1参与协商和沟通管理制度

1、协商沟通管理办法1范围适用于规范州局（公司）内部、外部协商与交流管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。1） GB/T28001-2011职业健康安全管理体系要求2） YC/T3842011烟草企业安全生产标准化规范3） GB/T1.1-2009标准化工作导则3术语和定义3.1内部沟通具体内容如下：1）管理体系文件相关要求、法律法规和其他要求的相关内容及其执行情况、内审、外审、管理评审结果、管理体系绩效情况、不符合与纠正措施实施情况/效果、相关培训情况、流程

2、制度执行情况、应急准备与响应、职业健康安全员工代表和管理者代表相关信息、员工参与职业健康安全安排、方针、目标和方案、工作场所安全与危险源等方面的沟通；2）让公司各级管理人员，及时了解员工的期望和困难，合理解决问题，解答疑问，并有效落实员工的知情权，参与权，反映民意，群策群力，促进公司发展。3）让员工及时了解公司日常运作的相关信息，如：公司的安全、生产、质量、销售等方面的信息；市场形势和经营环境的变化以及公司的重大计划、新的业务政策和有关要求。4）让各级员工及时了解上级对自己工作的评价：包括取得的成绩、进步、不足之处、努力方向和措施。3.2外部沟通：外部沟通的对象：如服务的顾客、供应商/承包商、

3、上级行业主管单位、各级政府以及相关的政府职能机构、社区、新闻界等；沟通的内容：公司需要定期或不定期通报或汇报的内容、来源于相关单位文件的执行与落实情况，顾客和相关方的投诉处理等。4职责4.1 管理者代表负责州局（公司）系统质量和职业健康安全管理体系的内部协调和外部沟通。4.2 各职能部门依其职责负责与政府主管部门和行业主管部门的信息的接收、传递和处理，负责与外部其他单位进行信息交流。4.3 工会负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的协调处理与反馈工作。4.4 县（市）局（分公司）负责做好本县（市）局（分公司）外部与内部交流工作，对重要的协商交流形成记录。5管理内容与方法5.1 内部

4、沟通5.1.1 沟通途径上传沟通的一般途径是：员工-部门负责人-分管领导-经理。下达沟通的一般途径是：经理-分管领导-部门负责人-员工。不适宜采用以上两种程序的，可按照实事求是的原则越级或横向沟通。5.1.2 沟通原则：具体内容如下：1）沟通的途径可以是口头、书面、电子媒体，以及其它一切可以利用的形式。2）沟通的信息内容应准确可靠，传递及时，不得无故推诿，对不属于本单位/岗位办理事项，应及时将相应信息反馈至相关单位。3）公司鼓励全体员工运用本文件所列的各种沟通形式，通过合适的沟通方法充分表达自己的意见。4）各级管理人员要充分认识到沟通的重要性，灵活运用各种沟通形式和沟通技巧，达成良好沟通。5）

5、必须做到沟通时机适当，形式妥当，地点适宜，注重时效，信息准确、全面，做到应知尽知。6）注意保密，保密的内容按规定程序只传达给指定的人员。7）以上沟通以信件形式的鼓励用真实姓名。8）党政办公室公室每年对公司的整体沟通情况进行评估总结，向局长/经理做出汇报，提出改进措施。5.1.3内部沟通形式及适用内容序号形式沟通周期适用内容记录1电话、各类信件、面谈随时员工有个人疑问、困难、工作建议等事宜。自定2恳谈不定期员工后进步、工作出色，上级应及时通过自定恳谈做出表扬；员工达不到要求，上级应及时通过恳谈告知，并指出努力方向，共同探讨提高。3自动化办公系统不定时公司员工的任何问题、建议，包括职业健康安全的建

6、议、意见。信箱4文山烟草内刊每季公司的市场形势、经营环境的变化；安全、生产、质量、销售等方面的信息。刊物5宣传栏不定期公司的重大计划、新的业务政策和有美要求。自定6紧急情况不定按应急准备和响应流程要求实施沟通。自定7决策咨询不定时制订政策者必须保证受政策影响的员工有代表参与了决策咨询。自定8横向沟通不定时日常工作中，业务相关的同级通报情况。自定9会议：如拷烟生）专题会议、卷烟销售专题会议、党群工作会议、民主生活会、安全会议等会议周期及会议内容按常规性会务制度管理流程执行。会议记录5.2外部沟通序号沟通对象事项1行政主管单位提交行政主管单位（如省局、国家局）的材料，由主管领导签发文本，由责任部门

