多组织费用管理

1、yonyou software Co., Ltd.多组织费用管理用友软件股份有限公司NC产品事业本部2013年2月目录l 客户需求分析l 产品总体架构l 产品详细解决方案l 产品应用价值l 客户案例企业中面临的费用管理难题如何及时了解费用预算执行情况及剩余额度1. 员工单据填写不规范；2. 审批流程不符合财务制度；3. 报销审核工作占用大量时间1.个人垫付资金，报销不及时2.审批领导出差、会议中1.费用预算额度是否合理？2.如何做到事前、事中费用控制？3.如何在一个系统中同时提供满足对外报告、对内管理的费用数据企业费用管理目标保证资源配置合理性责任中心考核的依据合理化合理化规范化高效化规范化高

2、效化费用预算合理 费用流程规划 费用报销高效报销标准、报销凭证、报销流程规范化以费用预算为依据减少排队时间减少等候领导签字时间企业费用管理的内容支出管理费用营业费用财务费用制造费用生产成本企业费用管理的方式费用报销制度费用预算/计划费用报销标准费用报销流程成本中心成本中心成本中心成本中心多组织费用管理的常见场景1234单组织应用，上述4个组织相同报销人替所在组织A之外的组织B办事，报销付款组织、费用承担组织、预算消耗组织都是组织B报销人所在组织报销付款组织报销费用承担组织报销预算消耗组织报销人替所在组织A之外的组织B办事，在本组织A报销付款，但是费用承担组织、预算消耗组织都是组织B上述4个组织

3、均不同企业费用管理的常见模式共享服务中心分支机构1报账员分支机构2分支机构3报账员报账员共享服务中心财务专员1财务专员2共享服务将企业各业务单位“分散式”进行的某些“重复性业务”整合到共享服务中心进行处理，促使企业将有限的资源和精力专注于自身的核心业务，并达到整合资源、降低成本、提高效率、保证质量、提高客户满意的目的。什么是共享服务中心？出纳企业费用管理的常见模式传统分散报账分支机构2分支机构3分支机构4出纳费用会计出纳费用会计出纳费用会计集团总部分支机构1出纳费用会计出纳费用会计目录l 客户需求分析l 产品总体架构l 产品详细解决方案l 产品应用价值l 客户案例产品总体架构事项审批单费用申请

4、单借款单报销单机票预订原始单据影像原始单据扫描营销费用助理工作台资本性支出借款控制财务确认费用预算报销标准支付资金计划预提费用费用结转待摊费用月末结账员工信用管理费用考核分析费用查询前台业务财务后台协同办公OA费用管理现金管理网银注：红色字体内容63以后版本提供费用管理与其他系统的集成动态会计平台费用管理OA网上报销OA其他申请全面预算费用预算应付总账固定资产现金管理利润中心会计集中资金结算计划与分析财务分析业务核算销售与分销项目预算集团商旅管理（第三方）资金计划注：红色字体内容63以后版本提供目录l 客户需求分析l 产品总体架构l 产品详细解决方案l 产品应用价值l 客户案例一：费用报销完整

5、流程预算预占预算预占预算预占预算预占预算占用预算占用事前控制：年度预算+事项预算+报销单1、事项预算可跨年有效2、若有事项预算，则报销单只与事项预算比较 3、未执行完事项预算可关闭招待费通讯费广告费年度预算年度预算事项事项1预算预算招待费交通费 事项事项2预算预算场租交通费 事项事项3预算预算招待费报销单报销单1交通费报销单报销单2多种控制方式分类一p不控制p柔性控制：超预算提示超预算预警超预算走特批流程p刚性控制：超预算不允许 通过，必须追加预算分类二p总额控制：总额超预算控制单一项目超预算但总额未超不控制p明细控制：单一项目超预算即控制 设置预算控制策略预算控制通信费借款3000元，目前预

6、算余额2000元通信费报销1500元，预算释放占用1500通信费报销60000元，超预算，刚性控制通信费报销60000元，超预算，柔性控制联查预算执行情况&预算联查单据报销单联查预算执行情况预算联查原始单据报销标准控制设置报销标准显示报销标准报销标准控制显示的报销显示的报销标准标准设置报销设置报销标准标准超标准提示超标准提示二：多组织费用报销财务共享服务中心多组织费用报销财务共享服务中心原始单据模式1：影像处理扫描专岗扫描分支机构共享服务中心报销人报账人原始单据核对员首签领导原始单据扫描出纳银行网银付款所有纸质原始单据存放在分支机构处，共享服务中心人员可查看原始单据影像设有专门的档案管

7、理人员，核对原始单据附件与系统扫描影像 财务专员核对系统内原始单据与纸质原始单据原始单据模式1：影像处理报销人扫描分支机构共享服务中心报销人报账人原始单据核对员首签领导原始单据扫描出纳银行网银付款 财务专员核对系统内原始单据与纸质原始单据原始单据模式2：邮寄分支机构共享服务中心 原始单据邮寄到共享服务中心报销人报账人共享服务中心财务专员首签领导原始单据邮寄出纳银行网银付款原始单据接收及分发多组织费用报销跨组织报销可用于确定审批流可用于确定审批流报销付款组织，报销记财务账的组织用于确定审批流，并与报销组织记内部往来可用于确定审批流可用于确定审批流用于确定审批流，并记内部考核账确定预算占用组织报销

