财务共享服务中心解决方案v1.01教学文案

1、财务共享服务中心解决方案V1.01我们服务的客户企业现状产品组成应用场景前景分析公司简述安财软件中国服务中心企业现状产品组成应用场景前景分析公司简述广州广州深圳深圳北京北京上海上海杭州杭州武汉武汉安财软件合作伙伴企业现状产品组成应用场景前景分析公司简述凯基凯基上海上海CA中心中心微软微软SAP瑞杰信诚瑞杰信诚项目总体背景公司简述产品组成应用场景前景分析企业现状随着业务水平，管理水平和应用水平的提高，原有系统只能在局域网上运行，不能进行远程处理，经常出现数据混乱的现象，不能准确的对帐，而且重复录入性工作多，特别是收付凭证不能直接引入，需要手工录入。这种财务系统已远远满足不了业务管理的需要。各地独

2、立进行财务系统设计开发和财务核算，存在信息孤岛，不能满足公司对财务整体状况进行监控、统计和内部对帐等管理的需要。由于财务不能完全甩帐，只能作事后分析，不能进行事前计划和事中控制，难以较好发挥财务监控的作用。随着技术的飞速发展，企业面临的竞争环境发生了根本性变化，如顾客需求瞬息万变，技术创新不断加速，竞争日趋激烈。在这种形势下，企业管理必须转变，从粗放经营向成本控制转变，从部门管理到企业级协同管理转变。只有这样，才能适应竞争形势的变化。通过对公司现行财务系统的分析，我们认为，公司财务系统尽管能在一定程度上满足公司发展和财务管理需要。当前存在的问题公司简述产品组成应用场景前景分析企业现状员工报销时

3、间漫长 手工报销模式下员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务进行报帐，大量占用有效工作时间。单据签批占用领导大量时间各事业部均包含异地分支机构，当地领导的工作安排常常被审批签字而打乱，异地更要利用传真跟踪审批。 财务工作量巨大员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记帐凭证，输入会计信息系统。当前存在的问题公司简述产品组成应用场景前景分析企业现状财务信息滞后月底汇总会计报表方式无法实现对各地分支机构经济业务的实时监控和集中管理，资金流量和流向信息的迟滞传递很难适应现代集团公司快节奏的业务特点。资金支付滞后，对帐困难在传统的银行支付手段下，

4、资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付带来了大量的银行对帐工作，财务人员工作负荷大，且出错率高。资金管理分散各地分支机构均开立银行帐号，沉淀了大量流动资金，给企业资金管理带来诸多不便。总体目标和策略财务共享服务中心（FSSC）涉及领域涉及领域目标目标策略策略有服务水平承诺（SLA）实现集团财务的集中管理与监控将处理过程简单化、标准化利用规模效益的能力不仅以近期焦点问题为导向，充分兼顾财务管理远期发展的需求先考虑系统的集中应用，实现财务管控，再通过系统推进解决集中后的效率问题解脱经营部门和业务部门的低技术含量的重复劳动后台手工操作向财务信息化、财务业

5、务一体化转变集中分支结构核算，核算型向管理型转变高效的工作能力提供一致、可靠和低成本的服务票据及影像管理应付账款 AP应收帐款 AR费用报销总帐GL资金管理预算控制财务分析及报告BI商旅管理集中资金管理，集中预算控制FSSC简介FSSC项目实现的步骤公务支出管控加强财务服务质量提升数据挖掘，支持战略和业务发展创造良好外部经营环境前瞻性统一性适应性集中报销管理集中核算管理集中财务系统集中数据挖掘项目定位-FSSC与其他系统之间的关系资金支付培训费用采购支付记帐凭证费用支付银企直联预算执行分析商旅管理系统公务卡管理Call Center信息查询客户服务运营支撑FSSC平台FSSC产品应用架构FSS

