C5 采购控制(ing)

1、第五章 采购与付款业务内部控制第一节第一节 岗位设立与工作职责岗位设立与工作职责第二节第二节 请购与审批控制请购与审批控制第三节第三节 采购与验收控制采购与验收控制第四节第四节 付款控制付款控制第五节第五节 监督与检查监督与检查思考题思考题问题：问题：采购业务有些什么内容和特点？采购业务有些什么内容和特点？ 1.买什么？想买啥就买啥？ 2.怎么买？自己买？统一买？ 3.买多少？随心所欲？ 4.谁负责买？单位给钱，自己买？统一采买？ 5.找谁买？找跟自己关系好的，拿回扣？ 6.怎么付款？打声招呼，直接打钱？ 7.谁领货？想领的，随便领？看着喜欢随便领？ 8.记账？买10个，记6个？（一）保证采购

2、与付款业务真实合理（一）保证采购与付款业务真实合理（多个）（多个）（二）保证采购实物资产安全完整（二）保证采购实物资产安全完整（资源）资源）（三）保证采购成本正确无误（三）保证采购成本正确无误（报告）（报告）（四）保证采购与付款业务合规合法（四）保证采购与付款业务合规合法（合规）（合规）（五）保证采购与付款业务会计核算资料准（五）保证采购与付款业务会计核算资料准 确真实可靠确真实可靠（报告）（报告）一、采购与付款业务的控制目标一、采购与付款业务的控制目标二、采购与付款业务的控制流程二、采购与付款业务的控制流程（一）购货业务（一）购货业务（二）付款业务（二）付款业务 1 1、实际支付负债；、实际

3、支付负债；2 2、记录货币资金支、记录货币资金支出出验收单验收单请购单请购单1请购商品请购商品订购单订购单3验收入库验收入库2采购采购4储存商品储存商品采购发票采购发票付款凭单付款凭单凭证账簿凭证账簿5编制付款凭单编制付款凭单（一）请购商品（一）请购商品 1 1、企业生产计划部门根据顾客订单或对销售预测、企业生产计划部门根据顾客订单或对销售预测和存货需求的分析来决定生产授权，签发预先和存货需求的分析来决定生产授权，签发预先连续编号的生产通知单和材料需求报告；连续编号的生产通知单和材料需求报告； 2 2、仓库根据材料需求和库存情况，填制请购单，、仓库根据材料需求和库存情况，填制请购单，报采购部门

4、；报采购部门； 3 3、每张请购单应经过对这类支出负预算责任的主每张请购单应经过对这类支出负预算责任的主管人员签字批准。管人员签字批准。（二）签订采购合同（二）签订采购合同 1 1、采购部门收到请购单后，对已批准的请购单确、采购部门收到请购单后，对已批准的请购单确定最佳供应来源，对于大额、重要采购项目，定最佳供应来源，对于大额、重要采购项目，应采用竞价方式来确定供应商；应采用竞价方式来确定供应商；2 2、采购部门与供应商签订采购合同。会计部门应、采购部门与供应商签订采购合同。会计部门应参与合同签订，并监督执行。采购合同应预先参与合同签订，并监督执行。采购合同应预先编号并经被授权的采购人员签名。

5、其正联送供编号并经被授权的采购人员签名。其正联送供应商，副联送至企业内部的验收部门、会计部应商，副联送至企业内部的验收部门、会计部门和编制请购单部门。门和编制请购单部门。（三）验收商品（三）验收商品1 1、 验收部门收到有效采购合同后，应对其供应商发运的验收部门收到有效采购合同后，应对其供应商发运的商品进行验收；商品进行验收；2 2、验收后，验收部门对已收货的每张、验收后，验收部门对已收货的每张订购单订购单（合同）编（合同）编制一式多联、预先连续编号的制一式多联、预先连续编号的验收单验收单作为验收和作为验收和检验商品的依据；检验商品的依据； 3 3、验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取