8、单上涉及到的组织信息总 账多组织费用报销跨组织报销 报销单支持多个角度的组织信息，可以实现报销人所属组织、报销付款组织与费用承担组织分别不同的情况 跨组织报销可自动生成多组织间的内部往来凭证内部往来凭证内部往来凭证B公司：C公司：报销单报销人 张三所属组织：A公司报销付款组织：B公司费用承担组织：C公司多组织费用报销多组织承担费用会议费报销单会议费报销单报销人：张三报销人：张三报销金额：报销金额：1500A公司公司B公司公司借：费用借：费用 1000 贷：现金贷：现金1000借：费用借：费用 500 贷：现金贷：现金500承担组织承担组织归口管理部门归口管理部门可报销当时指定分摊可事后按一定规

9、则分摊会计主体口径利润中心口径三：待摊费用处理日常业务报销_财务确认摊销期尾期处理原则待摊销的报销单月末处理摊销摊销汇总数据摊销凭证 报销时，由财务人员根据该业务的受益情况（一般企业中有具体的制度规定），在系统中录入摊销期限 每个会计期间，费用会计要对所有待摊费用进行当期费用的摊销四：费用查询与分析1324集团企业主要费用管理分析类别考核类考核类预算执行情况预算执行情况对比分析对比分析决策类决策类供应商分析供应商分析发现问题类发现问题类趋势分析趋势分析过程监控类过程监控类审批流程监控审批流程监控人员执行效率分析人员执行效率分析费用分析费用分析项 目 2000年 2001年 2002年 2003

10、年 2004年 2005年 工资性支出工资性支出 固定性费用固定性费用 其中：折旧费用 摊销费用 场所费用（租赁费、水电） 通信费用 变动费用变动费用 其中：招待费 差旅费 公杂费 会议费 诉讼及公证 税金 营业费用总额营业费用总额 1027582179546188719569989696901007687858196954697760200040006000800010000120001400016000180001月2月3月4月5月6月7月8月9月10月 11月 12月万元工资性费用固定性费用变动费用费用总额12285840542542262809111152227869577932586

11、0020000400006000080000100000120000140000费用总额工资性费用固定性费用变动费用万元2004年2003年目录l 客户需求分析l 产品总体架构l 产品详细解决方案l 产品应用价值l 客户案例产品应用价值提升员工报销满意度 提高财务人员工作效率提高部门主管控制意识有效支持企业主管帮助企业员工基于互联网进行费用报销，简化手工报销方式的繁琐程序，彻底解决了报销排队情况规范了报销流程，提高了费用报销透明度报销人员可以实时查询报销情况及历史记录预算自动控制，降低出错率凭证自动生成，减轻财务人员工作量网银实时支付，降低库存现金量及出纳人员工作量随时查看部门预算执行情况和费

12、用支出情况，及时得到预警信息事前申请有效控制不合理费用发生，随时随地的审批随时查看整个企业预算执行情况和费用支出情况，及时得到有效预警，充分内部挖潜，实现开源节流，有效保证利润的实现费用管理流程规范化、制度化得以有效落实目录l 客户需求分析l 产品总体架构l 产品详细解决方案l 产品应用价值l 客户案例客户案例-合生元l 广州市合生元生物制品有限公司l产品。包括高端婴幼儿营养品和日常护理品l营销。营销中心大区办事处3级组织模式和妈妈100平台，按组织和渠道考核客户案例-合生元l 法人组织l 管理组织合生元国际控股有限公司（“BIHL“）广州合生元生物制品有限公司合生元（广州）健康产品有限公司广

13、州葆艾婴幼儿护理用品有限公司合生元（广州）教育管理有限公司Biostime Pharma (“Pharma”)客户案例-合生元l 解决的问题：l 营销费用占企业总成本很大比重，因此如何能有效控制营销费用，是企业内部管理的一个重点l 营销费用进行多级预算控制，营销组织预算分办公费和营销费用，营销费用采用事项管理方式l 营销活动费用采用事前申请、形成事项预算，报销事项的费用或者领用材料的费用受事项预算控制客户案例-合生元营销费用解决方案方案简介面向销售业务过程及财务管理的费用管理平台管理会计角度责任考核的数据归集平台实际解决的问题对销售业务过程的费用进行精细化管理，使销售费用透明可控根据受益对象承担费用，合理考核各利润中心为获利能力提供数据依据产品核心功能申请-落实-报销全流程按管理会计、费用预算分别归集费用使用者角色：使用者角色： 销售业务人员覆盖领域：覆盖领域：销售分销、费用管理、管理会计营销费用管理费用预算管理会计费用报销费用申请费用落实费用管理责任考核促销品申请其他出库单返利折扣l 营销费用支出管理与控制：费用申请占用预算费用报销费用核算客户案例-合生元营销费用解决方案客户案例-合生元营销费用