第二章数据表

1、数据库编程基础数据库编程基础主编主编: :李京文李京文 第第2 2章章 数据库和表数据库和表n21 引例引例n22 设计设计Access数据库与表数据库与表n23 建立建立Access数据库数据库n24 创建表创建表n25 修改表结构修改表结构n26 表中数据的操作表中数据的操作n27 建立表之间的关系建立表之间的关系n28 表与外部数据交换表与外部数据交换n29 小结小结nAccess是功能强大的关系数据库管理系统，可以是功能强大的关系数据库管理系统，可以组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息。数组织、存储并管理任何类型和任意数量的信息。数据表是据表是Access数据库的基础，是数据库的基

2、础，是Access数据库用数据库用来存储原始数据的场所。本章将详细介绍来存储原始数据的场所。本章将详细介绍Access数据库和表的结构和基本操作，包括数据库的创建、数据库和表的结构和基本操作，包括数据库的创建、表的建立、表的编辑、表间关系的创建以及表与外表的建立、表的编辑、表间关系的创建以及表与外部数据进行交换的方法等等内容。部数据进行交换的方法等等内容。2.1 引例n用户可以利用不同的方法创建数据库，并用不同的用户可以利用不同的方法创建数据库，并用不同的方法在数据库中创建数据表对象，然后进行数据的方法在数据库中创建数据表对象，然后进行数据的输入、编辑等。图输入、编辑等。图2-1是学生管理系统

3、数据库中的是学生管理系统数据库中的一个数据表：学生档案表。一个数据表：学生档案表。 n要创建这个数据表，需要做到：要创建这个数据表，需要做到：首先首先，创建学生管，创建学生管理系统数据库；理系统数据库；其次其次，创建学生档案表（包括表结，创建学生档案表（包括表结构设计修改等）；再次，编辑此数据表（包括字段构设计修改等）；再次，编辑此数据表（包括字段属性等设置）；属性等设置）；最后最后，输入数据记录并对其进行编，输入数据记录并对其进行编辑。通过本章的学习，读者就能完成此例。辑。通过本章的学习，读者就能完成此例。图2-1 学生档案表浏览窗口2.2设计Access数据库与表n在在Access中，数据

4、库的设计非常重要。设计一个中，数据库的设计非常重要。设计一个合理的数据库，最主要的是设计一个合理的数据合理的数据库，最主要的是设计一个合理的数据库基础数据源，它是创建一个能够高效、准确和库基础数据源，它是创建一个能够高效、准确和便捷地完成数据库具有的所有功能的基础。便捷地完成数据库具有的所有功能的基础。n大型数据库的设计是一项庞大的系统工程，属于大型数据库的设计是一项庞大的系统工程，属于软件工程范畴，涉及多个环节。数据库设计的主软件工程范畴，涉及多个环节。数据库设计的主要步骤包括需求分析、设计表、确定主键、确定要步骤包括需求分析、设计表、确定主键、确定表的联系和优化设计等。表的联系和优化设计等

5、。2.2.1需求分析n设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的以及如何使用。设计数据库的第一个步骤是确定数据库的目的以及如何使用。用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需用户需要明确希望从数据库得到什么信息，由此可以确定需要什么表和字段。需求分析的目标是获得用户对计划建立的要什么表和字段。需求分析的目标是获得用户对计划建立的数据库的信息需求的全面描述。数据库的信息需求的全面描述。n本书以学生管理系统为例介绍数据库的设计和使用方法。本书以学生管理系统为例介绍数据库的设计和使用方法。n通过与使用数据库的人员的交流，集体讨论需要数据库解决通过与使用数据库的人员的交流，集体讨论需要数据库解

6、决的问题，并参考其它设计的比较好的且与要设计的数据库相的问题，并参考其它设计的比较好的且与要设计的数据库相似的数据库，最后提出了建立学生管理系统的目的，是为了似的数据库，最后提出了建立学生管理系统的目的，是为了了解每个学生的基本情况、在校信息、课程情况及所选课的了解每个学生的基本情况、在校信息、课程情况及所选课的成绩情况。成绩情况。222设计表表是数据库的重要组成部分。在表是数据库的重要组成部分。在Access中数据库中，表是所有数据库对象中数据库中，表是所有数据库对象的基础。表的设计质量直接影响数据库系统的性能。所以说设计表，的基础。表的设计质量直接影响数据库系统的性能。所以说设计表，是数据

7、库设计过程中最重要的步骤。是数据库设计过程中最重要的步骤。设计表设计表表设计的主要任务是确定数据库中应该包含哪些表，每个表的名称及其所包表设计的主要任务是确定数据库中应该包含哪些表，每个表的名称及其所包含数据项。含数据项。通过对学生管理系统数据库的分析，可以知道学生和课程之间是多对多的关通过对学生管理系统数据库的分析，可以知道学生和课程之间是多对多的关系，因为一个学生可以选多门课程，而同一个课程也可以被多个学生系，因为一个学生可以选多门课程，而同一个课程也可以被多个学生选。而选。而Access中，通常处理数据表间多对多的关系，是把多对多的中，通常处理数据表间多对多的关系，是把多对多的关系分解成

8、两个一对多的关系。所以，决定设计关系分解成两个一对多的关系。所以，决定设计4个表：个表：学生档案表学生档案表（用来描述学生的基本情况）、（用来描述学生的基本情况）、学生在校基本表学生在校基本表（用来描述学生的学（用来描述学生的学校基本信息）、校基本信息）、课程名称表课程名称表（用来描述课程的基本信息）、（用来描述课程的基本信息）、成绩表成绩表（用来描述学生所选课的成绩情况）。（用来描述学生所选课的成绩情况）。定义表的结构定义表的结构n定义每个表的结构，即确定每个表中的字段以及表中各个字段的属定义每个表的结构，即确定每个表中的字段以及表中各个字段的属性。通过分析讨论，确定了这性。通过分析讨论，确

