定第一个文件，然后按住先单击选定第一个文件，然后按住ShiftShift键的同时，单击最键的同时，单击最后一个文件，起止单击范围内的文件被选定。后一个文件，起止单击范围内的文件被选定。 u按住按住CtrlCtrl键，单击一个文件，把这个文

15、件加入到已经选定的键，单击一个文件，把这个文件加入到已经选定的组内，继续操作，就可以把若干个不连续排列的文件选定。组内，继续操作，就可以把若干个不连续排列的文件选定。 邮件归档 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu邮件成功归档邮件成功归档并保存在本地并保存在本地u邮箱上已删除，邮箱上已删除，不会占用邮箱容不会占用邮箱容量量外出通知u如遇休假或长时间外出，可使用如遇休假或长时间外出，可使用“离开办公室离开办公室”通知自动向外来信息发送应答通知自动向外来信息发送应答 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu启用后，你收到的邮启用后，你收到的邮件将自动回复件将自动回复“XXXX已

16、离已离开办公室开办公室”通知至发件通知至发件人人u通知邮件只能发给同通知邮件只能发给同一个收件人一次，如果一个收件人一次，如果同一个人在你外出期间同一个人在你外出期间多次发邮件给你，其也多次发邮件给你，其也只会收到一封通知只会收到一封通知外出通知 Lotus Notes 常 用 功 能Mail日历基本功能u从从HomeHome主页或主页或OpenOpen列表中打开日历列表中打开日历CalendarCalendar Lotus Notes 其 它 功 能日历uMeetingMeeting会议会议和他人安排一个会议，和他人安排一个会议，然后用邮件将会议邀请发给受邀者然后用邮件将会议邀请发给受邀者u

17、AppointmentAppointment约会约会确定会议开始和确定会议开始和会议结束的时间，但不发邮件给受邀者会议结束的时间，但不发邮件给受邀者uAll Day EventAll Day Event全天事件全天事件安排或锁安排或锁定整个一天，如外出考察、休假定整个一天，如外出考察、休假uAnniversaryAnniversary纪念日纪念日安排每年循环安排每年循环事项，如生日事项，如生日uEvent announcementEvent announcement事件通知事件通知与会与会议类似，但受邀者不能回复议类似，但受邀者不能回复 Lotus Notes 其 它 功 能日历u 日历主要界面 Lotus Notes 其 它 功 能日历u Me