6、C产品功能架构FSSC系统部署应用场景-业务-资金管理系统接口资金系统对网上报销的要求银行余额资金计划预算管理资金流出票据管理ERP系统网上报销提单付款导入发票报销单付款信息行/实际付款数装入支付方式为票证的审核支付金额信息支出票据/信用证现金流出数统计解付操作资金计划预算付款是否已上ERP付款写入付款回写提取现金付款数Y支付方式票证N开票/开证其他支出录入现金查询统计银行帐户余额按银行帐户装入付款明细数据审核提取审核支付金额提取审核支付金额/排除归口类归口支出装入归口类型的审核支付金额归口分解 预算与执行计划与执行应用场景-业务-银企直连接口网银接口帐务处理付款信息确认银行信息系统报销到帐功

7、能介绍：帐务处理人员在ERP中完成帐务处理确认、转账支付、代发代扣以及币种中转等。帐务处理完成后，需进行复核并确认相关付款信息的准确。通过因特网或专线连接方式，实现了银行和企业计算机系统的平滑对接。通过银行提供的网银接口，把已确认的付款信息直接生成付款指令发送至银行系统进行处理，避免了出纳的再次操作，企业也无需专门登陆网上银行，即可完成资金的管理和调动。银行系统确认付款信息的准确，并进行付款操作。在ERP帐务处理后的第二天，员工即可收到报销款项。应用场景-业务-银企直连接口预算计划资金流入资金流出提交单据业务审批，归口会签财务审核发票处理，导入ERP付款完毕单据关闭预算执行计划调整计划执行控制

8、资金管理网上支付获取执行数获取支出数应用场景-原始票据实物流条形码Bar-Coding应用场景-原始票据影像管理流程Scan filesLocal FilesUpload to ServerLeader当地票据员收到员工提交的报销单据后，按单据上的条码进行扫描接收操作，同时按业务性质将其进行专业分组。扫描员将分组后的单据进行扫描，扫描系统根据条码将扫描图片自动分组，并按条码所代表数字一一命名。扫描后，扫描员将图片上传至影像服务器，系统根据条码数字进行校验，如果系统中校验无误，则允许上传。上传成功后，系统根据业务领导审批情况将单据分配至任务列表。审核人员提取任务，系统根据权限隔离（专业分组）以及

9、任务列表将审核任务自动推送至审核人员，这样通过系统控制的模式来消除审核过程中存在的道德风险。审核完成后，导入帐务系统进行帐务处理并最终完成会计凭证制作及归档。票据影象扫描步骤ApproverReportsEmployeeScan-Client应用场景-报销业务流程业务发生信息传递信息归档申请审批采购/出差费用发生业务审批终止提交变更填写付款流程审批财务核算报帐单据员工报销生命周期信息采集审核付款信息导入归档申请审批核算处理导入SAP根据业务需要对原始单据进行扫描并传递至总部财务部核算中心相关人员系统填写，条形码信息反映在电子信息并打印在核算票据申请中预算系统信息事先加载和控制，用于预算控制管理

10、短信息、电子邮件或WEB界面及时通知处理或使员工了解审批和处理状态总部核算人员通过扫描枪从票据中快速定位，确认和修改会计核算帐户报帐发票等各类信息自动加载至SAP R3 ERP单据跟单功能，利用扫描及条码技术实现单据的实物流的跟踪分拣等功能；核算资料归档后可以通过扫描件满足日常查询。应用场景-商旅管理应用场景-SAP账务集成安财产品模块组成公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析项目特点公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析全球化、集团化集中管理支撑平台1采用多币种、多语言和多字符集处理公务支出业务支持多法人、多组织业务模式支持集中和分布式部署信息流、实物流、帐务流和资金的统一2从发卡行提取

11、公务消费的交易数据根据交易数据生成报销单据业务流程和凭证的同步管理流程透明可管理提升财务服务水平，提高财务效率3单据状态可视提供员工自助服务平台，节省财务人力将财务制度融入财务共享服务中心，通过热线服务，提高员工满意度项目特点公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析易用性、友好性、安全性7采用员工非常容易使用的表单式填写方式通过配置，更多的使用默认值满足组织机构对数据隔离的需要和ERP集成解决易用性和数据统一和合同系统集成，实现合同数据支付管理和OA、企信通集成，实现了审批流程的信息共享和快速审批和Portal集成，使领导和员工快速和多途径了解报销进度和HR或统一用户系统集成，实现了权限和身份