7、提交。行政主管单位（如省局、国家局）发来的各类文件，由党政办公室公室接收，并做记录，由主管领导批复，并按批复的内容落实，原件进行归档。发生安全事故、紧急情况时，按事故调查处理流程逐级上报。2市政府向文山州政府提交或由市政府传达的各类文件，其审批与落实程序与向行政主管单位提交的材料处理程序相同。3政府职能机构向政府各职能机构提交的各类文件或材料，由公司内部对应的职能部门提交，由主管领导签发；必要时，由主管领导提交经理会议讨论后签发。由政府各职能机构发来的各类文件或材料，由公司对应的职能部门接收，由主管领导批复后，相关职能部门落实；特别重大的事项，由主管领导提交经理会议讨论后，主管领导落实经理会议

8、的决定。具体按机关公文处理办法处理。4新闻机构公司内部需要向外部新闻机构提交的各类稿件，由党政办公室宣教科负责组稿，一般由党委副书记签发；必要时提交办公会议讨论。外部新闻机构所发布的与公司有关的各类新闻，由党政办公室公室宣教科负责收集，对于其中需要采取对应措施的新闻，由党政办公室负责提交分管领导审核处理；必要时由分管领导提交办公会议讨论后，由分管领导负责落实措施。5客户1 .由烟叶经营部、卷烟营销中心与物流配送分别制定销售与服务方面的工作文件，定期主动征求客户对服务工作的意见；2 .烟叶生产管理部与烟农信息沟通。6供应商/承包商/1 .企业管理部组织实施基建技改工程、物资米购等供方的信息沟通；

9、2 .党政办公室公室做好宣传、办公用品、工程维修等供方及时信息沟通；3 .烟叶生产管理部具体实施与烟用物资供方、生产基础设施供方、烟农等信息沟通；4 .人事劳资部做好与劳务公司、劳保用品等外部信息交流；5 .宾馆负责做好酒站物资、旅游单位、工程设备维护、酒店安全设施、酒店垃圾处理等供方外部交流；6 .审计部做好外协审计单位的沟通；7 .卷烟物流中心做好邮政、运输等供方的沟通；8 .安全保卫部组织做好安全消防方面的沟通；9 .信息中心做好信息系统供方的沟通。5.3安全事项的沟通5.3.1 安全隐患的重要信息的沟通应由发现部门以书面形式立即向安全主管部门传递或职工通过举报电话、网络反映；主管部门负

10、责组织处置，需报告领导的，应有书面报告。涉及职工权益的安全信息，应由接收部门以书面形式立即向安全主管部门和工会报告。5.3.2 员工参与和协商的安全事项的规定具体内容如下：1） 参与和协商的内容应包括：a）重点/重要危险源的辨识、风险评价和控制措施的制定；b）职业健康安全方针和目标的建立与评审；c）商讨影响其职业健康安全的任何变化；d）安全管理文件的评审；e）职业健康安全管理体系的管理评审会议；f） 对劳动防护用品的监督管理；g）节假日和日常职业健康安全检查；h） 事件的调查和处理；i） 其他需与员工协商的事项。2）员工参与和协商的要求：每年至少应有一次以上协商活动，并保持记录；重大安全事项形

11、成决议后应以适当的形式告知相关员工。5.3.3 工会、员工代表对安全的监督5.3.3.1 安全监督职责应符合下列要求：公司工会组织内应明确负责安全和劳动保护监督职责的人员，明确规定职业健康安全员工代表名单；公司的工会安全和劳动保护监督负责人员和员工代表名单，应向员工公示。5.3.3.2 职代会、工会的监督管理应符合下列要求：具体内容如下：1）职代会或工会代表会，应听取、审议安全工作相关报告和安全重大事项，并形成书面意见；2）工会代表应监督对女职工的妇女病体检等保护是否符合国家和地方相关规定的要求；3）公司分管安全工作的领导及安全保卫部门对职代会或工会代表会的意见，应认真研究，并作出书面报告。5.4沟通记录具体内容如下：1）外部沟通需要答复时应及时回复，内部与外部沟通产生的记录按文件管理办法整理并保存。2）安全保卫部和工会应保存相关安全信息沟通、参与和协