第8章报表的创建与应用

1、本章要点报表概述报表的创建报表的编辑报表的高级设计报表的预览和打印第8章 报表的创建与应用8.1.1 报表的类型根据报表中字段数据的显示位置，Access报表分为4种类型：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。8.1 报表概述Access 2010使用报表对象来实现数据打印功能，而且可以在报表中实现数据计算。建立报表和建立窗体的过程基本相同，只是窗体最终显示在屏幕上，而报表除了显示外，还可以打印出来。8.1.2 报表的视图Access 2010为报表操作提供了4种视图：“报表视图”、 “打印预览”、“布局视图”和“设计视图”。8.1.3 创建报表的方法选择数据源后，可以使用多种方法创建报

2、表，包括报表工具、报表向导以及空白报表等。报表工具是最快的报表创建方法，报表向导是最容易的报表创建方法。在“创建”选项卡中，可以看到“报表”命令组，在其中可以选择创建报表的各种命令按钮，如图所示。8.2 报表的创建8.2.1 使用自动方式创建报表自动方式创建报表是一种通过指定数据源(仅基于一个表或查询)，由系统自动生成包含数据源所有字段的报表的创建方法，是创建报表最快捷的方法，但它提供的对报表结构和外观的控制最少，因此报表形式简单。使用自动方式创建报表的方法是：先选中要作为报表数据源的表或查询，然后在“创建”选项卡的“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，系统自动生成纵栏式报表。例8-1 使用自

3、动方式创建“学生”报表。操作步骤：打开“教学管理”数据库，在导航窗格中，选中“学生”表。单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表”命令按钮，“学生”报表立即完成，并且切换到布局视图。以默认的“学生”报表名称保存该报表。8.2.2 使用手动方式创建报表使用手动方式创建报表，是指需要从表的字段列表中选择所需字段，然后将其添加到报表中。空报表不会自动添加任何控件，而是显示“字段列表”窗格，通过手动添加表中的字段来设计报表。例8-2 以“学生选课成绩”查询为数据源，使用“空报表”命令创建“学生选课成绩”报表。操作步骤如下：打开“教学管理”数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“

4、空报表”命令按钮，自动切换到布局视图。在报表“属性表”对话框设置“记录源”属性为“学生选课成绩”查询，再在“字段列表”窗格中依次将“学号”、“姓名”、“课程名称”、“成绩”字段添加到报表主体区，调整控件位置。以“学生选课成绩”为名保存报表。8.2.3 使用向导创建报表如果报表中的数据来自于多个表或查询，则可以使用向导，向导将引导用户完成创建报表的任务。通过向导还可以创建图表报表和标签报表。1使用报表向导创建报表打开报表向导的方式与自动方式相同，单击要作为报表数据基础的数据表，在“报表”命令组中单击“报表向导”命令按钮。使用报表向导创建报表，会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，

5、根据向导提示可以完成大部分报表设计的基本操作，因此加快了创建报表的过程。例8-3 以“教学管理”数据库中已存在的“学生选课成绩”查询为基础，利用“报表向导”创建“学生选课成绩报告单”报表。2使用标签向导创建标签在实际应用中，标签的应用范围十分广泛，它是一种特殊形式的报表。在Access 2010中，可以使用标签向导快速地制作标签。例8-4 制作学生信息标签，包括学号、姓名、籍贯、专业名称等信息。8.2.4 使用设计视图创建报表1报表的结构打开数据库，单击“创建”选项卡，再在“报表”命令组中单击“报表设计”命令按钮，可以打开报表设计视图窗口，如图所示。报表由5部分组成：报表页眉、页面页眉、主体、

6、页面页脚、报表页脚。报表设计视图中的每个部分称为一个节，每一节左边的小方块是相应的节选定器，报表左上角的小方块是报表选定器，双击相应的选定器可以打开“属性表”对话框设置相应节或报表的属性。2“报表设计工具”选项卡打开报表设计视图后，新增了“报表设计工具”选项，其中包括“设计”、“排列”、“格式”和“页面设置”4个选项卡，各个选项卡中包含许多报表设计命令。在“设计”选项卡“控件”命令组的“控件”命令按钮中，包含许多报表设计对象，如文本框、标签、复选框、选项组、列表框等，她们在报表设计过程中经常用到。“控件”是设计报表的重要工具，其的操作方法与窗体设计中采用的操作方法相同。例8-5 使用设计视图来