12、统一管理银行系统对接，加快支付周期和提高了流程效率和SAP R3 ERP等系统有效集成8系统特点公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析产品性能表现-负载性能事务名事务名最小值最小值(S)平均值平均值(S)最大值最大值(s)标准偏差标准偏差(秒秒)思考时间思考时间(S)响应时间响应时间(S)通过通过失失败败vuser_init_Transaction0.0230.0843.2970.20600.08412000A_Login_Transaction0.1522.40334.0854.43502.403159800B_Template_List_Transaction4.59310.33824.

13、9352.86191.338159200C_Template_Open_Transaction9.67221.51451.6556.815192.514157120D_Bill_Submit_Transaction32.31361.60588.27510.758601.605151040E_Logout_Transaction15.04329.94345.1988.622290.943148040vuser_end_Transaction000.00400012000说明： 思考时间：页面加载后，用户查看页面数据，录入页面数据的时间，该过程客户端和服务器端一般无数据交互。 服务器响应时间 =

14、平均值 - 思考时间结论：以上所有操作的服务器响应时间均在可接受范围之内，运行事务零失败。实际注册用户实际注册用户(100%)常用注册用户常用注册用户（40%）提单并发提单并发（2.5%）24000960060032000128008004000016000100048000192001200产品性能表现-空间增长性能单据主表单据主表单据明细单据明细在途任务在途任务完成任务完成任务日志日志合计合计每条记录大小每条记录大小2 KB2 KB3KB3 KB3 KB 一张单据比例一张单据比例1条2条2条5条14条24条一张单据大小一张单据大小2KB4KB6KB15KB42KB67KB影像文件影像文件1

15、50KB根据以往企业用户历史平均数据统计，数据库单位占用空间数如下：一张单据所占数据库大小：12 KB 业务实时数据 + 15KB 完成任务 + 42KB 操作日志补充：操作日志记录属于可开关功能，而此类数据属于主要用于时候查错，不影响主要业务处理，改功能一旦启用数据库空间占用比例超过一半，如考虑空间增长过快可另建数据库存放，或者另外部署于其他DB服务器上。单据数单据数(万万)业务数据（业务数据（GB）日志数据（日志数据（GB）单据合单据合计计（GB）影像（影像（GB） 天数天数(天天)10.270.410.681.55102.74.16.81550205.48.213.6201004010.

16、816.427.2402007219.429.548.9108365100274168150500五万人的制造型企业，按每天2000张单据及每张产生5张Image计算，数据库及硬盘空间增长如下：考虑到数据库的增长，业务数据和日志数据可分不同数据库甚至不同服务器存储。应用场景：差旅报销公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析提单人MIKE需要从广州到北京出差；出差预计时间为2009-11-1日到2009-11-15日；预计机票费用为2K, 酒店费用为8K, 申请10K作为出差费用；申请占用部门预算，实时显示预算执行情况；然后通过商旅模块自助定机票和酒店，通过地图查询当地相关信息；出差完成后，MI

17、KE回广州需要报销，在填单写报销的需要关联申请单和关联商旅信息，同时模板将自动算出该员工的补贴和住宿标准等费用，直接显示清楚本次报销可以拿到的钱，由于一次性出差费用超过了5K,流程将自动增加相关的超预算的追加及审批；业务审批完成后单据流转到审核会计；审核会计根据影像或实物单据进行合法性和合规性的审核，审核完成后流程流到出纳这边；出纳根据符合付款的单据通过网银批量付款；付款完成后，将付款完成的结果写到单据中，更新状态为已经付款；最后系统将自动生成借贷方的记账凭证自动导入到ERP的AP模块，完成本次业务的全过程。应用场景：差旅报销 整体流程应用场景：差旅报销 填写出差申请单公司简述企业现状产品组成

