会议管理制度20141104

1、会议管理制度1 1 目的目的2 2 释义及范围释义及范围3 3 管理权责管理权责4 4 定义定义5 5 内容内容 5.1会议流程 5.2会议内容管理 5.3职务代理人制度6 6 如何提高会议效率如何提高会议效率主要框架 目的本制度目的本制度目的：保障会议质量以及会议的决策执行效率 释义和范围会议：三个人以上为解决工作中某个问题或出于不同目的，聚集在一起进行讨论与交流的活动。会议功能：提供信息？ 汇集信息？解决问题？宣传政策？培育训练？会议分类集团会议集团会议职能职能线线会议会议公司会议公司会议其他会议其他会议指集团层面就集团整体工作开展或重大事项召开的会议。集团各职能线（如经营、运营、财务、技

2、术、综合管理等）或集团专项工作组，就职能线工作或专项工作召开的会议指子公司就子公司整体工作开展或相关事项召开的会议除上述三种会议之外，与工作业务范畴相关，通常表现为不定期举行的会议，包括专题会议、研讨会、座谈会、评审会等管理权责会议组织方会议组织方会议参会方会议参会方定义一般指的是会议召集单位会议通知当中所指的单位及个人根据惯例需参会人员列席人员职责 会议计划报备 会议通知发布 会议材料组织 会议纪要撰写 会议执行监督会前准备：资料/议题/心理；会场纪律记录/传达决议执行两类最重要的角色内容会议流程会议流程（1 1）会议组织方上报会议计划会议组织方发布会议通知会议参与方提交相关材料至组织方会议

3、组织方预约会议室会议组织方指定人员安排会场、整理材料会议组织方发布会议议程友情提醒：若会议计划发生变化需第一时间告知相关方会前准备会前准备内容会议流程会议流程（2 2）会议实施会议实施准时到场安排会议签到发放会议材料通报会场纪律做好会议记录不得迟到遵守会场纪律做好个人会议记录会议组织方会议参与方内容 会议流程会议流程（3 3）指定人员撰写会议纪要会议主持人审核会议纪要会议组织方第一负责人签发会议纪要对会议决议及议定事项进行跟踪会后跟进会议组织方集团会议、集团工作职能会议需要填写会议执行情况反馈表，并发送给相关方面，抄送集团领导。其他类型会议，根据会议要求编制反馈表。内容 内容内容管理管理（1

4、1）会议会议内容内容保密保密及文及文件发件发放放涉及商业秘密的会议，除会议组织方外，一律不得录音、摄像。严格遵守公司规定，会议文件由会议组织方统一收发，并指定专人对会议文件进行管理。机密文件，发放范围限定为集团领导、参会人员，以及会议召集人指定的人员。会议文件涉及集团战略发展规划、重要决策、以及包含集团经营、财务、技术、管理、统计资料等均视为机密文件内容 内容内容管理管理（2 2）会议纪要等总结性文件一经签发，相关部门应及时贯彻落实。会议确定事项由相关负责部门在会后三个工作日内完成文件起草、审阅、分发。会议组织方做好会后各类总结性文件的归档工作。内容 职务代理人制度职务代理人制度（1 1）培养

5、代理人目的：为使集团各项工作不受该岗位人员暂时无法处理日常事务影响为培养接班人的领导及管理能力代理人要求：代理人应为该岗位的接班人、重点培养对象或对该岗位业务状况最为了解的人员代理人职责：协助被代理人处理相关日常事务及出席会议。内容 职务代理人制度职务代理人制度（2 2）代理人出席会议，应做好会议记录，并主动向被代理人通告相关事项。涉及文件、事项确认等事宜，需经由被代理人电话核准或短信核准，由代理人签认。代理事项说明如何开出高效的会议凡是会议，必有人员会议组织方应明确会议目的和职责范围，确定参会人员及会议工作人员凡是会议，必有准备会议组织方：提前准备，将会议通知及时送至参会人员。参会方：会议材

6、料提交至会议组织方，做好会前沟通工作。会议主持人员：提前熟悉会议议程、做好充分准备。 会议效率管理会议效率管理如何开出高效的会议凡是会议，必有主题会议组织方在会前将会议主题通知到各与会人员。会议须开门见山，直奔主题。避免和会议无关的讨论。凡是会议，必有纪律准时到会。如不能参会需提前向会议主持人请假，同时安排自己的第一代理人参会。将手机调成振动或无声状态，开会期间不接听或拨打电话。禁止私下小声讨论、不按流程等行为。 会议效率管理会议效率管理如何开出高效的会议 会议效率管理会议效率管理凡是会议，必有纪律无正当理由迟到、早退、缺席，每次乐捐爱心基金50元；凡必须参加会议者，未经请假擅自不参加会议，或

