秘书实务(会议管理)

1、秘书实务篇秘书实务篇第四章第四章 会议管理工作会议管理工作一一 会议工作概述会议工作概述一、会议的概念一、会议的概念第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。作会议、记者招待会、产品展销订货会等。第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海设机构或组织

2、，如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。经济合作领导人会议等。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述二、会议的内涵二、会议的内涵v 会议会议:人类群体有组织地会晤、议事人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程的行为或过程 v 会见会见:又称接见、拜会又称接见、拜会 v 会谈会谈:是指双方或多方就某些重大的是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见他共同关心的问题交换意见 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述二、会议的内涵二、会议的

3、内涵 会议的构成要素会议的构成要素基本要素：基本要素：目的、时间、会址、主持者、目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等组织者、与会者、议题、议程等 其他要素：其他要素：名称、服务机构、秘书机构、名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等消耗性材料等 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述三、会议的主要种类三、会议的主要种类v 按组织类型按组织类型 内部会议内部会议 外部会议外部会议 正式会议正式会议 非正式会议非正式会议v 按时间方面的规定性按时间方面的规定性 定期会议定期会议

4、 不定期会议不定期会议v 按出席对象按出席对象 联席会联席会 内部会内部会 代表会代表会 群众会群众会 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述按功能性质按功能性质 决策性决策性 讲座性讲座性 执行性执行性 告知性告知性 学术性学术性协调性协调性 报告性报告性 谈判性谈判性 动员性动员性 纪念性等纪念性等按议题性质按议题性质 专题性专题性 综合性综合性 按规模大小按规模大小 特大型特大型 大型大型 中型中型 小型小型按会议采用的方式手段按会议采用的方式手段常规会常规会 广播会广播会 电话会电话会 电视会电视会 网络会网络会第四章第四章 会议管理工作会议管理工

5、作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述四、公司常见会议的类型（内部）四、公司常见会议的类型（内部） v 经理例会与特别会议经理例会与特别会议 v 员工例会员工例会 v 股东大会和董事会议股东大会和董事会议 v 公司年会公司年会 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述四、公司常见会议的类型（外部）四、公司常见会议的类型（外部） v 客户咨询会客户咨询会 v 产品展销订货会产品展销订货会 v 业务洽谈会业务洽谈会 v 新产品新闻发布会新产品新闻发布会五、会议的意义五、会议的意义 1会议是一个集思广益的渠道会议是一个集思广益的渠道第四章第四章 会议管理工作会议

6、管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述2 2显示一个组织或一个部门的存在显示一个组织或一个部门的存在3会议是一种群体沟通的方式会议是一种群体沟通的方式第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 六、会议的目的六、会议的目的开展有效的沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题 资源共享开发创意激励士气巩固主管地位第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第一节第一节 会议工作概述会议工作概述情景案例情景案例（一）制定会议方案的一般原则（一）制定会议方案的一般原则 v减少会议次数原则减少会议次数原则 v严守时间原则严守时间原则v会议通知的明确性原则会议通

7、知的明确性原则 v缺席迟到的事前联络原则缺席迟到的事前联络原则 v效率性原则效率性原则 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定（二）（二）会议筹备方案的内容会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题确定会议的主题与议题 确定会议的名称确定会议的名称 确定会议的议程确定会议的议程 确定会议的时间和日期确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具确定会议所需设备和工具 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定v确定会议与会代表的组成

8、确定会议与会代表的组成v确定会议文件的范围，做好文件的印确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作制和发放工作 v确定会议经费预算确定会议经费预算 v确定会议住宿和餐饮安排确定会议住宿和餐饮安排 v确定会议的筹备机构确定会议的筹备机构 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定（三）会议筹备方案的作用（三）会议筹备方案的作用 v确保会议的周密安排确保会议的周密安排 v确保会议服务质量和沟通协调到位确保会议服务质量和沟通协调到位v确保领导的意图得以贯彻执行确保领导的意图得以贯彻执行 第四章第四章 会议管理工作会议

9、管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定（四）电话会议及视频会议的知识（四）电话会议及视频会议的知识 1、电话会议、电话会议v是利用程控电话的是利用程控电话的“会议电话会议电话”功能召集不同地点的人功能召集不同地点的人员举行会议。员举行会议。v适用于规模不大、办公地点集中的企业适用于规模不大、办公地点集中的企业2、视频会议、视频会议v利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。议方式。v布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等第四章第四章