6、得、验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过经过 签字的收据，或要求其在验收签字的收据，或要求其在验收 单的副联上签单的副联上签收，以建立其对所采购的资产应负的收，以建立其对所采购的资产应负的保管责任保管责任，验，验收人员还应将其中一联验收单送交会计部门。收人员还应将其中一联验收单送交会计部门。（四）储存已验收的商品（四）储存已验收的商品 1 1、商品的保管与采购职责应分离，以减少未经授、商品的保管与采购职责应分离，以减少未经授权的采购和盗用商品的风险；权的采购和盗用商品的风险； 2 2、存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员、存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员进出。进出。（

7、五）编制付款凭单（五）编制付款凭单 记录采购交易前，会计部门的记录采购交易前，会计部门的应付账款管理人员应付账款管理人员应编制付款应编制付款凭单，编制时应检查：凭单，编制时应检查：（1 1）供应商发票供应商发票的内容与相关验收单、订购单的内容是否一致；的内容与相关验收单、订购单的内容是否一致；（2 2）供应商发票计算正确无误；）供应商发票计算正确无误；（3 3）编制有预先连续编号的付款凭单，并附上支持性凭据；）编制有预先连续编号的付款凭单，并附上支持性凭据；（4 4）检查付款凭单计算的正确性；）检查付款凭单计算的正确性；（5 5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称；）在付款凭单上填入应

8、借记的资产或费用账户名称；（6 6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款；）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款；（7 7）所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后，以待日后付款。付款。（六）偿付款项（六）偿付款项（参见货币资金内部控制设计）（参见货币资金内部控制设计） 支票结算时，编制和签署支票的有关控支票结算时，编制和签署支票的有关控制包括：制包括：（1 1）独立检查已签发的支票总额与所处理的该批付款凭单）独立检查已签发的支票总额与所处理的该批付款凭单的总额的一致性；的总额的一致性；（2 2）应由被授权的会计部门

9、的人员负责签署支票；）应由被授权的会计部门的人员负责签署支票；（3 3）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张经）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张经适当批准的未付款凭单，还应确定支票收款人姓名和适当批准的未付款凭单，还应确定支票收款人姓名和金额与凭单内容的一致性；金额与凭单内容的一致性；（4 4）支票一经签署就应在）支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上加盖戳记其凭单和支持性凭证上加盖戳记或打洞等方式将其注销，或打洞等方式将其注销，以免重复付款；以免重复付款；（后页续）（后页续）（5 5）支票签署人不应签发无记名甚至空白支票；）支票签署人不应签发无记名甚至空白支票；（6 6）

10、支票应预先连续编号，保证支出支票存根的）支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性；。完整性和作废支票处理的恰当性；。（7 7）应确保只有被授权人员才能接近未经使用的）应确保只有被授权人员才能接近未经使用的空白支票。空白支票。（七）记录现金、银行存款支出（七）记录现金、银行存款支出（参见货币资金内部（参见货币资金内部控制设计）控制设计） 对于支票付款，记录现金、银行存款支出的有关控制包括：对于支票付款，记录现金、银行存款支出的有关控制包括：（1 1）会计主管应）会计主管应独立检查独立检查记入银行存款日记账和应付账款记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与

11、支票汇总记录的一致明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的一致性；性；（2 2）通过）通过定期比较定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查的日期，独立检查入账的及时性入账的及时性。（3 3）独立编制银行存款余额调节表独立编制银行存款余额调节表。（一）岗位分工控制（一）岗位分工控制 （1 1）请购与审批）请购与审批 （2 2）询价与确定供应商）询价与确定供应商 （3 3）采购合同的订立与审批）采购合同的订立与审批 （4 4）采购、验收与相关会计记录）采购、验收与相关会计记录 （5 5）付款审批与付款执行。）付款审批与付款执行。（二）授权批准控

12、制（二）授权批准控制 审批人在授权范围内进行审批，经办人审批人在授权范围内进行审批，经办人根据审批意见办理采购与付款。根据审批意见办理采购与付款。三、采购与付款业务的内部控制设计三、采购与付款业务的内部控制设计关于货物验收制度货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的人货物的验收应由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担，其责任是检验收到的货物的数量和质量。员来承担，其责任是检验收到的货物的数量和质量。货物验收制度一般应包括以下内容：货物验收制度一般应包括以下内容：1.待收货待收货2.收货收货3.货物待验货物待验4.超交处理超交处理 5.短交处理短交处理6.急用品收货急用品收货7.货物验收规范