9、定了这4个表的结构，如图个表的结构，如图2-2所示。所示。 图图2-2 学生档案表、学生在校基本表、课程表名称表、成绩表的表结构学生档案表、学生在校基本表、课程表名称表、成绩表的表结构n字段名称应遵循如下命名规则：字段名称应遵循如下命名规则：n字段名称的长度最多可达字段名称的长度最多可达64个字符。个字符。n字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。n不能将空格作为字段名称的第一个字符。不能将空格作为字段名称的第一个字符。n字段名称不能包含句号字段名称不能包含句号(。)、惊叹号、惊叹号(！)、方括号、方括号()和和重音符号重音符号()。

10、n不能使用控制字符不能使用控制字符(ASC值从值从0至至31的控制字符的控制字符)。2.2.3确定主键n在表中能够唯一确定每个记录的一个字段或一个字在表中能够唯一确定每个记录的一个字段或一个字段集被称为主键，又称为主关键字。一个表有了主段集被称为主键，又称为主关键字。一个表有了主键，便使得表可以与其他表之间创建联系。键，便使得表可以与其他表之间创建联系。n例如学生档案表中的例如学生档案表中的“学号学号”能唯一的识别每一个能唯一的识别每一个学生，学生，“学号学号”作为学生档案表的主键；学生在校作为学生档案表的主键；学生在校基本表中基本表中“学号学号”为主键；为主键；“课程号课程号”作为课程名作为

11、课程名称表的主键；称表的主键；“学号学号”+“课程号课程号”是成绩表的主是成绩表的主键。键。224 确定表的联系n在多个主题的数据表间建立数据表间的关联，能够使数据库在多个主题的数据表间建立数据表间的关联，能够使数据库中的数据得到充分的利用。同时对于复杂的问题，可先分解中的数据得到充分的利用。同时对于复杂的问题，可先分解为简单的问题再组合，会使解决问题的过程变得容易。为简单的问题再组合，会使解决问题的过程变得容易。在学生管理系统数据库中的在学生管理系统数据库中的4个表中，学生档案表与学生在校个表中，学生档案表与学生在校基本表之间是基本表之间是“一对一一对一”关系，通过学号建立关联；学生档关系，

12、通过学号建立关联；学生档案表与成绩表之间是案表与成绩表之间是“一对多一对多”关系，通过学号建立关联；关系，通过学号建立关联；课程名称表与成绩表之间是课程名称表与成绩表之间是“一对多一对多”关系，是通过关系，是通过“课程课程号号”建立关联。建立关联。2.2.5 优化设计n在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该在设计完需要的表、字段和关系后，就应该检查该设计并找出任何可能存在的不足。及时发现设计中设计并找出任何可能存在的不足。及时发现设计中的错误，重新调整数据库设计，以降低开发的成本。的错误，重新调整数据库设计，以降低开发的成本。 2.3 建立Access数据库n创建创建Access数据库，

13、可以使用数据库，可以使用“创建空数据库创建空数据库”和和“数据库向导数据库向导”两种方法。两种方法。n231 使用向导使用向导n打开打开“开始开始”菜单，启动菜单，启动Access，打开启动对话框，打开启动对话框， n在启动对话框窗口中，单击在启动对话框窗口中，单击“新建文件新建文件”选项，进入选项，进入“新建文件新建文件”窗口，窗口， n在在“新建文件新建文件”窗口，选择窗口，选择“本机上模板本机上模板”选项，进选项，进入入“新建新建”窗口，窗口， n232 创建空数据库n创建空数据库有两种方法：直接创建空数据库和利创建空数据库有两种方法：直接创建空数据库和利用菜单创建空数据库。用菜单创建空

14、数据库。直接创建空数据库直接创建空数据库n操作步骤如下：操作步骤如下：n打开打开“开始开始”菜单，启动菜单，启动Access，打开启动对话框窗口。在启，打开启动对话框窗口。在启动对话框窗口中，单击动对话框窗口中，单击“新建文件新建文件”选项，进入选项，进入“新建文新建文件件”窗口。窗口。n在在“新建文件新建文件”窗口，单击窗口，单击“空数据库空数据库”单选项，进入单选项，进入“文件新建数据库文件新建数据库”窗口。窗口。n在在“文件新建数据库文件新建数据库”窗口中窗口中“保存位置保存位置”的下拉框中，选择的下拉框中，选择空数据库文件的保存位置，输入空数据库文件的名字（学生数空数据库文件的保存位置

15、，输入空数据库文件的名字（学生数据库），再单击据库），再单击“创建创建”按钮，进入按钮，进入“数据库数据库”窗口，如图窗口，如图2-14所示。所示。n在在“数据库数据库”窗口，单击窗口，单击“关闭关闭”按钮或选择按钮或选择“文件文件”菜单的菜单的“退出退出”选项，结束空数据库的创建工作。选项，结束空数据库的创建工作。利用菜单创建空数据库利用菜单创建空数据库n例例2.1 利用菜单创建空数据库利用菜单创建空数据库“学生管理系统学生管理系统.mdb”n在在Access主菜单下，打开主菜单下，打开“文件文件”菜单，选择菜单，选择“新建新建”选项，选项，进入进入“新建新建”窗口。窗口。n在在“新建文件新

