NAV操作手册-财务

1、ERP操作手册 软 件 操 作 说 明 -财务模块 目录软 件 操 作 说 明1-财务模块11启动 Microsoft Navision 程序52系统基础参数设置72.1公司基本信息设置72.2会计期间维护72.3编号号码串设置83财务设置103.1总帐设置103.2会计科目设置103.3常规设置123.4维设置123.5银行帐目设置173.6日记帐模板和批设置194日记账204.1日记账录入204.2经常日记账235固定资产245.1固定资产卡片245.2固定资产购置和清理255.3固定资产计算折旧266汇率286.1设置汇率286.2调整汇兑损益286.3已汇兑损益记录的查询30

2、7ACIE 调整成本物料分录318月结或年结328.1关闭会计年度328.2结转损溢类余额-关闭收益报表328.3期间关帐339财务应付359.1采购发票359.2采购退货红字发票389.3应付账款付款日记帐399.4应付核销4110财务应收4610.1销售发票4610.2销售退货红字发票4810.3应收账款普通日记账51附录53工具栏说明53F keys/F功能键说明54Assist Button/辅助功能键说明54Page:51 of 511 启动 Microsoft Navision 程序一、 找到开始程序，点击Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 with Mi

3、crosoft SQL Server启动该程序，（也可以通过双击桌面快捷图标启动）如下图所示：二、初次登录输入Server Name，然后填写User ID 和Password（密码默认为12345）最后选择Database Name。三、进入操作界面：密码修改方式：点击ToolsàSecurityàPassword2 系统基础参数设置2.1 公司基本信息设置路径：管理(Administration)应用程序设置(Application Setup)概述(General)公司信息(Company Information)用于设置公司的基本信息，如下图所示：选项卡常规：名称即

4、公司名称，将会显示在程序中产生的所有的报表中；地址即公司地址，将会作为默认地址显示在所有文件中； ，可将公司LOGO导入；通信：填写公司的联系方式，可以输入公司的详细通讯信息；付款：填入公司的银行开户行信息；发运：即公司收货地址，将会作为默认收货地址显示在采购定单上； 注意：Location Code当希望有默认的收货仓库时，就可指定此内容。2.2 会计期间维护路径：财务模块(Financial Management)设置(Setup)会计期间(Accounting Periods)创建会计年度：点击按钮-Create Year，执行创建新会计批次，如下图所示：还可以通过手动方式，创建一个新的

5、会计期间会计年度。即在“会计期间”界面中手工插入会计年度期间开始日期、期间数、长度。注意： 会计期间设为1年，则为年结； 会计期间设为1个月，则为月结； 期间设置与结转损益有关联。2.3 编号号码串设置路径：管理模块(Administration)应用程序设置(Application Setup)概述(General)编码系列(No. Series)在此处设置系统中各项业务单据(采购单、销售单等)、过帐事务(采购过帐、销售出货、财务过帐等)的编号，这些编号参与系统全局运行并在各模块的编号设置中被引用，如下图所示：系统编号号码串列表：采购订单编号采购订单编号号码串行：规定了采购单的编码规则包括开

6、始使用日期、结束日期、最后使用编号、递增数等。 注意：通过对编号号码串日期的控制可以设置出不同的期间给出不同的号码串。点击编号号码串界面下系列à关系对两组编号号码串进行组合实现同种单据或卡片不同的编码规则3 财务设置3.1 总帐设置路径：财务模块(Financial Management )设置(Setup)总账设置(General Ledger Setup)用于设置总帐的基本信息，如下图所示：选项卡 常规： 允许过账从 允许过账至：定义过帐的有效开始和结束日期； 登记时间：定义程序是否记录用户使用系统的时间； 本地地址格式：定义在打印出的文件中，地址信息的格式；本地联系人地址格式：

7、定义在邮寄地址中的联系人名称的位置；允许的最大VAT差额字段 输入最大的VAT修改金额(本位币)编号:银行账目编号 定义银行帐目编号；3.2 会计科目设置路径：财务管理（Financial Management）à总账（General Ledger）à会计科目表（Chart of account） 会计科目表是公司的核心。在会计科目表窗口可以录入和浏览公司的总帐科目和科目的余额，如下图所示：此界面可查看当前科目情况，按F3或在最后可直接插入和填写一个新科目；也可选择单个科目查看其相关信息，点击科目的卡片，如下图所示： 选项卡常规： 编号：总帐科目的代号；科目名称：填写该会计