7、请假未获批准仍不参加会议的，均视为缺席；凡参加会议者在会议期间玩手机、接听电话或睡觉每次乐捐爱心基金50元。如何开出高效的会议 会议效率管理会议效率管理凡是会议，必有议程会议组织方在会前将会议议程发送到参会人员手中。每一项讨论需围绕主题，不能泛泛而谈，海阔天空。凡是会议，必有训练会议组织方需在会前就会议进行宣导，使每位同仁对开会技巧有足够的训练。需要与会人员讨论的一定不是既定的决议，如果要公布政策、决定，在会前就说明不容讨论。如何开出高效的会议 会议效率管理会议效率管理凡是会议，必须守时会议需准时开始、准时结束。参会人员应尊重他人时间，发言简短有重点。凡是会议，必有记录会议组织方指定人员做好完

8、整的会议记录。参会人员必须做好本人的会议纪录。如何开出高效的会议 会议效率管理会议效率管理凡是会议，必有结果会议中形成的决议以及待解决的问题，应当场明确，且马上进入执行程序。会议各项决议要由责任人当场确认，并安排具体执行人员及设定完成期限。若部分细节问题未有结论，则后续安排专题会议另行讨论。如何开出高效的会议 会议效率管理会议效率管理凡是会议，必有跟踪会议组织方负责会议布置工作的跟踪、督办，以及会议纪要、决议、决策的跟进落实，确保工作及时推进、顺利完成和迅速反馈。成功会议的13大要素会议的时间成本与会者的日均日薪与会者人数（会前准备时间差旅时间正式会议时间）会议组织、协调、服务人员的平均日薪人

9、数投入会议的全程时间会议的直接成本场地费差旅费食宿费文件制作费会议的机会成本与会人员为了参加会议而离开自己的工作岗位，从而不能直接从事增值活动所带来的损失（各类与会人员在自己的工作岗位上饱满工作所能带来的直接经营创收各类人员人数）会议成本知多少？会议成本知多少？与会人员的选择，应该是： 对实现会议目标有潜在贡献的人 能够因参与会议而获得好处的人一对一形式的排座一对一形式的排座：这种安排座位形式适用于小型会议。一对一形式有三种安排座位的方式，而这三种方式分别包含着三种暗示。暗示一：支持性即彼此之间是一种互相支持的关系。如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角的两边就座，这有助于消除障碍，并且可以

10、进行目光接触。暗示二：合作性即彼此之间是一种合作关系。坐在另一个人的旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。暗示三：面对面即两个人分别坐在桌子的两边。坐在桌子的对面，使自己与另一个人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自如。 按等级排座按等级排座 在召开正式会议的时候，会议的安排者应该充分考虑到与会者的等级，根据与会者的等级和商务礼仪的规范安排分组就座。如果会议室的桌子是长条型的，那么短边最靠里的位置是最尊贵的位置。应该把最重要的与会人物安排在此位置上。一般会让老总坐在这个位置上，秘书一定要安排在老总的右手边。显示等级的座位安排显示等级的座位安排 按角色排座 按角色来排座应该注意几个关键

11、性的会议角色：第一个是主席，他是主持会议的，主席的位置决定了其他座位的意义。与会者往往有几种人，一个是支持者，一个是反对者，还有一个是观望者。通过合理安排这三种人的座位，帮助你达到会议的目的。对于有争议的会议，通过座位安排把派系分开，避免让观点相反或观点十分相近的相邻而座，这样，有利于使观点分明，防止讨论离题运用策略排坐运用策略排坐六顶思考帽一个典型的六顶思考帽团队在实际中的应用步骤： 1、陈述问题事实（白帽） 2、提出如何解决问题的建议（绿帽） 3、评估建议的优缺点：列举优点（黄帽）；列举缺点（黑帽） 4、对各项选择方案进行直觉判断（红帽） 5、总结陈述，得出方案（蓝帽） 你戴着什么颜色的帽

12、子说话？会议纪要和会议记录会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是： 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。 第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 事项 1.会议日程是否及早发放? 2.会议目的是否明确? 3.会议资料是否提前准备好，并且出现在会议中？ 4.会议室是否准备好? 5.会议是否准时开始? 6.会议是按照日程来召开的吗? 7.会议参与者明白他们来参加会议的目的吗? 8.会议按时结束了吗? 9.会议中是否有很好的分享?10.会议是在可控范围内进行的吗?11.是否有会议总结? 12.寻找到会议参与者困难、关注点和需求了吗?13.是否做了决定或者有行动方案来解决问题?14.会议决议责任人明确了