As-is process_0421 byalex 监办

1、国泰君安监事会办公室及纪检监察业务国泰君安监事会办公室及纪检监察业务 流程改进建议概述流程改进建议概述 编号：编号：GTJAGTJASOSO当前，国泰君安监事会办公室是公司监事会的日常办事机构，负责处理监事会的日常事务，在监事会的领导下，根据监事会的指示和要求开展工作。监事会办公室向监事会负责，并向其报告工作。 目前监事会办公室日常的主要职责是与董事会、总裁办、党委沟通协调，同时还根据监事会年度工作计划的安排，组织开展调研工作。国泰君安监事会办公室现有业务流程2份，分别是召开监事会会议流程和监事会调研工作流程。覆盖了其日常的主要工作。基于对现有流程的分析以及与先进的监事会工作的比较，现给出对于

2、现有流程的分析以及主要改进建议如下：1. 1.对监事会办公室的流程建议是建立在未来公司组织架构的基础上的。对监事会办公室的流程建议是建立在未来公司组织架构的基础上的。监事会办公室作为监事会的常设机构，将致力于保证监事在行使监督职能时的有效性和独立性。2. 2.建立公司内部信息的系统收集机制。建立公司内部信息的系统收集机制。为了保证监事能够有效运用监督权力，监事会办公室将为监事提供尽可能完整的信息输入，帮助他们做出决策。稽核审计总部提交给审计委员会的所有工作报告、风险管理部提交给风险管理委员会的所有工作报告、财务总部的月度核算报表和季度管理报告应当抄送监事会办公室。风险管理委员会、内部审计委员会

3、、以及总裁办公会在召开会议前，必须向监事会办公室邀请监事列席会议，并告知主要议题，监事可以根据议题决定列席、授权监事会办公室人员列席或不列席会议。会议纪要以及会议后的决策应当抄送监事会办公室。3. 3.建立公司外部信息的系统收集机制。为了进一步完善公司的法人治理结构，公司建立公司外部信息的系统收集机制。为了进一步完善公司的法人治理结构，公司监事会的工作水平，监事会的工作水平，监事会办公室应该定期和各股东单位、各个政府相关部门联系，定期与证券业、金融业以及上市公司监事会交流，将收集到的信息组织成正式材料，递交给各位监事。4. 4.调研工作应当直接面对备调研部门或者配合部门进行。公司的任何部门有责

4、任配调研工作应当直接面对备调研部门或者配合部门进行。公司的任何部门有责任配合监事的调研工作，部门人员对调研工作配合的好坏将影响其个人的绩效考核。合监事的调研工作，部门人员对调研工作配合的好坏将影响其个人的绩效考核。主要参与调研的监事负责调研报告的撰写和定稿。调研报告应当以事实为依据，主要参与调研的监事负责调研报告的撰写和定稿。调研报告应当以事实为依据，在最终调研报告中，应当注明，配合调研的部门基于何种事实而持有何种不同观点（如有）。如在调研工作中，发现重大问题嫌疑，应当指派某位监事在稽核审计总部的配合下开展深入调查。5. 5.由于纪检监察业务不在本项目范围内，在此不做详细阐述。由于纪检监察业务

5、不在本项目范围内，在此不做详细阐述。序号序号流程编号流程编号流程名称流程名称1GTJASO01召开监事会会议流程2GTJASO02监事会调研工作流程3GTJASO03违规违纪行为处理流程（不在项目范围内）4GTJASO04信访处理流程（不在项目范围内）5GTJASO05员工申诉流程（不在项目范围内）国泰君安国泰君安监事会办公室及纪检监察业务监事会办公室及纪检监察业务 流程清单流程清单 编号：编号：GTJAGTJASOSO 草拟会议文件，作有关准备监事会主席及其他领导审阅修改文件定初稿有关会议文件初稿征求监事意见修改定稿有关会议文件定稿会议通知监事反馈参会意见符合规定条件召开会议，审议有关文件审

6、议修改后的文件提交股东大会审议存档结束会议决议是否国泰君安监事会管理业务国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程召开监事会会议流程 编号：编号：GTJAGTJASOSO0101监事会办公室监事会办公室公司领导公司领导监事监事监事会议事规则2134序号序号业务流程现状业务流程现状流程改进建议流程改进建议1监事会议事规则规定监事会每半年召开一次，也可以半数监事要求开会的情况下，召开会议。监事会应当充分发挥监督机制，除了按常规每半年召开一次监事会会议外，监事可以充分利用法律赋予的权力，在必要的时候，提议召开监事会。为了保证监事能够有效运用权力，监事会办公室将为监事提供尽可能完整的信息输入。稽核审计

