7、专业组织技能

1、Slide 1Great ResultsSeminar Slide 2Avery Professional Office Skills Training艾利专业办公技巧培训艾利专业办公技巧培训专业组织技能专业组织技能Slide 3Do you know Avery Great Results ? 你了解艾利完美结果的培训了吗？Professional meeting organized 专业会议组织Avery excellent meeting organized tools tips 艾利专业会议组织工具的使用技巧 Q&A 问题与讨论Slide 4 Working closely t

2、ogether for more than 12 years 有超过12年的紧密合作关系 Avery/IAAP Chapter Call Program- -225 productivity seminars conducted nationwide since 1998 从1998年起，艾利与国际职业秘书协会有225次研讨会合作Avery is also a member of Association of Administrative in Hong Kong 是香港秘书协会的理事成员Slide 5Slide 6实用办公技巧之三实用办公技巧之三会议组织会议组织Slide 7Slide 8M

3、eeting 开开 会会21weeksFor 1 yearSlide 9The reasons for organize meeting召开会议的理由召开会议的理由会议能有效地传递其信息做出决策会议能增强各公司、部门、员工的交流和合作会议是企业的发展平台和目标的体现Slide 10Slide 11Slide 12Slide 13#79889 1” shownSlide 14#RI21310 shownSlide 15#76001 shownSlide 16会议会议Slide 17Slide 18Before the meeting会议准备会议准备先要有会议预算与经理商量后拟定会议议程确定会议时

4、间联系适合的会场会议管理和后勤Slide 19Meeting Budget会议预算会议预算把要做的事列出来不变成本一览表 邀请过程可变成本一览表投影音响后勤费用宴会娱乐游览准备工作住宿应急预算留出预算的15%来应付意外开支Slide 20Case1:预算分配表不变成本百分比1会务、设台2邀请、销售、策划3会议室4保安、停车安排5会议办公、电话、电传费可变成本1膳食2酒水饮料3住宿4礼品5社交活动应急成本35%50%15%Slide 21假如你的会议没有限定在某一个特定的月份召开，那么对酒店每个月会议情况的一些了解也许会对你有些帮助。以下是某知名酒店提供的会议预定的入住率：7月 7. 3% 8月

5、 3. 4% 9月 9. 8% 10月 10.7% 11月 10.8%12月 8. 3% 1月 7. 6% 2月 7. 6% 3月 8. 9% 4月 9. 6%5月 7. 4% 6月 8. 6%会议预订受欢迎 程度按月排列如下：No1.11月 No7.12月No2.10月 No8. 1月No3.9月 No9. 2月No4.4月 No10.5月No5.3月 No11.7月No6.6月 No12. 8月Meeting time selection会议时间的选择会议时间的选择Slide 22Meeting room selection寻找合适的会场寻找合适的会场Meeting room select

6、ion 选择会场Meeting room exploration 考察会场Slide 23与会代表的情况会议地点(竞争列出侯选名单)巡回会议会议活动要求休息场所房间分配活动内容Meeting room selection选择会场选择会场Slide 24Meeting room exploration考察会场考察会场 标准房（要求看酒店最差的房间）厨房/洗手间/KTV到会议室的距离（气味和噪音问题）会议室窗户的双层玻璃（噪音问题）停车场酒吧、房间、商务中心、健身中心的价格所需日期是否可行附加价值会议期间的竞争对手情况Slide 25If so many invitation paper如果邀请函

7、很多如果邀请函很多Slide 26Mail Merge邮件合并邮件合并Mail merge邮件合并技术邮件合并技术Database management数据库管理数据库管理Slide 27#5119 shownSlide 28Create Database FilesCreate, view, modify, and store addresses and other information in lists using LabelPros List Manager.Slide 29Meeting room deployed会场布置工作会场布置工作课堂型V字型U字型董事会型空阵型卡巴莱式剧场式