13、货物验收规范8.货物检验结果处理货物检验结果处理1). 合格品2). 不合格品9.退货作业退货作业（三）请购与审批控制（三）请购与审批控制 1 1、请购控制、请购控制 单位应设立请购制度，依据商品或劳单位应设立请购制度，依据商品或劳务类型，确定归档管理部门，授予相应的请务类型，确定归档管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。相应的请购程序。一个单位可以有若干不同的请购制度，并根据不同一个单位可以有若干不同的请购制度，并根据不同的请购内容采用相应的控制程序和控制制度。的请购内容采用相应的控制程序和控制制度。P1301.原材

14、料或零配件购进原材料或零配件购进2.临时性物品的购进临时性物品的购进3.经常性服务项目经常性服务项目4.特殊服务项目特殊服务项目5.资本支出和租赁合同资本支出和租赁合同 （1 1）主要物品或劳务的请购）主要物品或劳务的请购 生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单；请购单； 材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当录的库存数同生产部门需要的数量进行比较，当生产所需要的数量超过库存数时，就应签字同意生产所需要的数量超过库存数时，就应签字同意请购；请购；注

15、：注：从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，从事大批量生产且产品生产一直比较稳定的企业，材料保管部门也可以在库存材料达到再订点时直材料保管部门也可以在库存材料达到再订点时直接提出采购请求。接提出采购请求。 后页续后页续 请购单经材料部门主管签字后送交采购部门；请购单经材料部门主管签字后送交采购部门； 采购人员采购人员审查采购单上的请求是否合理，并根据市场行审查采购单上的请求是否合理，并根据市场行情进行采购情进行采购所需资金的估算所需资金的估算，签署同意采购的意见后交，签署同意采购的意见后交给负责资金预算的管理人员进行审批。给负责资金预算的管理人员进行审批。 预算管理人员预算管理人员认为该

16、请购符合经营目标并在指定的资金认为该请购符合经营目标并在指定的资金预算范围之内，签字后可交采购部门办理订货手续。预算范围之内，签字后可交采购部门办理订货手续。 采购部门应将采购部门应将处理过的请购单归档处理过的请购单归档管理管理 （2 2）临时性物品或劳务的请购）临时性物品或劳务的请购 由物品或劳务使用部门直接提出，请购由物品或劳务使用部门直接提出，请购单一般应对采购需要作出描述，解释其目的单一般应对采购需要作出描述，解释其目的和用途。和用途。（3 3）特殊服务项目的请购）特殊服务项目的请购（4 4）经常性服务项目）经常性服务项目（5 5）资本支出和租赁合同）资本支出和租赁合同应特别特权，只允

17、许指定人员提出请购应特别特权，只允许指定人员提出请购2 2、审批控制、审批控制 对采购应实行严格、规范的审批。对采购应实行严格、规范的审批。 对于超预算和预算外的采购项目，应明确审批权限。对于超预算和预算外的采购项目，应明确审批权限。在单位所有采购中，申请必须先由在单位所有采购中，申请必须先由领用部门主领用部门主管管签字批准。签字批准。采购部门应当负责检查采购部门应当负责检查采购申请书上采购申请书上的申请项目是否属于该主管职权范围内的，即该主的申请项目是否属于该主管职权范围内的，即该主管有权审核、批准的项目。管有权审核、批准的项目。超过限额的大宗采购超过限额的大宗采购，必须由单位管理层集体决，

18、必须由单位管理层集体决策、审批后，再交采购部门执行。策、审批后，再交采购部门执行。关于预算管理 1.预算管理及其重要意义预算管理及其重要意义预算管理是指单位内部通过编制预算、执行预算、分析预算差异和考核预算来管理单位的经济活动。实行预算管理，单位必须加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。2.编制采购预算编制采购预算编制采购预算是指根据单位目标确定采购预算项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将单位在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。确