16、建文件”窗口，选择窗口，选择“本机上模板本机上模板”选项，进入选项，进入“新新建建”窗口。窗口。n在在“新建新建”窗口，选择窗口，选择“常用常用”选项卡，在列表框中，选择选项卡，在列表框中，选择“空数据库空数据库”选项，单击选项，单击“确定确定”按钮，进入按钮，进入“文件新建数文件新建数据库据库”窗口。窗口。n在在“文件新建数据库文件新建数据库”窗口中窗口中“保存位置保存位置”的下拉框中，选择的下拉框中，选择空数据库文件的保存位置，输入空数据库文件的名字（学生管空数据库文件的保存位置，输入空数据库文件的名字（学生管理系统），再单击理系统），再单击“创建创建”按钮，进入按钮，进入“数据库数据库”

17、窗口。窗口。n在在“数据库数据库”窗口，单击窗口，单击“关闭关闭”按钮或选择按钮或选择“文件文件”菜单的菜单的“退出退出”选项，结束空数据库选项，结束空数据库“学生管理系统学生管理系统”的创建工作。的创建工作。2.3.3 数据库的打开与关闭数据库的打开与关闭n在在Access中，进行数据处理时，数据库文件要经常被中，进行数据处理时，数据库文件要经常被打开或关闭。打开或关闭。n数据库的打开数据库的打开n使用数据库之前，必须先执行打开数据库文件的操作。使用数据库之前，必须先执行打开数据库文件的操作。n打开数据库的操作步骤如下：打开数据库的操作步骤如下：n在在Access主菜单中，打开主菜单中，打开

18、“文件文件”菜单，选择菜单，选择“打开打开”选项，进入选项，进入“打开打开”窗口窗口 在在“打开打开”窗口，现在窗口，现在“查找范围查找范围”下拉框中，选定保下拉框中，选定保存数据库文件的文件夹，在存数据库文件的文件夹，在“文件名文件名”文本框中输入要文本框中输入要打开的数据库文件名，再在打开的数据库文件名，再在“文件类型文件类型”下拉框中，选下拉框中，选定文件类型，然后单击定文件类型，然后单击“打开打开”按钮。按钮。n注意：在图注意：在图2-15中，单击中，单击 “打开打开”按钮的右按钮的右侧的向下箭头，可以弹出下拉菜单，列出侧的向下箭头，可以弹出下拉菜单，列出4种种打开方式，如图打开方式，

19、如图2-16所示。所示。n如果选择如果选择“打开打开”选项，被打开的数据库文件可与网选项，被打开的数据库文件可与网上其他用户共享。上其他用户共享。n如果选择如果选择“以只读方式打开以只读方式打开”选项，只能使用、浏览选项，只能使用、浏览数据库对象，不能对其进行修改。数据库对象，不能对其进行修改。n如果选择如果选择“以独占方式打开以独占方式打开”选项，网上的其他用户选项，网上的其他用户不可以使用该数据库。不可以使用该数据库。n如果选择如果选择“以独占只读方式打开以独占只读方式打开”选项，只能使用、选项，只能使用、浏览数据库对象，不能对其进行修改，网上的其他用浏览数据库对象，不能对其进行修改，网上

20、的其他用户不可以使用该数据库。户不可以使用该数据库。n出现出现“不安全表达式未被阻挡不安全表达式未被阻挡”提示窗口提示窗口选择“是”按钮，出现“安全警告”窗口，如图2-18所示。选择打开按钮，就会打开该数据库文件。n数据库的关闭数据库的关闭n如果用户要关闭已用过的数据库文件，可以将数据库窗口确定为当前工作窗口，然后按照一下几种方法操作：n在Access主菜单下，打开“文件”菜单，选择“关闭”选项或按字母C键。n单击“数据库窗口”的按钮。n按Ctrl+F4组合键。2.3.4 数据库的加密n在使用多种传递方式进行数据交流，或对数据库中的数据进行各种操作时，保证数据库中的数据的安全是一个不可忽视的问

21、题。为了提高数据库的安全性，Access提供了为数据库加密等保护手段。n若想保护数据库，最简单的方法就是给数据库设置用户密码。这样，不知道数据库密码，是不能使用带有密码的数据库的。设置密码设置密码n给数据库设置用户密码的操作步骤如下：n启动Access。n在Access系统窗口，单击工具栏的（打开）按钮，或选择“文件”菜单中“打开”选项，又或按组合键“Ctrl+O”，出现如图2-19所示的打开窗口。“以独占方式打开”数据库 n在“数据库”窗口，打开“工具”菜单，选择“安全”选项，再选择“设置数据库密码”选项，进入“设置数据库密码”窗口，如图2-21所示。撤销用户密码撤销用户密码n以独占方式打开

22、数据库，以独占方式打开数据库， n在在“数据库数据库”窗口，选择窗口，选择“工具工具”菜单中的菜单中的“安全安全”选项，再选择选项，再选择“撤销数据库密码撤销数据库密码”选项，进入选项，进入“撤撤销数据库密码销数据库密码”窗口，窗口， n在在“撤销数据库密码撤销数据库密码”窗口，在窗口，在“密码密码”文本框内文本框内输入数据库用户密码，再单击输入数据库用户密码，再单击“确定确定”按钮，结束按钮，结束撤销数据库密码的操作。撤销数据库密码的操作。2.3.2 数据库的压缩与修复n在操作在操作Access数据库的过程中，每当用户建立表、报数据库的过程中，每当用户建立表、报表或窗体等数据库对象时，数据库