7、总部提交给审计委员会的所有工作报告、风险管理部提交给风险管理委员会的所有工作报告、财务总部的月度核算报表和季度管理报告应当抄送监事会办公室。风险管理委员会、内部审计委员会、以及总裁办公会在召开会议前，必须向监事会办公室邀请监事列席会议，并告知主要议题，监事可以根据议题决定列席、授权监事会办公室人员列席或不列席会议。会议纪要以及会议后的决策应当抄送监事会办公室。监事会办公室还应该定期和各股东单位、各个政府相关部门保持联系，定期与证券业、金融业以及上市公司监事会交流，将收集到的信息组织成正式材料，递交给各位监事。监事必须经常性的审阅监事会办公室准备的内外部材料，履行监督职能。2告知董事长、总裁等公

8、司治理层和管理层领导，由于股东大会、董事会和监事会同时召开，这样便于协调。不必强求股东大会、董事会和监事会同时召开，监事会应该独立决定在需要的时候召开监事会会议，召开时，可以通知董事会、总裁等，邀请列席。3不符合条件就结束流程。如果不符合召开监事会会议的条件，监事会办公室应当和监事继续沟通，确定召开时间。国泰君安监事会管理业务国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程（续）召开监事会会议流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0101序号序号业务流程现状业务流程现状流程改进建议流程改进建议4召开监事会会议，审阅有关文件。在会议召开时，邀请与监事会工作密切相关的部门人员参加，澄清可能遇到

9、的问题。如风险管理部、稽核审计总部、财务总部人员。国泰君安监事会管理业务国泰君安监事会管理业务 召开监事会会议流程（续）召开监事会会议流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0101调研方案签报公司领导修改方案并发出通知调研通知监事反馈修改意见和参加调研意向完善实施方案通知有关方面正式通知参与调研活动联系配合事项汇报材料正式开展调研调研报告初稿修改报告初稿公司分管领导审阅定报告初稿征求修改意见征求修改意见调研报告定稿归档督办、落实正副董事长、总裁等领导参阅监督检查参阅并落实建议意见监事会办公室监事会办公室公司领导公司领导监事监事内部配合单位内部配合单位12国泰君安监事会管理业务国泰君安

10、监事会管理业务 监事会调研工作流程监事会调研工作流程 编号：编号：GTJAGTJASOSO02023345序号序号业务流程现状业务流程现状流程改进建议流程改进建议1需要分管领导进行协调，通知被调研部门配合工作。在制定年度工作计划时，监事会办公室应通知被调研部门，告诉他们今年要开展调研工作，请他们在自己的工作计划中，对配合调研工作进行适当的考虑。这样，配合调研的部门可以做更充分的准备。如果配合调研的部门需要得到主管领导的帮助或支持，应该由这些配合部门与自己的主管领导沟通。2递送给配合调研部门的公司分管领导参阅。这一步可以省略，因为最终调研报告将提交给各位领导参阅。配合调研部门应该在和自己的分管领

11、导取得充分沟通后，形成一致的意见给监事会调研组。3参与调研的监事以及配合调研的部门分别提出各自的意见和支持材料。如果配合调研的部门与参与调研的监事意见不统一，配合调研部门的意见不应该影响监事作出独立判断，监事调研的依据是客观事实，而不是他人的意见。监事在最终调研报告中，应当注明，配合调研的部门基于何种事实而持有何种观点。4监事会办公室定稿。调研报告应由主要参与调研的监事独立定稿。5监事执行监督职能。对于调研报告中，发现重大问题嫌疑的，监事会应当指定一位监事通过稽核审计总部进行密切监控。监事会办公室的调研分析应该不仅仅局限于公司内部。应该在充分关注行业动态、法律动态（主要是公司法和证券法）、政策

12、动态的基础上，对法人治理结构进行研究，协助公司完善法人治理结构。监事会主席兼任纪委副书记，纪委副书记向党委书记（兼任公司副董事长）和党委副书记（兼任公司总裁）汇报。因此监事会工作的独立性难以保证。国泰君安监事会管理业务国泰君安监事会管理业务 监事会调研工作流程（续）监事会调研工作流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0202纪办纪办/ /监察室监察室经办人员经办人员受理参照信访处理程序（类似）立案审批报告审核，是否同意否，修改是立案案件登记表根据案件情况由相关部门调查本部门调查其他部门调查情况错误事实确认书调查报告公司分管领导公司分管领导被调查人被调查人其他调查部门其他调查部门审核，