8、人字型l会议室布局Slide 30l会议工具的需要投影设备和主电源的位置白板和夹纸板白板笔、荧光笔、铅笔等书写工具的准备话筒、音响设备及音乐光盘席卡、胸卡、可移除标签、覆膜工作证等Meeting room deployed会场布置工作会场布置工作Slide 31现在 Avery can help you!Slide 32 配合艾利白板笔，配合艾利白板笔，实现实现 “流动会议室流动会议室”If no white board假如没有白板假如没有白板Slide 33Slide 34采用美采用美国进国进口舒眼米黃色口舒眼米黃色纸张纸张，可避免可避免强强烈反光，烈反光，长时间书写长时间书写眼眼睛亦不睛亦

9、不会会感感觉觉疲疲劳劳Meeting minutes会议记录本的准备会议记录本的准备Slide 35Pens for meeting会议中的笔的准备会议中的笔的准备Slide 36Slide 37Slide 38Slide 39Badge system实用工具范例实用工具范例DEMOSlide 40Slide 41#05119 shownSlide 42Slide 43Slide 44Slide 45Megan ReedAvery 5309 Tent CardSlide 46Add meeting agendas to the back side8:00-8:30 Opening Commen

10、ts8:30-10:00 Business Review10:00-10:30 Break10:30-12:00 2001 ObjectivesMegan Reed将会议议程写在席卡的背面Slide 47#05121 shownSlide 48Slide 49#74536 shown#74520 shownSlide 50Slide 51Slide 52 相当的研究表明运用现有的电脑打印席卡、胸卡与印刷的席卡、胸卡相比 每50张节约1小时23分钟 信息随时可更新Slide 53Slide 54Tools recommend为演讲者准备的工具Slide 55Slide 56Slide 57Aft

11、er meeting会议善后会议善后将所有的文件资料放回原处整理好会议记录并经会议主席签字认可后打印成文 发给有关人员或归档保存。打印会议产生的有关材料并归档或分发给有关人员。整理会场，清还有关器材设备。结算有关会议费用。Slide 58Slide 59Business writing for meeting会议过程中的商务信函写作会议过程中的商务信函写作会议管理文书：会议通知主题内容文件：开幕词、主题报告、专题报告进程文件：会议程序表、日程安排表、会议记录、简报选举或表决程序表参考文书：调查报告、典型材料反映会议结果文书：会议纪要、传达文件、执行计划Slide 60Exercise分组练习分

12、组练习分小组试写一下会议议程、会议通知、会议纪要、备忘录、报告的格式Slide 61Agenda如何写会议议程如何写会议议程议程格式固定，如：要有公司LOGO。标题需包括：-会议标题-会议成果参加者名单职员名单时间表行程表Slide 62Case1v时间表Slide 63Case2v行程表X月X日时间人物地点事件Slide 64Notice如何写会议通知正式的通知需要有“标题”，主文机关，发文时间，正文。叙述事项要简明扼要，直截了当。即可用1，2，3来表示。要写清会议名称、会议目的、会议讨论内容、会议地点和出席会议人员。语言应客观、朴实客观、朴实，内容应完整清楚完整清楚。Slide 65Cas

13、e 3致：主题：发自： ？会议于？年？月？日？星期？上午/下午？点，在？地方开，为期？天。附会议议程。（让参会者作好准备）Slide 66Meeting minutes如何写会议纪要如何写会议纪要除了会议议程的所有内容外，还要包括：主要结论任务表会议中的实际情况及一些冲突的内容Slide 67Newsettle如何写新闻稿一定要用新闻稿专用纸。每个新闻稿都要标上日期，确保每份稿件都要有标题，尽可能“让人上当”。段落不要太长。第一段用一两句话概括稿件的大意。打印时用两倍行距，页面两边都留出较宽的空白。在稿件结尾处标明“结束”，然后留下联系人和电话号码。Slide 68Report如何写报告报告的组成：-前页-台头-内容表-摘要-主体-参考内容-附录-目录Slide 69Case 4来自：致：主题：日期： 1.介绍（报告背景和目的） 2.方法 3.情况介绍 4.结论 5.建议Slide 70Memo如何写备忘录备忘录的组成部分：-日期-给谁-谁写的-标题-主题内容Slide 71How to organize Basic Meeting and Special Meeting?如何组织小型会议和大型