电子文件管理与归档暂行办法

1、电子文件管理与归档暂行办法为适应现代化办公的要求，加强公司系统内网络环境下电子文件、声像文件（资料）的科学管理，更好地服务经济发展，服务企业，防范各类风险，提高经济效益，根据中华人民共和国档案法和电子文件归档 与管理规范的有关规定，结合公司工作实际，制定如下暂行办法。1. 有关规定具有保存价值的电子文件是公司档案资料的一部分，必须纳入归档范 围，经过收集、鉴定和整理后移交归档至档案管理部门保存并提供利用， 以维护公司档案的齐全、完整和系统。电子文件归档和电子档案管理以真 实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全过程管理和统一管理的原则。（1）电子文件， 指在数字设备及环境中生成， 以数码形式存储于磁

2、带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络 上传送的文件。（2）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文 件。（3）背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、 办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。（4）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编 排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符 集等数据。5）逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。（6）物理归档，指把计算机网络中的电子文件集中传输至独立的或可 脱机保存的载

3、体（磁带、磁盘、光盘等）上，向档案室移交并由档案室集 中管理的过程。2. 管理职责（1）档案管理部门制定电子文件归档规章制度和标准规范，对本单位各部室在业务工作 中形成的电子文件接收归档，对电子档案进行保管、统计、提供利用等管 理工作，定期对电子档案进行真实可读性检查，对存在持续可读风险的电 子档案进行长期保存管理。公司档案管理部门对所属各单位电子文件归档和电子档案管理工作进 行指导、监督和检查。各单位档案部门定期向公司档案管理部门备份重要 文件电子档案目录。（2）信息化部门职责负责在业务系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实电子文 件归档要求，将电子文件归档要求在业务系统中予以实现。为

4、电子文件归 档及电子档案管理提供信息技术支持。负责档案信息化管理软件系统的运 行维护。（3）各业务部室职责协助档案管理部门编制本部室形成的电子文件归档范围，负责本部室 形成的电子文件收集、整理并及时移交归档。3. 电子文件的归档范围和保管期限电子文件的归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构 化数据及以独立文档形式存在的具有保存价值的信息记录，其来源包括但 不限于公司0A办公自动化系统、财务管理系统等。应归档的不同类型的电子文件：（1）文本文件用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件采用扫描仪、 数码相机等设备获得的静态图像文件。（3）影像文件用数码摄像机等视频设备获

5、得的动态图像文件。（4）音频文件用音频电子设备获得的文件。（ 5）图形文件采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的静态图 形。（6）文件媒体文件由计算机媒体技术制作的文件，其中包括前五 种信息类型中的两种以上的信息形式。（7）程序文件公司组织开发的计算机应用程序软件文件（数据库 备份文件）。（8）其它应归档的重要电子文件。 电子档案保管期限可参照企业文件材料档案保管期限中的规定执行。综合考虑电子档案占用库房等物理空间相对较少的特点，其保管期限可在 纸质档案保管期限的基础上适当延长。4. 电子文件的归档时间（1）0A平台中流转的电子公文办理完毕后的第二年上半年归档。电子公文的打印文本随纸质文件归档时

6、间完成2）业务系统形成电子文件归档时间可根据业务的特点、电子文件数量确定归档时间。形成数量少的电子文件归档时间可适当延长，但最长不 得超过一年；形成数量大的电子文件应将归档时间设置为季、月或周。5. 电子文件的归档要求（1） 选择合适的电子文件存储格式。电子公文建议使用 PDF格式，数 码照片使用JPG格式，电子音视频文件使用 WAV/MP、AVI/MPEG2格式，以 利于向电子档案存储格式转换。（2）业务系统与档案管理系统可实现衔接，业务系统中形成的电子文 件、可通过业务系统和档案管理系统的接口实现逻辑归档。无系统接口的 数据，可进行物理归档（离线移交） ，即把电子文件集中下载到可脱机保存

7、的载体上，向档案部门移交。特殊存储格式需一并移交相应系统软件，确 保电子档案可读。（ 3 ）电子文件在收集、归档传递的过程中必须安全可控，防止传递过 程中电子文件丢失、信息损失或发生非法篡改，以保证电子文件的真实性。1 ）提交归档的电子文件应属于归档范围并已办理完毕。2）电子文件归档前应确定电子文件的原始性、真实性、完整性及有效 性，确定电子文件来源可靠。3）业务系统和档案管理系统实现逻辑归档的，应确认电子文件在传递 过程中不会被非法截获或篡改，在到达电子档案管理系统后不会被非法篡 改、丢失、替换等。4）通过载体移交、拷贝、邮件发送等方式收集的，应通过现场多人监督等方式确保移交过程中电子文件不

8、被非法篡改。(4) 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应 在内容、相关说明及描述上保持一致。(5) 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等 拷贝件，必须制成纸质或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、 纸质版本或缩微品。(6) 把应归档的电子文件集中制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体 上，完成物理归档。(7) 归档电子文件载体可以为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写 光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘、 U盘作为归档电子文件保存载体。(8) 存储归档电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编 号、名称、密级、保管期限、硬件及软件。(9) 将相应的电子文

9、件机读目录、其他说明等一同归档并附归档电子 文件登记表。(10) 归档时要检查归档电子文件载体有无划痕、是否清洁；有无病 毒；核实归档电子文件的完整性和有效性；核实登记表、软件、说明资料 等是否齐全。( 1 1 )归档电子文件移交手续验收合格后，收集保管部室部门(人员) 在归档电子文件入库登记表上签字或盖章。一式两份，一份交归档电子文 件形成部室，一份由档案室保存。6. 归档电子文件的整理编目1)同一全宗内的电子档案按照“类别 -年度 -保管期限”分类整理2)关系密切的文书类电子档案应排列在一起，电子文件号采用“类别年度-保管期限-机构-件号子件号”的方法标识，并确保编号的唯一 性。( 3)关

10、系密切的数码照片应排列在一起，每张数码照片应编写文字说 明，包括时间、地点、人物、事由和拍摄者等要素。照片类电子档案的电 子文件号采用“类别年度-保管期限-照片组号张号”的方法标识，并 确保编号的唯一性。7. 归档电子文件的保管归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。归档电子文件的单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。归档电子文件的载体应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措 施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存 储于能够脱机保存的载体上。归档电子文件的形成单位和档案室每年应对电子文件的读取及处理设 备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设 备的兼容性，如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保 留时间不得少于 3 年。期满后，废弃的载体做好销毁工作，防止资料外泄。对归档电子文件磁性载体每满 2 年，光盘每满 4 年进行一次抽样机读 检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应及时采取措施。对磁性载体上的归档电子文件，每 4 年应转存一次。原载体同时保留 时间不少于 4 年。期满后，废弃的载体做好销毁工作，防止资料外泄8. 归档电子文件的利用电子文件的使用参照纸质文件的管理要求，