18、应用场景前景分析应用场景：差旅报销 提单预算控制公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析应用场景：差旅报销 业务领导审批应用场景：差旅报销 信用管理及职位授权应用场景：差旅报销 机票预订应用场景：差旅报销 酒店预订应用场景：差旅报销 出差回来填写报销单应用场景：差旅报销 出差回来填写报销单应用场景：差旅报销 借款冲账应用场景：差旅报销 业务审批应用场景：差旅报销 财务审核应用场景：财务审核 确认可以在审核确定是修改默认对应的会计科目来适应像一些发票和业务不符合的报销！应用场景：差旅报销 影像审核应用场景：网银付款应用场景：自动生成凭证应用场景：报表分析应用场景：报表分析应用场景：报表分析应用场

19、景：报表分析应用场景：报表分析应用场景：报表分析系统上线前后的对比公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析角色角色事项事项上线前上线前上线后上线后( (预期预期) )员工单据填写纸质单据，填写繁琐，信息少。电子单据，系统自动带出居多基础信息，并给予填写辅助提示，高效准确。票据投递自行送往财务费用部。票据投递到集团各处票据箱，由票据员定时统一收取到财务费用部。费用控制线下查询资金计划情况，按计划提交借款报销单据。集成预算系统，事前进行费用申请锁定预算，事后提单报销，关联申请扣除预算，使得预算控制前置，更有效实现集团费用控制的目的。各项补助根据借款报账制度进行手工计算，效率低，偏差大。系统自动计算

20、，提高填单效率和准确性，保证集团各项补助标准的推广落实。审批流程按借款报账制度逐级面见签字审批，受到领导工作安排制约。按标准化，自动化流程线上审批，无需面见领导，提高审批效率。历史借款向费用部会计询问查询，反馈慢，干扰财务正常工作。由借款未知情况下提交往往会被驳回。线上直接提示，并可查询借还款明细，便于个人借款管理。历史报销向费用部会计询问查询线上直接查询，包括单据流程情况。提单授权如长期在外，需要总部报销，线下授权，不严谨。直接在线提单授权，被授权人即可提授权人进行线上提单。提交单据记录双方均可见。系统上线前后的对比公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析角色角色事项事项上线前上线前上线后上

21、线后( (预期预期) )领导审批时效随时有员工需要领导面见签字审批，影响领导正常业务工作的延续性。线上直接审批，自行安排审批时间，高效统一审批。加签会签人为判断费用是否需要加签会签，效率低，争议大。系统自动进行部门分摊会签，领导随时可进行线上加签，效率高，争议小。审批依据审批时无实时预算、员工历史单据可参考，审批依据获取不便。审批时可直接参考部门预算，员工历史单据，之前领导详细审批意见，各种附件和原始票据的高清影像，使得审批更加有据可查。查询统计部门发生费用问题时缺少系统数据支撑，无法高效准确定位到问题关键所在。系统从部门，项目，人员，费用，时间各个维度提供费用预算，借款，报销，分摊数据的统计

22、和钻取。为部门费用决策提供有效依据。审批授权 如领导外出，线下授权，不严谨。直接在线提单授权，被授权人即可提授权人进行线上审批。审批单据记录双方均可见。系统上线前后的对比公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析角色角色事项事项上线前上线前上线后上线后( (预期预期) )财务角色转变报账会计承担业务流程审核，资金计划审核，财务制度审核，票据真伪审核，手工生成凭证等繁杂工作。岗位综合素质要求高，风险大，工作效率较低。根据共享服务中心中心模式划分为票据员，初核会计，审核会计，复审会计等岗位。各司其职，分工明确，减少财务主管判断，为财务管理标准化奠定基础。审核依据审核时无实时预算、员工历史单据可参考，

23、审批依据获取不便。审核时可直接参考部门预算，员工历史单据，之前领导详细审批意见，各种附件和原始票据的高清影像，使得审批更加有据可查。凭证生成 手工录制凭证，效率低，存在人为误差。 系统自动生成相关凭证，效率高，误差小。支付方式 现金为主，网银为辅。商务卡、网银为主，现金为辅，提高支付效率。统计分析借助SAP FI系统，业务数据有限，统计分析存不够完整完善。完整的业务数据，完善的多维度可钻取报表，做到费用统计查无遗漏。审计审批效率无法统计流程审批各环节审批效率，难以追责和优化流程。系统提供审批效率统计，比对分析各流程节点审批效率。精确定位低效审批，便于追责和优化。内控推广审批流程线下人为判断，新

