第二章_企业行政事务

1、第二章第二章 企业行政事务企业行政事务第一节第一节 企业办公室工作企业办公室工作第二节第二节 企业对外关系管理企业对外关系管理第三节第三节 企业差旅管理企业差旅管理第四节第四节 企业会务管理企业会务管理 第一节第一节 企业办公室工作企业办公室工作 办公室是企业行政对内服务的窗口，对外联系的桥梁，接待工作必不可少，办公室工作主要包括：接待工作、文档管理、内务管理等。一、办公室接待工作一、办公室接待工作 （一）接待工作的原则P20 一般企业接待的原则 1、诚恳热情、讲究礼仪 2、细致周到、按章办事 3、勤俭节约 4、保守秘密一、办公室接待工作一、办公室接待工作 外事接待工作的基本原则P20 1、主

2、权高于一切原则 2、高度统一原则 3、平等相待原则 4、内外有别原则 5、接待得当原则老外天朝生存指南一、办公室接待工作一、办公室接待工作 （二）接待工作的内容 接待前的准备接待前的准备P21 1、邀请 2、拟定接待方案 3、接待活动预算 4、全面准备一、办公室接待工作一、办公室接待工作 到访接待到访接待P22 1、迎接 2、正式接待活动 3、妥当安排送行 来宾离开后的后续工作来宾离开后的后续工作 确认返回安全、邮寄传送资料、意见反馈等二、办公室文件管理 基本工作：收、发、管、用P24 工作重点工作重点：收文处理抓催办，发文处理抓把关，文件保管抓分类，文件利用抓方便。 总重点：文件利用二、办公

3、室文件管理P25 （一）收文处理 （三主优先原则；三种传阅方式） （二）发文处理 （三）文件保管 （四）文件利用 档案学 主干学科：图书馆、情报与档案管理。 主要课程：档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、电子档案管理学、档案文献编研学、档案法规学、文书学、科技文件管理学、秘书学、档案管理自动化、档案保护学、特种档案管理学、档案检索语言、信息网络管理学、专业英语、外国档案工作、中国档案史、办公自动化、缩微摄影复制技术等。三、办公室内务管理 （一）办公室制度管理P29 （二）办公室文化管理P29 （三）办公室人员管理P30 （1）心理激励措施 （2）观念教育措施改掉办公室的坏习惯第二节 企业对

4、外关系管理 企业对外关系管理是指企业在营运过程中，有意识、有计划地与社会各界进行信息双向交流及行为互动。 企业与顾客、社区、媒体、供应商、政府、竞争者、社会名流等的关系一、企业与政府关系管理P32 企业与政府关系：以企业作为行为主体，利用各种信息传播途径和手段与政府进行双向的信息交流，以取得政府的信任、支持和合作，从而为企业建立良好的外部环境，促进企业的生存和发展。 （一）企业与政府关系的重要性 （二）处理企业与政府关系的基本原则 （三）企业与政府关系管理的方法二、企业与社区关系管理P35 企业与社区关系管理 1、企业的发展离不开社区的服务支持 2、企业可以带动社区经济发展、促进社区居民就业。

5、 企业与社区关系管理的方法 1、参与社区公益事业建设 2、经济承担社区义务 3、加强与社区的沟通交流第三节 企业差旅管理 一、企业差旅管理的内容P37（一）交通工具的选择1、根据级别和距离选定交通工具2、保留票据（二）住宿酒店的选择1、根据级别选择酒店2、订房方式：网上预订；酒店预订中心；旅行社预订；面谈；机票打包 （三）差旅费用管理 员工自行垫付保留票据公司报销第三节 企业差旅管理 二、企业差旅管理的新趋势P42 （一）外包化的差旅管理 （二）信息化的差旅管理 （三）集中化的差旅管理第四节 企业会务管理外国开议会的情形外国开议会的情形中国会议情况中国会议情况第四节 企业会务管理 会前组织管理

6、 会间服务管理 会后事项管理会前组织管理 会议筹备方案应包括的内容： 1、会议的主题、会议的主题 2、会议名称、议程 3、会议时间、地点 4、会议用具（交通、音响、合影等） 5、会议文件 6、代表组成 7、经费预算 8、住宿餐饮安排 9、会务组会前组织管理 制定企业会议计划 制定企业会议预案 准备企业会议文件 发送企业会议通知 布置企业会议会场 排列企业会议座次排列企业会议座次 进行与会人员编组 制发会议名册证件 编制会议代表手册 进行会议前检查会议须知1、按时出席会议，遵守大会作息时间。2、不得无故缺席，因故离会，应向大会主持人请假。3、遵守大会纪律，保持会场秩序，凭参会证进入会场及就餐；会

7、议期间禁止接打电话，请将手机关闭或设为震动状态。4、会议统一安排的食宿和文体活动之外的各项费用自理（如长途电话费、洗衣费、娱乐费等）。5、宾馆总机为传真6、需要预订返程票者，请于7月13日报到后告知会务组。会务组成员及联系方式： 郅海涛15201363xxx赵妮娜13911100 xxx胡雅静15010713xxx杨大明13681122xxx地铁10号线世博园文化中心顶楼餐厅世博官网：WWW.EXPO2010.CN虹桥机场抵达酒店约15分钟，上海站抵达酒店约30分钟。上海市长宁区虹桥路1591号 案例 某公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书小张正一边在会议大厅做着最后的检查，一边等着嘉宾的到来。他发现主席台上的名签有问题，一位领导不能来，名签没有撤掉，而另一位嘉宾刚打电话通知要来，却没有准备名签。 这时，他的手机又响了，原来是接记者的车子在路上抛锚了。会务组人员来报告说，宣传材料印的不够。此时，嘉宾已经陆续到达。 思考：秘书小张组织会议时出现问题的原因是什么？如何解决？会间服务管理 会场签到 会场服务 会议记录 编写会议简报 进行会间调度 组织会议选举 安排会议期间生活会后事项管理 及时跟踪会议精神的贯彻传达情况 督查会议布置任务的完成情况 搜集员工在落实工作中的意见、建议和呼声知识回顾知识回顾第一节第一节 企业办公室工