8、科目的名称；收入/余额：指定该科目是收益类还是资产负债类科目；借方/贷方：定义对于该科目的交易的通常类型；账目类型：定义了该科目的类型；1. Posting过账：用来过帐的科目2. Heading标题：仅是描述一组科目的标题3. Total总计：用作一组科目的汇总4. Begin-Total开始总计：注明一组汇总科目区间的开始5. End-Total结束总计：注明一组汇总科目区间的结束注意：Begin-Total和End-Total是在一起使用的科目，用来对一定区间进行计算； 总计：如果该科目的类型为Total或是End-Total时，就需要在这里定义公式；直接过账：注明该科目是否允许从日记帐

9、直接过帐到该科目；已冻结：可以选择锁定该科目，以不允许过帐；合并：设置在合并公司中将被计入哪个科目；报告：设置打印报表时汇率是否调整。3.3 常规设置一、标准文本代码设置“财务管理”à“设置”à“概述”à“标准文本代码”可以在此输入经常使用的文本，例如：运费或月折旧等。你可以给每个文本定义一个代码。在使用时，只需输入一个问号，然后输入代码，整个文本就会被插入到字段中去。二、邮政编码设置“管理”à“应用程序设置”à“概述”à“邮政编码”设置邮政编码和城市的对应关系，可以在客户、供应商卡片中被调用。3.4 维设置维：可以理解为添加在分录上

10、的一个标记，系统可以按照一定的标准为分录进行归类，这样在使用系统时，就可以按照不同的分析目的从数据库中抓取数据。全局维：在Navision系统中，可以创建2个全局维，在“总账设置”中定义，通常全局维是使用最频繁和最重要的。一、新建维、维值：路径：“财务管理”à“设置”à“维”点击F3新建维每一个维可以有无限个“维值”，维值可以理解为维的子单位。维值在设定时，可以分出层次。选中行点击维à维值，新建维值。二、 设置全局维代码：路径：“财务管理”à“设置”à“总账设置”可以通过点击功能à改变全局维来改变全局维，如图所示：选择全局维点击确定注

11、意：改变一个全局维代码，程序将会改变所有使用该维的已过帐分录。三、设置维组合：路径：“财务管理”à“设置”à“维”à“维组合”根据公司的运作规则，设置维组合的方式。系统提供3中组合方式：不限、限制 和冻结。四、按维分析步骤一、新建分析视图卡片路径：“财务管理”à“设置”à“维”à“分析视图” 分析视图提供了按照特定的维的标准从总帐分录中提取有用信息的工具。分析视图可以按照4 个维来分组。设置好之后，点击，系统会自动更新相应总帐科目中发生的金额变化。步骤二、 按新建的分析视图按维分析路径：“财务管理”à “总账”à“

12、分析与报告”à“按维分析”五、设置默认的维值为了方便实际业务的操作，可以为总帐科目、客户、供应商、物资等设置默认的维值。在“价值过帐”字段中可以设置该维值的四种处理方式：空白、必须的代码、相同的代码和无代码。如为会计科目55021600（差旅费）设置为过账之前必选部门维的会计科目。打开会计科目表，找到55021600（差旅费），选中之后点击“科目”à“维”à“维-单个”3.5 银行帐目设置一、银行账目路径：“财务管理”à“现金管理”à“银行账目”每个银行科目都包含不同信息的银行卡片。在卡片里，输入不同的银行帐户的特定信息，如下图所示：二、银行帐

13、目过帐组： 路径：“财务管理”à“设置”à“过账组”à“银行账目过账组”银行账目过账组将银行帐目代码与总帐科目相联，这样在做日记账选择银行帐目时，系统会根据这里的设置找到对应的银行会计科目，同样，进入银行卡片的“过账”选项卡，点击也可进入查看和选择更改银行账目过账组。3.6 日记帐模板和批设置在财务实际业务中，处理一张客户发票和客户的付款，涉及的会计科目是不相同的，在Navision总帐模块中，为了不同的用途，如销售收款、采购等，可以设置不同的日记帐模板。一、 选择总帐à设置à日记帐模板，进入如下界面二、在日记帐模板的基础上，为了区分不同的方式