24、的费用内控制度推行不易。系统标准化、自动化审批流程，流程变化直接修改流程设定即可。新的费用内控推广方便高效。费用报账中心的规划 一公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析费用报账中心将按照共享服务中心理念进行规划，费用财务流程包括票据收集扫描，财务初核，财务审核，财务复核，具体规划如下。费用报账中心的规划 二公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析影像管理室工作流：财务审核室工作流：财务稽核室工作流：费用管控范围（大型制造企业为例）公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析差旅费 水电费 职工教育经费 工资 研发试验费 税金 办公费 董事会费 认证费 修理费 业务招待费 宣传费 诉讼费 考察费

25、招聘费 商业保险费 产品服务费 质检费 社会保险费 会议费 专利费 住房公积金 租赁费 机物料消耗 职工福利费 产品运输费 折旧费 劳动保护费 广告费 材料差异分摊 责任赔偿金 低值易耗品摊销 资料费 无形资产摊销 业务费 检验试验费 车辆费用 分公司业务承包费 返修试制费 咨询费 其他费用 交款类型 中介费 工会经费 税费 通讯费 出口产品检验检疫费 费用常用单据公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析单据类型单据类型单据名称单据名称报销类 财务专用分摊单报销类 车队通行费报销单报销类 对公报帐单报销类 对公支付报帐单报销类 非生产性物资领料单报销类 服装报销单报销类 工资单报销类 公关礼品

26、领料单报销类 国际差旅费用报销单报销类 国内差旅费用报销单报销类 零星奖金报销单报销类 日常费用报销单报销类 招待费用报销单申请类 差旅费用申请单(含借款)申请类 通用费用申请单(含借款)据类型据类型单据名称单据名称申请类 差旅费用申请单(含借款)申请类 通用费用申请单(含借款)收入类 交款单收入类 内部转账通知单借款类 备用金借款借款类 对公付款单借款类 个人借款单借款类 批量借款单费用常用流程公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析流流 程程 报销类-差旅费用报销 报销类-车队通行费 报销类-工资 报销类-奖金 报销类-领料 报销类-日常费用报销 报销类-招待费用 借款、报销类-对公支付

27、借款类-备用金借款 借款类-个人借款 借款类-批量借款 申请类-申请 收入类-交款 收入类-内部转账费用业务流程公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析前景分析-总体成果公司简述企业现状产品组成应用场景前景分析标准化系统化流程化高效的业务处理能力满意的内部服务水平优化的资源配置规模化带来成本收益12345专业化分工流程再造与持续优化标准化管理价值贡献管理特色高质量的信息披露服务文化前景分析-效率的提升（一）该系统极大的拉近了财务人员和员工之间的距离。作为财务面向员工的门户，它在很大程度上提升了财务在企业中的形象。使得原本需要数周的报销周期缩短为一周以内，在各环节均很顺畅的时候，甚至可以在2天内

28、获取报销款。这极大的提高了员工的满意度，也提升了财务在员工心目中的地位。传统的报销模式存在巨大的信息质量成本。由于员工填写的报销单据中存在大量的管理信息，以及计算过程，这些信息涉及很多专业数据，如项目、合同等，靠手工填写的数据出现错误的几率很高，这使得后期财务需要耗费大量的时间去核实数据并更正。网上报销系统通过在系统中预设的方式，员工填写单据只需要进行简单的选择，很多计算会在系统中自动完成。这样使得出错的几率大大降低。实施系统后，财务从审核，到入账，到付款的整个流程均透明的展示在员工面前，财务对单据所做的任何调整和审核修改均可以实时的回馈到员工那里。这种透明的流程和业务处理模式，使得员工不再担