10、 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定（五）会务机构分工的要求（五）会务机构分工的要求 1 1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。、根据会议的规模和类型组织人员队伍。2 2、会务机构要分工明确、责任到人。、会务机构要分工明确、责任到人。3 3、加强协调，定期沟通。、加强协调，定期沟通。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定可信公司技术训练专题研讨会筹备方案可信公司技术训练专题研讨会筹备方案会议筹备方案示例如下：会议筹备方案示例如下：第四

11、章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作一、会议筹备方案的拟定一、会议筹备方案的拟定 会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安排以附件的形式一起报送领导。排以附件的形式一起报送领导。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第

12、二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序组建会议组建会议筹备委员会筹备委员会分成筹分成筹备小组备小组形成筹形成筹备方案备方案领导审领导审核方案核方案1 1主题主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。2. 2. 议题议题 会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如干项的，如“双代会双代会”召开的议程中包括的内容。召开的议程中包括的内容。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二

13、节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（一）会议主题和议题（一）会议主题和议题1确定会议的时间确定会议的时间 2会议议程与会议日程会议议程与会议日程 会议议程：会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排是指会议在一定时间内的具体安排 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（二）会议时间的安排（二）会议时间的

14、安排安排会议议程和日程要注意的问题安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（二）会议时间的安排（二）会议时间的安排大中型会议的议程一般安排：大中型会议的议程一般安排：开幕式、上司和来宾致辞开幕式、上司和来宾致辞上司做报告上司做报告分组讨论

15、分组讨论大会发言大会发言参观或其他活动；参观或其他活动； 会议总结，宣读决议；会议总结，宣读决议； 闭幕式。闭幕式。 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（二）会议时间的安排（二）会议时间的安排会议议程示例会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在公司销售团队会议将在5月月25日星期一上日星期一上午午9：00在公司总部的三号会议室举行。在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。一、宣布议程。 二、说明有关人员缺席情况。二、说明有关人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议

16、的记录。三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。八、下季度销售目标。 会议日程表示例：会议日程表示例：日期日期时间时间内容安排内容安排地点地点参加人参加人负责人负责人备注备注2015年年6月月20日日8：00报到报到会议大厅会议大厅钟秘书钟秘书签到桌签到桌 纸纸 笔笔9：00-10：00总经理讲话总经理讲话小会议厅小会议厅全体代表全体代表投影

17、仪投影仪 录音录音 录像录像10：00-10：20休息休息10：20-11：50公司顾问讲话公司顾问讲话小会议厅小会议厅全体代表全体代表12：00午餐午餐天地宾馆天地宾馆全体代表全体代表高秘书高秘书自助餐自助餐14：00-15：30分组讨论分组讨论小会议厅小会议厅全体代表全体代表15：30-15：50休息休息15：50-17：30各组代表发言各组代表发言小会议厅小会议厅全体代表全体代表18：00-20：00聚餐聚餐天地宾馆天地宾馆全体代表全体代表赵秘书赵秘书20：00离会离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符会场的大小应与会议规模相

18、符 场地要有良好的设备配置场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理场地租借的费用必须合理 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（三）确定会议地点（三）确定会议地点（四）正确确定会人员范围（四）正确确定会人员范围 （五）准备会议文件资料（五）准备会议文件资料 为上司撰写会议文稿为上司撰写会议文稿 为上司准备材料为上司准备材料 组织好发言人的文稿组织好发言人的文稿 准备资料袋准

19、备资料袋 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（六）发送会议通知（六）发送会议通知 1、会议通知的作用、会议通知的作用 周知作用周知作用 提醒作用提醒作用 凭证作用凭证作用 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作2、会议通知的发送、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印

20、会议通知，以示正规和郑重日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份者事先了解的情况，应随信寄发一份第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地需要回复的会议可夹一张明信片，

21、上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路明到

22、达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存会议通知样本要作为档案保存第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作3、会议通知的内容、会议通知的内容要有具体的会议名称要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数有附加资料时，应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知示例 会议通知会议通知尊敬的客户：尊敬的客户： 为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于司产品和服务的意见，我公

23、司拟于2003年年8月月15日上午日上午9：00至下午至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。临。 附：会议日程及路线图附：会议日程及路线图回执回执 请于请于7月月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：，电话我公司参加此次会议，参加人数：我公司参加此次会议，参加人数：我公司不能参加此次会议。我公司不能参加此次会议。 姓名：姓名： 公司：公司：（七）布置会场（七）布置会场 1会场的整体格