14、可以设置批组，例如，对于现金收入模板，可以设定银行转帐、现金付款等。点击“模板”功能项à批4 日记账4.1 日记账录入普通转帐凭证：General journal财务模块(Financial Management)总账(General Ledger)普通日记帐(General Journals)收款凭证：Cash receipt journals财务模块(Financial Management)应收（Receivable)普通日记帐(Cash receipt Journals)付款凭证：Payment journal路径：财务模块(Financial Management)应付(P

15、ayable)普通日记帐(Payment Journals)系统许多日记账可做手工凭证，最常用的为普通日记账，其为最大功能日记账；其他的一些日记账都按职能划分出来的，只能做部分的手工凭证。一、 录入手工凭证格式一：录入金额为正则表示借；负则表示贷。二、录入手工凭证格式二：借贷两行凭证，合并为一行凭证来录入，借贷的某一方，以平衡科目来实现。注意：录入凭证时，请选择相对应单据类型，账目类型。 收款和付款时注意核销系统已经生成的发票。下图为录入凭证时对发票的核销凭证借贷平衡之后选择账目类型为客户或供应商的行然后点击FunctionàApply Entries在下图行里面选择应该核销的单据可

16、以核销的记录点击Set Applies-to ID之后返回到日记账界面进行过账4.2 经常日记账路径：财务模块(Financial Management )总账(General Ledger)定期行动(Periodic Activities)经常日记账(Recurring Journals)将经常帐目方法定义为B 余额，经常帐目频率定义为1M，输入单据标号。然后输入需要调整的收益表会计科目，在行，分配额表中输入其调入的对应资产负债表科目，把分配比率设置为100%。之后点击过帐，系统自动将收益表科目中的余额调整入设定的资产负债科目中间。5 固定资产5.1 固定资产卡片路径：财务管理(Financ

17、ial Management Mould)固定资产(Fixed Assets)固定资产(Fixed Assets)打开固定资产窗口，点击“F3”可以新建一张卡片（新建方法同订单的操作）编号手动填写，在卡片头上输入相应的固定资产的信息，如：名称、说明等在行中，填写折旧账簿，折旧方法，折旧起始、结束日期、年数等信息。此时固定资产卡片上的账面价值为空白，只有在经过固定资产购置和折旧之后该字段才有值。5.2 固定资产购置和清理使用FA G/L日记帐来登记固定资产购置成本。在主菜单中选择固定资产，点击FA G/L日记帐进入FA G/L日记帐界面工作步骤如下：a输入过帐日期b系统分配单据编号c帐目类型选择

18、“固定资产”，帐目编号选择固定资产卡片编号。d填写折旧帐簿。eFA过帐类型中选择为“购置成本”或“清理”。f在数额字段中，输入购置成本金额或清理金额，如果是固定资产购置还需在残值输入固定资产折旧期满后的清理价值。g 平衡帐目和平衡帐目类型输入相应的贷方科目。h 输入确认后，过帐。5.3 固定资产计算折旧每月月底，财务都需要做一次固定资产折旧，直至折旧完毕。）路径：财务管理(Financial Management Mould)固定资产(Fixed Assets)定期行动(Periodic Activities )à（计算折旧）Calculate depreciation1. 进入固定

19、资产的计算折旧窗口，如图所示：在窗口中填写以下字段：固定资产选项卡下的编号（选择要计算折旧的固定资产编号；如果需要对所有的固定资产一起进行计算的话，则编号框为空。）在选项选项卡下，选择折旧账簿，填写：FA过账日期、过账日期（这两个日期就是月底日期，如：08-05-31、08-06-30、08-07-31）、单据编号（可根据自定义的编码规则进行填写）注意：要将“插入平衡科目”的勾选中。2. 然后打开“财务管理”à“固定资产”à“固定资产普通日记账”打开日记账后我们可以看到关于所有固定资产折旧的详细信息（此时系统已经将固定资产的折旧金额等信息全部计算出来了）：然后直接点击按钮，

20、选择过账即可。6 汇率6.1 设置汇率路径：财务管理à总帐à 定期性动à货币à货币打开货币窗口，按需要，在每月底或者月初时要对外币设置一次新的汇率，如图所示：点击窗口右下角的“汇率”，进入汇率窗口进行汇率设置，输入起始日期、货币代码、对应的汇率金额（指此外币）、相关汇率金额（指LCY）、汇率金额调整（指外币）、相关汇率调整金额（指LCY），然后关闭窗口即可（注意：如果在做订单时去更改汇率，则需要重新下订单来更新信息）：6.2 调整汇兑损益如果每月货币的汇率都会更新，则在月底时需要进行汇兑损益，来修正汇率。路径：“财务管理”à“定期性动”