29、心自己是否可以及时收到报销款，以及反复琢磨为什么报销金额和最后的支付金额存在差异。 网上报销系统的推行还可以完善公司的内部控制。传统的单据审批模式，经常会出现员工越级审批，以及财务被动复核其流程合理性的情况。网上报销系统通过其内部的预设流程，使得单据按照正规的流程逐级审批，审核会计也不再需要将精力过多的投入在流程检查上。前景分析-效率的提升（二）借助网上报销过程中所获取的资金支出数据，网上报销系统根据业务需求引入了大量的资金报表，为业务部门进行财务分析提供了有力的数据支持。由于所有的单据审批均通过网上报销系统实现，和以前相比，实现资金计划的控制变得格外轻松，在传统模式下，手工的签字受到人为因素

30、的影响，同时又无法及时获得资金计划余额的数据，这使得资金计划控制成为一纸空谈。网上报销系统通过对资金支出的实时统计，辅以资金计划的录入，可以实时的得到资金计划的余额并能够根据需要进行控制。这使得公司的资金管理实现了从理论到实践的回归。网上报销系统对单据的完善的查询功能使得内部复核和审计更为简单，复核和审计人员可以轻松的查询到单据的整个业务痕迹，提高了业务效率。通过网上报销系统所提取的审批时效，审批单据量，财务部门利用这些数据进行分析并应用于财务内部的管理过程。在数据分析的支持下，财务审批效率不断提高，并普遍达到了员工满意的水平。前景分析-成本的降低项目成本分析成本节省预估财务费用节省各分支机构

31、不需另设银行帐号，减少资金沉淀以30个分支机构计算，减少30个开户银行，每个银行资金头寸500万，可减少资金沉淀1.5亿预估人力成本节省员工不必熟记报销制度，不必拿着单子到处找领导签字，不必打电话咨询报销制度以每报销一个单据平均节省0.5小时计算，一天报销单据量1500份计算，可以节省时间750小时，计12.5个工作日，计每月节省将近375人领导工作不会被随时打断，实时方便的了解费用的支出情况，实时了解预算的执行情况以每个领导每天平均审批10份单据，每次被打扰3分钟，计30分钟，集中处理一般不超过10分钟即可完成，一位领导每天可节省20分钟。财务不必手工录入凭证，不必点数现金，完成职能转换实施

32、以前以一个会计和出纳计算，实施以后会计只需一天花一个小时记帐，出纳花一个小时付款，节省时间可做财务分析等工作管理成本数据规范，可实时生成报表，减少做报表的时间在需要财务管理数据时，以前手工模式下要整理数据相对时间较长，而且容易遗漏，数据不及时前景分析-员工满意度调查员工满意度调查下表是一家实施SSC上线一年后对客户满意度的调查结果。从表里数据可知，SSC的客户满意度达到98%以上。附加管理提升附加管理提升-公务消费公务消费报销宝典报销宝典附加管理提升附加管理提升-服务文化深入人心服务文化深入人心8600财务呼叫中心总结总结-财务共享服务对公司的价值贡献财务共享服务满足公司战略导向下的经营需求公

33、司战略及基于战略的经营准则是实施财务共享服务的驱动因素，共享服务的实施，顺应了公司在差异化价值、灵活性及应变能力、成长等方面的经营准则需求。需求类型经营需求共享服务与经营需求的匹配关系专业性满足差异化需求灵活性适应市场变化低成本实现规模效益以合理的成本面向客户提供差异化的综合服务，并在自身管理上形成差异化的竞争优势资源利用效率更高，实现全集团财务核算资源的有效整合，实现流程、制度以及操作标准的规范和统一。为适应市场需求，能够迅速及时的调整自身的服务产品，以及组织架构、管理流程等能力。能够在公司组织架构及管理流程发生变化时，迅速调整自身组织和流程，与公司业务变化相匹配。积极的拓展新兴市场通过特定的产品与消费定位获得成长借助标准化、流程化、系统化的业务处理能力，在增加少量人员的情况下，满足会计核算业务的高速增长，实现财务共享服务所带来的规模化效应。总结总结-财务共享服务对业务单位的价值贡献基于客户需求的主动服务：财务共享后新财务组织基于对内部客户需求的理解，聚焦业务单位领导关注点、员工需求点及业务发展趋势，以服务