24、局会场的整体格局 面门为上面门为上 居中为上居中为上 以远为上以远为上 前排为上前排为上 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序2 2主席台座次的安排主席台座次的安排 前排高于后排前排高于后排 中央高于两侧中央高于两侧 国内政务会议左高右低国内政务会议左高右低 国际会议右高左低国际会议右高左低 主持人：居中设座主持人：居中设座 自由择座自由择座 发言人：就座位置发言发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置国内会议主席团前面中间位置 国际会议前排右前方发言国际会议前排右前方发言 第四章第四章 会议管理工作会

25、议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作3 3会场的整体布局类型会场的整体布局类型大中型：方形大中型：方形 半圆形半圆形小小 型：圆形型：圆形 大小方形大小方形 环形环形 回字形回字形 马蹄形马蹄形 等等第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序会场类型会场类型与会者主席团方方 形形会场类型会场类型半圆形半圆形会场布置的各种会场布置的各种必要设施必要设施 1.1.横幅：一般悬横幅：一般悬

26、挂于来宾入口、挂于来宾入口、酒店大堂或是会酒店大堂或是会议主席台上方，议主席台上方，以作欢迎和明示以作欢迎和明示主题之用主题之用. .第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序2. 2. 指示牌：指示标志对指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个指示牌也要注意统一整个会议的标识；会议的标识；第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会

27、议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序3. 3. 桌牌：在签桌牌：在签到处和贵宾位置到处和贵宾位置设备桌牌非常重设备桌牌非常重要，使来宾能根要，使来宾能根据桌牌快速找到据桌牌快速找到自己的签到或接自己的签到或接待位置；待位置；第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序4. 4. 胸牌：设置统胸牌：设置统一的胸牌，可用一的胸牌，可用不同的颜色及文不同的颜色及文字区分会场人员字区分会场人员的身份，更加容的身份，更加容易识别和协调人易识别和协调人员员. .第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第

28、二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序5. 5. 签到处：供来宾签到处：供来宾签到或咨询以及办理签到或咨询以及办理手续的地方；手续的地方；6. 6. 签到处背景板：签到处背景板：在签到处的后方设置在签到处的后方设置签到处背景板，更能签到处背景板，更能体现会议的专业性；体现会议的专业性；第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序7. 7. 会场主背景会场主背景板板/ /背景墙：会背景墙：会议主席台后方通议主席台后方通常会搭建起一块常会搭建起一块主题背景，上有主题背景，上有会议主

29、题及主办会议主题及主办机构信息机构信息第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（八）准备会议所需物品、设备（八）准备会议所需物品、设备 （九）安排食宿（九）安排食宿 （十）大型会议的接（十）大型会议的接(送送)站、报到站、报到第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序（十一）大型会议的经费预算（十一）大型会议的经费预算 会议资料费会议资料费邮电通讯费用邮电通讯费用会议设备和用品费会议设备和用品费会议办公费会议办公费会议宣传交际费会议宣传交

30、际费会议住宿补贴费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议伙食补贴会议交通费会议交通费第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序1.会议的时间成本 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序 2.直接的会议成本 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序会议筹备工作程序3.效率损失成本 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作二、二、会议筹备工作程序

31、会议筹备工作程序（一）会务筹备情况检查的主要内容（一）会务筹备情况检查的主要内容 1 1、会议准备是否充分。、会议准备是否充分。 2 2、会议期间能否排除各种干扰。、会议期间能否排除各种干扰。 3 3、环境条件与用品准备。、环境条件与用品准备。 4 4、文件材料的准备情况、文件材料的准备情况 5 5、会场布置情况的检查、会场布置情况的检查 6 6、会议保卫工作的检查、会议保卫工作的检查第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、检查会务的筹备情况三、检查会务的筹备情况（二）会务筹备情况检查结果的形式（二）会务筹备情况检查结果的形式 1 1、书面形式、书面

32、形式 2 2、口头形式、口头形式 3 3、协调会形式、协调会形式第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、检查会务的筹备情况三、检查会务的筹备情况（三）会务筹备情况检查的方法（三）会务筹备情况检查的方法 1 1、听取会议筹备人员的汇报。、听取会议筹备人员的汇报。 2 2、会前现场检查。、会前现场检查。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、检查会务的筹备情况三、检查会务的筹备情况（四）会务筹备情况检查工作程序（四）会务筹备情况检查工作程序 1 1、开会检查的程序。、开会检查的程序。 会议筹备机构对会议的准备情