7、创建“学生选课成绩”报表。8.3 报表的编辑8.3.1 报表的修饰1添加徽标在报表中添加徽标的操作步骤是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉/页脚”命令组中单击“徽标”命令按钮，打开“插入图片”对话框。在“插入图片”对话框中，选择图片所在的目录及图片文件，单击“确定”按钮。2添加当前日期和时间在报表设计视图中给报表添加当前日期和时间的操作方法是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉/页脚”命令组中单击“日期和时间”命令按钮，在打开的“日期和时间”对话框中选择显示日期和时间及显示格式，最后单击“确定”按钮即可。此外，也可以在报表上添加一个文本框，

8、然后设置其“控件来源”属性为日期或时间的计算表达式，如“Date()”或“Time()”。此种方法也可显示日期或时间，该控件可安排在报表的任何节中。3添加分页符和页码要在报表中使用分页符来控制分页显示，其操作方法是：使用设计视图打开报表，单击“控件”命令组中的“插入分页符”命令按钮，再选择报表中需要设置分页符的位置，然后单击，分页符会以短虚线标记在报表的左边界上。在报表中添加页码的操作方法是：使用设计视图打开报表，在“报表设计工具/设计”选项卡的“页眉和页脚”命令组中单击“页码”命令按钮，然后在打开的“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。在Access 2010中，Pa

9、ge和Pages是两个内置变量，Page代表当前页号，Pages代表总页数。可以利用字符运算符“&”来构造一个字符表达式，将此表达式作为页面页脚节中一个文本框控件的“控件来源”属性值，这样就可以输出页码了。例如，用表达式“第 & page & 页”来打印页码，其页码形式为“第页”，而用表达式“第 & page & 页，共 & Pages & 页”来打印页码，其页码形式为“第页，共页”。4添加线条和矩形在报表上绘制线条的操作方法是：使用设计视图打开报表，单击“控件”命令组中的“直线”按钮，然后单击报表的任意处可以创建默认长度的线条，或通过单击并拖动的方式创建任意长度的线条。在报表上绘制矩形的操作

10、方法是：使用设计视图打开报表，单击“控件”命令组中的“矩形”命令按钮，然后单击报表的任意处可以创建默认大小的矩形，或通过拖动方式创建任意大小的矩形。8.3.2 报表的外观设计1使用报表主题格式设定报表外观Access 2010提供了许多主题格式，用户可以直接在报表上套用某个主题格式。例8-6 设定“学生”报表的主题格式。操作步骤如下：打开“教学管理”数据库，再打开需要使用主题格式的“学生”报表，并切换到设计视图。单击“报表设计工具/设计”选项卡，在“主题”命令组中单击“主题”命令按钮，在打开的主题格式列表中选择主题格式。完成后，报表的样式将应用到报表上，主要影响报表以及报表控件的字体、颜色以及

11、边框属性。设定主题格式之后，还可以继续在“属性表”对话框中修改报表的格式属性。2使用报表属性设定报表外观在报表的属性表中，可以修改报表的格式属性来设定报表的外观，比如报表大小、边框样式等。报表自身的一些控件，例如，关闭按钮、最大化按钮、最小化按钮、滚动条等，可以在属性表中设置是否显示。例8-7 为“学生”报表添加背景图片。打开“学生”报表，并切换到设计视图。打开“属性表”对话框，在所有对象列表中，选择“报表”，并在“属性表”中选择“格式”选项卡。单击“图片”属性框，在右边显示的省略号按钮上单击，会弹出“插入图片”对话框，在对话框中选择合适的图片，单击“确定”按钮，属性框中会显示图片名称，报表背

12、景将显示该图片。根据需要，还可以设置背景图片的其他属性，包括“图片类型”、“图片缩放模式”、“图片对齐方式”等属性。8.4 报表的高级设计8.4.1 报表统计计算1报表节中的统计计算规则在Access中，报表是按节来设计的，选择用来放置计算型控件的报表节是很重要的。对于使用Sum、Avg、Count、Min、Max等聚合函数的计算型控件，Access将根据控件所在的位置(选中的报表节)确定如何计算结果。具体规则如下。如果计算型控件放在报表页眉节或报表页脚节中，则计算结果是针对整个报表的。如果计算型控件放在组页眉节或组页脚节中，则计算结果是针对当前组的。聚合函数在页面页眉节和页面页脚节中无效。主