21、4;“货币”à“调整汇率”在“调整汇率”下的“选项”选项卡里进行设置，填写开始、结束日期，单据编号等信息：6.3 已汇兑损益记录的查询7 ACIE 调整成本物料分录跑ACIE之后可以按设置的对应的物料成本计算方法对进行修正：“财务管理”à“库存”à“成本核算”à“调整成本物料分录”打开“调整成本物料分录”窗口，如图所示：点击ok表示调整所有存货的成本8 月结或年结当一个会计期间结束时，需要在系统中关闭一个会计年度，并将损溢类余额转至资产负债表。8.1 关闭会计年度路径：财务模块(Financial Management)总账(General Ledger

22、)定期行动(Periodic Activities)财政年度(Fiscal Year)会计期间(Accounting Periods)点击按钮(Close Year)，系统会自动提示要关账的年度，并等待下一步操作，开启一个新的会计年度，如下图所示：注意：该信息被确认，该会计年度的所有会计期间将关闭，并在已关帐项打勾。标志是不能被删除的。已关账期间的长度也是不能更改的。即便一个会计年度的录入还没有完成，也可以关闭会计区间。到该会计年度最后期限之前仍可以进行过帐。8.2 结转损溢类余额-关闭收益报表路径：财务模块(Financial Management Mould)总账(General Ledg

23、er)定期行动(Periodic Activities)财政年度(Fiscal Year)关闭损益表(Close Income Statement) “关闭收益报表”批次处理将损溢类科目转移到资产负债类的一个科目，并关掉当前的损溢类科目。此批次处理能在日记账中创建一行记录，然后可以过帐。该批次产生的日记帐分录的日期将始终为会计年度的关账日期。关账日期为旧会计年度的最后一天和新会计年度的第一天中间的一个虚拟日期。指定格式为C月/日/年。将账过到一个关账日期的好处是，用户可以为会计年度的正常日期维护正确的余额。批次作业，可以多次操作。在损溢类科目已经结帐后，只要在此操作该批次作业，仍可以过帐到以前

24、的会计年度。注意：只有在关闭财政年度之后，才可以关闭收益报表。财政终止日期(Fiscal Year Ending Date)：填写关闭的会计期间末日期；普通日记账模版(Gen. Journal Template)：选择损益类科目转入的日记账模版；普通日记账批(Gen. Journal Batch)：选择损益类科目转入的日记账模版中的批；单据编号(Document No.)：填写自行定义一个编号；保留收入账目(Retained Earnings Acc)：选择所有损益类科目转入科目；过账说明(Posting Description)：填写对该次损益类科目结转的说明。8.3 期间关帐一、整体关账路

25、径：财务模块(Financial Management Mould)设置(Setup)总账设置(General Ledger Setup)如果欲关闭2013年7月份之前的帐，那么把允许过帐的开始日期设置为13-07-01，表示系统仅允许登记7月份的会计凭证。二、特殊用户关账NAV系统允许对不同的用户设置不同的过账期间路径：管理（administration）à应用程序设置（Application Setup）à用户（users）à用户设置（User Setup）9 财务应付9.1 采购发票路径：“财务管理”à“应付”à“发票”打开采购发票窗口，

26、将光标停在编号框中，然后点击F3插入一张新发票，如图标示：选择开票对象供应商编号，将光标移至空白出，窗口就会显示完整的供应商信息：若实际当中供应商给我们开出发票的日期不等于我们在系统中录入单据的日期，则可以修改“单据日期”为实际发票上的日期：选择功能取得收据行，获取对应的采购收货单据注意：一张发票可同时获取到多张订单或者订单的多行数据，只需在发货行里面选择对应要开票的订单和行，然后确认。此时，采购发票行就会出现刚才截图中所选择的内容，如下图所示：Vendor Invoice NO.为必填项选择Postingpost点击“Yes”，进行发票过账，注意：过账前仔细核对信息，一旦过账后就无法进行更改

