合同管理制度规定

1、合同管理制度（规定）第一章总则第一条为规范公司合同（协议）的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法及有关法律法规，结合公司实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等的管理，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。第二章合同管理部门及职责第三条公司合同（协议）统一由综合部管理，具体职责是：负责对公司章、合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理。负责各类合同的档案管理，监督、检查各部门合同（协议）签订、履行、管理情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出

2、意见。组织并参与合同（协议）纠纷的调查处理，制定解决方案。负责本制度的不断完善和监督执行。第四条合同承办部门的主要职责：负责合同中对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料。负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草。严格按照规定的程序完成合同的审批手续。组织合同评审，并对各类合同的合法性、可行性、有利性进行审查；向法定代表人提交合同评审意见。负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报主管领导审核，总经理审批。第三章合同的授权委托第五条签订合同实行授权委托制度。公司对外签订的合同（协议）实行法定代表人委托授权管理，原则上只对公司各部门负责人及以上人员授权。

3、代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持企业法定代表人签发并加盖企业公章的法人授权委托证明书，并在授权范围内签订合同。法人授权委托证明书采取一事（合同）一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。综合部负责管理授权委托书，根据法定代表人的决定，办理出具授权委托书事代理人必须忠实履行职责，维护公司的合法权益，对公司负责。代理人实施损害公司合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人做出决定，综合部负责完善取消委托授权等相关事宜，造成的损失由代理人负责。第四章合同的签订第六条合同的订立，必须遵守法律、法规和规章的规定，遵循平等互利、协商一致、诚

4、实信用的原则。第七条合同订立一律采用书面形式。凡国家或行业有示范文本的，应当优先选用,但在选用时，对涉及权利义务关系的条款应加以审查，必要时可以进行修改。第八条书面合同应当包括以下内容：合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名、代理人姓名、联系方式等；签约的目的和依据；标的；数量和质量（包括检验标准和方式）；价款和酬金及支付方式；履行期限、地点和方式；变更或解除条件；争议解决方式；违约责任；根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人认为必须明确的条款；正副本份数和分配方式；生效的时间和条件；约定的联系方式；附件名称；签约地点、日期；签约各方开户银行及账号；签约各方印章或合同专

5、用章；法定代表人或委托代理人签字；招标、议标中相关的招标文件、投标文件、中标通知书；当事人协商一致的修改补充资料等是合同的组成部分。第九条法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的合同，应按规定办理批准、登记等手续。第十条公司至少应持有叁份合同正本，一份交财务部作为付款依据，一份由合同部门存档，一份由综合部保存，其它部门需要时可提供副本或复印件。第十一条订立合同前，应对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同。第十二条根据云南省纪委、监察厅、建设厅关于在全省建设工程中建立工程承包和工程

6、廉政“双合同”机制的通知（云纪发号）中有关规定在签订工程合同的同时签订廉政合同。第五章合同的审批第十三条合同管理实行合同评审制度，合同评审可以采用会议和传阅会签的方式进行。对金额大于万元的合同应以会议的方式进行评审，并形成会议纪要，所有参与人员应在纪要上面签字；对金额小于等于万元的合同，可以以传阅会签的方式进行评审。投资类合同无论金额大小均须上报方案及预算至董事会，由董事会研究决定；非投资类且金额小于等于万元的合同签订由总经理决定。第十四条会议评审合同经办人准备好起草的合同文本，提前天发出合同评审会议通知。召开合同评审会议，发放合同评审意见表，逐条逐项地讨论合同条款及其附件内容，参与评审人员提

7、出修改意见，并填写在评审意见表内。评审会议结束后，由经办人将评审会议纪要和评审报告提交总经理审阅。根据总经理和董事会审批的评审报告对合同条款和附件内容进行修改。对修改后的合同再按程序评审。第十五条会签评审经办人拟定合同初稿，填写合同评审表，连同附件一起经相关部门会签后，报总经理审批、签字。各会签人在审核合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在评审表中予以明确并提出修改意见。由合同经办人修改之后，再按规定重新提交审批。第十六条合同承办、审查会签部门的审查事项及责任合同承办部门应对合同及附件是否齐全、规范，合同条款是否完备、合法有效,权利义务的规定是否明确具体，合同对方是否具有相应的法律资质

8、，签约行为是否经页脚内容过授权委托，与建设项目相关的担保行为是否合理合法等方面进行审查确认，并对之负责。财务部对合同项目是否与国家法律法规及公司的概算相抵触以及合同支付条款是否合理等进行审查，并对之负责。综合部对合同主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之第六章合同的履行第十七条合同正式生效前，不得实际履行。合同生效后，应全面履行。第十八条合同经办人应随时掌握合同的履行情况，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。经办部门要对合同履行情况建立台账，负责书面签证、来往信函等资料的保管。第十九条合同在履行过程中，合同经办人和有关部门发现合同另一方不履行或不全面、不适当履行合同

9、时，应及时书面上报公司领导，并依合同规定制定相应解决办第二十条在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对账，确认合同效力及双方债权债第二十一条履行采购合同付款时应由对方当事人出具正规发票，公司原则上只开具转账支票或网银转账，不允许以现金形式支付。第二十二条公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并督促对方当事人及时履行其义务。第二十三条合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本管理制度关于合同签订授权的程序办理。第二十四条合同履行完毕后，履行部门要在台账上注明，对所遗留的问题，履行部门应指定经办人负

10、责解决，并规定解决期限，在期限内确定无法解决的，应当立即报告公司领导，并提出解决方案。第七章合同的变更、解除第二十五条在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。公司收到对方当事人要求解除或变更合同的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。第二十六条存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同：因不可抗力致使不能实现合同目的。在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务。对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。对方延迟履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的。法律规定的其他情形。第二十七条变

11、更或解除合同的，应当采用书面形式。第二十八条变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。第八章合同纠纷处理第二十九条合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。第三十条合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门负责人和公司领导，由部门拟定处理意见，报公司总经理决定。第三十一条公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证

12、据一同备齐。第三十二条合同履行过程中对方当事人存在违约行为，履行部门应当立即报告公司领导，并查明情况，认真、全面地收集证据，经总经理批准后，及时、合理、准确地向对方提出索赔。索赔函件副本同时报综合部存档。第三十三条当公司接到对方当事人的索赔函件后，签订与索赔函件相关合同的被授权人应当立即报告公司领导，共同商定应对措施。第三十四条履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即查明原因并通知对方当事人，及时妥善解决。第九章合同的日常管理第三十五条公司的公章、合同专用章、空白合同、授权委托书由专人管理，业务人员不得随带公章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司总经

13、理批准。第三十六条盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。第三十七条业务往来传真、信函、对账单等资料，合同经办人员应自行保管好，重要资料应将原件交综合部随合同保管。第三十八条合同经办人员与公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经综合部和有关部门确认后方可办理有关手续。第三十九条合同经办人员与公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，综合部应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。第四十条综合部按月监督检查各部门合同签订、履行、管理等情况。在履行合同过程中，若因部门或个人责任，对公司造成损失的，由综合部提出考核意见，报总经理批

14、准后执行。第四十一条公司合同统一由综合部存档管理，其余人员需要时可到综合部办理相关手续后借阅或复印。第十章考核与奖惩第四十二条公司全体员工应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的合法权益。第四十三条对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。第四十四条合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：未经授权批准或超越权限签订合同。为他人提供公司章或盖章的空白合同、授权委托书。应当签订书面合同而未签订书面合同。因工作过失致使公司被诈骗。公司履行合同未经对方当事人确认。遗失重要证据。发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。盖章的空白合同、授权委托