23、文件所占的磁盘空表或窗体等数据库对象时，数据库文件所占的磁盘空间将增大，而删除所建立的数据库对象时，间将增大，而删除所建立的数据库对象时，Access却却不会释放这些对象所占用的空间。随着时间的推移，不会释放这些对象所占用的空间。随着时间的推移，数据库文件将变得愈来愈大，文件中的碎片也会愈来数据库文件将变得愈来愈大，文件中的碎片也会愈来愈多。愈多。Access提供的压缩和修复数据库可以重新整理、提供的压缩和修复数据库可以重新整理、安排数据库在磁盘中的保存位置，去掉文件中的碎片，安排数据库在磁盘中的保存位置，去掉文件中的碎片，回收浪费的空间，从而提高数据库的使用率。回收浪费的空间，从而提高数据库

24、的使用率。数据库的压缩数据库的压缩n在在Access主菜单下，打开主菜单下，打开“工具工具”菜单，选择菜单，选择“数据库数据库实用工具实用工具”选项，再选择选项，再选择“压缩和修复数据库压缩和修复数据库”选项，进选项，进入入“压缩数据库来源压缩数据库来源”窗口，窗口， n在在“压缩数据库来源压缩数据库来源”窗口，选择要压缩的数据库文件，窗口，选择要压缩的数据库文件，再单击再单击“压缩压缩”按钮，进入按钮，进入“将数据库压缩为将数据库压缩为”窗口，窗口， n在在“将数据库压缩为将数据库压缩为”窗口。输入压缩后的数据库文件名，窗口。输入压缩后的数据库文件名，单击单击“保存保存”按钮，开始对数据库文

25、件压缩。按钮，开始对数据库文件压缩。n在压缩数据库文件时，要注意：在压缩数据库文件时，要注意：n在进行压缩数据库问前，必须保证磁盘的存储空间足够，在进行压缩数据库问前，必须保证磁盘的存储空间足够，如果磁盘空间不够，将导致数据库压缩失败。如果磁盘空间不够，将导致数据库压缩失败。n如果压缩后的数据库文件与源文件同名且路径相同，压如果压缩后的数据库文件与源文件同名且路径相同，压缩后的文件将替换原来文件。缩后的文件将替换原来文件。n如果要压缩的数据库文件已打开，可直接选择主菜单的如果要压缩的数据库文件已打开，可直接选择主菜单的“工具工具”菜单下的菜单下的“数据库实用工具数据库实用工具”选项，再选择选项

26、，再选择“压压缩和修复数据库缩和修复数据库”选项，系统将对打开的数据库文件进行选项，系统将对打开的数据库文件进行压缩。压缩。修复数据库修复数据库n对数据库进行操作时，可能会发生意外：突然停电、异常对数据库进行操作时，可能会发生意外：突然停电、异常停机等，导致数据库中的某些数据被破坏。我们可将所有停机等，导致数据库中的某些数据被破坏。我们可将所有的数据库文件关闭，并设法修复被破坏的数据库文件。的数据库文件关闭，并设法修复被破坏的数据库文件。n修复数据库文件的操作步骤如下：修复数据库文件的操作步骤如下：n在在Access主菜单下，打开主菜单下，打开“工具工具”菜单，选择菜单，选择“数据库实数据库实

27、用工具用工具”选项，再选择选项，再选择“压缩和修复数据库压缩和修复数据库”选项，进入选项，进入“修复数据库修复数据库”窗口。窗口。n在在“修复数据库修复数据库”窗口，选择要修复的数据库文件，再单窗口，选择要修复的数据库文件，再单击击“修复修复”选项，开始对数据库文件进行修复。选项，开始对数据库文件进行修复。n当数据库修复完成后，系统显示数据库文件是否修复成功。当数据库修复完成后，系统显示数据库文件是否修复成功。24创建表n在关系数据库管理系统中，表是用来存放数据库相在关系数据库管理系统中，表是用来存放数据库相关数据的文件。在使用关数据的文件。在使用Access创建数据表之前，首创建数据表之前，

28、首先要设计表的结构。创建表的任务就是具体的实现先要设计表的结构。创建表的任务就是具体的实现所设计的表结构并输入记录。这一节将要介绍创建所设计的表结构并输入记录。这一节将要介绍创建表的相关知识。表的相关知识。2.4.1创建表n表是表是Access数据库中最基本的文件，即数据库中最基本的文件，即Access中所有的数中所有的数据均以数据表的形式保存在数据库对象中，数据表也是对象，据均以数据表的形式保存在数据库对象中，数据表也是对象，是一个保存数据的容器。数据表中的一行称为记录，一列称是一个保存数据的容器。数据表中的一行称为记录，一列称为字段。为字段。n创建表的实质就是定义表的结构。在创建表的实质就

29、是定义表的结构。在Access中，表必须是中，表必须是一个满足关系模型的二维表，即表由表名、表中字段、表中一个满足关系模型的二维表，即表由表名、表中字段、表中记录三部分组成的。在表设计完成的基础上就可以开始创建记录三部分组成的。在表设计完成的基础上就可以开始创建表了。在表了。在Access中提供了以下几种方法来创建一个表：中提供了以下几种方法来创建一个表：n使用表向导创建表。使用表向导创建表。n在设计视图中创建表。在设计视图中创建表。n通过输入数据创建表。通过输入数据创建表。使用表向导创建表使用表向导创建表 n使用表向导创建表，就是把系统提供的示例作为使用表向导创建表，就是把系统提供的示例作为