19、定最适当的采购数量有以下方法：1). 经济订购法经济订购法2). 固定数量法固定数量法3). 批对批法批对批法4). 固定期间法固定期间法5). 物料需求计划法物料需求计划法3.采购预算的执行采购预算的执行4.采购预算差异的分析和调整采购预算差异的分析和调整5.采购预算资金控制采购预算资金控制（四）采购与验收控制（四）采购与验收控制 1 1、采购控制（、采购控制（5 5个方面）个方面）（1 1）采购数量控制）采购数量控制 对每一份请购单，采购部门首先应审查其请购数量对每一份请购单，采购部门首先应审查其请购数量是否在计划控制限额的范围内；是否在计划控制限额的范围内； 其次检查使用部门主管是否在请

20、购单上签字。其次检查使用部门主管是否在请购单上签字。注：注：对于大量采购的物品，必须进行成本分析，并指定对于大量采购的物品，必须进行成本分析，并指定专人对成本分析进行监督。专人对成本分析进行监督。（2 2）采购时间控制）采购时间控制 包括：包括：请购单的呈送审核、处理订单、供应厂商制造备请购单的呈送审核、处理订单、供应厂商制造备货、运输交货、验收入库等时间组成。货、运输交货、验收入库等时间组成。控制采购时间的目的：控制采购时间的目的：防止提前采购物品或劳务，从而导致物品积压，影响防止提前采购物品或劳务，从而导致物品积压，影响单位资金周转；单位资金周转；防止单位生产经营与业务活动因物品或劳务未及

21、时到防止单位生产经营与业务活动因物品或劳务未及时到达而达而“停工待料停工待料”，影响生产经营活动的正常进行。，影响生产经营活动的正常进行。 （3 3）采购方式确定）采购方式确定134134 1 1）一般物品或劳务采用）一般物品或劳务采用订单式或合同式订单式或合同式采购；采购； 2 2）小额、零星物品或劳务采用）小额、零星物品或劳务采用直接购买直接购买方式。方式。（4 4）供应商选择）供应商选择 根据供应商的信誉、供货能力等情况，采取由采购、根据供应商的信誉、供货能力等情况，采取由采购、使用等部门共同参与的比质比价的程序，并按规定使用等部门共同参与的比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应

22、商。的授权批准程序确定供应商。135135见后页见后页关于采购管理制度 供应商的选择供应商的选择 P134-1361). 供应商的开发供应商的开发2). 采购认证采购认证建立采购环境的过程，即经过买家认可的、信得过的采购资源，它由一些供应商构成。3). 供应商的衡量：产品好供应商的衡量：产品好（1）企业生产能力强。（2）企业技术水平高。（3）企业管理水平高。（4）企业服务水平高。（5 5）订单控制）订单控制 1 1）预先对每份订单进行连续编号；）预先对每份订单进行连续编号； 2 2）在购货订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单）在购货订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签

23、字，是否经采购部门负责人批是否得到授权人的签字，是否经采购部门负责人批准，以及是否有请购单作为支持凭证，以准，以及是否有请购单作为支持凭证，以确保购货确保购货订单的有效性；订单的有效性； 3 3）由）由专人复查专人复查购货订单的编制过程和内容；购货订单的编制过程和内容；4 4）购货订单应一式多联，一联交请购部门；一联交验收）购货订单应一式多联，一联交请购部门；一联交验收和仓储部门。和仓储部门。2.2.验收控制验收控制（1 1）审核凭证。）审核凭证。主要包括：主要包括：1 1）检查是否有订单副本；）检查是否有订单副本；2 2）检查收货凭证上注明的合同编号、物品数量与订单副本）检查收货凭证上注明的

24、合同编号、物品数量与订单副本的记录是否一致；的记录是否一致；3 3）确认入库物品的相关凭证，如发现问题，应及时与采购）确认入库物品的相关凭证，如发现问题，应及时与采购和生产部门联系，并采取相应措施。和生产部门联系，并采取相应措施。（2 2）检查数量）检查数量1 1）检查实际交货数量与交货通知单上的应交数量、订单副）检查实际交货数量与交货通知单上的应交数量、订单副本上的订货数量是否一致；本上的订货数量是否一致；2 2）检查实际交货数量是否能达到生产经营与业务活动计划）检查实际交货数量是否能达到生产经营与业务活动计划或预算规定的需要量。或预算规定的需要量。（3 3）检查质量）检查质量 1 1）验收