13、是否同意否撤案，如有必要可向被调查人所在单位说明情况移送审理存档A是纪办纪办/ /监察室监察室主任主任审核，是否立案是存档否否，修改审核，是否同意是是否需适当处理适当处理是否B国泰君安纪检监察管理业务国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程违规违纪行为处理流程 编号：编号：GTJAGTJASOSO030311332A审理报告否，修改是处理决定送达回证结案报告完成立案案件登记表存档审核，是否给予处理否存档审核，是否同意审核，是否同意否，修改是B是否需适当处理适当处理是否存档签收送达回证是纪办纪办/ /监察室监察室经办人员经办人员公司分管领导公司分管领导被调查人被调查人其他调查部门其他调查部

14、门纪办纪办/ /监察室主监察室主任任244国泰君安纪检监察管理业务国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程（续）违规违纪行为处理流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0303序号序号业务流程现状业务流程现状流程改进建议流程改进建议1由“纪办/监察室主任”和“公司分管领导”分别根据自己的工作经验进行判断。根据公司组织结构扁平化原则，这两个审核步骤可以合并，以提高工作效率。这两个审核步骤可以与“信访处理流程”中“初核/初审报告”的审核合并，以提高工作效率。过分依赖工作经验，会受到个人感情因素的影响。2由纪办/监察室主任根据自己的工作经验决定是否对被调查人开展一定的教育工作（党内座谈

15、，个人谈话，批评教育等 ） 。工作上的问题，应该由被反映人的直接领导进行教育。其他问题，企业没有必要过分追究。3二级审核都是依据国泰君安员工违规违纪处理办法（试行） 进行。根据公司组织结构扁平化原则，这两个审核步骤可以合并，以提高工作效率。4参照国家规定，审理和调查由不同的人进行，以确保工作的谨慎态度。对审理工作的审核，参照的也是国泰君安员工违规违纪处理办法（试行） 由同样的人员根据同样的标准对“调查”和“审理”工作进行核查，这样，“审理”工作极有可能流于形式，因为推翻“调查”就意味着推翻自己的上一次审核。根据公司组织结构扁平化原则，这两个审核步骤可以合并，以提高工作效率。国泰君安纪检监察管理

16、业务国泰君安纪检监察管理业务 违规违纪行为处理流程（续）违规违纪行为处理流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0303收到来信填写信访处理单审核，是否同意否，修改是是根据来信内容转相关部门初核/初审否信访监督反馈本部门初核/初审情况其他部门初核/初审情况初核/初审报告初核/初审违规违纪行为线索登记表审核，是否立案是参加违规违纪处理程序否是审核，是否进行初核/初审审核，是否同意是否，修改是否需信访监督是否需反馈上级部门或来信人情况反馈是存档否否纪办纪办/ /监察室信监察室信访工作人员访工作人员其他进行初核其他进行初核/ /初审的部门初审的部门纪办纪办/ /监察室主任监察室主任公司分管领

17、导公司分管领导被反映人被反映人国泰君安纪检监察管理业务国泰君安纪检监察管理业务 信访处理流程信访处理流程 编号：编号：GTJAGTJASOSO04041122序号序号业务流程现状业务流程现状流程改进建议流程改进建议1由“纪办/监察室主任”和“公司分管领导”分别根据自己的工作经验进行判断。根据公司组织结构扁平化原则，这两个审核步骤可以合并，以提高工作效率。过分依赖工作经验，会受到个人感情因素的影响。2由“纪办/监察室主任”和“公司分管领导”分别根据自己的工作经验并同时参照国泰君安员工违规违纪处理办法（试行） 进行判断。 根据公司组织结构扁平化原则，这两个审核步骤可以合并，以提高工作效率。过分依赖工作经验，会受到个人感情因素的影响。这两个审核步骤可以与“信访处理流程”中“初核/初审报告”的审核合并，以提高工作效率。国泰君安纪检监察管理业务国泰君安纪检监察管理业务 信访处理流程（续）信访处理流程（续） 编号：编号：GTJAGTJASOSO0404申诉人申诉人纪办纪办/ /监察室经监察室经办人员办人员纪办纪办/ /监察室主监察室主任任公司分管领导公司分管领导申诉书复审、复核复审、复核报告审核，是否同意审核，是否同意否，修改否，修改是是复审、复核决定书送达回证复审、复核案件登记表签收送达回证审核，是否同意否，修改存档