30、“样本样本”，再在，再在“向导向导”的引导下，通过一组的引导下，通过一组“对对话话”窗口，依次选择相应的参数，完成新表的创建窗口，依次选择相应的参数，完成新表的创建过程。过程。n实例操作：使用向导创建表实例操作：使用向导创建表在设计视图中创建表在设计视图中创建表n使用设计视图创建表是最常用的创建表的方式，在设计视图使用设计视图创建表是最常用的创建表的方式，在设计视图中也可以方便、快捷地修改表的结构。中也可以方便、快捷地修改表的结构。n例例2.2 利用设计视图创建学生档案表。利用设计视图创建学生档案表。通过输入数据创建表通过输入数据创建表n打开的数据库打开的数据库 n单击单击“数据库数据库”窗口

31、对象列表中的窗口对象列表中的“表表”对象，再单击对象，再单击“数据库数据库”窗口工具栏上的窗口工具栏上的“新建新建”按钮，进入按钮，进入“新建新建表表”窗口窗口 n在在“新建表新建表”窗口，选择窗口，选择“数据表视图数据表视图”，再单击，再单击“确确定定”按钮，进入按钮，进入“表表”浏览窗口，浏览窗口， n在在“表表”浏览窗口，可直接输入数据，系统将根据输入浏览窗口，可直接输入数据，系统将根据输入的数据内容，定义新表的结构，然后保存表，返回到的数据内容，定义新表的结构，然后保存表，返回到“数据库数据库”窗口。窗口。2.4.2 设置字段属性n表的创建实际上就是向表中添加所需的各种字段。表的创建实

32、际上就是向表中添加所需的各种字段。字段的定义包括定义字段名、字段的类型、字段字段的定义包括定义字段名、字段的类型、字段的说明以及字段的属性。我们以学生管理数据库的说明以及字段的属性。我们以学生管理数据库（4个表）为例，在表的设计视图下讲解字段属个表）为例，在表的设计视图下讲解字段属性。在定义这性。在定义这4个表结构之前，先了了解一下个表结构之前，先了了解一下Access系统中字段属性。系统中字段属性。Access数据表的字段数据表的字段属性包括属性包括3类：类型属性、常规属性和查阅属性。类：类型属性、常规属性和查阅属性。类型属性类型属性n在在Access数据表数据表的字段类型很多，的字段类型很

33、多，选用的原则是既选用的原则是既满足计算需要，满足计算需要，又要确保数据不又要确保数据不溢出，同时不浪溢出，同时不浪费存储空间。表费存储空间。表对象的字段类型对象的字段类型如表如表2-1所示的所示的10种：种：数据类型数据类型可存储的数据可存储的数据( (用途用途) )大小大小文本文本文字、数字型字符文字、数字型字符最多可存储最多可存储255255个个字符字符备注备注文字、数字型字符文字、数字型字符最多可存储最多可存储6553565535个字符个字符数字数字数值数值1 1、2 2、4 4或或8 8字节字节日期时间日期时间日期时间值日期时间值8 8字节字节货币货币货币值货币值8 8字节字节自动编

34、号自动编号顺序号或随机数顺序号或随机数4 4字节字节是否是否逻辑值逻辑值1 1位位OLEOLE对象对象图像、图表、声音等图像、图表、声音等最大为最大为1G1G字节字节超超( (级级) )链接链接作为超作为超( (级级) )链接地址的文本链接地址的文本最大为最大为204820483 3个个字符字符查阅向导查阅向导从列表框或组合框中选择的从列表框或组合框中选择的文本或数值文本或数值4 4个字节个字节对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，但只有对于某一具体数据而言，可以使用的数据类型可能有多种，但只有一种是最合适的。一种是最合适的。n主要考虑的几个方面如下：主要考虑的几个方面如下： 字

35、段中可以使用什么类型的值。字段中可以使用什么类型的值。 需要用多少存储空间来保存字段的值。需要用多少存储空间来保存字段的值。 是否需要对数据进行计算（主要区分是否用数字，还是文本、是否需要对数据进行计算（主要区分是否用数字，还是文本、备注等）。备注等）。 是否需要建立排序或索引（备注、超链接及是否需要建立排序或索引（备注、超链接及OLE对象型字段不对象型字段不能使用排序和索引）。能使用排序和索引）。n 是否需要进行排序（数字和文本的排序有区别）。是否需要进行排序（数字和文本的排序有区别）。n 是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接及是否需要在查询或报表中对记录进行分组（备注、超链接

36、及OLE对象型字段不能用于分组记录）。对象型字段不能用于分组记录）。n下面以例下面以例2.3说明字段类型的选取。说明字段类型的选取。n例例2.3 定义学生管理系统中的定义学生管理系统中的“学生档案表学生档案表”、“学生在校基本表学生在校基本表”、“课程名称表课程名称表”和和“成绩表成绩表”中的字段类型。中的字段类型。定义学生档案表中的字段 n学号：是不需要计算的数字，定义为学号：是不需要计算的数字，定义为“文本文本”型。型。n姓名：输入的是汉字，定义成姓名：输入的是汉字，定义成“文本文本”型型n性别：输入的是性别：输入的是“男男”或或“女女”，所以定义为，所以定义为“文本文本”型。型。n出生日

37、期：定义为出生日期：定义为“日期日期/时间时间”型。型。n身高：是不需要进行计算的数字数据，定义为身高：是不需要进行计算的数字数据，定义为“数字数字”型。型。n党员否：定义为党员否：定义为“是是/否否”型。型。n籍贯：定义为籍贯：定义为“文本文本”型。型。n照片：输入的是学生的图像，定义为照片：输入的是学生的图像，定义为“OLE对象对象”型。型。定义“学生在校基本表”中的字段 n学号：同学号：同“学生档案表学生档案表”中的学号相同。中的学号相同。n姓名：同姓名：同“学生档案表学生档案表”中的姓名相同。中的姓名相同。n系别：输入的是汉字，定义为系别：输入的是汉字，定义为“文本文本”型。型。n班级