25、合格的物品予以入库；）验收合格的物品予以入库； 2 2）验收不合格的物品应及时通知供应商，办理退货或折）验收不合格的物品应及时通知供应商，办理退货或折让手续，并办理相应补订手续。让手续，并办理相应补订手续。（五）付款控制（五）付款控制（参见货币资金内控设计）（参见货币资金内控设计）（1 1）企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购）企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购合同约定的合同约定的付款条件付款条件以及采购发票、结算凭证、以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性真实性、完整性、合法性及合规性进

26、行严格审进行严格审核。核。财会部门应参与商定对供应商付款的条件；财会部门应参与商定对供应商付款的条件；P139-140 P139-140 （2 2）企业应当建立）企业应当建立预付款和定金的授权批预付款和定金的授权批准制度准制度，加强预付款和定金的管理。，加强预付款和定金的管理。P142P142 企业应当加强对企业应当加强对大额大额预付款的监控，预付款的监控，定期对其进行追踪核查定期对其进行追踪核查。对预付款的期限、。对预付款的期限、占用款项的合理性、不可收回的风险等进占用款项的合理性、不可收回的风险等进行综合判断；对有疑问的预付款及时采取行综合判断；对有疑问的预付款及时采取措施，尽量降低预付款

27、资金风险和形成损措施，尽量降低预付款资金风险和形成损失的可能性；失的可能性； （3 3）企业应加强应付款和应付票据的管）企业应加强应付款和应付票据的管 理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付账款；管理应付账款；141141（4 4）企业应建立退货管理制度，对退货条件、企业应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。确规定，及时收回退货货款。140 140 （5 5）企业应当定期与供应商核对应付账款、）企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款

28、等往来款项。如有不符，应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。应查明原因，及时处理。P142P142附：应付账款、应付票据和预付账款的内部会计控制（一）应付账款的内部会计控制（一）应付账款的内部会计控制1. 应付账款必须由专人管理2. 应付账款的确认和计量应真实、可靠3. 应付账款必须及时登记4. 及时冲抵预付账款5. 正确确认、计量和记录折扣与折让6. 应付账款的授权支付7. 应付账款的结转8. 应付账款的检查 五、应付账款、应付票据和预付账款的内部会计控制（二）应付票据的内部会计控制（二）应付票据的内部会计控制1. 票据的签发必须经两个或两个以上的人员的批准。2. 设

29、置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作。票据的登记人员不得兼管票据的签发。3. 专人管理空白、作废、已付讫退回的商业汇票。4. 设置独立于票据记录之外的人员负责应付票据的定期核对。5. 指定专人复核票据的利息核算。6. 应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。7. 应付票据要按照号码顺序保存。 一、单项选择题一、单项选择题1.1.单位对于重要的采购与付款业务，应当组织单位对于重要的采购与付款业务，应当组织 专家进行可行性论证，由（专家进行可行性论证，由（ ）审批。）审批。 A.A.董事长董事长 B.B.总经理总经理 C.C.企业领导集体决策企业领导集体决策 D.D.负责采购的副总经

30、理负责采购的副总经理2.2.整个采购的关键控制环节是（整个采购的关键控制环节是（ ） A.A.采购预算采购预算 B.B.采购作业采购作业 C.C.采购验收采购验收 D.D.采购付款及记录采购付款及记录习题习题3.3.企业所有采购申请书必须先由（）签名批准企业所有采购申请书必须先由（）签名批准 A.A.董事长董事长 B.B.总经理总经理 C.C.负责采购的副总经理负责采购的副总经理 D D部门主管部门主管4. 4. 企业财会部门对有验收报告而未有发票的企业财会部门对有验收报告而未有发票的 采购项目，应（采购项目，应（ ）。）。 A.A.暂不入账暂不入账 B.B.付款时入账付款时入账 C.C.暂估入