33、况进行自我检查，并以书面报告的形式报领导小组。 领导小组确定汇报会时间地点，发出协调会通知。 召开筹备检查协调会，解决相关问题。 汇报会后对检查中发现的问题予以催办。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、检查会务的筹备情况三、检查会务的筹备情况（四）会务筹备情况检查工作程序（四）会务筹备情况检查工作程序 2 2、现场检查的程序。、现场检查的程序。 先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门。 将现场检查的项目支撑检查单，以便记录和汇总。 对既定项目逐一现场核对，作出明确标注。 对未达到检查要求的项目提出整改意见。第四章第四章 会议

34、管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作三、检查会务的筹备情况三、检查会务的筹备情况（一）会议应急方案的内容（一）会议应急方案的内容 1 1、会议举行过程中可能出现的问题。、会议举行过程中可能出现的问题。 2 2、出现问题时负责解决的会议工作人员。、出现问题时负责解决的会议工作人员。 3 3、处理会议突发事件的方法。、处理会议突发事件的方法。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案1、会议举行过程中可能出现的问题。、会议举行过程中可能出现的问题。 人员问题。人员问题。 场地问题。场地问题。

35、 设备问题。设备问题。 资料问题。资料问题。 健康与安全问题。健康与安全问题。 行为问题。行为问题。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案2、出现问题时负责解决的会议工作人员。、出现问题时负责解决的会议工作人员。 在会议筹备方案中，需要明确各小组成员的职责，在会议筹备方案中，需要明确各小组成员的职责，同样的，在会议应急方案中，也应明确同样的，在会议应急方案中，也应明确在会议出现各在会议出现各种紧急和意外情况时种紧急和意外情况时，负责解决问题的工作人员，并，负责解决问题的工作人员，并在会前协调会中落实到人。在会

36、前协调会中落实到人。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案3、处理会议突发事件的方法。、处理会议突发事件的方法。 处理人员问题。处理人员问题。 处理场地问题。处理场地问题。 处理设备问题。处理设备问题。 处理资料问题。处理资料问题。 处理健康与安全问题。处理健康与安全问题。 处理行为问题。处理行为问题。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟

37、定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案预测情况预测情况准备应对准备应对备选方案备选方案讨论会议讨论会议紧急情况紧急情况确定会议确定会议应急方案应急方案（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方案的工作程序 1 1、预测情况。、预测情况。 会议应急方案的制定首先要根据会议的具体情况认真分析此次会议哪些地方容易出问题，并能够确切地知道筹备者可以采取哪些措施缓解问题和解决问题。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方

38、案的工作程序 2 2、准备应对备选方案。、准备应对备选方案。 提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等。并在会议的筹备阶段不断对各种突发状况进行复查和调整。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方案的工作程序 3 3、讨论会议紧急情况。、讨论会议紧急情况。 在会议正式召开前，要组织一次专题性的筹备检查会，重点讨论会议中可能出现的紧急情况和危机。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作

39、四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案（二）会议应急方案的工作程序（二）会议应急方案的工作程序 4 4、确定会议应急方案。、确定会议应急方案。 在应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会，大家把问题考虑的越全面，措施制定的越有创造性，会议的成功就越有保证。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第二节第二节 会议的准备工作会议的准备工作四、拟定会议的应急方案四、拟定会议的应急方案n经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？n会议中秘书人员还有哪些工作要做？n会议后还有哪些收尾工作？第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务一、会中的服务工作

40、一、会中的服务工作 （一）会场中的组织服务工作（一）会场中的组织服务工作 1 1、会前检查会场、会前检查会场 2 2、接站报到签到、接站报到签到 3 3、引导就座、引导就座 4 4、分发文件、分发文件 5 5、维持会场秩序、维持会场秩序 6 6、内外联系，传递信息、内外联系，传递信息 7 7、处理临时交办事项、处理临时交办事项 8 8、做好会议记录、做好会议记录 9 9、收集会议资料、收集会议资料 1010、编写会议简报、编写会议简报 1111、其他服务工作、其他服务工作 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问如：

41、桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。题及时解决。1 1、会前检查会场、会前检查会场n案例分析： 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书李萌负责安排接站报到工作，但因春节后客流较大，她又缺乏一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点，因而损害了企业的良好形象。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务2 2、接站报到签到、接站报到签到1）要有统一的指挥系统，掌握到会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，掌握到会人员的联络方式