13、体节中的计算型控件对数据源中的每一行打印一次计算结果。2利用计算型控件进行统计运算在Access 2010中，利用计算型控件进行统计运算并输出结果有两种操作形式：针对一条记录的横向计算和针对多条记录的纵向计算。1)针对一条记录的横向计算对一条记录的若干字段求和或计算平均值时，可以在主体节内添加计算型控件，并设置计算型控件的“控件来源”属性为相应字段的运算表达式即可。2)针对多条记录的纵向计算多数情况下，报表统计计算是针对一组记录或所有记录来完成的。要对一组记录进行计算，可以在该组的组页眉或组页脚节中创建一个计算型控件。要对整个报表进行计算，可以在该报表的报表页眉节或报表页脚节中创建一个计算型控

14、件。这时往往要使用Access 2010提供的内置统计函数完成相应的计算操作。例8-8 创建“年龄”报表，显示姓名、出生日期和年龄等信息，最后显示全体学生的平均年龄。显然，年龄和平均年龄需要利用计算型控件进行计算。8.4.2 报表排序和分组1记录排序通常情况下，报表中的记录是按照数据输入的先后顺序排列显示的。如果需要按照某种指定的顺序排列记录数据，可以使用报表的排序功能。例8-9 将“学生选课成绩”报表按成绩从大到小顺序输出。2记录分组分组是指将某个或几个字段值相同的记录划分为一组，然后可以实现同组数据的统计和汇总。分组统计通常在报表设计视图的组页眉节和组页脚节中进行。例8-10 修改“年龄”

15、报表，显示男、女学生的平均年龄。此例显然是要对“性别”字段进行分组计算。各分组属性的含义如下。“有/无页眉节”属性、“有/无页脚节”属性：用于设定是否显示该组的组页眉和组页脚，以创建分组级别。设置汇总方式和类型：指定按哪个字段进行汇总以及如何对字段进行统计计算。指定在同一页中是打印组的全部内容，还是打印部分内容。这里设定“有页脚节”，并在“性别页脚”节中添加“性别”字段文本框，“平均年龄”标签以及求平均年龄的计算字段，同时删除原来“主体”节的内容，报表设置如图所示。8.4.3 创建子报表在创建子报表之前，首先要确保主报表数据源和子报表数据源之间已经建立了正确的关联，这样才能保证子报表中的记录与

16、主报表中的记录之间有正确的对应关系。1在已有报表中创建子报表在已经建好的报表中插入子报表，可以利用“子窗体/子报表”控件，然后按“子报表向导”的提示进行操作。例7-11 在“学生信息”主报表中增添“选课成绩信息”子报表。2将报表添加到其他报表中建立子报表在Access数据库中，可以先分别建好两个报表，然后将一个报表添加到另一个报表中。操作方法如下。在报表设计视图中，打开希望作为主报表的报表。确保已经选中“控件”命令组中的“使用控件向导”命令，将希望作为子报表的报表从导航窗格拖到主报表中需要添加子报表的节区，这样Access就会自动将子报表控件添加到主报表中。调整、预览并保存报表。8.5 报表的

17、预览和打印8.5.1 预览报表预览报表是指在屏幕上查看报表打印后的外观情况，预览报表的方法主要有以下几种：（1）选择“文件”“打印”“打印预览”命令。（2）在导航窗格中，双击要预览的报表，打开该报表的报表视图，单击“视图”命令组中的“视图”下拉按钮，从弹出的下拉菜单中选择“打印预览”命令。该方法也适用于从其他报表视图切换到打印预览视图。（3）右击导航窗格中的报表，在弹出的快捷菜单中选择“打印预览”命令。8.5.2 页面设置1“页面设置”对话框将报表切换到打印预览视图下，功能区中将出现“打印预览”选项卡，单击“页面布局”命令组中的“页面设置”命令按钮，在打开的“页面设置”对话框中进行设置，如图所示。2. 创建多列报表多列报表是指在报表的一个页面中打印两列或多列的报表，这类报表最常见的形式就是标签报表。也可以将一个设计好的普通报表设置成多列报表，具体操作方法如下。创建普通报表。在