38、：输入的是汉字，定义为班级：输入的是汉字，定义为“文本文本”型。型。定义“课程名称表”中的字段n课程号：输入的是不需要计算的数字，定义为课程号：输入的是不需要计算的数字，定义为“文本文本”型。型。n课程名：定义为课程名：定义为“文本文本”型。型。n学时：定义为可以进行算术计算的学时：定义为可以进行算术计算的“数字数字”型。型。n课程性质：定义为课程性质：定义为“文本文本”型。型。定义成绩表中的字段n学号和课程号是从学号和课程号是从“学生档案表学生档案表”和和“成绩表成绩表”中中来的，故和前面的相同。来的，故和前面的相同。n分数：定义为可以进行算术计算的分数：定义为可以进行算术计算的“数字数字”

39、型。型。常规属性常规属性n字段大小字段大小n字段大小指该字段占用多大的存储空间，字段大小指该字段占用多大的存储空间， “文本文本”、“数字数字”或或“自动编号自动编号”数据类型字段的长度用户可以数据类型字段的长度用户可以直接定义。直接定义。Access使用使用Unicode编码，无论汉字、字母编码，无论汉字、字母还是数字均用两个字节表示，称一个字符。还是数字均用两个字节表示，称一个字符。n日期型、是日期型、是/否型、否型、OLE对象型等字段无须指定大小，它对象型等字段无须指定大小，它们占用固定长度的空间。们占用固定长度的空间。n如果字段的类型属性已指定为数字型，如果字段的类型属性已指定为数字型

40、，“字段大小字段大小”属属性可进一步设置字段的取值范围及是否有小数，其占用性可进一步设置字段的取值范围及是否有小数，其占用的存储空间是固定不变的。的存储空间是固定不变的。n例例2.4 设置学生档案表的常规属性。设置学生档案表的常规属性。(1)“学号学号”字段的字段的“字段大小字段大小”指定为指定为10字符。字符。(2)“姓名姓名”字段的字段的“字段大小字段大小”指定为指定为4字符。字符。(3)“性别性别”字段的字段的“字段大小字段大小”指定为指定为1字符。字符。(4)“出生日期出生日期”字段设定为字段设定为“短日期短日期”，不能改变大小。，不能改变大小。(5)“身高身高”字段的字段的“字段大小

41、字段大小”指定为指定为5字符。字符。(6)“党员否党员否”字段设定为字段设定为“是是/否否”型，不能改变大小。型，不能改变大小。(7)“籍贯籍贯”字段的字段的“字段大小字段大小”指定为指定为6(8)“照片照片”字段设定为字段设定为OLE对象，不能改变大小。对象，不能改变大小。n格式属性格式属性n“格式格式”属性适用于属性适用于“文本文本”、“备注备注”、“数字数字”、“货币货币”、“日期日期/时间时间”和和“是是/否否”数据类型，使用数据类型，使用“格式格式”属性可以按统一的格式显示数据。属性可以按统一的格式显示数据。n “格式格式”属性只影响如何显示，不影响在表中值的保存，属性只影响如何显示

42、，不影响在表中值的保存，而且显示格式只有在输入的数据被保存后才应用，而在而且显示格式只有在输入的数据被保存后才应用，而在字段中不会显示任何信息以建议或控制数据的输入格式。字段中不会显示任何信息以建议或控制数据的输入格式。格式属性分为格式属性分为预定义格式预定义格式和和自定义格式自定义格式。n预定义格式预定义格式n预定义显示格式可用于自动编号、数字、货币、日期预定义显示格式可用于自动编号、数字、货币、日期/时间、是时间、是/否否等字段，并且可以为这些字段自定义格式。文本、备注、超级链接等字段，并且可以为这些字段自定义格式。文本、备注、超级链接等字段没有预定义格式，但允许自定义格式。对等字段没有预

43、定义格式，但允许自定义格式。对OLE对象字段则不对象字段则不能自定义显示格式。能自定义显示格式。n操作方法如下：操作方法如下：n在设计视图中打开表。在设计视图中打开表。n在表的上部选择要定义格式的字段。在表的上部选择要定义格式的字段。n在表的下部选择在表的下部选择“常规常规”选项卡，再在选项卡，再在“格式格式”属性的文本框内的属性的文本框内的下拉列表中选择一个预定义格式。图下拉列表中选择一个预定义格式。图2-34所示货币字段的预定义格所示货币字段的预定义格式。式。n保存表，结束字段格式的定义。保存表，结束字段格式的定义。格式化字符格式化字符用用 途途 字符占位符。用于在该位置显示任意可用字符字

44、符占位符。用于在该位置显示任意可用字符或空格或空格& &字符占位符。用于在该位置显示任意可用字符，字符占位符。用于在该位置显示任意可用字符，如果没有可用字符要显示，如果没有可用字符要显示，AccessAccess将忽略将忽略该占位符该占位符 使所有字符显示为大写使所有字符显示为大写、（）、空格（）、空格可以在可以在“格式格式”属性中的任何位置使用这些字属性中的任何位置使用这些字符并且将这些字符原文照印符并且将这些字符原文照印“Text”“Text”可以在可以在“格式格式”属性中的任何位置使用双引号属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印括起来的文本并且原文照印 将其后跟随的第一个字符