27、。过账之后，可以在应付历史已过账发票下进行查看已过账信息。9.2 采购退货红字发票路径：“采购”à“订单处理”à“贷项通知单”创建一条新的采购贷项通知单点击"Get Return Shipment Lines"获取要退货开贷项通知单的记录9.3 应付账款付款日记帐注意：l 若为外币，则先选择货币代码；若为本位币，则不用选择,当输入的金额是外币的话，则金额（LCY）字段显示的是，按照设置的汇率，自动换算成本位币的一个金额。l 当输入的数据都正确的话，可以看到在窗口右下方的的总余额应为0，就说明借贷金额相等，可以过账（否则在过账时系统会进行报错提醒）。l 日

28、记帐录入完毕，请在functionsàApply Entries选择对应发票应付账款填写的字段说明：账目类型：供应商账目编号：选择对应的供应商编号金额：贷项金额（退款则相反）平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应的银行或者现金科目应用至单据编号：选择所对应冲销的收据（选填）二、 采购退款路径：“财务管理”à“应付”à“付款日记账”如图所示：然后点击窗口下方按钮，选择过账，即红字退款完成。字段填写：账目类型：供应商账目编号：选择对应的供应商金额：退款时与原来相反，供应商行的金额填在“贷项金额”字段内。平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应的银行科目现金科

29、目金额：退款时，金额填在“借项金额”字段内。应用至单据编号：选择所对应冲销的收据（选填）9.4 应付核销一、 自动核销在供应商卡片上选择“Apply to Oldest”二、做日记账时手动核销三、 做完日记账后的核销在供应商分类账里我们可以检查到在做付款日记账时银行付款和我们的发票没有相互核销的记录Remaining Amount金额不为零证明此条分录还没有被核销。选中需要核销的行点击FunctionsàApply Entries Posting date：填写付款日期10 财务应收10.1 销售发票路径：“财务管理”à“应收”à“发票”创建一张新的销售发票 选择

30、常规选项卡，将光标移到编号文本框中，单击键盘F3按钮(或选择主菜单编辑中的插入新项选项)。选择发票编号：点击编号文本框中的按钮，从弹出的对话框中，选择预先设定的多种发票编号之一，然后单击确认（或直接自动生成一个已设定的新发票编号），如下图所示：选择客户：点击售-至客户编号文本框中的按钮，选择需开票的客户，然后单击确认，系统会自动加载此客户相关信息，如下图所示：获取已发货商品信息：点击窗口下方“功能”按钮，选择Get shipment lines；可获取到销售已发货的单据，如下图所示：最后点击窗口下方 按钮中的过账。10.2 销售退货红字发票路径：“销售 & 市场”à“订单处理

31、”à“贷项通知单”创建一张新的销售贷项通知单、选择发票编号：点击编号文本框中的按钮，从弹出的对话框中，选择预先设定的多种发票编号之一，然后单击编号（或直接自动生成一个已设定的新发票编号）。选择客户：点击售-至客户编号文本框中的按钮，选择需开票的客户，然后单击确认，系统会自动加载此客户相关信息，如下图所示：获取已退货商品信息：点击“功能”下的“取得回执行”获取销售退货单据行，最后将发票进行过账。 发票过账：最后点击窗口下方按钮中的过账。系统会把该批退货计入库存，并且相应的调减客户应收款。点击是，将销售红字发票过账。10.3 应收账款普通日记账一、 销售收款 “财务管理”à“应

32、收”à“收款日记账”打开普通日记账窗口，直接填写：但单据类型、账目类型、账目编号、货币代码（选填）、金额等信息，入下图所示：注意：l 销售以及采购的应付应收、以及其他费用的做账，我们选择的账目类型一律为付款l 若为外币，则先选择货币代码；若为本位币，则不用选择， 当输入的金额是外币的话，则金额（LCY）字段显示的是，按照设置的汇率，自动换算成本位币的一个金额l 当输入的数据都正确的话，可以看到在窗口右下方的的总余额应为0，就说明借贷金额相等，可以过账（否则在过账时系统会进行报错提醒）。应收账款字段填写说明：账目类型：客户账目编号：选择对应的客户编号金额：贷项金额（退款则相反）平衡账目类型：银行科目平衡账目编号：选择对应的银行或者现金科目应用至单据编号：选择所对应冲销的收据（选填）录入完毕之后点击FunctionàApply Entrie