42、。2）要备足够的车辆和接站人员。3）对自备交通工具的人员，要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图。4）在车站、机场设接待站。制作醒目的牌子，写上公司的名字。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务n会议报到的方式n参加会议人员报到时，秘书人员要做好下的工作：1）查验证件2）填登记表3）接收与会者带来的材料4）分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务2 2、接站报到签到、接站报到签到2 2、接站报到签到、接站报到签到 参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准确地统计到会人数，更好地安排会议

43、工作。 签到方法主要有以下几种： A A小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B B大中型会议一般采用证卡签到。 C C富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D D座次签到方法。 E E电子计算机签到。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务3 3、引导就座、引导就座 与会者第一次入场时，会议人员应做好必要的引导，以便与会人员找到座次。 日常的小型会议，与会人员一般都有自己的习惯座位，但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座。 有些会议在桌上摆置名签，并同时印制“座次表”发给与会人员。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中

44、服务3 3、引导就座、引导就座 小窍门 与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也可以划分会区。 大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷“座次表”，还可以设座位标志，摆放名签。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务4 4、分发文件、分发文件 一般在签到时发放会议文件。5 5、维持会场秩序、维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务案例一 会议要保密会议要保密某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发

45、现竞争对手某公司的职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不可小视。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务6 6、内外联系，传递信息、内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。7 7、处理临时交办事项、处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决。8 8、做好会议记录、做好会议记录 会议记录的

46、形式可以多样：速记、录音、录像。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务做好会议记录应注意的事项n了解公司的业务情况，掌握专业领域的基本术语。n记录原稿要统一编号，便于装订和复制。n会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求。n记录原件要由专人负责保管。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务会议记录示例：会议记录示例： 艺海股份有限公司董事会例会记录艺海股份有限公司董事会例会记录 (2012年年4月月14日日)宣布：2012年4月14日上午10：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀高科技大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，

47、有法定人数参加了会议，他们是：高杰(董事长)、刘明(副董事长)、白雪(秘书)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭利(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。记录：秘书白雪宣读了2012年3月10日会议的记录，并在宣读后获得通过。财务状况：财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示，2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。公司其他活动报告：主管公司企划部的副总经理郭利董事报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐

48、款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员新的事项： 安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭利董事的附议并获一致通过。休会： 已无其他问题，会议于上午11：50结束。 秘书(签名) 董事长(签名）9 9、收集会议资料、收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。1010、编写会议简报、编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。1111、其他服务工作、其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排、做好会

49、议记录、组织参观活动和娱乐活动等。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务（二）会议场外的服务工作（二）会议场外的服务工作 1 1、经费经费：会前做好经费预算，合理安排使用。提倡精打细算，节约开支；反对奢侈浪费，严防会议腐败。 2 2、食宿食宿：根据与会人数预定房间、安排食宿。 3 3、交通交通：保证会议用车、停车，合理分配车次。 4 4、活动活动：会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场所、人员都要细致落实。 5 5、医疗安保医疗安保：会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生。第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节

50、第三节 会中服务会中服务（三）监督会议经费的使用（三）监督会议经费的使用 1 1、会议经费的类型、会议经费的类型a.a. 与会人员交费与会人员交费b.b. 参展商交费参展商交费c.c. 联合主办者交费联合主办者交费d.d. 广告、赞助和捐助广告、赞助和捐助e.e. 公司分配公司分配f.f. 其他收入项目其他收入项目第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务（三）监督会议经费的使用（三）监督会议经费的使用 2 2、会议经费使用的主要方面、会议经费使用的主要方面a.a.文件资料费文件资料费 b.b.邮电通讯费用邮电通讯费用c.c.会议设备和用品费会议设备和用品费 d.d.