45、原文照印将其后跟随的第一个字符原文照印! !用于执行左对齐用于执行左对齐* *将其后跟随的第一个字符作为填充字符将其后跟随的第一个字符作为填充字符 颜色颜色 用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。有效颜色参数为：黑色，蓝色、绿色、青有效颜色参数为：黑色，蓝色、绿色、青色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参数必须与其他字符一起使用。数必须与其他字符一起使用。自定义字段格式自定义字段格式在在Access中，除了系统提中，除了系统提供的字段格式外，用户可供的字段格式外，用户可以自定义所需的字段格式。以自定义所需的字段格式。自

46、定义文本与备注字段格式自定义文本与备注字段格式“文本文本”和和“备注备注”数据类数据类型的格式属性最多由两部型的格式属性最多由两部分组成分组成,各部分之间用分各部分之间用分号分隔号分隔,第一部分用于设第一部分用于设置显示格式置显示格式,第第2部分用于部分用于设置空字符串和设置空字符串和Null值显值显示格式。示格式。n例例2.5 设置学生档案表中的设置学生档案表中的“身高身高”字段的格式属字段的格式属性。性。n操作步骤如下：操作步骤如下：n打开数据表打开数据表“学生档案表学生档案表”的设计视图。的设计视图。n选择选择“身高身高”字段，并单击下方的字段，并单击下方的“格式格式”属性文本框，属性文

47、本框，输入输入“cm红色红色；不知道；不知道”。n在浏览窗口打开在浏览窗口打开“学生档案表学生档案表”。n自定义数字和货币字段格式自定义数字和货币字段格式n数字和货币数据类型的格式属性的自定义格式：最多由数字和货币数据类型的格式属性的自定义格式：最多由4 4部分组成，各部分之间用分号分隔，第一部分用于正数部分组成，各部分之间用分号分隔，第一部分用于正数显示格式显示格式, ,第二部分用于负数显示格式，第第二部分用于负数显示格式，第3 3部分用于零部分用于零值显示格式，第值显示格式，第4 4部分用于部分用于NullNull值显示格式，数字字段的值显示格式，数字字段的定义的格式符如表定义的格式符如表

48、2-32-3所示。所示。格式化字符格式化字符用用 途途. .用来显示放置小数点的位置用来显示放置小数点的位置 ，用来显示千位分隔符的位置用来显示千位分隔符的位置0 0数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则AccessAccess显示显示0 0# #数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则数字占位符。如果在这个位置没有数字输入，则AccessAccess忽略该数字占位符忽略该数字占位符- -、+ +、$ $、（）、（）、空格空格可以在可以在“格式格式”属性中的任何位置使用这些字符并且将这些字符原文照印属性中的任何位置使用这些字符并且将这些字符原文照

49、印“Text”“Text”可以在可以在“格式格式”属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印属性中的任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印 将其后跟随的第一个字符原文照印将其后跟随的第一个字符原文照印* *将其后跟随的第一个字符作为填充字符将其后跟随的第一个字符作为填充字符% %将数值乘以将数值乘以100100，并在数值尾部添加百分号，并在数值尾部添加百分号！用于执行左对齐用于执行左对齐E-E-或或e -e -用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号, ,在正指数前不显示加号。在正指数前不显示加号。它必须同其他格式化字符一起使用。例如

50、：它必须同其他格式化字符一起使用。例如：0.00E-000.00E-00E+E+或或e+e+用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号用科学记数法显示数字。在负指数前显示一个减号, ,在正指数前显示加号。在正指数前显示加号。它必须同其他格式化字符一起使用。例如：它必须同其他格式化字符一起使用。例如：0.00E+000.00E+00 颜色颜色 用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。有效颜色参数为：黑色、蓝色、用方括号中的颜色参数指定文本的显示颜色。有效颜色参数为：黑色、蓝色、绿色、青色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参数必须与其他字符一绿色、青色、红色、紫红色、黄色和白色。颜色参数必须与其他

51、字符一起使用起使用n例例2.6设置成绩表中的分数字段的格式属性。操作步骤：n在设计视图中打开成绩表。n选择“分数”字段，在“常规”选项卡中的“格式”属性框中输入“!”。n保存表，结束分数字段格式属性的设置。n自定义日期自定义日期/时间字段格式时间字段格式n日期日期/时间数据类型的格式属性，允许用户自定义时间数据类型的格式属性，允许用户自定义,最多最多由由2部分组成部分组成,各部分之间用分号分隔各部分之间用分号分隔,第一部分用于第一部分用于“日日期时间期时间”显示格式显示格式,第二部分用于第二部分用于Null值显示格式值显示格式n日期日期/时间数据类型的自定义格式符号如表时间数据类型的自定义格式

52、符号如表2-4所示。所示。符号说 明：时间分隔符/日期分隔符C与常规日期预定义的格式相同D一个月中的日期，以一位或两位数显示（1-31）dd一个月中的日期，以两位数显示（01-31）ddd星期名称的前三个字符（Sun-Sat）dddd星期名称的全称（Sunday-Saturday）ddddd与“短日期”的预定义格式相同dddddd与“长日期”的预定义格式相同w一周中的星期几（1-7）ww一年中的第几周（1-53）m一年中的月份，以一位或两位数显示（1-12）mm一年中的月份，以两位数显示（01-12）mmm月份名称的前三个字母（Jan-Dec）mmmm月份名称的全称（January-Decem

53、ber）q一年中的季度数（1-4）y一年中的日期数（1-366）yy年份的最后两个数字（01-99）yyyy完整的年份（0000-9999）h小时，以一位或两位数显示（0-23）hh小时，以两位数显示（01-23）n分钟，以一位或两位数显示（0-59）nn分钟，以两位数显示（00-59）s秒，以一位或两位数显示（0-59）ss秒，以两位数显示（00-59）tttt与“长时间”的预定义格式相同AM/PM以AM或PM显示12小时时钟am/pm以am或pm显示12小时时钟A/P以A或P显示12小时时钟a/p以a或p显示12小时时钟n例例2.7 定义学生档案表中的“出生日期”字段的格式。n操作步骤如下