51、会议场所租用费会议场所租用费e.e.会议办公费会议办公费 f.f.会议宣传交际费会议宣传交际费g.g.会议住宿补贴费会议住宿补贴费 h.h.会议伙食补贴会议伙食补贴i.i.会议交通费会议交通费 j.j.其他开支其他开支第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第三节第三节 会中服务会中服务（三）监督会议经费的使用（三）监督会议经费的使用 3 3、会议经费使用的程序为：、会议经费使用的程序为： 申请经费申请经费 主管领导审批主管领导审批 财务部审批财务部审批 财务人员提取现金或填写支票财务人员提取现金或填写支票 经费支出经费支出 审核会议经费支出。审核会议经费支出。第四章第四章 会议管理工作会议管理

52、工作第三节第三节 会中服务会中服务第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第四节第四节 秘书在会议中的角色与责任秘书在会议中的角色与责任一、会前的准备一、会前的准备1、根据个人观点研究问题、根据个人观点研究问题2、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的、依据所提供的文件、资料，准备推断分析的论证材料。并提出意见或询问事项论证材料。并提出意见或询问事项3、准备在会间尽力发挥自己的角色、准备在会间尽力发挥自己的角色4、严格遵守开会时间，准时到会、严格遵守开会时间，准时到会第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第四节第四节 秘书在会议中的角色与责任秘书在会议中的角色与责任二、会议期间的角色方寸二、会议

53、期间的角色方寸 1 1、认真倾听他人的观点、认真倾听他人的观点尽量避免：尽量避免：1 1）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，）阻碍其他人员提出合理的建议，事事唱反调，自己又拿不出合理的论证自己又拿不出合理的论证2 2）在论证中喋喋不休，使他人无法插话）在论证中喋喋不休，使他人无法插话3 3）盲目认同他人观点）盲目认同他人观点第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第四节第四节 秘书在会议中的角色与责任秘书在会议中的角色与责任2、积极发表自己的见解、积极发表自己的见解1）发言力求简要明确，注意发言时机）发言力求简要明确，注意发言时机2）让自己的行为富有积极性、合理性和说服力）让自己的行为富有

54、积极性、合理性和说服力3）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不）发言要守时，动作、手势要充满自信，但不要固执己见要固执己见第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第四节第四节 秘书在会议中的角色与责任秘书在会议中的角色与责任3、关注正在讨论的事项、关注正在讨论的事项1）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛）讨论中要专心投入和他人保持和谐的交流气氛2）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯）不随便打断别人的发言，不随便插言，不侵犯其他与会者的权利其他与会者的权利3）不随便进进出出，影响他人的发言）不随便进进出出，影响他人的发言4）自己的论点会证明根据不足时，应当显示自己）自己的论点会证明根

55、据不足时，应当显示自己的风度，放弃己见的风度，放弃己见5）应服从多数人的决定）应服从多数人的决定第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第四节第四节 秘书在会议中的角色与责任秘书在会议中的角色与责任三、控制会场的气氛三、控制会场的气氛开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度开会时间准时，不能因为个别人对会议的冷漠态度或尚未到场而耽误大家的时间或尚未到场而耽误大家的时间当会议参加者进入会场时，要保证他们各有其座当会议参加者进入会场时，要保证他们各有其座会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目会议开始后，简明扼要地引出主题，说明讨论的目的，使每一个与会者都明白会议的目的的，使每一个与会者都明

56、白会议的目的鼓励每一个人发表自己的见解鼓励每一个人发表自己的见解在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题在一段时间里要集中讨论一个议题，避免跑题第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第五节第五节 会后的工作会后的工作一、合理安排与会人员返程一、合理安排与会人员返程 做好与会人员的返程工作，对贵宾要做好与会人员的返程工作，对贵宾要先送行。会期长的，在会前或会中秘书人先送行。会期长的，在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预订工作，对需要送员应做好车船机票的预订工作，对需要送行的要安排好交通工具。行的要安排好交通工具。二、提醒与会者及时做好各种物品的清退二、提醒与会者及时做好各种物品的清退 第四章第

57、四章 会议管理工作会议管理工作第五节第五节 会后的工作会后的工作三、清理会场和文件三、清理会场和文件 会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会会后秘书人员要组织人员清理会场，保持会场原貌场原貌, ,带回剩余材料、席签等。带回剩余材料、席签等。 四、整理会议材料，立卷归档四、整理会议材料，立卷归档 v会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。v会议参阅文件。会议参阅文件。v会议安排的发言稿。会议安排的发言稿。v会议上的讲话记录会议上的讲话记录 第四章第四章 会议管理工作会议管理工作第五节第五节 会后的工作会后的工作五、会议的总结五、会议的总结会议总结的要点会议总结的要点:1）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务）会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容，逐条对照检查书的内容，逐条对照检查2）总结要将客观标准和主观标准相结合）总结要将客观标准和主观标准相结合3）总结要以总结经验、激励下属为目的）总结要以总结经验、激励下属为目的起草会议纪要或总结报告起草会议纪要或总结报告第四章第四章