54、：n在设计视图中打开“学生档案表”。n选择“出生日期”字段，在“常规”选项卡中的格式属性框中输入“yy/mm/dd”。n保存表，结束“出生日期”字段格式属性的设置。n输入掩码输入掩码n输入掩码用于设置字段（在表和查询中）、文本框以及组输入掩码用于设置字段（在表和查询中）、文本框以及组合框（在窗体中）中的数据格式，输入掩码可以确保数据合框（在窗体中）中的数据格式，输入掩码可以确保数据符合自定义的格式，并且可以指定允许输入的数值类型。符合自定义的格式，并且可以指定允许输入的数值类型。输入掩码主要用于文本型和日期输入掩码主要用于文本型和日期/时间型字段，但也可以时间型字段，但也可以用于数字型或货币型

55、。用于数字型或货币型。n如果同时定义了字段的显示格式和输入掩码，则在添加或如果同时定义了字段的显示格式和输入掩码，则在添加或编辑数据时，编辑数据时，Access将使用输入掩码，而格式设置则在将使用输入掩码，而格式设置则在保存记录时决定数据如何显示。同时使用保存记录时决定数据如何显示。同时使用“格式格式”和和“输输入掩码入掩码”属性时，要注意它们的结果不能互相冲突。属性时，要注意它们的结果不能互相冲突。n其操作步骤如下：其操作步骤如下：n在设计视图中打开表。在设计视图中打开表。n选定要定义选定要定义“输入掩码输入掩码”的字的字段。段。n在在“常规常规”选项卡的窗口下部，选项卡的窗口下部，单击与单

56、击与“输入掩码输入掩码”属性框相属性框相邻的（生成器）按钮，启动输邻的（生成器）按钮，启动输入掩码向导，如图所示。入掩码向导，如图所示。n按照向导对话框中的命令继续执行。按照向导对话框中的命令继续执行。n如果不使用向导，还可以在属性表中定义输入掩码。如果不使用向导，还可以在属性表中定义输入掩码。多数情况下，使用向导是最容易的，但对于数字和货多数情况下，使用向导是最容易的，但对于数字和货币字段，必须人工输入掩码。如果要人工输入掩码，币字段，必须人工输入掩码。如果要人工输入掩码，可使用表可使用表2-5列出的有效的输入掩码字符。列出的有效的输入掩码字符。字符说 明0数字占位符。数字(0-9)必须输入

57、到该位置,不允许输入“+”和“-” 符号9数字占位符。数字(0-9)或空格可以输入到该位置,不允许输入“+”和“-” 符号。如果在该位置没有输入任何数字或空格时，Access将忽略该占位符#数字占位符。数字、空格、“+”和“-”符号都可以输入到该位置。如果在该位置没有输入任何数字时，Access认为输入的是空格L字母占位符。字母必须输入到该位置?字母占位符。字母能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母时，Access将忽略该占位符A字母数字占位符。字母或数字必须输入到该位置a字母数字占位符。字母或数字能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字母或数字时，Access将忽略该占位符&字符

58、占位符。字符或空格必须输入到该位置C字符占位符。字符或空格能够输入到该位置。如果在该位置没有输入任何字符时，Access将忽略该占位符.小数点占位符,千位分隔符:时间分隔符/日期分隔符将所有字符转换成大写!使“输入掩码”从右到左显示。可以在“输入掩码”的任何位置上放置惊叹号用来显示其后跟随的第一个字符“Text”可以在“输入掩码”属性中任何位置使用双引号括起来的文本并且原文照印n例例2.8 设置学生档案表中的“学号”的输入掩码。n操作步骤如下：n在设计视图中打开“学生档案表”。n选择“学号”字段。n在“常规”选项卡的下部，直接在“输入掩码”属性框内输入“0000000”。n保存“学生档案表”，

59、结束输入掩码的设置。n定义字段标题定义字段标题n字段标题是字段的别名，它被应用在表、窗体和报表中。如果某一字段标题是字段的别名，它被应用在表、窗体和报表中。如果某一字段没有设置标题，系统将字段名称当成字段标题。字段没有设置标题，系统将字段名称当成字段标题。 如果字段名称如果字段名称为字母、英文或意义不明确，可以设置为字母、英文或意义不明确，可以设置“标题标题”属性为该字段指定属性为该字段指定一个在一个在“数据表数据表”视图下显示的标题。视图下显示的标题。n默认值默认值n使用使用“默认值默认值”属性可以指定添加新纪录时自动输入值。这个属性属性可以指定添加新纪录时自动输入值。这个属性对那些数据内容

60、基本相同的字段非常有用。用户可以直接使用这个对那些数据内容基本相同的字段非常有用。用户可以直接使用这个默认值，也可以输入新值取代它。默认值，也可以输入新值取代它。n设置字段的设置字段的“默认值默认值”属性时已有的数据没有影响。但如果按下属性时已有的数据没有影响。但如果按下“Ctrl+Alt+Space”组合键，可以使用默认值替换字段的当前值。组合键，可以使用默认值替换字段的当前值。n定义字段有效性规则与有效性文本定义字段有效性规则与有效性文本n定义字段的有效性规则是给字段输入数据时设置的定义字段的有效性规则是给字段输入数据时设置的限制条件。有效性文本是一段文字，当有违反有效限制条件。有效性文本